Microsoft Outlook: Dịch vụ email miễn phí của Microsoft

Trong thời đại công nghệ 5.0, email là một phần không thể thiếu trong giao tiếp và quản lý thông tin cá nhân và công việc. Và Microsoft Outlook, dịch vụ email miễn phí của Microsoft đã trở thành một trong những lựa chọn phổ biến của hàng triệu người trên thế giới. Với nhiều tính năng hữu ích trên giao diện thân thiện, Outlook mang đến cho người dùng những trải nghiệm gửi và nhận email cực kỳ nhanh chóng và tiện lợi.

Microsoft Outlook là gì?

Microsoft Outlook là một ứng dụng/phần mềm do Microsoft Corporation phát triển và cung cấp. Đây là một phần của bộ ứng dụng Microsoft Office và thường được sử dụng như một phần mềm quản lý email và lịch. Outlook cung cấp các tính năng như gửi, nhận và quản lý email từ nhiều tài khoản email (bao gồm tài khoản cá nhân và doanh nghiệp), lên lịch và quản lý các cuộc họp, sự kiện, nhiệm vụ, ghi chú và danh bạ cá nhân. Ngoài ra, công cụ này còn tích hợp các tính năng quản lý danh bạ và tương tác với các ứng dụng khác trong bộ Office như Word, Excel và PowerPoint.

Outlook hỗ trợ nhiều giao thức email phổ biến như POP3, IMAP và Microsoft Exchange, cho phép người dùng kết nối và quản lý email từ nhiều dịch vụ email khác nhau. Với giao diện trực quan và nhiều tính năng đa dạng, Microsoft Outlook đã trở thành một trong những ứng dụng email và lịch phổ biến nhất trên nền tảng Windows và cung cấp các phiên bản cho các hệ điều hành khác như macOS, iOS và Android, mang đến trải nghiệm cực kỳ tiện lợi cho người dùng.

Microsoft Outlook và những ưu điểm nổi bật của nó

Microsoft Outlook không chỉ là ứng dụng email mà còn cung cấp nhiều tính năng hữu ích như quản lý lịch trình, tác vụ và danh bạ, v.v. Bạn có thể sắp xếp và quản lý email theo thẻ, đính kèm tệp đính kèm, tạo luồng công việc để theo dõi tác vụ và thậm chí lên lịch cuộc hẹn hoặc cuộc họp trực tuyến. Để biết chi tiết về những ưu điểm nổi bật của ứng dụng này, vui lòng tiếp tục đọc nội dung sau.

Hỗ trợ nhiều giao thức kết nối với các dịch vụ email khác

Outlook hỗ trợ các giao thức POP3, IMAP và Microsoft Exchange, cho phép người dùng kết nối và quản lý email từ nhiều dịch vụ email phổ biến như Gmail, Yahoo Mail, Outlook.com (trước đây là Hotmail), AOL, v.v. Bằng cách thêm tài khoản email vào Outlook, người dùng có thể quản lý và truy cập nhiều hộp thư email từ các nhà cung cấp khác nhau trong cùng một ứng dụng. Điều này giúp người dùng sắp xếp và quản lý hộp thư email từ các nhà cung cấp khác nhau một cách thuận tiện trong một giao diện duy nhất.

Với khả năng liên kết tất cả các tài khoản email, người dùng có thể đọc, viết, trả lời và quản lý email từ các tài khoản khác nhau mà không cần phải đăng nhập vào từng tài khoản riêng biệt. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tạo ra trải nghiệm quản lý email liền mạch và hiệu quả hơn.

Microsoft Outlook cung cấp các tùy chọn sắp xếp để giúp bạn duy trì sự ngăn nắp.

Công cụ này cung cấp các tùy chọn sắp xếp giúp bạn sắp xếp và tìm kiếm email hiệu quả dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau như kích thước, thời gian nhận và thời gian gửi. Bạn có thể áp dụng các tùy chọn sắp xếp này vào hộp thư đến, hộp thư đã gửi hoặc các thư mục khác trong Outlook để tìm kiếm và xem email một cách thuận tiện.

• Sắp xếp theo kích thước: Bạn có thể sắp xếp email theo kích thước để xem email lớn nhất hoặc nhỏ nhất trước. Để thực hiện việc này, bạn có thể nhấp vào tiêu đề cột “Kích thước” trong danh sách email để sắp xếp theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần.
• Sắp xếp theo Ngày nhận: Cho phép bạn sắp xếp email theo ngày nhận, từ mới nhất đến cũ nhất hoặc ngược lại. Bạn có thể nhấp vào tiêu đề cột “Ngày nhận” để sắp xếp email theo thứ tự mong muốn.
• Sắp xếp theo ngày gửi: Tương tự như sắp xếp theo ngày nhận, Outlook cũng cho phép bạn sắp xếp email theo ngày gửi, từ mới nhất đến cũ nhất hoặc ngược lại. Bạn có thể nhấp vào tiêu đề cột “Ngày gửi” để sắp xếp email theo thứ tự mong muốn.

Tích hợp các dịch vụ đám mây để hỗ trợ gửi các tệp lớn

Microsoft Outlook hỗ trợ gửi tệp đính kèm email lớn bằng cách tích hợp với dịch vụ lưu trữ đám mây OneDrive. Thay vì gửi tệp trực tiếp trong email, Outlook cho phép bạn tải tệp lên OneDrive và chia sẻ liên kết đến tệp trong email. Điều này làm giảm kích thước email và cho phép bạn gửi các tệp lớn hơn.

Khi bạn gửi email và chọn tệp đính kèm, Outlook sẽ tự động phát hiện kích thước tệp và nếu vượt quá giới hạn, nó sẽ đề xuất bạn tải tệp lên OneDrive. Theo cách này, bạn có thể chia sẻ các tệp lớn với người nhận mà không phải lo lắng về giới hạn kích thước email.

Ngoài OneDrive, Microsoft Outlook còn tích hợp với các dịch vụ lưu trữ đám mây khác của Microsoft, SharePoint và Skype Drive. Bạn có thể tải tệp lên một trong những dịch vụ này và chia sẻ liên kết đến tệp trong email của mình. Việc tích hợp các dịch vụ lưu trữ đám mây giúp Microsoft Outlook trở thành một cách thuận tiện và hiệu quả để gửi email có tệp đính kèm lớn.

Tính năng lập lịch trong Outlook

Microsoft Outlook cung cấp tính năng lập lịch nhanh giúp bạn quản lý thời gian, sắp xếp công việc và ghi nhớ các sự kiện quan trọng một cách hiệu quả. Bạn có thể tận dụng tính năng lập lịch trong công cụ này như sau:

• Tạo sự kiện: Nhấp vào nút “Lên lịch” hoặc “Sự kiện mới” trên thanh công cụ, sau đó bạn có thể nhập tiêu đề, thời gian, địa điểm và mô tả cho sự kiện.
• Lên lịch từ email: Trong ứng dụng, khi bạn đọc email và muốn lên lịch cho một sự kiện liên quan, bạn có thể chọn văn bản trong email và nhấp chuột phải để chọn “Lên lịch”. Thông tin từ email sẽ tự động được điền vào sự kiện.
• Sử dụng tính năng “Thêm nhanh”: Outlook cung cấp tính năng “Thêm nhanh”. Nhấp vào biểu tượng “+” trên thanh công cụ hoặc nhấn phím tắt Ctrl + Shift + A (trên Windows) hoặc Command + Shift + A (trên macOS) để mở ứng dụng, sau đó nhập thông tin sự kiện vào hộp thoại và nhấn Enter.
• Điều chỉnh lịch trình của bạn: Ứng dụng cho phép bạn xem lịch trình theo ngày, tuần, tháng hoặc năm. Bạn có thể di chuyển qua lại giữa các thời điểm và xem các sự kiện đã lên lịch. Bạn cũng có thể chỉnh sửa, xóa hoặc di chuyển các sự kiện trong lịch trình của mình.
• Đồng bộ hóa lịch trình của bạn: Nếu bạn sử dụng Outlook trên nhiều thiết bị, Outlook sẽ tự động đồng bộ hóa lịch trình của bạn trên các thiết bị khác nhau. Điều này cho phép bạn truy cập và cập nhật lịch trình của mình từ mọi nơi, trên mọi thiết bị.

Truy cập nhanh và lưu trữ không giới hạn

Microsoft Outlook cung cấp khả năng truy cập nhanh và lưu trữ không giới hạn, nhưng tốc độ và dung lượng lưu trữ thực tế có thể phụ thuộc vào kết nối mạng, cấu hình hệ thống và dịch vụ lưu trữ bạn sử dụng.

• Kết nối mạng: Tốc độ truy cập ứng dụng có thể bị ảnh hưởng bởi tốc độ kết nối mạng của bạn. Để đảm bảo tốc độ truy cập nhanh, cần có kết nối internet ổn định và nhanh.
• Cấu hình hệ thống: Tốc độ và hiệu suất của Outlook cũng phụ thuộc vào cấu hình hệ thống. Một máy tính có cấu hình mạnh hơn và đủ dung lượng lưu trữ sẽ đảm bảo Outlook hoạt động nhanh chóng và hiệu quả.
• Lưu trữ: Ứng dụng cung cấp không gian lưu trữ không giới hạn cho người dùng, tuy nhiên, không gian lưu trữ thực tế phụ thuộc vào loại tài khoản bạn sử dụng. Ví dụ: tài khoản Outlook.com miễn phí có dung lượng lưu trữ hạn chế, trong khi tài khoản Office 365 hoặc Microsoft 365 có dung lượng lưu trữ không giới hạn hoặc rất lớn.
• Quản lý lưu trữ: Tối ưu hóa không gian lưu trữ trong ứng dụng bằng cách xóa email, thư mục hoặc tệp đính kèm không cần thiết. Việc sắp xếp email và thư mục hợp lý sẽ giúp truy cập nhanh và sử dụng không gian lưu trữ hiệu quả.

Cung cấp khả năng lọc thư rác

Microsoft Outlook cung cấp tính bảo mật cao:

• Junk Filter: Outlook sử dụng bộ lọc thư rác để tự động phát hiện và di chuyển thư rác vào thư mục “Junk”. Bộ lọc này sử dụng thuật toán và quy tắc để xác định xem email có khả năng là thư rác hay không và sau đó di chuyển nó vào thư mục thích hợp.
• Chứng chỉ SSL/TLS: Ứng dụng hỗ trợ sử dụng chứng chỉ SSL/TLS để mã hóa dữ liệu trong quá trình truyền. Điều này đảm bảo thông tin được gửi và nhận qua email của bạn được an toàn và không dễ bị đánh cắp.
• Chống lừa đảo: Ứng dụng cung cấp các tính năng chống lừa đảo để chặn email giả mạo và gian lận. Ứng dụng sẽ cảnh báo người dùng nếu email có dấu hiệu lừa đảo hoặc bao gồm các liên kết nguy hiểm.
• Xác thực hai yếu tố: Outlook hỗ trợ xác thực hai yếu tố (2FA) để bảo vệ tài khoản người dùng. Khi bật tính năng này, người dùng sẽ cần cung cấp thêm một yếu tố, chẳng hạn như mã xác minh được gửi đến điện thoại di động của họ, để đăng nhập vào tài khoản của họ.

Ngoài ra, người dùng cũng nên áp dụng các biện pháp bảo mật bổ sung như không mở email hoặc tệp đính kèm từ các nguồn không xác định, không chia sẻ thông tin cá nhân quan trọng qua email và duy trì phần mềm diệt vi-rút và bảo mật được cập nhật.

Kiểm tra email và lướt mạng xã hội một cách thoải mái

Mạng xã hội với Microsoft Outlook là một tính năng cho phép người dùng làm việc trong ứng dụng trong khi vẫn cập nhật trạng thái và hoạt động của bạn bè và danh bạ của họ. Bạn có thể theo dõi thông tin từ tổ chức của mình hoặc từ các trang mạng xã hội trên Internet như Facebook và LinkedIn.

Để bật tính năng này, bạn có thể làm theo các bước sau:

Bước 1: Khi bạn mở email trong Outlook, Outlook Social Connector sẽ thu gọn thành một dòng duy nhất bên dưới ngăn đọc. Để mở rộng, bạn có thể nhấp vào mũi tên hoặc kéo phần trên cùng của ngăn thu gọn lên đến kích thước mong muốn.

Bước 2: Nhấp vào Xem > Bảng người dùng, sau đó chọn Bình thường hoặc Thu nhỏ để hiển thị thông tin liên hệ của bạn.

Bước 3: Nếu bạn sử dụng Outlook và SharePoint tại nơi làm việc, bạn có thể xem danh bạ của tổ chức mình. Để thực hiện việc này, bạn có thể nhấp vào Xem > Ngăn mọi người > Cài đặt tài khoản, đánh dấu vào các hộp bên cạnh tài khoản mạng xã hội bạn muốn kết nối và thêm thông tin tương ứng như tên người dùng và mật khẩu. Sau đó, nhấp vào Kết nối > Hoàn tất.

Tạo email miễn phí trên Microsoft Outlook

Bước 1: Truy cập trang web chính thức của Microsoft tại https://www.outlook.com. Sau đó tìm tùy chọn Dùng thử miễn phí trong 1 tháng. Sau thời gian dùng thử miễn phí, bạn sẽ bị tính phí 1.799.000,00 ₫ mỗi năm và có thể hủy dịch vụ bất kỳ lúc nào bạn muốn.

Bước 2: Nếu bạn không có tài khoản Microsoft, hãy nhấp vào tùy chọn Tạo tài khoản. Sau đó, bạn sẽ được yêu cầu điền thông tin đăng ký bao gồm họ tên đầy đủ, ngày sinh, quốc gia/khu vực. Sau đó tích vào not robot để hoàn tất quá trình đăng ký.

Bước 3: Sau khi hoàn tất đăng nhập, hãy vào địa chỉ trang web https://outlook.live.com/owa/ và sau đó nhấp vào Đăng nhập.

Bước 4: Sử dụng tài khoản đã tạo ở bước 2, nhập thông tin đăng nhập vào các trường tương ứng để đăng nhập vào ứng dụng.

Bước 5: Tiếp theo, điền tên miền bạn đã đăng ký cho email của mình. Sau khi điền thông tin, nhấp vào Tiếp tục.

Bước 6: Vào trang Admin để cấu hình tên miền, bạn cần điền đầy đủ thông tin bao gồm DNS (MX hoặc TXT), Host, MX server/Value và TTL (36000).

Bước 7: Nếu bạn muốn tạo một tài khoản người dùng khác ngoài tài khoản quản trị để sử dụng email tên miền của riêng bạn với nhóm của bạn, bạn có thể thêm tài khoản đó. Nhấp vào tùy chọn Thêm để thêm tài khoản mới, điền thông tin tài khoản rồi chọn OK.

Với các bước trên, bạn sẽ có thể truy cập và sử dụng Microsoft Outlook với tên miền email đã đăng ký và cấu hình của mình.

Phần kết luận

Với sự kết hợp giữa các tính năng mạnh mẽ, tích hợp linh hoạt và giao diện thân thiện, Microsoft Outlook đã trở thành một trong những dịch vụ email hàng đầu trên thị trường. Bất kể bạn là chuyên gia công nghệ, doanh nhân hay người dùng cá nhân, tuyengiaothudo.vn tin rằng ứng dụng này chắc chắn sẽ đáp ứng mọi nhu cầu quản lý email và công việc của bạn.

XEM THÊM: