Cách đánh số trong Excel giúp bạn xử lý công việc nhanh chóng. Đây cũng là một trong những kỹ năng cần thiết đối với dân văn phòng. Vậy bạn đã biết cách sắp xếp số trong Excel chưa? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của tuyengiaothudo.vn để biết thêm thông tin chi tiết nhé!
6 cách đánh số tiện lợi nhất trong Excel
Excel là một trong những công cụ làm việc phổ biến được nhiều người sử dụng. Khi làm việc trên công cụ này, các kỹ năng sắp xếp dữ liệu, đánh số giúp bạn xử lý công việc nhanh chóng. Đồng thời, giúp bạn dễ dàng tìm kiếm và thể hiện tính chuyên nghiệp khi làm việc. Dưới đây là 5 cách đánh số trong excel được nhiều người sử dụng để bạn tham khảo:
Bạn đang xem: Top 6 cách đánh số thứ tự trong Excel dùng nhiều nhất
Cách đánh số bằng cách kéo chuột
Cách đánh số trong Excel mà bạn có thể áp dụng bằng cách kéo chuột. Các bước để thực hiện đánh số tuần tự trong bảng tính Excel này như sau:
Bước 1: Đầu tiên, bạn mở file Excel cần sắp xếp, sau đó nhập số thứ tự cho 2 ô đầu tiên. Tiếp theo, di chuyển chuột đến 2 ô vừa được đánh số.
Bước 2: Bạn cần đặt chuột vào góc dưới bên phải để làm xuất hiện dấu cộng nhỏ. Giữ chuột và kéo xuống ô cần đánh số theo thứ tự bạn muốn.
Ví dụ: Để đánh số trang tính theo cách này, trước tiên bạn cần nhập các số từ 0 – 1 vào hai ô đầu tiên. Tiếp theo, bôi đen hai ô mà bạn vừa điền số -> di chuyển góc phải cuối cùng để hiện dấu cộng -> dùng chuột kéo đến số bạn muốn. Như vậy là bạn đã đánh số trang Excel nhanh chóng mà không tốn nhiều thời gian.
Đánh số Excel với Fill
Một trong những cách đánh số trong excel sử dụng Auto Fill. Đầu tiên, bạn cần kích hoạt tính năng này bằng cách: Chọn File -> chọn Options -> chọn Customize Ribbon -> chọn All commands. Kéo chuột và tìm mục Filter series hoặc Pattern. Lúc này, màn hình máy tính sẽ hiển thị bảng Main Tabs -> nhấp chuột phải và chọn Add new Group. Cuối cùng, chọn Filter Series hoặc Pattern -> chọn Add và chọn OK để hoàn tất thao tác.
Sau khi bật tính năng Tự động điền, cách đánh số hàng theo cách này được thực hiện như sau:
Bước 1: Bạn cần mở bảng tính Excel mà bạn muốn đánh số và sau đó nhập số sê-ri vào ô đầu tiên. Tiếp theo, chọn Fill và chọn Series. Lưu ý, bạn sẽ có bốn kiểu đánh số sê-ri:
- Tuyến tính: Sắp xếp các số theo thứ tự tăng dần
- Tăng trưởng: Sắp xếp các số theo thứ tự tăng dần
- Ngày: Sắp xếp theo ngày, tháng, năm
- Tự động điền: Tự động sắp xếp số sê-ri
Bước 2: Bây giờ, hộp thoại Series xuất hiện để bạn lựa chọn. Tùy thuộc vào cách đánh số mong muốn, bạn chọn các tham số phù hợp.
- Nếu bạn muốn sử dụng cách đánh số trong excel Để đánh số hàng, hãy chọn Hàng và để đánh số cột, hãy chọn Cột.
- Nếu bạn muốn đánh số theo thứ tự tăng dần, hãy chọn phần loại.
- Trong trường Giá trị bước, nhập số bắt đầu và trong trường Giá trị dừng, nhập số cuối. Để kết thúc quá trình đánh số bằng cách sử dụng Điền, hãy chọn OK.
Hướng dẫn cách đánh số trong Excel bằng công thức
Ngoài 2 cách đánh số trên, bạn có thể sử dụng công thức để sắp xếp trạng thái trong Excel. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu 4 công thức kèm hướng dẫn chi tiết để bạn tham khảo:
Cách đánh số Excel bằng hàm ROW()
Xem thêm : Redux là gì? Hiểu rõ cơ bản cách dùng Redux
Nếu bạn sợ việc xóa một ô trong Excel sẽ làm hỏng số thứ tự, bạn có thể sử dụng hàm ROW. Cách đánh số trong Excel Điều này sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng. Đầu tiên, nhập =ROW() vào số ô đầu tiên. Tiếp theo, sao chép và dán công thức vào các ô tiếp theo cho đến khi bạn muốn dừng. Cuối cùng, sử dụng Fill Handle để giúp quá trình đánh số diễn ra nhanh chóng.
Lưu ý, hàm ROW() sẽ hiển thị stt trong hàng bạn đang chọn. Do đó, bạn cần trừ 1 để stt bắt đầu từ hàng thứ hai. Ví dụ, số sê-ri Excel của bạn bắt đầu từ hàng thứ 8, bạn sẽ nhập công thức =ROW() – 7.
Cách đánh số trong Excel bằng hàm OFFSET()
Bước 1: Đầu tiên, bạn cần nhập công thức = OFFSET() vào ô mà bạn muốn bắt đầu đánh số. Ngay sau đó, hộp thoại Function Arguments xuất hiện với các tùy chọn sau:
- Tham chiếu: Là diện tích tham chiếu được dùng làm cơ sở cho khoảng cách.
- Hàng: Số hàng được tham chiếu có thể là số dương (bên dưới vùng tham chiếu) hoặc số âm (bên trên vùng tham chiếu).
- Cols: Là số cột bạn muốn tham chiếu, có thể là số dương (nằm bên phải vùng tham chiếu) hoặc số âm (nằm bên trái vùng tham chiếu trong bảng tính).
- Chiều cao: Là chiều cao hoặc số hàng bạn muốn tham chiếu.
- Chiều rộng: Là chiều rộng hoặc số cột bạn muốn tham chiếu.
Bước 2: Tiếp theo, bạn cần nhập số đối số vào hàm = OFFSET(). Ví dụ, công thức = OFFSET(A2,-1,0)+1 trong đó A2 là địa chỉ ô tham chiếu. Tại thời điểm này, bạn cần nhấn Enter để stt đầu tiên xuất hiện.
Bước 3: Sau khi số sê-ri đầu tiên xuất hiện, có một chấm màu xanh lá cây ở góc dưới bên phải. Chọn chấm đó và kéo chuột đến ô cuối cùng bạn muốn. cách đánh số trong excel.
XEM NGAY: Hướng dẫn cách sử dụng hàm Rank trong Excel
Cách đánh số Excel bằng hàm COUNTA()
Một trong những cách đánh số Excel mà bạn có thể áp dụng là sử dụng hàm COUNTA(). Để đánh số theo cách này, trước tiên bạn cần xác định giới hạn phạm vi dữ liệu rồi nhập =COUNTA().
Ví dụ, nếu bạn muốn đánh số từ D2 đến E7, bạn sẽ nhập hàm = COUNTA(D2:E7) rồi nhấn Enter. Như vậy là bạn đã đánh số bảng Excel một cách tiện lợi và nhanh chóng.
Cách đánh số trong Excel bằng hàm SUBTOTAL()
Xem thêm : Laptop Lenovo của nước nào? Có tốt không? Có nên mua không?
Nếu bạn muốn đếm số, tính trung bình, cộng thì sử dụng hàm SUBTOTAL() là lựa chọn hoàn hảo. Công thức của hàm đếm số thứ tự này như sau: = SUBTOTAL(Function_num, ref1, [ref2]…)
- Function_num là thuật toán, đối số bắt buộc.
- ref1 được hiểu là vùng tham chiếu số 1 và là đối số cần thiết.
- ref2 được hiểu là vùng tham chiếu số 2 và không cần đối số.
Để giúp mọi người hiểu rõ hơn về hàm này, chúng ta sẽ lấy một ví dụ cụ thể như sau: Số ô bắt đầu là B2, khi đếm các hàng tiếp theo bạn cần đếm các ô trước đó. Ở hàng hai = COUNT(B2:B2), hàng 3 = COUNT(B2:B3),… Như vậy, công thức đếm số thứ tự trong ô A2 = SUBTOTAL(3, $B$2:B2) sau đó bạn kéo chấm xanh xuống ô cuối cùng.
Một số lưu ý cần nhớ khi thực hiện nhập trạng thái trong Excel
Phía trên là cách đánh số trong excel mà bạn có thể tham khảo. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý một số điều cụ thể như sau:
- Khi sử dụng công cụ đánh số tự động, bạn cần kiểm tra độ chính xác của dữ liệu. Bạn cần đảm bảo rằng dữ liệu không có lỗi hoặc giá trị trống để việc đánh số được chính xác.
- Trong một số trường hợp đặc biệt, bạn có thể bỏ qua một số dòng hoặc đánh số chúng theo điều kiện. Bạn có thể sử dụng các công cụ linh hoạt để xử lý các tình huống đặc biệt.
- Khi bạn gặp vấn đề về số sê-ri, bạn cần kiểm tra cẩn thận công thức và dữ liệu để tìm ra nguyên nhân. Từ đó, bạn có thể tìm ra giải pháp cho vấn đề đó.
Một số câu hỏi thường gặp khi đánh số trong Excel
Đến đây chắc hẳn bạn đã nắm được cách nhập status trong Excel. Tuy nhiên, nhiều bạn vẫn còn thắc mắc và băn khoăn về vấn đề này. Dưới đây, chúng tôi sẽ giải đáp một số câu hỏi thường gặp khi nhập status trong Excel để bạn tham khảo:
Làm thế nào để đánh số hàng theo chiều ngang trong Excel?
Trong phần trên, chúng tôi đã chia sẻ cách đánh số trong excel đối với hàng ngang mà bạn có thể tham khảo. Vui lòng chọn phương pháp đánh số thích hợp, chọn ô đầu tiên của hàng ngang -> kéo chuột đến ô số cuối cùng.
Làm thế nào để đánh số từ một giá trị cố định?
Cách đánh số giá trị cố định trong Excel bằng công thức. Ví dụ =A2-$A$2+1, trong đó A2 là ô chứa giá trị cần đánh số; và $A$2 là giá trị cố định.
Làm thế nào để đánh số trong Excel có điều kiện?
Trong trường hợp này, bạn có thể sử dụng hàm IF hoặc hàm COUNTIF. Ví dụ, sử dụng công thức =IF(B2=”Condition”, C1+1, C1), trong đó B2 là ô chứa điều kiện và C1 chứa stt trước đó.
Tại sao tôi không thể tự động nhập trạng thái trong Excel?
Nếu bạn không thể kéo số serial trong Excel, có thể là do tính năng này bị lỗi. Để khắc phục lỗi này, hãy chọn File -> chọn Option -> chọn Advanced và tích vào ô Enable fill handle and cell drag-and-drop. Cuối cùng, chọn OK để hoàn tất quá trình. Lúc này, bạn có thể thực hiện đánh số serial bằng cách kéo chuột như bình thường.
Tại sao tôi không thể sử dụng tính năng Điền chuỗi?
Nhiều người gặp lỗi không sử dụng được tính năng Fill Series để đánh số thứ tự. Lỗi này có thể xuất phát từ lý do tính năng này chưa được kích hoạt. Chúng tôi đã giới thiệu phương pháp kích hoạt tính năng Fill Series ở trên, hãy áp dụng để sắp xếp số Excel nhanh chóng nhé!
Phần kết luận
Vì vậy, chúng tôi đã chia sẻ cách đánh số trong excel để bạn tham khảo. Đây là một kỹ năng quan trọng, phục vụ cho công việc của bạn. Hãy lưu lại những mẹo trên để biết cách nhập thứ tự nhanh chóng trong bảng Excel. Hãy theo dõi kênh tuyengiaothudo.vn để biết thêm nhiều tin tức thú vị về công nghệ và cuộc sống!
XEM THÊM: Những thủ thuật Excel cơ bản nhất bạn cần biết
Nguồn: https://tuyengiaothudo.vn
Danh mục: Thủ thuật
