Dữ liệu ở định dạng file Excel đôi khi sẽ khiến bạn gặp khó khăn khi in ấn hoặc chia sẻ với người khác. Khi đó, bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng một trong những cách chuyển đổi file Excel sang PDF được chia sẻ trong bài viết dưới đây. Hãy tham khảo nhé!
Tệp Excel là gì?
Trước khi tìm hiểu cách chuyển đổi tệp Excel sang PDF, chúng ta sẽ tìm hiểu về định dạng tệp Excel, tệp PDF là gì và khi nào bạn cần chuyển đổi tệp Excel sang tệp PDF.
Bạn đang xem: Tổng hợp các cách chuyển Excel sang PDF đơn giản nhất
Tệp Excel là một loại tài liệu được tạo bởi Microsoft Excel. Microsoft Excel là phần mềm bảng tính phổ biến do Microsoft phát triển. Tệp Excel có thể chứa một hoặc nhiều trang tính khác nhau (bảng tính), thường được sắp xếp theo hàng và cột để người dùng có thể nhập và sắp xếp dữ liệu.
Tệp Excel là một loại tài liệu được tạo bởi Microsoft Excel.
Các tập tin Excel thường được sử dụng để:
- Tạo bảng tính, lưu trữ và quản lý dữ liệu
- Tạo biểu đồ, đồ thị.
- Thực hiện tính toán và áp dụng công thức theo từng đợt.
- Xử lý dữ liệu lớn.
- Tạo báo cáo.
Đối với Excel 2007 trở lên, tệp Excel sẽ có định dạng .xlsx và .xls đối với các phiên bản cũ hơn.
Tệp PDF là gì?
Sau khi tìm hiểu về file Excel, chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu về khái niệm file PDF để biết lý do tại sao bạn cần áp dụng phương pháp chuyển đổi file Excel sang PDF trong một số trường hợp nhất định.
PDF là viết tắt của Portable Document Format. Đây là định dạng tài liệu điện tử tiêu chuẩn phổ biến do Adobe Systems phát triển, được sử dụng để hiển thị nội dung (bao gồm văn bản, đồ họa, âm thanh, v.v.) và chia sẻ tài liệu trên các nền tảng khác nhau.
PDF là viết tắt của Portable Document Format.
Một số tính năng nổi bật của tệp PDF là:
- Hiển thị đầy đủ và chính xác trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm máy tính như Linux, MacOS, Windows và các thiết bị di động như điện thoại, máy tính bảng…
- Giữ nguyên định dạng và giao diện ban đầu, không thay đổi do thiết bị hoặc phần mềm sử dụng.
- Dễ dàng chia sẻ qua internet, email hoặc lưu trữ trực tuyến. Để xem tệp PDF, người dùng không cần tải xuống hoặc cài đặt phần mềm bổ sung.
Khi so sánh ở một số khía cạnh, tệp Excel có nhiều hạn chế hơn tệp PDF. Tệp PDF có kích thước nhẹ hơn và dễ chia sẻ và xem trên nhiều nền tảng khác nhau hơn Excel. Do đó, trong một số trường hợp, bạn có thể cần áp dụng các phương pháp chuyển đổi tệp Excel sang PDF được chia sẻ trong bài viết dưới đây.
Khi nào chuyển đổi tệp Excel sang PDF
Vậy, khi nào bạn cần chuyển đổi tệp Excel sang PDF? Sau đây là một số trường hợp bạn có thể cần chuyển đổi tệp từ Excel sang PDF:
- Chia sẻ tài liệu: Chuyển đổi tệp Excel sang PDF là lựa chọn tốt nhất nếu bạn cần chia sẻ tệp Excel của mình với ai đó, đặc biệt là khi bạn không muốn tài liệu của mình bị chỉnh sửa.
- Báo cáo: Khi bạn tạo báo cáo, tài liệu hoặc tài liệu kỹ thuật, việc chuyển đổi tệp Excel sang PDF là điều cần thiết để thông tin được hiển thị trực quan, chuyên nghiệp và có thể hiển thị chính xác trên nhiều nền tảng khác nhau.
- Lưu trữ dài hạn: Trong trường hợp bạn cần lưu trữ tài liệu trong thời gian dài, bạn có thể sử dụng định dạng PDF để đảm bảo mọi thứ không thay đổi theo thời gian.
- Tạo sách điện tử: Nếu bạn muốn xuất bản sách điện tử hoặc tạo tài liệu học tập có chứa nội dung trong bảng tính Excel, bạn có thể chuyển đổi tệp Excel sang tệp PDF để dễ dàng trình bày và chia sẻ trên nhiều nền tảng.
Nếu bạn đang ở một trong những trường hợp trên, bạn có thể áp dụng một trong 3 cách chuyển file Excel sang PDF đơn giản và nhanh chóng được chia sẻ ở phần tiếp theo của bài viết:
Cách chuyển đổi tệp Excel sang PDF
Xem thêm : Hướng dẫn kết nối máy in qua mạng LAN với máy tính
Có 3 cách để chuyển đổi tệp Excel sang PDF, bao gồm:
- Chuyển đổi tệp Excel sang PDF bằng Excel.
- Chuyển đổi tệp Excel sang PDF bằng công cụ trực tuyến.
- Chuyển đổi tệp Excel sang PDF bằng Cutepdf Writer.
Cụ thể các bước thực hiện sẽ là:
Chuyển đổi tệp Excel sang PDF bằng phần mềm Excel
Bạn có thể chuyển đổi file Excel sang PDF ngay trên phần mềm Excel theo các bước sau:
- Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào thư mục lưu trữ trên máy tính để mở file Excel muốn chuyển đổi sang file PDF.
- Bước 2: Sau khi mở file, nhấp vào File, sau đó chọn Save As.
Nhấp vào Tệp, sau đó chọn Lưu dưới dạng
- Bước 3: Có nhiều định dạng khác nhau ở đây. Để chuyển đổi tệp Excel sang PDF, hãy chọn định dạng PDF và nhấp vào Lưu để lưu các thay đổi.
Chọn định dạng PDF và nhấp vào Lưu để lưu thay đổi
- Bước 4: Bây giờ, bạn đã nhận được tệp PDF đã chuyển đổi từ Excel chỉ sau vài giây.
Cách chuyển đổi tệp Excel sang PDF bằng công cụ trực tuyến
Có nhiều nền tảng trực tuyến cung cấp giải pháp chuyển đổi Excel sang PDF hoàn toàn miễn phí mà bạn có thể tham khảo, cụ thể:
Cách chuyển đổi tệp Excel sang PDF bằng Smallpdf
Smallpdf là một công cụ trực tuyến cho phép bạn chuyển đổi giữa nhiều loại tệp khác nhau, chẳng hạn như PDF – Word, Excel – PDF, PPF – PPT, JPG – PDF…
Để chuyển đổi tệp Excel sang tệp PDF, hãy làm theo các bước sau:
Chuyển đổi tệp Excel sang PDF bằng Smallpdf
- Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào trang web Smallpdf.
- Bước 2: Trong phần Công cụ, chọn Excel sang PDF để chuyển đổi tệp Excel sang PDF.
- Bước 3: Nhấp vào hộp Chọn tệp để chọn và tải tệp Excel bạn muốn chuyển đổi sang PDF lên hệ thống.
- Bước 4: Tùy thuộc vào dung lượng file Excel mà thời gian chuyển đổi của website có thể khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung bạn sẽ không phải chờ đợi quá lâu để sở hữu file PDF được chuyển đổi từ Excel như mong muốn.
- Bước 5: Sau khi trang web hoàn tất quá trình chuyển đổi, hãy nhấp vào Tải xuống để tải xuống. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhấp vào một số tùy chọn phù hợp nằm bên dưới.
Cách chuyển đổi tệp Excel sang PDF bằng Google Drive
Drive đã trở thành nền tảng lưu trữ trực tuyến phổ biến của Google. Mặc dù mọi người đều quen thuộc với nền tảng này, nhưng không phải ai cũng biết về tính năng cực kỳ hữu ích là chuyển đổi tệp Excel sang PDF của Drive.
- Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Google của bạn, sau đó truy cập dịch vụ Google Drive.
- Bước 2: Chọn mục Mới có biểu tượng dấu cộng, sau đó nhấp vào Tải tệp lên.
Chọn mục Mới có biểu tượng dấu cộng, sau đó nhấp vào Tải tệp lên
- Bước 3: Chọn tệp bạn muốn tải lên Drive từ máy tính, sau đó nhấp vào Mở để bắt đầu quá trình tải xuống.
Nhấp vào Mở để tải lên
- Bước 4: Nhấp chuột phải vào tệp bạn vừa tải lên Drive, sau đó nhấp vào Mở bằng và chọn Google Trang tính.
Mở bằng Google Trang tính
- Bước 5: Tiếp theo, nhấp vào File, chọn Download và tải xuống dưới dạng Tài liệu PDF.
Nhấp vào Tải xuống và tải xuống dưới dạng Tài liệu PDF
Cách chuyển đổi tệp Excel sang PDF bằng Convertio
Xem thêm : Cách đặt mật khẩu ứng dụng trên điện thoại nhanh chóng
Convertio cho phép người dùng chuyển đổi định dạng của nhiều loại tệp khác nhau, bao gồm: Âm thanh, Video, Phông chữ, Tài liệu, Bản trình bày… Trong đó, bạn có thể chuyển đổi tệp Excel sang PDF dễ dàng theo các bước sau:
Chuyển đổi tệp Excel sang PDF bằng Convertio
- Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập Convertio, sau đó nhấp vào Chọn tệp để chuyển đổi file Excel sang PDF.
- Bước 2: Nhấp vào hộp Chuyển đổi và đợi một lát để quá trình chuyển đổi hoàn tất.
- Bước 3: Bây giờ, chỉ cần nhấp vào hộp Tải xuống để tải tệp xuống và lưu vào máy tính của bạn.
Cách chuyển đổi tệp Excel sang PDF bằng PDF Convert
Tương tự như các công cụ được giới thiệu ở trên, PDF Convert cũng là một nền tảng chuyển đổi các định dạng file thông dụng hiện nay. Ngoài việc chuyển đổi file Excel sang PDF, PDF Convert còn hỗ trợ chuyển đổi các loại file khác như PDF – PPT, JPG – PDF, Word – PDF, JPG – PNG…
Chuyển đổi tệp Excel sang PDF bằng PDF Convert
- Bước 1: Đầu tiên, bạn cần truy cập trang web PDF Convert.
- Bước 2: Nhấp vào Chọn Excel để tải tệp bạn muốn chuyển đổi từ máy tính lên hệ thống.
- Bước 3: Đợi một lát để quá trình chuyển đổi hoàn tất và nhấp vào Tải xuống để tải xuống.
Cách chuyển đổi tệp Excel sang PDF bằng ilovepdf
Bạn có thể tìm thấy nhiều tính năng hữu ích tại ilovepdf, bao gồm chuyển đổi tệp Excel sang PDF:
Chuyển đổi tệp Excel sang PDF bằng ilovepdf
- Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào trang chủ ilovepdf.
- Bước 2: Nhấp vào Chọn tệp Excel, sau đó chọn tệp bạn muốn chuyển đổi từ Excel sang PDF và tải lên trang web.
- Bước 3: Nhấp vào hộp Chuyển đổi PDF và đợi một lát để quá trình chuyển đổi hoàn tất.
- Bước 4: Chọn Tải xuống PDF để tải xuống và lưu tệp.
Cách chuyển đổi tệp Excel sang PDF bằng PDF Candy
Với Candy, bạn không chỉ có thể chuyển đổi giữa Excel – PDF mà công cụ này còn hỗ trợ nhiều định dạng file khác nhau để người dùng chuyển đổi nhanh chóng và tiện lợi.
Chuyển đổi tệp Excel sang PDF bằng PDF Candy
- Bước 1: Truy cập trang chủ của PDF Candy.
- Bước 2: Nhấp vào hộp Thêm tệp, sau đó chọn tệp bạn muốn chuyển đổi từ Excel sang PDF và nhấp vào Mở để tải lên.
- Bước 3: Sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, chọn Tải tệp xuống để tải xuống và lưu tệp vào máy tính của bạn.
Cách chuyển đổi tệp Excel sang PDF bằng Cute PDF Writer
Bên cạnh cách chuyển đổi file Excel sang PDF bằng Excel và một số công cụ trực tuyến, bạn cũng có thể thực hiện thao tác tương tự trên phần mềm Cute PDF Writer.
Cute PDF Writer là một công cụ máy in ảo miễn phí được sử dụng để tạo tệp PDF từ tệp hiện có trên máy tính của bạn. Công cụ này không chỉ hỗ trợ chuyển đổi Excel sang PDF mà bạn còn có thể sử dụng nhiều loại tệp khác nhau để tạo tệp PDF nhanh chóng và dễ dàng.
Các bước để chuyển đổi tệp Excel sang PDF trên Cute PDF Writer là:
- Bước 1: Tải Cute PDF Writer và cài đặt vào máy tính của bạn.
- Bước 2: Mở tệp Excel mà bạn muốn chuyển đổi sang PDF, sau đó nhấp vào In và chọn CutePDF Writer.
- Bước 3: Tiếp tục chọn In, sau đó chọn thư mục lưu file và nhấp vào Lưu để hoàn tất quá trình.
Lời kết
Như vậy, bài viết trên đã giới thiệu đến các bạn 3 cách đơn giản và dễ dàng nhất để chuyển đổi file Excel sang PDF. Ngoài ra, đừng quên để lại bình luận bên dưới nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hay thắc mắc nào cần được giải đáp nhé!
Xem thêm:
Nguồn: https://tuyengiaothudo.vn
Danh mục: Thủ thuật
