Procurement là gì? Phân biệt với Sourcing và Purchasing

Khi bạn mua hàng cho doanh nghiệp của mình, bạn gọi đó là gì? Có vẻ như là một câu hỏi dễ, nhưng có rất nhiều thuật ngữ đề cập đến quy trình này.  Procurement, Purchasing và Sourcing là ba thuật ngữ thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng chúng không giống nhau. Hiểu được ý nghĩa và sự khác biệt giữa Purchasing, Sourcing và Procurement là gì sẽ giúp bạn quản lý quy trình mua sắm hiệu quả hơn. Bởi, mặc dù cả ba đều tập trung vào cách chuỗi cung ứng của bạn hoạt động, nhưng mỗi thuật ngữ đều phục vụ các mục đích khác nhau và yêu cầu các chiến lược, quy trình và nguồn lực khác nhau trong tổ chức. 

Procurement là gì?

Theo nghĩa rộng nhất, Procurement hay mua sắm là toàn bộ quá trình thu thập hàng hóa và dịch vụ cho tổ chức của bạn. Quá trình này bao gồm nhiều bước bao gồm tìm nguồn cung ứng (Sourcing) và mua hàng (Purchasing), để đảm bảo doanh nghiệp có thể mua được vật liệu cần thiết một cách hiệu quả để hoạt động theo cách vừa phải chăng vừa phù hợp với các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty. 

Sau đây là tổng quan cơ bản về những gì mua sắm bao gồm:

• Thiết lập Khung quản lý mua sắm;
• Xác định nhu cầu trong tổ chức;
• Gửi và phê duyệt yêu cầu mua hàng (PO);
• Nghiên cứu, Đánh giá và Phê duyệt Nhà cung cấp;
• Thương lượng giá cả và điều khoản;
• Tạo hợp đồng;
• Quy trình mua hàng;
• Quản lý giao hàng;
• Tiến hành QA và khớp lệnh ba chiều;
• Gửi hóa đơn để thanh toán;
• Quản lý hợp đồng và đảm bảo kết quả nhất quán;
• Quản lý mối quan hệ nhà cung cấp;
• Lưu trữ và theo dõi dữ liệu chuỗi cung ứng;
• Đảm bảo mua hàng phù hợp với KPI của tổ chức;
• Phân tích dữ liệu mua sắm Giảm chi phí và rủi ro.

Mua sắm hiệu quả cũng bao gồm việc tìm cách giảm thiểu rủi ro cho chuỗi cung ứng của bạn. Và nó cũng bao gồm việc chủ động giảm chi phí mua sắm và đào tạo nhân viên mới về công nghệ và quy trình.

Ở cấp độ thấp nhất, mua sắm là hoạt động đảm bảo công ty của bạn không thiếu hàng hóa và dịch vụ cần thiết để sản xuất ra những sản phẩm mà khách hàng mong muốn.

Purchasing là gì?

Khi chưa tìm hiểu Procurement là gì, mọi người thường nhầm lẫn giữa mua sắm (Procurement) với mua hàng (Purchasing) và tìm nguồn cung ứng (Sourcing). Nhưng mua hàng và tìm nguồn cung ứng là hai giai đoạn của toàn bộ quy trình mua sắm. Và chúng đòi hỏi các chiến lược riêng và cách tiếp cận tiết kiệm chi phí.

Và Purchasing – mua hàng là một phần của quy trình mua sắm tập trung vào việc mua sản phẩm và dịch vụ từ nhà cung cấp. Mua hàng quản lý yếu tố giao dịch của quy trình mua sắm, bao gồm quy trình phê duyệt và thanh toán. Nó cũng liên quan đến đàm phán hợp đồng.

Và điều khó hiểu là, cả mua hàng và tìm nguồn cung ứng đều là tập hợp con của quy trình mua sắm, nhưng chúng không nhất thiết là tập hợp con của mua sắm. Thay vào đó, điều này phụ thuộc vào quy mô của tổ chức và cách họ quản lý mua sắm.

Hình dung đơn giản như thế này, trong các doanh nghiệp lớn, bạn có thể có một bộ phận tìm nguồn cung ứng, một bộ phận mua hàng và một bộ phận thu mua. Tất cả đều là một phần của quy trình thu mua, nhưng chúng không phải là cùng một quy trình. Trong các tổ chức nhỏ hơn, bạn có thể kết hợp nguồn cung ứng và mua hàng vào một phòng ban. Hoặc, bạn có thể kết hợp chúng vào bộ phận mua sắm. Tất cả phụ thuộc vào cách tổ chức được thiết lập và nhu cầu tìm nguồn cung ứng của tổ chức đó là gì.

Sourcing là gì?

Sau khi hiểu Purchasing và Procurement là gì, thì hãy đến với Sourcing.

Sourcing – tìm nguồn cung ứng là quá trình lựa chọn và quản lý các nhà cung cấp cung cấp vật liệu hoặc dịch vụ cho một tổ chức. Tìm nguồn cung ứng là một quá trình chiến lược liên quan đến việc thiết lập các số liệu chất lượng, thẩm định nhà cung cấp và thiết lập quan hệ đối tác với các nhà cung cấp để tìm nguồn cung ứng cho chuỗi cung ứng.

Bắt đầu bằng việc hiểu nhu cầu của khách hàng và sau đó tìm ra mối quan hệ với nhà cung cấp nào có thể giúp khách hàng có được những gì họ cần theo cách tốt nhất có thể với mức giá tốt nhất có thể. Cụ thể là gửi yêu cầu thông tin (RFI), yêu cầu đề xuất (RFQ) và đánh giá chi phí thực sự của quan hệ đối tác. Cuối cùng, họ sẽ gửi hợp đồng để ký kết.

Khi tìm nguồn cung ứng đúng cách, các tổ chức sẽ có được một đối tác chiến lược làm việc chăm chỉ để hỗ trợ tổ chức của họ. Và họ phải chịu trách nhiệm với các tiêu chuẩn đã thiết lập trong suốt mối quan hệ của họ.

Nếu không có nguồn cung ứng phù hợp, các tổ chức có thể phải trả quá nhiều tiền cho các sản phẩm kém chất lượng. Họ cũng có thể có nhiều bất ổn hơn trong chuỗi cung ứng của mình. Thêm vào đó, họ bỏ lỡ các khoản chiết khấu từ nhà cung cấp hoặc tận dụng các mối quan hệ để giao hàng nhanh hơn.

Mối quan hệ giữa Purchasing, Sourcing và Procurement là gì?

Có thể thấy cả ba thuật ngữ kinh doanh này đều đề cập đến các quy trình được quản lý trong bộ phận mua sắm của một doanh nghiệp. Procurement – mua sắm, như một hoạt động thực hành, quá trình này sẽ bao gồm nhiều hoạt động khác nhau, bao gồm cả Purchasing (quá trình mua hàng) và hoạt động Sourching (tìm nguồn cung ứng).

Cụ thể, Sourcing – tìm kiếm nguồn cung ứng, kiểm tra và xác định nhà cung cấp đủ điều kiện cho các giao dịch mua trong tương lai. Hoạt động này có thể liên quan đến hoặc hoàn toàn tách biệt với dự án mua sắm (Procurement projects) hoặc dự án mua hàng (Purchasing Projects) hiện tại.

Quy trình Purchasing – mua hàng diễn ra với các nhà cung cấp đã trải qua quá trình tích hợp hoặc đối với các giao dịch mua nhỏ hơn không yêu cầu RFP. Chính sách mua sắm (Procurement policy) của bạn cung cấp hướng dẫn về dự án nào yêu cầu quy trình mua sắm đầy đủ so với dự án nào có thể được quản lý bằng quy trình mua sắm.

Sự khác biệt giữa Purchasing, Sourcing và Procurement là gì?

Vì hoạt động (Sourching) tìm nguồn cung ứng có liên quan nhưng độc lập với hoạt động Procurement (mua sắm) và Purchasing (mua hàng), nên chúng ta sẽ tạm gác nó sang một bên và tập trung vào hoạt động mua sắm so với mua hàng.

Mua sắm (Procurement) so với mua hàng (Purchasing)

Để hiểu và phân biệt được hai thuật ngữ này, bạn có thể đánh giá theo các tiêu chí dưới đây:

Giá trị dự án: Chi phí cao so với chi phí thấp

Một trong những điểm khác biệt lớn nhất giữa mua sắm và mua hàng là giá trị. Như đã đề cập ở trên, nếu chi phí đề xuất của hàng hóa hoặc dịch vụ vượt quá ngưỡng do chính sách mua sắm (Procurement policy) đặt ra, thì cần phải có RFP và trở thành một dự án mua sắm. Mặt khác, các giao dịch mua dưới số tiền đó sẽ tuân theo quy trình mua sắm thay thế.

Tác động của dự án: Chiến lược so với chiến thuật

Vậy điểm khác biệt tiếp theo của Purchasing và Procurement là gì? Câu trả lời chính là, giữa mua sắm và mua hàng có sự khác biệt về tác động và phạm vi.

Các dự án mua sắm có tác động cao, nghĩa là kết quả của việc mua sắm có thể có hậu quả sâu rộng đối với tổ chức. Trong các dự án mua sắm (Procurement projects), việc đưa ra lựa chọn sai có thể ảnh hưởng đến doanh thu, hoạt động hoặc danh tiếng.

Mặt khác, các dự án mua hàng (Purchasing Projects) có xu hướng mang tính chiến thuật và giao dịch. Thật vậy, chúng có thể được lên kế hoạch hoặc không được lên kế hoạch, nhưng tác động của chúng chỉ giới hạn ở một bộ phận nhỏ của doanh nghiệp. Vì vậy, ngay cả khi việc mua hàng diễn ra không tốt, hậu quả cũng không đáng kể và có thể được giảm thiểu mà không gây căng thẳng quá mức cho tổ chức.

Mục tiêu dự án: Tối đa hóa giá trị so với giải pháp nhanh chóng

Bạn sẽ làm việc với nhà cung cấp trong thời gian dài hay chỉ một lần? Do tính phức tạp và đầu tư cần thiết để tiến hành một Procurement projects, quy trình này phù hợp hơn với việc thiết lập các mối quan hệ lâu dài. Các mối quan hệ đang diễn ra với nhà cung cấp có thể mang lại giá trị bổ sung như cung cấp các giải pháp tùy chỉnh, chia sẻ thông tin chi tiết về thị trường và giải quyết các thách thức một cách hợp tác.

Ngược lại, các Purchasing Projects tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu tức thời. Vì việc mua hàng có thể là ngẫu nhiên, giải pháp một lần hoặc mua hàng thường xuyên, nên không cần phải đầu tư thời gian vào việc xây dựng mối quan hệ. Thật vậy, tương tác diễn ra nhanh chóng và đơn giản – đơn hàng được gửi, hoàn thành và thanh toán mà không cần phải đàm phán hoặc hợp tác nhiều.

Tìm nguồn cung ứng (Sourcing) so với mua sắm (Procurement) và mua hàng (Purchasing)

Thông thường, Procurement (mua sắm) và Purchasing (mua hàng) thường được sử dụng thay thế cho nhau. Và cả hai đều mô tả quy trình mua hàng hóa hoặc dịch vụ thay mặt cho tổ chức của bạn. Tuy nhiên, tìm nguồn cung ứng thì khác vì việc mua hàng không mang tính bắt buộc.

Về cơ bản, Sourcing (tìm nguồn cung ứng) là quy trình tìm kiếm các nhà cung cấp và nhà cung ứng tiềm năng sẽ là lựa chọn tốt cho tổ chức của bạn. Từ đó, bạn có thể tạo hồ sơ nhà cung cấp để sắp xếp thông tin của họ. Sau đó, khi một Procurement projects hoặc Purchasing Projects phát sinh, bạn có thể tiết kiệm thời gian lựa chọn đúng nhà cung cấp cho nhu cầu của mình.

Lợi ích chính của Purchasing, Sourcing và Procurement là gì?

Trong khi mua sắm, mua hàng và tìm nguồn cung ứng là những quy trình riêng biệt, thì chúng cũng có liên quan chặt chẽ và thường hoạt động cùng nhau để đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động trơn tru. Sau đây là một số lợi ích chính mà khi thực hiện Procurement, Purchasing và Sourcing hiệu quả có thể mang lại cho doanh nghiệp:

Hoạt động Procurement, Purchasing và Sourcing hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí thông qua việc xác định các nhà cung cấp giúp họ tiết kiệm chi phí nhất và nâng cao khả năng đàm phán các điều khoản và giá cả có lợi trong hợp đồng.

• Nâng cao chất lượng

Bằng cách lựa chọn nhà cung cấp cẩn thận và theo dõi hiệu suất của họ, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng họ nhận được hàng hóa và dịch vụ chất lượng cao.

• Thời gian giao hàng nhanh hơn

Bằng cách hợp tác với các nhà cung cấp đáng tin cậy và tối ưu hóa quy trình mua hàng, doanh nghiệp có thể giảm thời gian giao hàng và tối ưu hơn khả năng đáp ứng các nhu cầu từ phía khách hàng.

Hoạt động Procurement, Purchasing và Sourcing hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp xác định và giảm thiểu rủi ro liên quan đến độ tin cậy, chất lượng và khả năng giao hàng của nhà cung cấp.

• Thiết lập các mối quan hệ tốt hơn với đơn vị cung cấp

Bằng cách xây dựng mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể cải thiện sự hợp tác, giao tiếp và lòng tin, để đạt được kết quả tốt hơn.

Chiến lược tốt nhất cho quá trình Purchasing, Sourcing và Procurement là gì?

Để đạt được những lợi ích này, các doanh nghiệp cần có chiến lược Procurement (mua sắm), Purchasing (mua hàng) và Sourcing (tìm nguồn cung ứng) được xác định rõ ràng. Chiến lược này phải bao gồm:

• Xác định nhu cầu của doanh nghiệp: Điều này liên quan đến việc hiểu các mục tiêu, yêu cầu và ưu tiên của doanh nghiệp.
• Xác định nhà cung cấp tiềm năng: Nghiên cứu và đánh giá các nhà cung cấp tiềm năng để xác định nhà cung cấp nào có thể cung cấp giá trị tốt nhất.
• Đàm phán hợp đồng: Xây dựng các hợp đồng xác định rõ ràng các điều khoản và điều kiện của thỏa thuận, bao gồm giá cả, giao hàng và yêu cầu về chất lượng.
• Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp: Theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp, giải quyết mọi vấn đề phát sinh và hợp tác để đạt được mục tiêu chung.

Tóm lại, Procurement (mua sắm), Purchasing (mua hàng) và Sourcing (tìm nguồn cung ứng) là những quy trình quan trọng có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí, cải thiện chất lượng và quản lý rủi ro. Bằng cách phát triển một chiến lược được xác định rõ ràng và làm việc chặt chẽ với các nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể đạt được những lợi ích này và thúc đẩy thành công trong quản lý chuỗi cung ứng của mình.

Purchasing, Sourcing và Procurement có thật sự cần thiết?

Procurement là gì? Đó là toàn bộ quy trình, trong khi tìm Sourcing (tìm nguồn cung ứng) và Purchasing (mua hàng) là các tập hợp con của quy trình đó. Mặc dù về mặt kỹ thuật, việc sử dụng các thuật ngữ này thay thế cho nhau là không đúng, nhưng nhiều công ty vẫn làm như vậy. Tuy nhiên, điều đó sẽ không làm chệch hướng kế hoạch kinh doanh của bạn.

Thay vào đó, sự thiếu hiệu quả trong quy trình mua sắm và việc thiếu hiểu biết về tầm quan trọng của hoạt động lên chiếc lược mua sắm đối với sự phát triển doanh nghiệp sẽ là điều bạn cần quan tâm nhiều hơn.

Đó là lý do tại sao việc thiết lập các quy trình mua sắm, thu mua và tìm nguồn cung ứng hiệu quả trong tổ chức của bạn là rất quan trọng. Những quy trình này phải được xác định rõ ràng dựa trên nhu cầu và năng lực của bạn. Và bạn phải luôn tìm cách cải thiện các quy trình này để giữ chi phí thấp và kết quả cao.

Cuối cùng, phân biệt các thuật ngữ không quan trọng bằng việc vận hành các hệ thống đằng sau những quy trình này để đảm bảo dữ liệu di chuyển liền mạch từ quy trình này sang quy trình khác.

Kết luận

Vậy bạn đã hiểu được ý nghĩa và sự khác biệt giữa Purchasing, Sourcing và Procurement là gì. Tóm lại, quy trình mua sắm phù hợp với các dự án dài hạn, chiến lược và tốn kém vì nó chi tiết hơn quy trình mua hàng. Theo đó, quy trình này mất nhiều thời gian hơn và phức tạp hơn, nhưng lại kiểm soát chi phí và phát hiện rủi ro tiềm ẩn tốt hơn.

Mặt khác, quy trình mua hàng diễn ra nhanh chóng và mang lại kết quả nhanh chóng. Quy trình này phù hợp với các dự án có chi phí và rủi ro tối thiểu. Và cuối cùng, tìm nguồn cung ứng là quy trình nghiên cứu, xác định và thẩm định các nhà cung cấp tiềm năng cho các dự án mua sắm và thu mua trong tương lai.

Xem thêm: