Office online là gì? Hướng dẫn sử dụng Office online cơ bản

Văn phòng trực tuyến là phiên bản Microsoft Office sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội. Phiên bản Office này hỗ trợ người dùng trên nhiều nền tảng, giúp giải quyết công việc nhanh chóng và tiết kiệm chi phí. Vậy sử dụng Office web form như thế nào? Hãy theo dõi bài viết dưới đây của tuyengiaothudo.vn để biết thêm thông tin chi tiết nhé!

Office online là gì?

Văn phòng trực tuyến là phiên bản phần mềm Microsoft Office sử dụng dưới dạng web, người dùng không cần phải cài Office trên máy tính. Để sử dụng Office, cần đảm bảo thiết bị có kết nối internet ổn định. Tương tự như phiên bản Office Offline, phiên bản trực tuyến cho phép sử dụng các công cụ như Word, Excel, PowerPoint, Teams,… Việc lựa chọn sử dụng Office online sẽ giúp người dùng tiết kiệm dung lượng thiết bị. Dữ liệu của người dùng sẽ được lưu trữ trực tuyến, quá trình tìm kiếm và truy cập diễn ra nhanh chóng.

Ưu điểm nổi bật của Office online

Ngày nay, số lượng người sử dụng Office online ngày càng tăng. Bởi hình thức sử dụng các công cụ trong bộ Microsoft Office rất tiện lợi, sở hữu nhiều tính năng nổi trội. Dưới đây, chúng tôi sẽ liệt kê những ưu điểm nổi bật của bộ Office online để bạn tham khảo:

Khả năng tương thích đa nền tảng

Điểm cộng đầu tiên của bộ Office online là khả năng tương thích với mọi nền tảng. Người dùng chỉ cần đăng ký tài khoản và cấp phép sử dụng trên 5 thiết bị cùng lúc như điện thoại, laptop, máy tính bảng. Ngoài ra, Văn phòng trực tuyến Ngoài ra còn sử dụng trên các hệ điều hành Windows, iOS, MacOS, Android… Nhờ đó, người dùng sẽ tối ưu được thời gian xử lý công việc, chỉ cần thiết bị kết nối internet.

Tự động lưu dữ liệu

Đối với phiên bản Office Offline, nếu người dùng không nhấp để lưu, dữ liệu sẽ bị mất khi kết nối bị ngắt. Để giúp người dùng giải quyết vấn đề này, phiên bản Office Online sẽ tự động sao lưu dữ liệu. Mọi thao tác của người dùng trên ứng dụng đều được sao lưu liên tục và lưu trữ trên đám mây.

Chia sẻ tập tin thuận tiện

Một trong những ưu điểm nổi bật của Văn phòng trực tuyến Tức là người dùng có thể chia sẻ file dữ liệu một cách thuận tiện. Nếu sử dụng Office offline, người dùng phải tải file về máy rồi gửi cho người khác, mất rất nhiều thời gian. Thay vì phải làm những việc đó, khi sử dụng Office online, người dùng chỉ cần cấp quyền truy cập rồi gửi link qua các nền tảng. Có thể thấy thời gian chia sẻ file đã được tối ưu hóa rất nhiều.

Làm việc cùng nhau, chỉnh sửa cùng nhau

Các tính năng chỉnh sửa cộng tác của bộ phần mềm Văn phòng trực tuyến là một điểm cộng lớn. Trên cùng một tệp dữ liệu, nhiều người có thể làm việc và chỉnh sửa. Người dùng không phải gửi từng tệp cho từng người rồi mất nhiều thời gian để tổng hợp chúng. Đây cũng là một trong những lý do khiến bộ công cụ Office trực tuyến trở nên phổ biến.

Cứu

Cuối cùng, một trong những ưu điểm nổi bật của Online Office là giúp khách hàng tiết kiệm chi phí, đặc biệt là các doanh nghiệp. Bởi Online Office giúp doanh nghiệp làm việc hiệu quả và linh hoạt hơn, thay thế hình thức làm việc bằng bút và giấy thông thường. Bên cạnh đó, Online Office còn hỗ trợ tổ chức các cuộc họp trực tuyến, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí điện, nước, đi lại.

Gói Office trực tuyến

Hiện nay, Office online được chia thành các phiên bản Personal, Home và Business. Trong đó, Office dành cho cá nhân có giá cao hơn khoảng 25% so với Office dành cho gia đình và có sự chênh lệch về số lượng người dùng. Cụ thể, Personal cho phép 01 người dùng trong khi phiên bản Home sẽ là 6 người. Do đó, người dùng nên căn cứ vào số lượng người dùng để lựa chọn phiên bản Office cũng như mức giá hợp lý.

Văn phòng Cá nhân, Nhà riêng

Đối với người dùng Văn phòng trực tuyến Cá nhân hoặc gia đình sẽ có những gói phù hợp. Gói cá nhân là 130.000 VND/tháng và 1.299.000 VND/năm. Chỉ một người có thể sử dụng trên bất kỳ thiết bị nào. Ngoài ra, người dùng có thể sử dụng Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Access (Premium) với dung lượng lưu trữ OneDrive.

Gói Home 170.000đ/tháng 1.699.000đ/năm, sử dụng tối đa 06 người trên điện thoại, máy tính… Người dùng có thể thoải mái sử dụng Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, Access (Premium) với dung lượng lưu trữ 6TB, tương đương 1TB/người.

Office 365 dành cho doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, gói Văn phòng trực tuyến bao gồm Business, Business Premium và Business Essentials. Mỗi gói sẽ có mức giá khác nhau và bao gồm các dịch vụ khác nhau, cụ thể:

Gói Business có giá 8,25$/người/năm (bảo trì hằng năm) và 10$/người/tháng (gói theo tháng). Gói này phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng Office để lưu trữ dữ liệu đám mây, sử dụng trên các thiết bị, nền tảng nhưng trừ email doanh nghiệp. Trước khi đưa ra lựa chọn, doanh nghiệp có thể sử dụng miễn phí trước 01 tháng.

Gói Business Premium có giá 10 đô la/người/năm và 10 đô la/người/tháng. Gói này phù hợp với các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng email cũng như ứng dụng. Văn phòng trực tuyến trên mọi thiết bị. Tương tự như gói Doanh nghiệp, người dùng được dùng thử miễn phí một tháng trước khi quyết định sở hữu.

Business Essentials có giá 2,50 đô la một người một năm và 3 đô la một người một tháng. Gói Business Essentials phù hợp với các doanh nghiệp cần sử dụng email và các dịch vụ khác trên mọi thiết bị. Tuy nhiên, Business Essentials không bao gồm phiên bản máy tính để bàn của các ứng dụng Office.

Những cách cơ bản để sử dụng Office trực tuyến

Để sử dụng ứng dụng Office trực tuyến, người dùng cần đăng ký tài khoản. Sau khi đăng ký tài khoản, hãy đăng nhập theo các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, người dùng truy cập vào địa chỉ https://login.microsoftonline.com/.

Bước 2: Tiếp theo, người dùng đăng nhập bằng địa chỉ email đã đăng ký trước đó -> nhấp vào tiếp theo.

Bước 3: Nhập mật khẩu tài khoản Microsoft của bạn -> chọn đăng nhập.

Như vậy, chỉ với 3 bước cơ bản, người dùng đã đăng nhập vào tài khoản của mình. Văn phòng trực tuyến thành công. Sau khi đăng nhập, người dùng tiến hành sử dụng các ứng dụng, nền tảng để làm việc và học tập.

Hướng dẫn sử dụng Word

Word là công cụ soạn thảo văn bản phổ biến và được sử dụng rộng rãi cho người dùng trong công việc và học tập. Với các công cụ định dạng trên Word online, bạn sẽ tạo ra các văn bản chuyên nghiệp và tận dụng được nhiều tính năng hữu ích. Tương tự như phiên bản Word offline, Word online có giao diện thân thiện, dễ sử dụng cho mọi người. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Word online cơ bản như sau:

Bước 1: Đầu tiên, người dùng chọn biểu tượng công cụ Word ở cột bên trái màn hình.

Bước 2: Lúc này giao diện công cụ Word xuất hiện, người dùng chọn một văn bản trống cần chỉnh sửa hoặc chọn mẫu có sẵn.

Bước 3: Đặt tên cho file, sau đó chỉnh sửa văn bản và tùy chỉnh theo ý muốn như chọn font chữ, cỡ chữ, chèn hình ảnh, v.v.

Bước 4: Người dùng có thể thoải mái chỉnh sửa, các file dữ liệu sẽ được tự động lưu lại nên không cần lo lắng về việc mất file.

Hướng dẫn sử dụng Excel

Excel là một trong những công cụ trong bộ ứng dụng. Văn phòng trực tuyến có tính ứng dụng cao. Excel sẽ giúp người dùng nhập dữ liệu, xử lý khối lượng thông tin lớn để tối ưu hiệu quả công việc. Để sử dụng ứng dụng Excel trong bộ Office trực tuyến, người dùng chỉ cần thực hiện các thao tác đơn giản sau:

Bước 1: Đầu tiên người dùng cần mở ứng dụng Excel -> chọn biểu tượng ở cột bên trái màn hình.

Bước 2: Tiếp theo, người dùng có thể chọn một bảng tính trống hoặc một biểu mẫu hiện có.

Bước 3: Bảng tính Excel hiện ra, người dùng nhập dữ liệu, điều chỉnh theo ý muốn, nhập hàm để xử lý,…

Bước 4: Người dùng có thể chia sẻ bảng tính với người khác để truy cập và chỉnh sửa. Lưu ý, số lượng người chia sẻ phụ thuộc vào gói người dùng chọn.

Cách sử dụng PowerPoint

PowerPoint là bộ phần mềm trình chiếu hỗ trợ người dùng trong việc học tập, giảng dạy, thuyết trình, giới thiệu sản phẩm,… Chính vì vậy, ứng dụng PowerPoint đóng vai trò quan trọng trong bộ phần mềm này. Văn phòng trực tuyến. Sử dụng PowerPoint rất đơn giản với các bước sau:

Bước 1: Tương tự như các công cụ khác, trước tiên người dùng mở PowerPoint. Người dùng có thể chọn bản trình bày trống hoặc chọn mẫu có sẵn.

Bước 2: Người dùng nên đặt tên cho bài thuyết trình để tránh bị mất, sau đó tự do thiết kế nội dung trình bày như chèn ảnh, video, file âm thanh, v.v.

Hướng dẫn sử dụng Teams

Nếu bạn cần tổ chức hoặc tham gia các cuộc họp trực tuyến, Teams là ứng dụng sẽ đáp ứng nhu cầu đó. Người dùng mở ứng dụng Teams trong bộ Văn phòng trực tuyến -> chờ giao diện ứng dụng hiện ra. Một số thao tác sử dụng Teams như sau:

Bước 1: Người dùng mở ứng dụng Teams -> chọn mục nhóm -> chọn tham gia hoặc tạo nhóm.

Bước 2: Tiếp theo, người dùng chọn tạo nhóm, sau đó điền tên nhóm, mô tả, chế độ hoạt động, rồi thêm thành viên. Trường hợp bạn là người tham gia nhóm Teams, nhận mã cuộc họp -> chọn OK.

Hướng dẫn sử dụng Outlook

Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Office bao gồm email, lịch, ghi chú, duyệt web, v.v. Nếu bạn không biết cách sử dụng Outlook, vui lòng tham khảo hướng dẫn sau:

Bước 1: Đầu tiên, mở ứng dụng -> chọn tạo thư mới -> điền thông tin email người nhận, tiêu đề, nội dung, tệp đính kèm,…

Bước 2: Người dùng nhấp vào gửi và hoàn tất thao tác.

Phần kết luận

Trong bài viết trên, chúng tôi đã trả lời Văn phòng trực tuyến Đây là bộ Office có nhiều tính năng nổi bật giúp người dùng có trải nghiệm tốt hơn. Hãy làm theo hướng dẫn trên để sử dụng bộ Office trực tuyến nhé! Hãy nhấp để theo dõi fanpage tuyengiaothudo.vn và kênh youtube Kênh Hoàng Hà để biết thêm thông tin thú vị.

XEM THÊM: