Hướng dẫn sử dụng Excel Online cực đơn giản, hiệu quả

Excel Trực Tuyến được biết đến là một công cụ quan trọng của dịch vụ Microsoft 365. Công cụ này không chỉ hữu ích trong việc quản lý bảng tính trực tuyến mà còn là trợ thủ đắc lực giúp người dùng nâng cao hiệu quả công việc. Tuy nhiên, trên thực tế, việc tận dụng tối đa các tiện ích mà công cụ này sở hữu đôi khi lại là điều khó khăn đối với người dùng. Nếu bạn muốn tìm hiểu cách sử dụng công cụ Excel trực tuyến, hãy theo dõi bài viết của tuyengiaothudo.vn Xuống đây.

Giới thiệu về công cụ Excel Online

Excel Online là ứng dụng bảng tính trực tuyến được tích hợp vào dịch vụ Microsoft 365. Công cụ này được Microsoft phát triển với mục đích phục vụ nhu cầu sử dụng bảng tính mà không cần cài đặt phần mềm trên thiết bị. Nói một cách đơn giản, người dùng có thể truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ bảng tính trực tuyến từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu sự tiện lợi trong công việc hàng ngày của sinh viên và nhân viên văn phòng.

Các tính năng chính của Excel Online bao gồm khả năng tạo và chỉnh sửa bảng tính, sử dụng công thức, định dạng ô và dữ liệu, tạo biểu đồ và nhiều tính năng khác tương tự như phiên bản Microsoft Excel trên máy tính để bàn. Bạn cũng có thể chia sẻ bảng tính với người khác để cộng tác trực tuyến. Điều này giúp làm việc nhóm hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để nắm bắt được những lợi ích đặc biệt mà công cụ này mang lại, đừng bỏ lỡ nội dung được trình bày dưới đây.

Lợi ích của việc sử dụng Excel trực tuyến

Sử dụng Excel Online mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho nhiều người dùng. Đặc biệt là những người đang làm việc và hoạt động trong môi trường đòi hỏi nhiều tương tác với máy tính như giáo viên, nhân viên văn phòng và học sinh. Cụ thể, dưới đây là một số lợi ích chính mà bạn có thể nhận được khi sử dụng công cụ trực tuyến này.

• Excel trực tuyến cho phép bạn truy cập bảng tính của mình từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Điều này mang lại cho bạn sự linh hoạt trong công việc và giúp bạn độc lập với một máy tính cụ thể.
• Nền tảng này cho phép bạn chia sẻ bảng tính với đồng nghiệp và cộng tác trực tuyến dễ dàng. Mọi người có thể chỉnh sửa và cập nhật dữ liệu cùng nhau mà không làm mất tính nhất quán trong công việc.

• Dữ liệu của bạn được lưu trữ hoàn toàn trực tuyến thông qua tài khoản Google của bạn. Chúng cũng tương thích với các phiên bản máy tính để bàn của Microsoft Excel. Bạn có thể bắt đầu làm việc trên một thiết bị và tiếp tục làm việc trên thiết bị khác mà không bị gián đoạn.
• Giao diện đơn giản và tính năng tự động hóa của bảng tính trực tuyến cũng giúp người dùng tiết kiệm thời gian và giảm công sức thủ công trong quá trình quản lý và phân tích dữ liệu.
• Người dùng cũng có thể xuất bảng tính ở nhiều định dạng khác nhau và chia sẻ chúng một cách thuận tiện. Điều này giúp bạn trình bày và truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.

Hướng dẫn Excel đơn giản dành cho bạn

Để sử dụng máy tính một cách đơn giản và nhanh chóng, bạn nên đọc qua những gợi ý mà chúng tôi đưa ra trong nội dung sau.

Điều kiện trước khi sử dụng

Để sử dụng Excel Online, bạn cần đăng nhập vào tài khoản Microsoft 365 của mình. Nếu bạn chưa có tài khoản, bạn có thể đăng ký miễn phí trên trang chủ của nhà phát hành Microsoft. Sau đó, quá trình truy cập công cụ bảng tính trực tuyến này sẽ yêu cầu người dùng cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố sau:

• Kiểm tra xem trình duyệt web bạn đang sử dụng có tương thích với Excel trực tuyến không. Microsoft khuyên bạn nên sử dụng phiên bản mới nhất của Edge, Chrome, Firefox hoặc Safari.

• Đảm bảo bạn có kết nối internet ổn định để tránh mất dữ liệu khi làm việc và đảm bảo đồng bộ hóa bảng tính trực tuyến. Đồng thời, đảm bảo trình duyệt web trên thiết bị của bạn đang chạy phiên bản mới nhất để có trải nghiệm làm việc mượt mà và tốt nhất với công cụ này.
• Trong trường hợp sử dụng điện thoại, bạn cần đảm bảo rằng kích thước màn hình của thiết bị đủ lớn để làm việc hiệu quả mà không gặp khó khăn với các tính năng của phiên bản Excel trực tuyến.

Cách đăng nhập và truy cập Excel Online

Để bắt đầu sử dụng Excel Online và tận hưởng các tính năng mạnh mẽ của ứng dụng, bạn cần làm theo các bước đơn giản sau:

Bước 1: Truy cập công cụ

Để bắt đầu, người dùng truy cập trang web Excel Online bằng liên kết sau: https://login.live.com/login.srf?. Sau khi trang web được tải, bạn sẽ thấy giao diện đăng nhập. Tại đây, bạn cần điền thông tin cá nhân như: địa chỉ email, số điện thoại hoặc tài khoản Skype của bạn. Sau đó, bạn nhấp vào “Next” để chuyển sang bước tiếp theo.

Bước 2: Nhập mật khẩu

Ở bước này, người dùng sẽ cần nhập đúng mật khẩu của tài khoản Microsoft. Lưu ý nếu bạn đăng nhập qua email, hãy nhập mật khẩu liên quan đến địa chỉ email đã cung cấp ở bước trước. Sau khi nhập mật khẩu, hãy nhấp vào “Đăng nhập” để tiếp tục quá trình truy cập vào giao diện công cụ Excel.

Bước 3: Tùy chọn duy trì trạng thái đăng nhập

Sau khi đăng nhập thành công, bạn sẽ thấy tùy chọn có nội dung “Duy trì trạng thái đăng nhập trên máy tính của bạn”. Tại đây, bạn có thể chọn “Có” nếu bạn muốn giữ tài khoản của mình tự động đăng nhập mỗi khi bạn truy cập. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian cho những lần sử dụng sau. Ngược lại, bạn cũng có thể chọn “Không” nếu bạn chỉ muốn sử dụng phiên bản Excel này một lần.

Cách sử dụng các tiện ích cơ bản trên công cụ Excel Online

Trên thực tế, phiên bản trực tuyến của Excel cũng có một loạt các tính năng tương tự như ứng dụng Excel thông thường. Do đó, các thao tác của cả hai phiên bản trong công cụ này gần như giống nhau. Tuy nhiên, để nhanh chóng tận dụng các tính năng của bảng tính trực tuyến, bạn cũng nên tham khảo hướng dẫn chi tiết dưới đây.

Cách tạo cửa sổ số mới trên công cụ Excel Online

Để bắt đầu tạo và làm việc trên bảng tính mới trên phiên bản Excel trực tuyến, người dùng nên làm theo các bước sau:

Bước 1: Chọn “Blank Workbook”

Sau khi đăng nhập, người dùng bắt đầu bằng cách chọn tùy chọn “Blank Workbook” hoặc “Create New Spreadsheet” để truy cập vào giao diện chính của công cụ. Lưu ý, bạn có thể thấy tùy chọn này trên màn hình chính hoặc trong danh sách các tệp đã làm việc gần đây.

Bước 2: Làm việc trên bảng tính mới tạo

Sau khi bạn chọn tạo một sổ làm việc mới, hệ thống sẽ mở một cửa sổ sổ làm việc trống trên giao diện máy tính của người dùng. Tại đây, bạn có thể thực hiện các thao tác tương tự như phiên bản Excel truyền thống như nhập nội dung, dữ liệu, tạo bảng, thêm màu vào bảng tính và sử dụng các công cụ định dạng và công thức tính toán.

Bước 3: Lưu và tải xuống một bản sao

Khi bạn hoàn tất công việc trên bảng tính mới, để lưu tệp Excel vào máy tính, bạn cần nhấp vào tùy chọn “File” ở góc trên bên trái. Sau đó, bạn tiếp tục nhấp vào mục “Download a Copy” để hoàn tất bước này. Lưu ý rằng phiên bản Excel Online sẽ tạo một bản sao của bảng tính và tệp đã tải xuống máy tính của bạn sẽ được lưu dưới dạng .xlsx.

Cách tải tệp Excel từ máy tính của bạn lên phiên bản Excel Online

Để tải tệp Excel từ máy tính lên phiên bản Excel Online và tiếp tục chỉnh sửa, bạn nên làm theo các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, sau khi đăng nhập vào công cụ trực tuyến Excel, hãy chọn “Đã lưu vào OneDrive” hoặc “OneDrive” từ thanh điều hướng bên trái của công cụ. Thao tác này sẽ đưa bạn đến kho lưu trữ trực tuyến của bạn.

Bước 2: Tiếp theo, bạn cần chạm vào tùy chọn “Tải lên” ở góc trên cùng và chọn “Thư mục” hoặc “Tệp” tùy thuộc vào việc bạn muốn tải lên một tệp duy nhất hay một thư mục chứa nhiều tệp.

Bước 3: Trong cửa sổ mới, người dùng chọn đúng file Excel mà bạn muốn tải từ máy tính lên OneDrive. Sau đó, tiếp tục nhấp vào “Open” để xác nhận lựa chọn và File được tải lên hệ thống.

Bước 4: Sau khi tệp đã được tải lên thành công, bạn có thể bắt đầu chỉnh sửa nội dung trực tiếp trên Excel Online. Tương tự như vậy, bạn cũng có thể sử dụng các công cụ và tính năng do hệ thống cung cấp để thực hiện các thao tác chỉnh sửa và phân tích dữ liệu mong muốn.

Lưu ý khi sử dụng công cụ Excel Online

Khi làm việc trên công cụ Excel trực tuyến, người dùng cũng cần lưu ý những điều quan trọng sau:

• Đảm bảo bạn có kết nối Internet ổn định để tránh mất dữ liệu và đảm bảo đồng bộ hóa bảng tính.
• Phiên bản trực tuyến của Excel thường tự động lưu trạng thái của bảng tính. Tuy nhiên, người dùng cũng nên thường xuyên kiểm tra và sử dụng tùy chọn “Lưu” để đảm bảo an toàn trong quá trình thao tác.
• Nếu bạn sử dụng máy tính cá nhân, hãy cân nhắc việc duy trì đăng nhập để tiết kiệm thời gian cho những lần truy cập sau.

• Khi chia sẻ bảng tính, bạn cũng nên xác định rõ quyền truy cập cho người khác (xem, chỉnh sửa hoặc cộng tác). Điều này giúp kiểm soát và bảo vệ dữ liệu của bạn.
• Excel Online thường được liên kết với dịch vụ OneDrive. Do đó, để sử dụng hiệu quả công cụ này, người dùng cũng nên tìm hiểu về cách OneDrive hoạt động để quản lý lưu trữ và tìm kiếm tệp dễ dàng hơn.
• Trong trường hợp làm việc trên bảng tính lớn và phức tạp, người dùng nên sử dụng tính năng khôi phục lịch sử phiên để tránh mất dữ liệu do lỗi hoặc thao tác không mong muốn.

Lời kết

Ngoài những lưu ý trên, bạn cũng nên kiểm tra và cập nhật ứng dụng. Excel Trực Tuyến thường xuyên sử dụng các tính năng mới và cải thiện hiệu suất của công cụ. Hy vọng, nội dung được đề xuất trong bài viết hôm nay tuyengiaothudo.vn sẽ giúp bạn sử dụng nhanh chóng và hiệu quả các công cụ hữu ích của Microsoft. Một lần nữa, cảm ơn bạn đã theo dõi toàn bộ nội dung trên và hẹn gặp lại bạn ở các bài viết sau!

XEM THÊM