Hàm SUMIFS trong Excel là hàm cơ bản giúp người dùng tính tổng các giá trị, dữ liệu thỏa mãn nhiều điều kiện kèm theo một cách dễ dàng và chính xác. Tuy nhiên, để khai thác hết lợi ích của hàm SUMIFS, bạn cần nắm vững các quy tắc sử dụng hàm. Qua bài viết dưới đây, tuyengiaothudo.vn sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách sử dụng hàm này một cách chính xác và hiệu quả nhất.
Excel là gì?
Microsoft Excel là một ứng dụng trong bộ Microsoft Office cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và sắp xếp dữ liệu trong bảng theo hàng và cột. Excel cung cấp nhiều công cụ và chức năng tính toán, thực hiện các hoạt động số học, thống kê và phân tích dữ liệu một cách hiệu quả.
Microsoft Excel có tầm quan trọng lớn trong nhiều lĩnh vực kinh doanh và cá nhân. Sau đây là một số tính năng quan trọng của Excel:
- Quản lý dữ liệu hiệu quả: Giúp người dùng sắp xếp, lưu trữ và quản lý dữ liệu dễ dàng. Sắp xếp, lọc và tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính rất tiện lợi.
- Tính toán và phân tích dữ liệu: Cung cấp nhiều công cụ tính toán và phân tích dữ liệu, thực hiện các phép tính số học, thống kê và phân tích dữ liệu phức tạp.
- Tạo biểu đồ và đồ thị: Trực quan hóa dữ liệu, xem xu hướng và mối quan hệ trong dữ liệu.
- Báo cáo và trình bày dữ liệu: trình bày dữ liệu rõ ràng và chuyên nghiệp.
- Làm việc với dữ liệu lớn: Excel hỗ trợ xử lý dữ liệu lớn, cho phép người dùng làm việc với các tệp và bảng tính có hàng nghìn, thậm chí hàng triệu hàng dữ liệu.
Với những tính năng trên, Excel được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực: kinh tế, tài chính, kế toán, thống kê, quản lý dự án… giúp các cá nhân, doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc. Ở phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu về hàm tính tổng trong Excel, cụ thể là hàm SUMIFS.
Phân biệt các hàm tính tổng trong Excel
Trong Excel, có nhiều hàm tổng khác nhau được sử dụng để thực hiện các loại tính toán tóm tắt dữ liệu khác nhau mà bạn đang thực hiện. Sau đây là một số hàm tổng phổ biến:
SUM: Hàm SUM dùng để tính tổng các giá trị trong một phạm vi cụ thể. AVERAGE: Hàm AVERAGE dùng để tính trung bình cộng của một tập hợp các giá trị.
COUNT và COUNTA: Hàm COUNT được sử dụng để đếm số ô có giá trị số trong một phạm vi. Trong khi đó, hàm COUNTA đếm số ô có giá trị không rỗng.
SUMIF và SUMIFS: Hàm SUMIF được sử dụng để tính tổng các giá trị dựa trên một điều kiện duy nhất. Theo đó, hàm này cho phép tóm tắt dữ liệu dựa trên nhiều điều kiện.
TỔNG PHỤ: Hàm SUBTOTAL tính tổng hoặc các số liệu thống kê khác cho một phạm vi dữ liệu, có khả năng bật hoặc tắt tổng phụ và tóm tắt.
Hàm SUMIFS là gì?
Về cơ bản, chức năng này cho phép bạn tóm tắt dữ liệu dựa trên một hoặc nhiều tiêu chí chính xác. Điều này hữu ích khi bạn muốn lọc dữ liệu dựa trên nhiều điều kiện.
Công thức hàm:
SUMIFS(Tổng cột; phạm vi điều kiện 1; điều kiện 1; …)
Trong đó:
- Sum_range: đây là phạm vi giá trị cần tính tổng, bao gồm các giá trị số. Nếu phạm vi chứa các giá trị trống hoặc văn bản, nó sẽ bị bỏ qua.
- Criteria_range1, criteria1… : Phạm vi và tiêu chí số 1 chứa dữ liệu
Tương tự với criteria_range2, criteria2, criteria_range3, criteria3…
Các tham số của hàm SUMIF
Hàm SUMIFS có các tham số quan trọng sau:
- Sum_range: Đây là phạm vi giá trị bạn muốn tính tổng.
- Criteria_range1, Criteria_range2, …: Đây là các phạm vi chứa các điều kiện bạn muốn áp dụng.
- Tiêu chí 1 (Criteria1), Tiêu chí 2 (Criteria2, )…: Đây là các điều kiện mà dữ liệu phải đáp ứng.
Cách sử dụng hàm SUMIFS đúng cách và hiệu quả
Để sử dụng hàm SUMIFS chính xác nhất, hãy cân nhắc các bước sau:
Sắp xếp dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu của bạn được sắp xếp gọn gàng. Điều này giúp hàm SUMIFS hoạt động bình thường.
Xác định tiêu chí: Xác định các điều kiện bạn muốn áp dụng. Đảm bảo các tiêu chí này khớp với dữ liệu trong phạm vi bạn đang xem.
Sử dụng hàm SUMIFS: Áp dụng hàm SUMIFS với các tham số tương ứng. Theo dõi phạm vi và tiêu chí về độ chính xác.
Lưu ý khi sử dụng hàm SUMIFS:
- Sử dụng ký tự đại diện khi cần thiết để mở rộng tiêu chí tìm kiếm của bạn. Tiêu chí có thể chứa các ký tự sau: (?),
- …. Nếu trong tiêu chí điều kiện bạn muốn đặt là (?) hoặc
- sau đó cần thêm ~ trước.
- Luôn kiểm tra kỹ thuật sắp xếp dữ liệu để đảm bảo tính chính xác.
- Sử dụng công cụ điều kiện nhóm để sắp xếp và kiểm soát điều kiện của bạn một cách rõ ràng.
- Tiêu chí điều kiện được thể hiện dưới dạng văn bản phải được đặt trong “dấu ngoặc kép” và đối với mỗi hàm như vậy, không thể thiết lập quá 127 điều kiện.
Criteria_range và sum_range phải có cùng kích thước, nghĩa là cùng số hàng và số cột.
Trong trường hợp sum_range trả về TRUE, kết quả là 1 và khi trả về FALSE, kết quả là 0.
Một số ví dụ khi sử dụng hàm SUMIFS
Sau đây là một số ví dụ về hàm SUMIFS trong Excel có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về hàm này.
Với bảng ví dụ sau, yêu cầu là tính tổng số lượng hàng hóa mà Mike đã cung cấp từ 200 sản phẩm trở lên. Trong trường hợp này, điều kiện đầu tiên là “nhà cung cấp Mike”. Điều kiện thứ hai là “lớn hơn hoặc bằng 200”. =SUMIFS(C2:C9,B2:B9,“Mike”,C2:C9,“>=200”).
sumifs-số-nguyên
Sử dụng SUMIFS với ngày tháng
Trong ví dụ dưới đây, để tính tổng giá trị theo ngày hiện tại, hàm SUMIFS sẽ sử dụng hàm TODAY() làm điều kiện.Yêu cầu cụ thể: Tính tổng giá trị Số lượng trong 7 ngày qua, bao gồm cả hôm nay.
= SUMIFS (D2: D10, C2: C10, “>=” & HÔM NAY () – 7, C2: C10, “<=” & HÔM NAY ())”:
sumifs hàng tháng
Các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm SUMIFS và cách khắc phục
Khi sử dụng hàm SUMIFS trong Excel, có một số lỗi phổ biến mà người dùng thường gặp phải. Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm này, cũng như cách khắc phục các lỗi này:
Phạm vi điều kiện không khớp với phạm vi tổng hợp: Điều này có thể xảy ra khi phạm vi điều kiện không cùng kích thước hoặc không khớp với phạm vi tổng hợp. Để khắc phục điều này, bạn cần đảm bảo rằng phạm vi điều kiện và phạm vi tổng hợp có cùng kích thước hoặc chứa cùng số hàng/cột.
sumifs-lỗi-thường-xảy-ra
Thiếu dấu ngoặc đơn đóng: Lỗi: Quên nhập dấu ngoặc đơn đóng “)” sau khi hoàn thành cú pháp hàm. Vui lòng kiểm tra lại cú pháp hàm SUMIFS và đảm bảo bạn đã nhập tất cả dấu ngoặc đơn đóng.
Cú pháp cho tiêu chí không đúng: Có thể cú pháp cho tiêu chí đã được nhập không đúng. Ví dụ, quên đặt dấu ngoặc kép (“ “) quanh văn bản. Để sửa lỗi này, hãy xác định lại tiêu chí và đảm bảo cú pháp của tiêu chí là đúng.
Thiếu dấu ngoặc kép cho tiêu chí văn bản: Khi sử dụng tiêu chí văn bản, người dùng thường quên đặt dấu ngoặc kép (“ “) xung quanh tiêu chí. Bạn cần đảm bảo rằng tiêu chí văn bản được bao quanh bởi dấu ngoặc kép để tránh lỗi này.
Phân biệt chi tiết các hàm SUM, SUMIF và SUMIFS
Các hàm SUM, SUMIF và SUMIFS trong Excel đều được sử dụng để tính tổng các giá trị. Tuy nhiên, mỗi hàm này có mục đích và cách sử dụng khác nhau.
Hàm SUM
Cú pháp: =SUM(số1, số2, …)
- Mục tiêu: Tính tổng các giá trị đã cho.
- Ví dụ:
=SUM(C1:C5) sẽ tính tổng các giá trị từ ô C1 đến ô C5.
=SUM(5, 10, 15) sẽ trả về tổng của 5, 10 và 15, là 30. [sum_range]Hàm SUMIF
Cú pháp: =SUMIF(phạm vi, tiêu chí,
)
- Mục tiêu: Tính tổng các giá trị trong sum_range (phạm vi cần tính) nếu các điều kiện trong range (phạm vi các điều kiện) được thỏa mãn.
=SUMIF(A1:A5, “>10”) sẽ tính tổng các giá trị trong phạm vi A1:A5 lớn hơn 10.
ham-sumifs-phan-biet-sum-sumif-sumifs [criteria_range2, criteria2]Hàm SUMIFS
Cú pháp: =SUMIFS(phạm vi tổng, phạm vi tiêu chí1, tiêu chí1,
…)
Mục tiêu: Tính tổng các giá trị trong sum_range (phạm vi cần tính) dựa trên các điều kiện khác nhau được chỉ định bởi criteria_range và criteria.
Ví dụ:
- =SUMIFS(B1:B5, A1:A5, “>10”, C1:C5, “Fruits”) sẽ tính tổng các giá trị trong phạm vi B1:B5 chỉ khi giá trị tương ứng trong A1:A5 lớn hơn 10 và giá trị tương ứng trong C1:C5 là “Fruits”.
- Nhìn chung cả ba hàm SUM, SUMIF và SUMIFS đều là các hàm tính tổng giá trị trong Excel. Tuy nhiên, những điểm dễ nhận biết và phân biệt của ba hàm này được trình bày chi tiết như sau:
- SUM tính tổng các giá trị mà không kèm theo bất kỳ điều kiện nào.
- SUMIF tính tổng các giá trị dựa trên một điều kiện nhất định.
SUMIFS tính tổng các giá trị dựa trên nhiều điều kiện.
Khi bạn cần tính tổng dựa trên các điều kiện, hãy xác định xem bạn chỉ cần một điều kiện (SUMIF) hay nhiều điều kiện (SUMIFS).
Phần kết luận
Tóm lại, hàm SUMIFS là một công cụ mạnh mẽ để tính tổng dữ liệu dựa trên nhiều tiêu chí. Bằng cách sử dụng hàm này đúng cách, bạn có thể tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác tuyệt đối của kết quả.
Ngoài ra, đừng quên kiểm tra các giá trị tham chiếu và lưu lại các ghi chú khi sử dụng hàm SUMIFS mà tuyengiaothudo.vn chia sẻ ở trên, để tránh mắc lỗi và có được kết quả đúng. Hãy theo dõi ngay trang tin tức của chúng tôi để không bỏ lỡ những chia sẻ hữu ích khác liên quan đến Excel hay bất kỳ lĩnh vực nào mà bạn quan tâm.Xem thêm: