Hướng dẫn cách lưu File Word nhanh chóng, chi tiết nhất

Biết cách lưu file Word vào thư mục sau khi chỉnh sửa sẽ giúp người dùng không bị mất nội dung quan trọng khi tắt máy. Hiện nay có rất nhiều cách giúp bạn lưu file Word bằng cách sử dụng phím tắt hoặc sử dụng các lệnh có sẵn một cách nhanh chóng. Bài viết này sẽ chia sẻ đến mọi người những hướng dẫn lưu file Word dễ nhất.

Microsoft Word là gì?

Trước khi biết cách lưu file Word, bạn cần tìm hiểu về Microsoft Word. Đây là chương trình cho phép người dùng chỉnh sửa và xử lý mọi loại văn bản. Phần mềm này đang được người dùng trên toàn thế giới sử dụng và đánh giá cao. Microsoft Word được phát triển bởi “ông lớn” Microsoft và là một phần của Microsoft Office.

Với Microsoft Word, bạn có thể sử dụng các công cụ của phần mềm này để tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp và chất lượng theo nhiều hướng khác nhau. Ngoài ra, Microsoft Word còn tích hợp nhiều công cụ thiết kế và chỉnh sửa tiện lợi cho người dùng.

Lợi ích của việc lưu file Word là gì?

Khi lưu file Word vào máy tính, bạn luôn đảm bảo tính an toàn và bảo mật cho dữ liệu của mình. Nếu máy tính của bạn đột nhiên bị sập hoặc bạn tắt máy mà không lưu file, bạn có thể mất toàn bộ nội dung đã chỉnh sửa. Việc lưu file Word định kỳ sẽ giúp dữ liệu của bạn luôn tồn tại trên máy tính.

Biết cách lưu các tệp Word trên máy tính của bạn sẽ giúp người dùng truy cập và chỉnh sửa chúng dễ dàng. Người dùng có thể mở tệp trên bất kỳ máy tính nào có Microsoft Word. Sau đó, bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa và chỉnh sửa từ nơi bạn đã dừng lại trong tệp. Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tệp Word với mọi người. Điều này cho phép những người khác xem tệp và chỉnh sửa nội dung nếu cần.

Word cũng cung cấp các công cụ như sắp xếp và tìm kiếm để giúp bạn nhanh chóng xác định, sắp xếp và chỉnh sửa từng phần nội dung văn bản. Khi bạn lưu tệp Word, bạn có thể khai thác các tính năng tìm kiếm, chỉnh sửa và sắp xếp dữ liệu theo cách khoa học hơn.

Khi lưu tệp Word, nó cũng cho phép người dùng tạo bản sao lưu cho công việc của họ. Điều này hữu ích khi người dùng muốn lưu trữ công việc trước đó hoặc khôi phục dữ liệu ngay sau khi chỉnh sửa. Người dùng cũng có thể lưu tệp với tên khác hoặc sử dụng tính năng “Lưu dưới dạng” để tạo bản sao lưu.

Ngoài ra, biết cách lưu file Word trên máy tính còn giúp bạn lưu nội dung văn bản vào các thư mục có nhiều loại định dạng như docx, doc, pdf,…

Bạn có thể điều chỉnh cài đặt lưu trữ cho phù hợp với nhu cầu của mình. Bạn có thể lưu tệp Word ở định dạng trước đó. Hoặc bạn có thể đặt mật khẩu để bảo vệ tệp, nén tệp để tiết kiệm dung lượng trên bộ nhớ máy tính, v.v.

Hướng dẫn 3 cách dễ nhất để lưu file Word

Ba cách sau đây để lưu file Word trên máy tính sẽ giúp bạn tiết kiệm công sức và thời gian:

Hướng dẫn đơn giản để lưu tệp Word bằng lệnh Save

Bạn có thể lưu tệp Word bằng lệnh Save theo 5 bước sau:

• Bước 1: Mở Microsoft Word và chỉnh sửa nội dung văn bản cần thiết. Sau khi hoàn tất, nhấp vào biểu tượng lưu ở góc trên bên trái của màn hình.

• Bước 2: Sau đó danh sách các tùy chọn để lưu file Word sẽ hiện ra. Nhấp vào Browse để lưu file Word vào thư mục cụ thể mà bạn muốn.

• Bước 3: Trong cửa sổ hiện ra, bạn chọn vị trí cụ thể để lưu file Word. Sau đó bạn có thể đặt tên cho file Word trong File name.

• Bước 4: Chọn loại thư mục bạn muốn lưu tệp trong Save as type. Bạn cũng có thể lưu tệp Word ở các định dạng khác như Web Page hoặc PDF, v.v.

• Bước 5: Nhấp vào Lưu để hoàn tất việc lưu tệp.

Cách lưu tệp Word bằng Save as

• Bước 1: Trong file Word bạn đang chỉnh sửa, hãy chọn tab Tệp để lưu file Word vào bất kỳ thư mục nào trên máy tính của bạn.
• Bước 2: Chọn Lưu thành.

• Bước 3: Danh sách các tùy chọn về nơi lưu tệp Word sẽ xuất hiện. Nhấp vào “Duyệt”.
• Bước 4: Trong cửa sổ hiện ra, chọn bất kỳ vị trí nào để lưu file. Sau đó đặt tên cho file Word trong File Name.
• Bước 5: Chọn loại thư mục bạn muốn lưu tệp Word trong Save as Type. Sau đó chỉ cần nhấp vào Save để hoàn tất việc lưu tệp.

Hướng dẫn lưu file Word bằng phím tắt

• Bước 1: Mở Microsoft Word và chỉnh sửa văn bản. Sau đó nhấn phím tắt Ctrl + S để mở danh sách tùy chọn.

• Bước 2: Tương tự như 2 cách lưu file Word ở trên. Danh sách các tùy chọn vị trí lưu file sẽ hiện ra và bạn chỉ cần nhấp vào Browse.
• Bước 3: Trong cửa sổ hiện ra, chọn bất kỳ vị trí nào để lưu file. Sau đó đặt tên cho file Word trong File Name.

• Bước 4: Chọn loại thư mục bạn muốn lưu file Word ở mục Save as Type. Việc lưu file Word bằng phím tắt cũng cho phép người dùng lưu file ở nhiều định dạng khác nhau.

• Bước 5: Sau đó bạn chỉ cần nhấp vào Save để hoàn tất việc lưu file.

Hướng dẫn 2 cách mở file Word đã lưu

Sau khi lưu file Word, bạn có thể mở lại file để tiếp tục công việc chỉnh sửa đã tạm dừng trước đó. Khi bạn chắc chắn rằng mình đã lưu file Word vào một thư mục trên máy tính. Sau đó, cho dù bạn tắt hay khởi động lại máy tính, bạn vẫn có thể tiếp tục mở lại file để làm việc với nó.

Sau đây là 3 cách để mở tệp Word đã lưu trên máy tính để bạn tham khảo:

Hướng dẫn mở file Word bằng các lệnh có sẵn

• Bước 1: Mở Microsoft Word và chọn tab File. Sau đó chọn Open.
• Bước 2: Tìm kiếm tệp Word của bạn trong danh sách các tùy chọn hiển thị bên phải. Hoặc bạn có thể sử dụng thanh cuộn hoặc tìm kiếm nâng cao nếu bạn nhớ tên tệp đã lưu.

• Bước 3: Tương tự như khi lưu tệp, nếu bạn sử dụng phương pháp tìm kiếm nâng cao, bạn có thể chọn Browse.

• Bước 4: Trong cửa sổ xuất hiện, nhập tên tệp bạn muốn tìm vào phần Tìm kiếm.

• Bước 5: Nhấp vào tệp Word bạn tìm thấy. Sau đó nhấp vào Mở để mở tệp.

Hướng dẫn mở file Word bằng phím tắt

• Bước 1: Nếu cách lưu file Word bằng phím tắt là sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S thì khi mở file Word đó bạn chỉ cần nhấn phím tắt Ctrl + O trên bàn phím.

• Bước 2: Chọn Mở để tìm kiếm tệp Word trong danh sách bên phải.
• Bước 3: Chọn tìm kiếm nâng cao bằng cách nhấp vào Browse để tìm kiếm tên tệp Word mà bạn đã lưu.

• Bước 4: Trong cửa sổ hiện ra, nhập tên file Word bạn muốn tìm vào mục Tìm kiếm. Việc nhớ tên file thực sự quan trọng khi tìm kiếm và mở file trên máy tính.

• Bước 5: Nhấp vào tệp Word bạn tìm thấy. Sau đó nhấp vào Mở để mở tệp và tiếp tục chỉnh sửa.

Hướng dẫn thay đổi thư mục lưu file Word mặc định

Đôi khi người dùng muốn thay đổi thư mục lưu file Word để dễ dàng tìm kiếm và quản lý file. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn sau để thay đổi thư mục mặc định lưu file Word:

• Bước 1: Trong tệp Word, nhấp vào tab Tệp và mở hộp thoại tùy chỉnh. Sau đó nhấp vào Tùy chọn.

• Bước 2: Word sẽ hiển thị bảng tùy chọn. Trong phần Save Documents, tìm mục “Default local file location”. Tiếp theo, nhấp vào Browse…. để thay đổi thư mục lưu tệp Word mặc định. Sau khi chọn, chỉ cần nhấp vào OK để thay đổi thư mục lưu tệp Word.

Mọi người cần lưu ý rằng, thông thường thư mục mặc định để tối ưu hóa các file Word là Documents trong ổ C:\\ trên máy tính. Nhưng nếu bạn muốn thay đổi thư mục mặc định để lưu các file Word sang các ổ cứng khác thì đây là cách tốt để tối ưu hóa dung lượng lưu trữ.

Hướng dẫn đổi tên file Word đã lưu

Ngoài việc học cách lưu tệp Word trên máy tính hoặc cách thay đổi thư mục lưu tệp mặc định. Nhiều người cũng học cách đổi tên tệp Word đã lưu trên máy tính của họ. Đổi tên tệp Word đã lưu cũng giúp mọi người tìm và quản lý tệp dễ dàng hơn. Sau đây là cách đổi tên tệp:

• Bước 1: Bạn cần mở file Word đã lưu theo hướng dẫn ở trên. Sau đó bạn chọn tab File.

• Bước 2: Chọn Save as rồi chọn vị trí lưu file. Lưu ý: Ở bước này bạn không thể chọn Save mà chỉ có thể chọn Save as. Vì nếu bạn chọn Save thì file sẽ được lưu ngay lập tức và bạn không thể đổi tên file trước đó.

• Bước 3: Trong File Name, xóa tất cả tên cũ rồi đặt tên mới. Sau đó nhấp vào Save để hoàn tất.

Những câu hỏi thường gặp về Microsoft Word

Ngoài việc tìm hiểu cách lưu file Word trên máy tính, nhiều người còn có những câu hỏi sau:

Có chương trình Word miễn phí nào không?

Có một số chương trình Word miễn phí hiện nay. Ví dụ: AbiWord, LibreOffice, OpenOffice, Microsoft WordPad, máy tính Apple, TextEdit – Bao gồm,…

Ai có thể sử dụng Microsoft Word?

Ngày nay, hầu hết các công việc đều yêu cầu mọi người thành thạo các thao tác máy tính văn phòng như soạn thảo. Do đó, phần mềm soạn thảo văn bản Microsoft Word là phần mềm không thể thiếu đối với những người như giáo viên, cán bộ, sinh viên, nhân viên văn phòng, v.v.

Microsoft Word áp dụng vào những lĩnh vực nào?

Microsoft Word là một phần mềm đa năng nên hiện nay nó có mặt trong hầu hết các ngành công nghiệp:

• Đối với nhân viên văn phòng, họ có thể sử dụng Microsoft Word để soạn thảo nhiều loại tài liệu, biên bản, hợp đồng, báo cáo, v.v.
• Đối với sinh viên, bạn sử dụng Microsoft Word để soạn bài tập, báo cáo, bài luận, bài nghiên cứu, v.v.

Việc đổi tên file Word có ảnh hưởng tới nội dung bên trong không?

Đổi tên tệp Word trong bất kỳ phiên bản Word nào cũng không ảnh hưởng đến nội dung của tệp. Trừ khi bạn tự chỉnh sửa nội dung của tệp.

Bài viết trên đã chia sẻ nội dung về cách lưu file Word để mọi người cùng học. Đây là phần mềm mà bạn thường xuyên truy cập dù là trong công việc hay học tập. Do đó, bạn cần nắm rõ những thao tác cơ bản như lưu file Word để sử dụng phần mềm này hiệu quả hơn.

Xem các bài viết liên quan: