Hướng dẫn cách dùng Email 365 Outlook cho người mới

Microsoft Email 365 outlook là ứng dụng không thể thiếu trong việc giúp bạn quản lý email, lên lịch làm việc và tương tác, theo tài khoản của mình một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Để biết thêm về cách sử dụng, hãy theo dõi bài viết dưới đây của chúng tôi.

Microsoft Email 365 Outlook là gì?

Email 365 outlook là dịch vụ đám mây do Microsoft cung cấp, bao gồm nhiều ứng dụng và dịch vụ phục vụ cho công việc, quản lý thông tin và cộng tác trong môi trường doanh nghiệp hoặc cá nhân. Không chỉ vậy, đây còn là tiện ích dịch vụ đám mây được Microsoft Office 365 cập nhật.

Email Outlook 365 là gì?

Email Outlook 365 có thể đồng bộ để làm việc trên mọi thiết bị, mọi nơi giữa các cá nhân trong cùng công ty hoặc các đối tác ngoài công ty với tính bảo mật cao. Điều này giúp bạn lưu trữ và bảo quản thông tin an toàn, không giới hạn. Với dữ liệu không giới hạn như vậy, công cụ này rất phù hợp với những người có nhiều tài liệu. Lưu quá nhiều dễ dẫn đến tình trạng máy tính đầy mà không có giải pháp nào. Vậy nên Microsoft Email 365 outlook là một lựa chọn tối ưu.

Các tính năng cơ bản của Microsoft Email 365 quan điểm

Email Outlook 365 được thiết kế để giúp các cá nhân và tổ chức quản lý tốt hơn các giao tiếp, lịch trình và nhiệm vụ hàng ngày của họ và cũng có thể cung cấp nhiều tính năng và khả năng độc đáo. Sau đây là một số tính năng chính của Microsoft Outlook 365:

Tính năng nổi bật của email 365 outlook

Tạo tài khoản trên Outlook Office 365

Để sử dụng Email 365 outlook, đối với người dùng mới, trước tiên bạn cần đăng ký tài khoản trên trang web của Microsoft. Đăng nhập vào tài khoản sau khi tạo thành công, sau đó bắt đầu cài đặt để sử dụng.

Tạo email outlook 365 mới

Rất đơn giản, chỉ cần nhấp vào nút “Email mới” hoặc bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl+N. Tiếp theo, nhập địa chỉ email của người nhận vào ô “Đến”, nhập tiêu đề email vào ô “Chủ đề” và viết nội dung email bên dưới. Sau khi viết xong, kiểm tra lại toàn bộ thông tin, sau đó nhấp vào nút “Gửi” để gửi email.

Quản lý Email hiệu quả

Outlook 365 cho phép bạn quản lý nhiều tài khoản email từ các nhà cung cấp khác nhau, như Outlook.com, Gmail, Yahoo, v.v. Bạn có thể tạo hộp thư đến riêng cho từng tài khoản, giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý email của mình.

Hộp thư đến thông minh

Outlook 365 sử dụng trí tuệ nhân tạo tích hợp để phân loại và lọc email dựa trên loại email, người gửi và nội dung. Điều này giúp bạn tập trung vào các email quan trọng và loại bỏ email rác hiệu quả hơn.

Biểu tượng email Outlook 365

Giao diện trực quan

Giao diện Outlook 365 được thiết kế tốt và dễ sử dụng. Bạn có thể dễ dàng tạo, trả lời và chuyển tiếp email bằng các biểu tượng trực quan và tùy chọn định dạng.

Chia sẻ Lịch làm việc

Với tính năng chia sẻ lịch, bạn có thể mời đồng nghiệp, bạn bè hoặc thành viên gia đình đến các sự kiện hoặc cuộc họp. Điều này giúp tạo sự đồng thuận và giúp quản lý thời gian của mọi người dễ dàng hơn.

Nhắc nhở và thông báo

Outlook 365 cho phép bạn đặt lời nhắc cho các sự kiện và nhiệm vụ quan trọng. Bạn cũng có thể cấu hình thông báo qua email hoặc thiết bị di động để không bỏ lỡ bất kỳ điều quan trọng nào.

Tích hợp Microsoft Office

Outlook 365 tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng Microsoft Office như Word, Excel và PowerPoint. Bạn có thể dễ dàng chuyển từ email sang tài liệu Office và ngược lại mà không cần thoát khỏi ứng dụng.

Tích hợp Microsoft 365

Tích hợp và lưu trữ đám mây

Bạn có thể lưu trữ tệp đính kèm trên các dịch vụ đám mây như OneDrive và SharePoint, cho phép bạn chia sẻ và truy cập tệp từ mọi nơi và trên mọi thiết bị.

Tùy chỉnh và cài đặt

Outlook 365 cho phép bạn tùy chỉnh giao diện, cài đặt thông báo, chủ đề màu sắc và nhiều tính năng khác để tạo ra trải nghiệm được cá nhân hóa.

Bảo mật và quản lý dữ liệu

Outlook 365 sử dụng các biện pháp bảo mật mạnh mẽ để bảo vệ thông tin cá nhân và doanh nghiệp. Bạn cũng có thể quản lý quyền truy cập vào email và tài liệu của mình.

Hỗ trợ và Tài liệu

Microsoft cung cấp hỗ trợ trực tuyến, tài liệu và cộng đồng người dùng để giúp bạn giải quyết sự cố và tận dụng tối đa Outlook 365.

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook 365 email cho người mới bắt đầu

Sau đây là hướng dẫn chi tiết và toàn diện về cách sử dụng email Microsoft Outlook 365 dành cho người mới bắt đầu theo cách chi tiết và dễ hiểu nhất:

Bước 1: Mở Outlook và vào cài đặt

Giao diện ban đầu của Email 365 Outlook. Bước đầu tiên là mở Outlook trên máy tính của bạn và chọn tùy chọn “File” ở góc trên bên trái của màn hình. Trên giao diện màn hình, bạn sẽ thấy danh sách các tùy chọn. Chọn mục “Account” để tiếp tục.

Giao diện mở email Outlook 365

Bước 2: Chọn thêm tài khoản email

Nhấp chuột của bạn sẽ dẫn đến một cửa sổ mới. Tại đây, hãy chọn tùy chọn “Thêm tài khoản email” để tiếp tục quá trình thêm tài khoản của bạn.

Thêm giao diện tài khoản email

Bước 3: Nhập thông tin tài khoản email Microsoft 365 mới

Sau khi chọn “Thêm tài khoản email”, bạn sẽ được yêu cầu nhập thông tin tài khoản email của mình. Đảm bảo rằng địa chỉ email và mật khẩu được nhập chính xác để tiếp tục quá trình thêm tài khoản.

Bước 4: Chọn tùy chọn cấu hình

Có một số tùy chọn khác nhau sẽ xuất hiện sau khi bạn nhập thông tin tài khoản của mình. Chọn tùy chọn “Cấu hình thủ công” để điều chỉnh cài đặt email của bạn.

Bước 5: Hoàn tất

Sau khi nhập thông tin tài khoản email và cấu hình đầy đủ các cài đặt, hãy chọn “Hoàn tất” để hoàn tất quá trình thêm tài khoản Email Outlook 365 mới.

Giao diện email Outlook 365

Đó là tất cả các bước cần thiết để thêm tài khoản email Microsoft 365 mới của bạn vào Outlook. Bây giờ bạn có thể quản lý nhiều tài khoản email thuận tiện và hiệu quả hơn với sự trợ giúp của Outlook.

Một số thao tác đơn giản trên Email 365 outlook

Có rất nhiều tính năng tuyệt vời được hiển thị trên Email 365 outlook. Tại đó bạn có thể thoải mái khám phá và tìm hiểu. Nó sẽ giúp bạn sử dụng Email 365 outlook thành thạo hơn.

Đăng nhập vào tài khoản Outlook 365

1. Mở trình duyệt web và truy cập trang đăng nhập Microsoft Outlook 365.
2. Nhập địa chỉ email và mật khẩu tương ứng vào ô tương ứng.
3. Nhấp vào “Đăng nhập” để truy cập tài khoản Outlook 365 của bạn.

Khám phá Giao diện Email

Sau khi đăng nhập, bạn sẽ thấy giao diện email Outlook 365 chính. Giao diện được chia thành các phần chính như Hộp thư đến, Lưu trữ, Email mới và Thư mục khác. Ở bên trái, bạn sẽ thấy danh sách các thư mục của mình.

Gửi email

1. Để gửi email mới, hãy nhấp vào biểu tượng “Soạn” hoặc “Email mới”.
2. Một cửa sổ mới sẽ xuất hiện. Nhập địa chỉ email của người nhận vào trường “To” và nhập chủ đề vào trường “Subject”.
3. Viết nội dung email vào ô “Tin nhắn”.
4. Bạn có thể sử dụng các biểu tượng định dạng để làm cho email của mình trở nên sinh động hơn.
5. Sau khi hoàn tất, nhấp vào “Gửi” để gửi email.

Đọc và Quản lý Email

Để đọc email, hãy nhấp vào email trong Hộp thư đến của bạn. Bạn có thể trả lời, chuyển tiếp hoặc xóa email từ đó. Sử dụng biểu tượng “Lưu trữ” hoặc “Xóa” để lưu trữ hoặc xóa email.

Quản lý thư mục

Bạn có thể tạo các thư mục riêng để sắp xếp email của mình. Để thực hiện việc này, nhấp chuột phải vào “Thư mục” và chọn “Thư mục mới” > Đặt tên cho thư mục và chọn vị trí lưu trữ.

Quản lý thư mục Email 365 Outlook

Tích hợp Lịch làm việc

1. Nhấp vào biểu tượng “Lịch” để truy cập lịch của bạn.
2. Bạn có thể tạo sự kiện bằng cách nhấp vào ngày và giờ cụ thể, sau đó điền thông tin sự kiện.

Tùy chỉnh và cài đặt

1. Nhấp vào biểu tượng “Cài đặt” để tùy chỉnh cài đặt của bạn.
2. Bạn có thể thay đổi ngôn ngữ, thiết lập thông báo, chọn chủ đề màu và nhiều tùy chọn khác.

Đăng xuất

Để đăng xuất khỏi tài khoản Outlook 365, hãy nhấp vào biểu tượng người dùng ở góc trên bên phải và chọn “Đăng xuất”.

Đó là hướng dẫn cơ bản về cách sử dụng Microsoft Email 365 outlook. Tuy nhiên, Outlook 365 có nhiều tính năng nâng cao khác nhau mà bạn có thể khám phá dần dần theo nhu cầu của mình.

Tại sao bạn nên chọn sử dụng email 365 outlook?

Email Outlook 365 luôn là giải pháp an toàn được nhiều người hoặc thậm chí hầu hết các doanh nghiệp sử dụng và sau đây là những lý do tại sao bạn nên chọn phần mềm này.

Giao diện đẹp, dễ sử dụng

Email Outlook 365 có giao diện được thiết kế vô cùng ấn tượng, đẹp mắt và dễ sử dụng. Từ đó, người dùng có thể trải nghiệm những hình ảnh và chuyển động chân thực nhất, mang lại cảm giác thích thú mỗi khi làm việc trên ứng dụng này. Những người dùng Outlook lần đầu cũng có thể dễ dàng sử dụng mà không mất quá nhiều thời gian. Nếu các nhà quản lý thực sự thông minh thì đây chính là phương pháp giúp nhân viên tăng động lực làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày.

Email 365 Biểu trưng Outlook

Lên lịch gửi email

Nếu bạn muốn gửi email vào một thời điểm cụ thể trong tương lai nhưng lo lắng về việc có quá nhiều thứ chồng chất và bỏ lỡ, hãy sử dụng tính năng lập lịch email. Chỉ cần chọn “Trì hoãn giao hàng” và chọn thời điểm bạn muốn gửi email.

Có thể quản lý lịch trình làm việc dễ dàng

Outlook Office 365 cung cấp khả năng quản lý lịch tiện lợi. Bạn có thể tạo các cuộc họp và kiểm tra mới và đồng bộ chúng với các thiết bị khác của mình.

Tốc độ truy cập trang web nhanh

Ấn tượng đầu tiên của chúng tôi khi sử dụng email Outlook Office 365 là tốc độ truy cập cao 9/10. So với các phần mềm gửi email khác, email của Microsoft được đánh giá ở vị trí đầu tiên trong tiêu chí này. Đây được coi là một điểm cộng rất lớn vì hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều hướng đến mục tiêu tối ưu thời gian thực hiện để tăng hiệu quả công việc cao nhất.

Không gian lưu trữ lớn lên đến 50GB

Với tài khoản Outlook Office 365, người dùng có thể sử dụng tối đa 50GB dung lượng lưu trữ. Ngoài ra, để tiết kiệm dung lượng, các file tài liệu đã gửi có thể được tải lên OneDrive, sau đó người dùng chỉ cần chèn liên kết tài liệu vào email. Do đó, việc gửi email cho nhiều người nhận với tệp đính kèm lớn không còn là vấn đề khi sử dụng email Outlook.

Khả năng tìm kiếm nâng cao

Chỉ với vài thao tác đơn giản, người dùng có thể tìm kiếm email đã gửi và nhận trong một khoảng thời gian nhất định hoặc dựa trên nội dung email. Trong trường hợp người dùng phải tìm kiếm email trong hộp thư đến với hàng ngàn email hỗn tạp, tính năng này sẽ được áp dụng hiệu quả hơn. Điều này đã tiết kiệm rất nhiều thời gian cho mọi người và doanh nghiệp.

Tích hợp mạng xã hội

Hiện nay, email Outlook Office 365 được tích hợp với các mạng xã hội nổi tiếng trên thế giới như Facebook, Linkedln hay Twitter. Do đó, người dùng có thể kiểm tra email đã gửi và đã nhận cùng lúc và cũng có thể lướt các trang mạng xã hội để cập nhật tin tức mới nhất. Với ưu điểm này, các doanh nghiệp hiện nay luôn ưu tiên Outlook là lựa chọn sử dụng tối ưu nhất.

Kết luận

Trên đây là tất cả những thông tin cơ bản nhất về Outlook 365 Email. Chúng tôi hy vọng rằng qua bài viết trên, chúng tôi có thể giúp bạn hiểu được tất cả những thông tin cần thiết về Outlook Office 365 email và có thể sử dụng nó một cách hiệu quả nhất.

Với các hướng dẫn trên, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian và công sức khi làm việc nội bộ hoặc khi xử lý các giao dịch bí mật. Hãy thử và trải nghiệm sự tiện lợi của nó!

Xem thêm: