Hướng dẫn 5 cách lọc trong excel dễ dàng dân văn phòng không thể bỏ qua

Excel là một trong những phần mềm văn phòng phổ biến và hữu ích nhất hiện nay trong bộ Microsoft Office. Trong bài viết này, tuyengiaothudo.vn sẽ hướng dẫn bạn 5 cách lọc trong Excel dễ dàng và nhanh chóng.

Bên cạnh Words hay Power Point thì phần mềm Excel cũng rất được ưa chuộng khi người dùng cần xử lý dữ liệu phục vụ mục đích thống kê. Với nhiều chức năng và công cụ tiện lợi, Excel có thể giúp người dùng sắp xếp và xử lý dữ liệu số, văn bản một cách nhanh chóng theo cách đơn giản nhất. Trong bài viết này, tuyengiaothudo.vn sẽ hướng dẫn bạn 5 cách lọc đơn giản trong Excel. Bạn cũng sẽ biết cách tạo hoặc xóa bộ lọc sau khi đã làm việc xong với trường dữ liệu cần xử lý.

Bộ lọc trong Excel là gì?

Nếu bạn thường xuyên xử lý dữ liệu dạng bảng, chắc hẳn bạn đã quen thuộc với công cụ lọc. Bộ lọc hoặc Bộ lọc tự động được sử dụng khi người dùng muốn thu thập và hiển thị thông tin có chung một đặc điểm nào đó. Bộ lọc giúp người dùng dễ dàng theo dõi các trường dữ liệu cần xử lý và ẩn dữ liệu khác. Công cụ này có nhiều lợi ích cho những người thường xuyên làm việc với số liệu thống kê.

Tại sao bạn nên sử dụng bộ lọc trong Excel?

Bộ lọc trong Excel rất hữu ích trong việc xử lý dữ liệu và thông tin. Người dùng có thể sắp xếp thông tin theo ký tự từ A đến Z hoặc ngược lại. Ngoài ra, bạn có thể sắp xếp theo màu sắc, số hoặc ngày tùy theo nhu cầu. Đặc biệt, khi sử dụng bộ lọc trong Excel, người dùng có thể chỉnh sửa dữ liệu bình thường sau khi lọc. Sau khi chỉnh sửa, bạn chỉ cần tắt bộ lọc là dữ liệu sẽ được hiển thị theo thứ tự ban đầu mà không cần phải sắp xếp lại.

Cách thêm bộ lọc trong excel

Việc thêm bộ lọc trong Excel không quá phức tạp. Bạn cần đảm bảo rằng các tiêu đề của chuỗi dữ liệu nằm trên cùng một hàng. Sau đó, bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau.

Bật bộ lọc trong excel

Với tab Home, bạn chọn nhóm Editing, sau đó bạn sẽ thấy màn hình thả xuống với các tùy chọn gợi ý “Sort A to Z”, “Sort Z to A”. Tuy nhiên, bạn có thể chọn nhấp vào Filter để bắt đầu tạo bộ lọc phù hợp.

Với tab Data, bạn có thể thấy công cụ Filter ngay trong nhóm Sort & Filter. Chỉ cần nhấp một lần để bắt đầu sử dụng công cụ filter. Ngoài ra, nếu bạn muốn sử dụng phím tắt để giảm thời gian thao tác chuột, hãy lưu ý rằng cách bật/tắt bộ lọc là tổ hợp phím: Ctrl + Shift + L. Sau khi bật công cụ filter, bạn sẽ thấy các mũi tên hướng xuống trên thanh tiêu đề như hình ảnh minh họa ở trên. Sau đó, bạn có thể bắt đầu xử lý dữ liệu bằng bộ lọc Excel.

5 cách đơn giản để lọc trong excel

Về cơ bản, bạn có thể hiểu rằng bộ lọc dòng được sử dụng để tạm thời ẩn dữ liệu không cần thiết và hiển thị dữ liệu cần xử lý. Do đó, tùy thuộc vào mục đích khác nhau, người dùng sẽ chọn các bộ lọc khác nhau. Dưới đây là 5 cách lọc dữ liệu phổ biến nhất cho người dùng khi làm việc với Excel.

Cách lọc trong excel theo dữ liệu ký tự

Đây là dạng lọc các ô có nội dung dưới dạng chữ hoặc số. Sau khi thêm bộ lọc vào cột chứa ký tự bạn cần thao tác, bạn chỉ cần nhấp vào mũi tên, bộ lọc ký tự sẽ xuất hiện một bảng được chia sẵn. Trong đó sẽ bao gồm một bảng phân loại ký tự mà bạn có thể sử dụng bộ lọc tự động. Ví dụ như trong hình dưới đây, tôi sẽ thao tác để lọc những người có tên Nam bằng công cụ lọc của Excel. Tất nhiên, đây cũng là cách lọc trong excel 2003 được nhiều người sử dụng phổ biến.

đường

Chỉ cần chọn mũi tên, để menu xuất hiện bên dưới và nhấp để đánh dấu các bộ lọc bạn muốn sử dụng.

Lọc các ô trống không có dữ liệu

Đây cũng là một trong những nhu cầu của nhiều người dùng khi sử dụng công cụ lọc của Excel. Đôi khi, danh sách dữ liệu của bạn sẽ có những ô trống, không có nội dung về ký tự hoặc số bên trong. Những ô trống này nằm xen kẽ với các ô chứa nội dung. Chúng ta không thể xóa từng ô một vì điều này chắc chắn sẽ mất rất nhiều thời gian. Chưa kể nếu danh sách dữ liệu của bạn đạt đến 1000 hàng chẳng hạn. Đây là lúc bạn cần một bộ lọc để bỏ qua các ô trống.

Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào mũi tên của bộ lọc tự động. Sau khi tất cả các bộ lọc được hiển thị, hãy chọn tất cả các ô và bỏ chọn hộp Blanks. Đây là bộ lọc cho các ô trống và thường nằm ở cuối danh sách Show All. Điều này sẽ bỏ qua các ô không có dữ liệu và chỉ hiển thị các ô có dữ liệu. Ngược lại, nếu bạn muốn hiển thị các ô trống, hãy tích vào hộp Blanks và bỏ chọn các ô còn lại.

Lọc ngày tháng năm trong excel

Một bộ lọc rất phổ biến khác là bộ lọc Ngày Tháng Năm. Thông thường, bộ lọc này có thể được sử dụng khi bạn cần liệt kê hàng hóa nhập khẩu hoặc bảng chấm công của nhân viên theo ngày. Ngoài ra, bộ lọc này cũng cho phép người dùng chọn hiển thị dữ liệu theo tuần hoặc tháng. Ví dụ, nếu bạn muốn hiển thị tất cả thông tin trong 15 ngày đầu tiên của tháng 7, bạn có thể nhập thông tin vào bảng như sau:

Lọc số trong excel

Tương tự như bộ lọc ký tự, bạn cũng có thể lọc các ô chứa số theo nhiều cách khác nhau. Một số thao tác phổ biến thường thấy khi làm việc với dữ liệu số bao gồm: lọc các số bằng hoặc lớn hơn một số nhất định, lọc các số lớn hơn, nhỏ hơn hoặc nằm trong phạm vi giữa hai số. Ngoài ra, trong một số trường hợp, người dùng có thể cần lọc 10 số đầu tiên hoặc 10 số cuối cùng trong một trường dữ liệu. Bạn cũng có thể chọn lọc các ô chứa các số nhỏ hơn hoặc lớn hơn giá trị trung bình.

Lọc số trong excel

Để có thể sử dụng bộ lọc số trong Excel, bạn cũng thực hiện tương tự để tạo mũi tên lọc trên ô tiêu đề của cột chứa giá trị. Sau đó chọn mũi tên xuống để hiển thị bảng lọc. Bạn chọn bộ lọc số và chọn điều kiện phù hợp với nhu cầu lọc. Sau đó, bộ lọc sẽ tự động hiển thị các ô chứa giá trị số phù hợp và nhấp vào ok. Bạn có thể quan sát ví dụ từ hình ảnh trên. Theo bộ lọc số, Excel đã lọc ra những học sinh có chiều cao từ 130cm đến 160cm để hiển thị.

Cách lọc dữ liệu trong excel theo màu sắc

Thông thường, các loại bảng tính chứa dữ liệu ngày nay đều được hiển thị màu trắng. Tuy nhiên, đôi khi bạn cũng sẽ nhận được các bảng tính có ô dữ liệu được tô màu để phân loại. Hoặc nếu bạn muốn tô màu các ô dữ liệu để bảng trông bắt mắt hơn, bạn vẫn có thể sử dụng bộ lọc. Sau đó, bạn cũng tạo các bộ lọc tương tự như các phương pháp trên để tạo mũi tên trên tiêu đề của ô dữ liệu. Tùy theo từng định dạng trong ô dữ liệu, bạn có thể lọc theo màu chữ, màu cột hoặc theo biểu tượng ô.

Lọc theo màu sắc

Ví dụ, trong bảng trên, dữ liệu được tô sáng theo 3 loại: xanh, vàng và cam. Nếu bạn muốn sử dụng bộ lọc màu, hãy nhấp vào mũi tên để hiển thị bảng. Sau đó, nhấp vào bộ lọc theo màu và chọn màu tương ứng. Trong trường hợp trên, các ô có màu vàng sẽ được lọc và hiển thị để sử dụng. Các ô có màu khác sẽ tạm thời bị ẩn trên bảng.

Sao chép dữ liệu sau khi lọc trong excel

Như tôi đã đề cập ở trên, dữ liệu đã lọc sẽ được hiển thị trên bảng thống kê để người dùng có thể dễ dàng thao tác. Dữ liệu khác sẽ bị ẩn nhưng không bị xóa. Bạn có thể sao chép dữ liệu đã lọc và di chuyển sang bảng tính khác bằng các thao tác đơn giản:

Đầu tiên, bạn chọn các ô chứa dữ liệu đã lọc và nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ dữ liệu. Sau đó, bạn chọn Ctrl + C để sao chép, chuyển đến trang tính mới, chọn ô trên cùng bên trái và nhấn Ctrl + V. Như vậy, toàn bộ dữ liệu đã lọc đã được dán vào bảng mới. Trong trường hợp bạn không muốn sao chép tiêu đề, bạn có thể chọn ô đầu tiên chứa dữ liệu và nhấn Ctrl + Shift + End. Như vậy, Excel sẽ tự động chọn ô dữ liệu cuối cùng và trừ tiêu đề của các cột và hàng.

Cách xóa bộ lọc trong excel

Bộ lọc tự động được sử dụng khi bạn cần xử lý thông tin với một nhóm dữ liệu trong một bảng thống kê lớn. Do đó, sau khi sử dụng bộ lọc, bạn vẫn có thể xóa nó khỏi bảng. Để xóa bộ lọc khỏi các cột, bạn có thể làm theo các bước sau. Bạn chọn khóa bộ lọc trên tiêu đề cột bạn muốn xóa để bảng hiển thị thông tin trỏ xuống. Sau đó, bạn chọn Xóa bộ lọc khỏi và bộ lọc sẽ bị xóa khỏi bảng dữ liệu.

Cách xóa bộ lọc trong excel

Bạn cũng có thể xóa tất cả các bộ lọc được tạo trên các cột trong bảng tính. Bạn có thể thực hiện như sau, chọn tab Dữ liệu, chọn nhóm Sắp xếp & Lọc rồi chọn Xóa. Hoặc cách thứ hai là chọn tab Trang chủ, chọn nhóm Chỉnh sửa và chọn Xóa trong Sắp xếp & Lọc. Sau khi bộ lọc được xóa, bảng dữ liệu của bạn sẽ có sẵn để in. Bạn cũng có thể tạo lại bộ lọc trong Excel cho bảng dữ liệu bất kỳ lúc nào.

Phần kết luận

Công cụ lọc trong Excel rất hữu ích cho những người thường xuyên phải làm việc với bảng dữ liệu và số liệu thống kê. Trên đây là 5 cách lọc trong excel đơn giản để bạn tham khảo. Ngoài ra còn rất nhiều thông tin hữu ích về thủ thuật Excel, Words hay các công cụ trong bộ Microsoft Office giúp bạn xử lý công việc dễ dàng hơn. Trang tin tức tuyengiaothudo.vn cũng cập nhật rất nhiều nội dung về xu hướng công nghệ mới. Hãy theo dõi tuyengiaothudo.vn để biết thêm nhiều mẹo vặt về thế giới công nghệ nhé!