Hàm INDEX trong Excel, cách sử dụng có bài tập cụ thể

Hàm INDEX INDEX trong Excel là gì? Hiểu được hàm và cách sử dụng hàm này, bạn sẽ giảm bớt khối lượng công việc khi cần tham chiếu đến một bảng dữ liệu. Đặc biệt trong bài viết hôm nay, tuyengiaothudo.vn sẽ chia sẻ đến các bạn toàn bộ các công thức của hàm trích xuất INDEX, cũng như một số mẹo kết hợp hàm trong Excel. Chắc chắn bài viết này sẽ vô cùng hữu ích, vì vậy đừng vội bỏ qua nhé.

Khái niệm và chức năng của hàm INDEX trong Excel

INDEX là một hàm đa năng đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và trích xuất dữ liệu từ bảng tính Excel. Mục đích của hàm này là giúp người dùng truy cập thông tin trong một phạm vi hoặc vùng dữ liệu một cách hiệu quả.

Chức năng chính của hàm là lấy giá trị từ một phạm vi dữ liệu nhất định, dựa trên chỉ mục hàng và cột được chỉ định. Cụ thể hơn, hàm sẽ hoạt động bằng cách xác định vị trí của giá trị trong một ô hoặc các ô được chỉ định trước và sau đó sẽ trả về giá trị tại vị trí bạn muốn nhận kết quả. Điều này rất hữu ích cho những người muốn khớp thông tin trên một tập dữ liệu lớn và không muốn tốn nhiều thời gian.

Đồng thời, hàm so sánh này cũng có thể kết hợp với các hàm khác như MATCH, SUMIF, COUNTIF và MIN/MAX. Từ đó, tạo ra các công cụ phức tạp để thực hiện các phép tính phức tạp như tìm kiếm nhanh, so sánh dữ liệu và xử lý có điều kiện. Với khả năng này, hàm INDEX của Excel trở thành một phần quan trọng trong quá trình phân tích và sắp xếp dữ liệu trong Excel.

Tại sao nên sử dụng hàm INDEX?

Sử dụng hàm giá trị INDEX mang lại nhiều lợi ích mà không phải ai cũng biết. Đầu tiên, bạn cần biết rằng mỗi hàm trong Excel đều được tính toán trước để có thể áp dụng. INDEX cũng vậy, khi sử dụng hàm này, bạn có thể yên tâm về khả năng xác định chính xác vị trí của giá trị trong vùng đã chọn. Như vậy, kết quả bạn nhận được chắc chắn sẽ là thông tin chính xác cần thiết.

Thứ hai, tính năng tự động cập nhật của INDEX cũng được đánh giá cao. Cụ thể, khi dữ liệu trong bảng tính thay đổi, INDEX sẽ tự động cập nhật giá trị trả về, giúp duy trì tính nhất quán giữa công thức và bảng tính trong Excel.

Thứ ba, sử dụng hàm công thức INDEX có thể giảm số lượng công thức cần thiết so với cách tiếp cận truyền thống. Nó làm cho bảng tính trông đơn giản hơn, cũng như giúp người dùng dễ đọc và phân tích thông tin được ghi lại.

Lợi ích thứ tư của INDEX là hàm này có tính tương tác cực cao. Như thông tin trong phần khái niệm của tuyengiaothudo.vn đã chia sẻ, hàm so sánh INDEX kết hợp tốt với các hàm và công cụ khác trong Excel. Hơn nữa, khi kết hợp với các hàm, INDEX sẽ tăng tính tiện lợi và hữu ích trong quá trình xử lý dữ liệu phức tạp.

Nhìn chung, hàm trích xuất INDEX không chỉ giúp tối ưu hóa quá trình làm việc với dữ liệu mà còn tăng hiệu quả và hiệu suất làm việc trong Excel.

Công thức hàm INDEX, có ví dụ

Bây giờ, chúng ta sẽ có 2 công thức để tính toán hàm trích xuất dữ liệu INDEX, một là công thức đơn giản và một là công thức nâng cao. Dựa trên thông tin bên dưới, bạn có thể chọn công thức để áp dụng cho từng tình huống cụ thể.

Công thức cơ bản với 1 mảng

Công thức hàm “=INDEX(mảng, số_hàng, [column_num])”.

Trong đó, array là phạm vi dữ liệu mà người dùng muốn truy cập. Row_num là số hàng trong phạm vi mà bạn muốn lấy giá trị. Column_num (tùy chọn) là số cột trong phạm vi mà bạn muốn lấy giá trị. Nếu bạn bỏ qua phần này, hàm sẽ trả về tất cả các hàng ở vị trí đã chọn.

Ví dụ 1: Để giúp người dùng áp dụng công thức trực tiếp, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một ví dụ minh họa. Ở đây, bài toán yêu cầu khớp dữ liệu từ 2 cột và 10 hàng (tương ứng với vị trí ô trong Excel B2:C11). Và giả sử chúng ta sẽ sử dụng dữ liệu ở hàng thứ 3 và cột thứ 1 trong bảng tính.

Vì vậy, chúng ta sẽ chọn một ô mà kết quả sẽ trả về, sau đó bạn thiết lập công thức Hàm INDEX “=CHỈ MỤC(B2:C11;3;1)” và nhấn “Enter”. Trong đó, B2:C11 tương ứng với phạm vi dữ liệu mảng, 3 là vị trí hàng và 1 là vị trí cột.

Công thức nâng cao với nhiều mảng

Đối với những trường hợp cần tham chiếu đến nhiều mảng, người dùng cần áp dụng các công thức nâng cao hơn. Cụ thể: “=INDEX(tham chiếu, số_hàng, số_cột, [area_num])“.

Trong đó, reference là phạm vi dữ liệu mà người dùng muốn truy cập, có thể là một phạm vi dữ liệu, một bảng tính hoặc một mảng. Tương tự như công thức cơ bản, row_num và column_num lần lượt là số thứ tự của hàng hoặc cột trong phạm vi bạn muốn so sánh giá trị. Còn về cấu trúc [area_num] được sử dụng để chỉ định một phạm vi cụ thể, nếu phần này bị bỏ qua thì mặc định sẽ là phạm vi đầu tiên.

Ví dụ 2: Chúng ta sẽ sử dụng lại bài toán ở ví dụ 1 về yêu cầu trích xuất dữ liệu từ 2 cột và 10 hàng. Tuy nhiên, điểm khác biệt ở đây là người dùng có 2 phạm vi thông tin khác nhau là B2:C6 và B8:C12. Ngoài ra, người dùng cần lấy giá trị ở hàng 4, cột 1 và mảng 2 (B8:C12). Vậy làm thế nào để có được kết quả chính xác nhất?

Đừng lo lắng, chúng tôi có công thức cụ thể và bạn chỉ cần áp dụng nó. Giải pháp hàm INDEX trong Excel của chúng tôi như sau “=CHỈ MỤC((B2:C6;B8:C12);4;1;2)“. Trong đó, B2:C6;B8:C12 là vùng dữ liệu tham chiếu, 4 là hàng, 1 là cột và 2 là mảng để lấy dữ liệu chính xác.

Ghi chú chung

Tuy là công thức cơ bản và rất dễ áp ​​dụng nhưng để có được kết quả chính xác nhất, người dùng cần lưu ý 2 vấn đề sau.

• Nếu bạn sử dụng cả row_num và column_num trong công thức của mình, Excel sẽ trả về giá trị tham chiếu tại giao điểm của hai mảng này.
• Kết quả hàm có thể tạo ra lỗi #REF! không xác định nếu các phần row_num và column_num không được gán đúng cho bất kỳ ô nào trong phạm vi tính toán. Nếu bạn gặp lỗi này, bạn nên kiểm tra xem công thức của mình có đúng hay không.

Hướng dẫn cách kết hợp hàm INDEX với các hàm Excel khác

Việc kết hợp các hàm Excel với nhau sẽ mở ra một “thế giới mới” giúp người dùng xử lý dữ liệu ở mức độ chuyên nghiệp hơn. Cụ thể trong bài viết này, tuyengiaothudo.vn sẽ hướng dẫn bạn kết hợp hàm INDEX với các hàm MATCH, SUMIF và COUNTIF.

Kết hợp với hàm MATCH

MATCH trong Excel là một hàm được sử dụng để tìm kiếm một giá trị cụ thể trong một phạm vi dữ liệu và trả về vị trí đầu tiên của giá trị đó trong phạm vi. Hàm này có thể được sử dụng độc lập hoặc kết hợp với các hàm khác như INDEX và VLOOKUP để thực hiện các tác vụ phức tạp dựa trên các điều kiện nhất định. Để hiểu rõ hơn về cách áp dụng hai hàm Excel này, độc giả cần xem ví dụ minh họa sau.

Chúng tôi có một vấn đề là dựa trên mã TT được chỉ định, bạn cần xác định tên báo tương ứng trong bảng. Giải pháp của chúng tôi là công thức “=INDEX(C2:C7;TRẬN(A10;B2:B7))“.

Trong đó, C2:C7 là phạm vi mà công thức sẽ lấy dữ liệu, A10 là giá trị mà Excel cần tìm, B2:B7 là phạm vi mà Excel sẽ tìm giá trị tương ứng. Nếu bạn làm theo đúng công thức, bạn sẽ nhận được kết quả như hình trên.

Kết hợp với hàm SUMIF

Hàm SUMIF trong Excel cũng đóng vai trò rất quan trọng, nó có khả năng giúp người dùng tổng hợp các giá trị trong một phạm vi dựa trên một hoặc nhiều điều kiện xác định. Có thể nói hàm SUMIF đặc biệt khi được kết hợp với Hàm INDEX thậm chí còn thú vị hơn. Do đó, nếu bạn không muốn mất nhiều thời gian giải quyết các bài toán Excel khó, vui lòng đọc ví dụ sau.

Ví dụ, chúng ta có bảng thống kê doanh số của công ty A. Theo đó, câu hỏi yêu cầu bạn tính tổng doanh số của sản phẩm 2 trong tháng 2 và tháng 3. Vì vậy, chúng ta sẽ kết hợp các hàm SUMIF và INDEX như sau:

“=SUMIF(CHỈ MỤC(A2:D6,0,1),”SP2”,CHỈ MỤC(A2:D6,0,{3,4}))”.

Trong đó, chúng ta có lời giải thích công thức với (A2:D6,0,1) là phạm vi mà kết quả sẽ trả về. SP2 là tiêu chí mà hệ thống cần xác định. Và (A2:D6,0,{3,4} là mảng mà Excel cần truy cập theo thứ tự cột thứ 3 (tháng 2) và cột thứ 4 (tháng 3).

Kết hợp với hàm COUNTIF

Nếu bạn đang muốn tính toán một tệp dữ liệu lớn và không muốn tốn nhiều thời gian, thì bạn có thể lồng nhau giữa Hàm INDEX và hàm COUNTIF cùng nhau. Theo đó, chức năng chính của hàm COUNTIF là đếm số ô trong một phạm vi thỏa mãn một điều kiện cụ thể.

Để giúp bạn đọc áp dụng thành công công thức hàm lồng nhau. Ngay sau đây, chúng ta sẽ giải bài toán về tính số lần xuất hiện của quả “chuối” trong bảng Excel. Cụ thể, chúng ta sẽ sử dụng cú pháp:

“=COUNTIF(A2:A9,INDEX(A12:A15,MATCH(B14,B12:B15,0))).

Trong đó, chúng ta sẽ sử dụng hàm MATCH để tìm vị trí của giá trị. Tiếp theo, chúng ta sẽ thêm hàm công thức INDEX vào hàm MATCH để hệ thống có thể nhận dạng và truy xuất thông tin sản phẩm “chuối”. Cuối cùng, chúng ta sẽ kết hợp hàm COUNTIF để tính số lần “chuối” xuất hiện trong bảng.

Kết luận

Bằng cách sử dụng Hàm INDEXmọi quy trình làm việc của người dùng sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Không chỉ vậy, đối với những văn bản tính toán khó, bạn cũng có thể áp dụng hàm này kết hợp với các công thức Excel khác một cách linh hoạt. Hy vọng với nội dung tuyengiaothudo.vn vừa cung cấp, bạn có thể áp dụng thành công các thủ thuật Excel. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các hàm công thức Excel khác, đừng ngần ngại tra cứu từ khóa tại Trang tin tức nhanh của chúng tôi.

Xem thêm: