Ngày nay, có rất nhiều công cụ văn phòng hữu ích giúp người dùng xử lý các công việc hàng ngày. Bên cạnh những phần mềm phổ biến như Word, Excel, người dùng có thể sử dụng các công cụ trực tuyến khác. Trong bài viết này, tuyengiaothudo.vn sẽ giới thiệu đến bạn công cụ Google Sheets. Hãy cùng tìm hiểu xem công cụ này có những ưu điểm gì nhé!
Google Trang tính là gì?
Đối với nhiều người dùng, đây có thể không phải là một công cụ lạ. Google Sheets, còn được gọi là Google Spreadsheets, là một trong những công cụ bảng tính trong bộ công cụ Google Drive. Công cụ này do Google quản lý và được cung cấp miễn phí cho người dùng. Chỉ cần đăng ký tài khoản Gmail, sau đó đăng nhập vào Google Drive và bạn sẽ bắt đầu sử dụng công cụ này.
Bạn đang xem: Google Sheets là gì? Cách tạo Google Sheets đơn giản và chi tiết nhất
Về cơ bản, Google Sheets có giao diện khá giống với ứng dụng Excel của Microsoft. Cách thức hoạt động và mục đích của công cụ này cũng giống như Excel, giúp người dùng xử lý các file dữ liệu công việc. Tuy nhiên, công cụ này còn có nhiều tính năng nổi bật hơn mà người dùng có thể thử. Chúng ta hãy cùng xem bên dưới.
Tại sao nên sử dụng Google Trang tính?
Google Sheets có nhiều tính năng nổi bật giúp ích cho người dùng trong công việc và học tập. Sau đây là bốn lý do nổi bật giúp bạn hiểu tại sao nên sử dụng công cụ này:
Tạo và nhập dữ liệu dễ dàng
Thông thường, các file Excel được lưu trên máy tính và khi người dùng muốn thay đổi chúng, họ phải nhập thủ công. Đặc biệt, trong quá trình quản lý dữ liệu, người dùng sẽ phải thường xuyên theo dõi xem có bất kỳ thay đổi nào không. Tuy nhiên, với Google Sheets, một tính năng là nó có thể giúp người dùng tạo và nhập dữ liệu dễ dàng. Một ví dụ cụ thể là khi bạn tạo biểu mẫu để thu thập dữ liệu từ khách hàng.
Google cung cấp cho người dùng một công cụ miễn phí khác có tên là Google Form. Trong đó, người dùng có thể tạo các câu hỏi khảo sát để nhận câu trả lời từ khách hàng cho các mục đích như đánh giá, nghiên cứu, phân tích, v.v. Khi Google Form được liên kết với Google Sheets, các câu trả lời trả về từ biểu mẫu sẽ được tự động sắp xếp vào các ô trong bảng tính theo thứ tự bạn đã tạo một cách chính xác và đầy đủ nhất. Người dùng có thể xử lý dữ liệu và phân tích ngay từ tệp này. Đó là lợi thế của Sheets khi mọi thứ trở nên đơn giản hơn nhiều.
Tự động lưu tài liệu ngay lập tức
Nếu bạn chưa từng sử dụng Google Sheets, thì đây chắc chắn là một tính năng mà bạn sẽ thích. Thông thường, khi làm việc với các tệp ngoại tuyến như Excel hoặc thậm chí là Word, trong một số trường hợp, người dùng quên lưu trước khi đóng. Hoặc có thể trong khi người dùng đang làm việc, có những lý do khách quan như mất điện, lag hoặc sập, khiến tệp bị mất và bạn sẽ phải bắt đầu lại. Điều này đã gây ra khá nhiều rắc rối cho người dùng. Tuy nhiên, với Google Sheets thì khác.
Bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện trên Bảng tính sẽ được tự động lưu ngay lập tức. Bạn có thể thấy dòng chữ “Đã lưu vào Drive” ở đầu thanh công cụ. Vì vậy, bạn không phải lo lắng về việc mình đã lưu tệp hay chưa. Đặc biệt, khi làm việc trên công cụ này, người dùng cũng có thể xem lại các thay đổi trong phần lịch sử. Mọi thay đổi sẽ tương ứng với trình chỉnh sửa và ngày giờ cụ thể. Bạn không phải lo lắng về việc tệp bị thay đổi mà bạn không biết.
Áp dụng các hàm và lệnh phức tạp khi xử lý dữ liệu
Nếu bạn đã từng sử dụng phần mềm Excel, bạn sẽ biết rằng có rất nhiều hàm và lệnh hữu ích giúp người dùng xử lý dữ liệu nhanh chóng và chính xác. Google Sheets cũng có thể làm được điều tương tự. Từ các hàm đơn giản như cộng, trừ, nhân, chia, tổng, cho đến các hàm tìm kiếm và lọc dữ liệu phức tạp, tất cả đều có thể áp dụng được. Các hàm trên bảng tính cũng hoạt động rất nhanh, cho kết quả chính xác. Do đó, nếu bạn đã quen với Excel, bạn sẽ không gặp khó khăn gì nếu muốn thử làm trên Google Sheets.
Làm việc nhóm hiệu quả
Ngoài những ưu điểm trên, Google Sheets còn có một tính năng đặc biệt được đánh giá là nổi trội hơn so với phần mềm Excel. Đó là khi làm việc trên Google Sheets, bạn có thể sử dụng với nhóm của mình. Nó đặc biệt hữu ích khi bạn cần làm việc theo nhóm trên cùng một file. Trong khi đó, Excel lại phù hợp hơn với người dùng cá nhân. Mỗi lần muốn gửi file cho bạn bè hoặc đồng nghiệp, bạn sẽ phải gửi đi gửi lại nhiều lần để chỉnh sửa.
Tuy nhiên, nó cũng có một vấn đề mà nhiều người dùng cần cân nhắc. Đó là khi chia sẻ tệp tài liệu Google Sheets, bạn cần chọn đúng email và cấp quyền chỉnh sửa cho đúng người. Hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều cho phép nhân viên sử dụng email nội bộ của công ty. Để khi họ muốn làm việc cùng nhau, họ có thể làm việc trên cùng một tệp như Google Sheets. Điều này vẫn đảm bảo tính bảo mật mà vẫn thuận tiện cho người dùng thao tác.
Google Trang tính phù hợp với ai?
Xem thêm : Tài khoản Zalo bị khóa: Đâu là lý do và cách mở khoá
Với những ưu điểm trên, Google Sheets cực kỳ hữu ích cho người dùng khi cần xử lý dữ liệu. Bạn có thể sử dụng Google Sheets khi cần làm thống kê, làm tài liệu công việc, chuyên đề. Đặc biệt, với những người dùng làm công việc liên quan đến thống kê, làm báo cáo thường xuyên thì công cụ này chắc chắn sẽ giúp ích rất nhiều trong quá trình hoàn thành công việc.
Ngoài ra, Google Sheets cũng được sử dụng để lập kế hoạch ngày nay. Vì người dùng có thể tạo nhiều trang tính khác nhau trên cùng một tệp, nên nó cực kỳ hữu ích để quản lý công việc trong một tệp chính. Google Sheets là một phần của các công cụ miễn phí của Google, vì vậy bạn cũng có thể liên kết để kết nối dữ liệu và thông tin dễ dàng hơn. Nếu bạn là học sinh, sinh viên hoặc nhân viên văn phòng, bạn chắc chắn nên thử công cụ này.
Cách đơn giản nhất để tạo Google Trang tính
Dưới đây, tuyengiaothudo.vn sẽ hướng dẫn bạn cách tạo và một số thao tác cơ bản với công cụ này:
Tạo một trang tính mới
Bước 1: Đầu tiên, để có thể làm việc trên công cụ này, bạn cần phải đăng nhập vào tài khoản Google.
Bước 2: Sau khi đăng nhập, hãy vào Google và tìm kiếm Google Sheets. Chọn liên kết Google Sheets như hình dưới đây.
Bước 3: Khi giao diện tạo bảng tính hiện ra, bạn chọn nút Access Google Sheets như hình minh họa.
Bước 4: Nhấp vào dấu cộng có chữ “Blank” bên dưới. Đây là tùy chọn để bắt đầu một bảng tính mới. Sau khi nhấp vào đây, bạn sẽ tạo một Sheet mới và có thể bắt đầu nhập dữ liệu.
Nhập dữ liệu thủ công hoặc từ tệp máy tính
Sau khi có bảng tính mới, bạn có thể làm việc với Google Trang tính theo hai cách.
Phương pháp 1: Bạn sẽ nhập dữ liệu thủ công vào bảng tính này khi cần. Ví dụ, khi bạn cần lập báo cáo hoặc lập kế hoạch, bạn có thể chọn các ô để nhập dữ liệu và thông tin cần thiết.
Phương pháp 2: Khi bạn muốn nhập dữ liệu từ tệp khác để làm việc với đồng đội của mình. Bạn sẽ thực hiện như sau:
Bước 1: Tại giao diện bảng tính, chọn File, sau đó chọn Import.
Bước 2: Bây giờ, bạn sẽ thấy phần Tải lên. Bạn sẽ chọn dữ liệu từ tệp trong máy tính hoặc điện thoại của mình. Sau đó, dữ liệu sẽ được tải lên Sheet.
Bước 3: Sau khi tệp được tải lên, bạn có thể bắt đầu làm việc với dữ liệu trên công cụ trực tuyến hữu ích này.
Tải tệp Google Trang tính xuống máy tính của bạn
Vậy dữ liệu trên Google Sheets có thể tải xuống và in như một tệp Excel thông thường không? Câu trả lời là có. Sau khi đặt tên cho tệp, bạn sẽ thực hiện như sau:
Bước 1: Chọn mục File trên thanh công cụ. Sau đó kéo xuống sẽ thấy lệnh Download.
Bước 2: Bây giờ, bạn sẽ thấy các định dạng được đề xuất. Có một số định dạng cho tệp đã tải xuống bao gồm: Excel (.xlsx) hoặc PDF. Nói chung, sau khi tải tệp xuống máy tính, bạn cũng có thể in bảng tính Google và sử dụng chúng như các tệp tài liệu thông thường khác.
Một số lưu ý khi sử dụng Google Sheets
Như bạn thấy, làm việc và sử dụng Google Sheets khá đơn giản và bạn có thể làm quen nhanh chóng. Tuy nhiên, cũng có một số lưu ý quan trọng nếu bạn mới sử dụng công cụ này.
Đảm bảo kết nối mạng
Thông thường, các tệp Google Sheets sẽ được lưu tự động. Tuy nhiên, nó yêu cầu kết nối mạng. Nếu không có kết nối mạng, bạn vẫn có thể thay đổi và chỉnh sửa trên bảng tính này, nhưng dữ liệu sẽ không được lưu tự động. Vì vậy, hãy đảm bảo rằng bạn có kết nối mạng khi làm việc.
Hãy cởi mở và chia sẻ với đồng nghiệp của bạn.
Để có thể làm việc trên Google Trang tính với các đồng đội và nhóm của mình, bạn cần lưu ý mở quyền truy cập cho mọi người.
Bước 1: Tại giao diện bảng tính, chọn nút “Chia sẻ” ở góc trên bên phải. Theo mặc định, bảng tính không được chia sẻ và sẽ có biểu tượng ổ khóa.
Bước 2: Sau khi nhấp vào đây, bạn sẽ thấy tùy chọn chia sẻ với mọi người hoặc chia sẻ với bất kỳ ai có liên kết. Bạn có thể chọn chia sẻ với những người cụ thể bằng cách nhập email và quyền chia sẻ của họ.
Bước 3: Nếu bạn chọn “Bất kỳ ai có liên kết”, đừng quên chọn quyền. Người bạn chia sẻ sẽ có quyền xem, bình luận hoặc chỉnh sửa. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, hãy thiết lập các quyền này cho những người khác.
Phần kết luận
Như vậy, tuyengiaothudo.vn đã giới thiệu đến các bạn thông tin về Google Sheets là gì và những ưu điểm của nó khi làm việc. Các bạn có thể tham khảo cách trên để tạo bảng tính Google đơn giản và dễ dàng.
Trên đây là bài viết thông tin về Google Sheets và cách tạo bảng tính Google đơn giản. Nội dung này có hữu ích với bạn không? Hãy để lại bình luận bên dưới. tuyengiaothudo.vn sẽ tiếp tục cập nhật thông tin trong thời gian tới. Hãy theo dõi trang tin tức nhé. tuyengiaothudo.vn để cập nhật thông tin công nghệ mới nhất. Và đừng quên ghé thăm kênh YouTube Kênh Hoàng Hà để cập nhật thêm tin tức công nghệ hấp dẫn.
Xem thêm:
Nguồn: https://tuyengiaothudo.vn
Danh mục: Thủ thuật
