Google Drive là gì? Cách dùng các tính năng miễn phí tiện lợi của Google Drive mà bạn chưa biết

Google Drive được biết đến là một trong những dịch vụ đám mây hàng đầu của Google. Không chỉ là nơi lưu trữ file đơn giản mà còn là người bạn đồng hành đáng tin cậy cho công việc và sự sáng tạo của nhiều người dùng. Do đó, khi nhắc đến dịch vụ này, hầu hết những người tin tưởng sẽ nghĩ ngay đến không gian lưu trữ trực tuyến. Tuy nhiên, trên thực tế, Google Drive còn có rất nhiều tính năng hữu ích mà nhiều người dùng chưa khám phá hết được. Do đó, bài viết hôm nay, tuyengiaothudo.vn sẽ cùng bạn tìm hiểu thêm về vấn đề này. Google Drive là gì? và cách sử dụng các tính năng miễn phí, tiện lợi trên dịch vụ lưu trữ này thông qua nội dung bên dưới.

Google Drive là gì?

Thật khó để đưa ra một định nghĩa chính xác về dịch vụ Google Drive là gì? Bởi vì đây là một trong những hệ thống sở hữu rất nhiều tính năng hữu ích mà nhiều người dùng thường hiểu theo nhiều cách khác nhau. Do đó, nếu bạn chưa tìm được định nghĩa phù hợp về dịch vụ này, vui lòng tham khảo nội dung sau.

Khái niệm cơ bản

Câu hỏi Google Drive là gì? là một trong những từ khóa được tìm kiếm nhiều nhất trên mạng xã hội. Bởi đây là dịch vụ rất phổ biến với người dùng đang sử dụng mạng xã hội. Tuy nhiên, trên thực tế, khi nhắc đến Google Drive là gì thì rất ít người dùng có thể đưa ra được định nghĩa chính xác về loại dịch vụ này.

Tuy nhiên, bạn có thể hiểu rằng Google Drive là dịch vụ lưu trữ đám mây mạnh mẽ do Google cung cấp. Dịch vụ này được ra mắt vào năm 2012 với mục đích cho phép người dùng lưu trữ dữ liệu, chia sẻ tệp và phục vụ nhu cầu làm việc trực tuyến của bạn một cách đầy đủ nhất thông qua các công cụ hữu ích. Người dùng thậm chí có thể truy cập dịch vụ này từ bất kỳ thiết bị nào được kết nối internet, từ máy tính đến điện thoại di động để quản lý và truy cập dữ liệu của mình mọi lúc, mọi nơi.

Ngoài việc đơn thuần là nơi lưu trữ, Google Drive còn tích hợp nhiều ứng dụng và tính năng khác nhau như Google Docs, Google Sheets, Google Slides và nhiều ứng dụng khác. Điều này giúp cho việc soạn thảo văn bản, tạo bảng tính và làm việc nhóm hiệu quả. Hơn nữa, dịch vụ này còn giúp người dùng tiết kiệm không gian lưu trữ trên các thiết bị cá nhân. Từ đó tối ưu hóa sự tiện lợi và hỗ trợ tuyệt đối cho các tác vụ trong quá trình làm việc hằng ngày của người dùng.

Google Drive hoạt động như thế nào?

Google Drive là dịch vụ lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây. Tính năng độc đáo của dịch vụ này nằm ở khả năng tích hợp mạnh mẽ với các ứng dụng word, bảng tính và trình bày của Google. Điều này cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu mà không cần phải tải xuống máy tính của họ. Cụ thể, quy trình lưu trữ trực tuyến cho phép người dùng truy cập dữ liệu từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Đồng thời, nó cung cấp tính năng tìm kiếm thông minh để dễ dàng xác định và quản lý tệp.

Ngoài ra, một tính năng đặc biệt khi tìm hiểu về Google Drive không thể bỏ qua là khả năng chia sẻ và cộng tác trực tuyến. Với dịch vụ này, người dùng có thể chia sẻ các tập tin, thư mục với đồng nghiệp hoặc bạn bè thông qua liên kết hoặc qua email. Ngay cả với công nghệ cộng tác trực tuyến có sẵn trên hệ thống dịch vụ, bạn cũng có thể cộng tác với nhiều người dùng khác để cùng làm việc trên cùng một tài liệu giúp tăng hiệu quả công việc và sự tiện lợi.

Ưu và nhược điểm của Google Drive là gì?

Nếu bạn quan tâm đến ưu và nhược điểm của dịch vụ Google Drive, vui lòng tham khảo bảng tóm tắt bên dưới.

Các tính năng miễn phí trên Google Drive dành cho bạn

Sau khi tìm hiểu về Google Drive là gì, chắc hẳn bạn đang thắc mắc tại sao dịch vụ này lại được nhiều người theo dõi đến vậy đúng không? Nếu đúng như vậy, hãy cùng đến với những tính năng miễn phí của dịch vụ này thông qua những gợi ý dưới đây để tìm câu trả lời cho câu hỏi này nhé.

• Sao lưu và lưu trữ dữ liệu: Người dùng chỉ cần tải các tệp dữ liệu lên Google Drive. Sau đó, bạn có thể truy cập hoặc tải xuống các tệp đã tải lên từ máy tính của mình bất cứ khi nào bạn cần sử dụng chúng.

• Chia sẻ tài liệu: Tại Google Drive, việc chia sẻ tài liệu sẽ trở nên dễ dàng với các liên kết cực kỳ hữu ích. Điều này giúp người dùng tiết kiệm rất nhiều thời gian và không gian trong quá trình làm việc nhóm.
• Nhiều định dạng tập tin: Trên thực tế, người dùng có thể xem và lưu trữ các file dữ liệu cá nhân trên dịch vụ du lịch này của Google thông qua nhiều định dạng khác nhau như: định dạng nén (RAR, ZIP, GZIP, …), định dạng hình ảnh (PNG, JPEG, …), định dạng âm thanh (MPEG, MP3, …) và một số định dạng phổ biến khác.

• Tích hợp các ứng dụng Google khác: Ngoài việc chia sẻ và lưu trữ dữ liệu, bạn có thể sử dụng dịch vụ Google Drive để hoàn thành các nhiệm vụ được giao trong quá trình làm việc. Cụ thể, bạn có thể sử dụng các công cụ như Google Sheets, Google Docs và Google Slide để nâng cao năng suất và đẩy nhanh tiến độ công việc.

Cách sử dụng các tính năng miễn phí trên Google Drive mà bạn chưa biết

Như đã trình bày ở trên, Google Drive là dịch vụ tích hợp nhiều tính năng hữu ích giúp người dùng hoàn thành các tác vụ được giao. Nếu bạn chưa biết cách sử dụng các tính năng này thì tốt nhất hãy nắm bắt thông tin về dịch vụ Google Drive là gì và theo dõi nội dung bên dưới.

Cách tạo tài khoản trên Google Drive

Bước 1: Người dùng truy cập vào liên kết bên dưới để đến cửa sổ đăng ký tài khoản dịch vụ Google Drive. Liên kết: https://accounts.google.com/signup/v2/createaccount?flowName=GlifWebSignIn&flowEntry=SignUp&theme=glif.

Bước 2: Ở bước này, bạn tiếp tục điền thông tin cá nhân theo yêu cầu của hệ thống. Sau đó, bạn nhấp vào biểu tượng “Next” để chuyển sang bước 3.

Bước 3: Ở bước này, bạn cũng sẽ tiếp tục cung cấp thông tin cho hệ thống bằng cách nhập các yêu cầu chính xác. Sau đó, bạn cũng nhấp vào biểu tượng “Next” hiển thị trên màn hình để chuyển sang bước cuối cùng.

Bước 4: Sau khi điền đầy đủ thông tin mà hệ thống yêu cầu, hãy nhấp vào “Tôi đồng ý” để hoàn tất quá trình đăng ký tài khoản, đồng thời tìm hiểu về Google Drive.

Ghi chú: Để đảm bảo người dùng đã đăng ký thành công dịch vụ Google Drive, bạn nên so sánh với hình minh họa bên dưới. Nếu đúng, bạn có thể sử dụng dịch vụ ngay mà không cần thực hiện thêm bất kỳ bước nào. Nếu sai, bạn có thể lặp lại bước 1 để đăng ký thành công tài khoản Google Drive.

Cách sử dụng các tính năng cơ bản trên dịch vụ Google Drive

Trong Google Drive, các tính năng miễn phí trên dịch vụ này thường được triển khai thông qua hai thao tác cơ bản: tạo, tải lên và chia sẻ tệp dữ liệu. Bạn có thể tìm hiểu chi tiết hơn về cách sử dụng các tính năng trên thông qua nội dung sau:

Cách tạo tệp dữ liệu mới trên Google Drive

Khi tìm hiểu về Google Drive là gì, bạn cũng có thể tiến hành tạo file dữ liệu trên dịch vụ này thông qua hướng dẫn cụ thể dưới đây.

Bước 1: Người dùng cần truy cập vào cửa sổ dịch vụ Google Drive. Sau đó, bạn chọn biểu tượng dấu cộng hoặc hộp có biểu tượng “Mới” trên màn hình.

Bước 2: Tại đây bạn có thể chọn các ứng dụng được tích hợp trên dịch vụ để tiếp tục trải nghiệm các tính năng miễn phí.

Đặc biệt:

• Tài liệu Google là một ứng dụng xử lý văn bản trực tuyến. Nó cung cấp trải nghiệm tương tự như Microsoft Word trên máy tính của bạn.
• Trang tính Google là một công cụ tích hợp cho phép người dùng sử dụng bảng tính trực tuyến. Cụ thể, chúng cung cấp các tính năng tương tự như công cụ Microsoft Excel hiện tại.
• Google Trang trình bày là phần mềm trình bày trực tuyến. Ứng dụng này giúp tạo bài thuyết trình một cách thuận tiện, giống như công cụ Microsoft PowerPoint.

Cách tải tệp dữ liệu lên Google Drive

Ngoài cách tải file dữ liệu trên dịch vụ này, trong quá trình tìm hiểu Google Drive là gì, chúng tôi cũng giới thiệu đến bạn cách tải file dữ liệu đó thông qua các bước sau:

Bước 1: Trên giao diện chính của dịch vụ Google Drive, bạn cần xác định file cần tải xuống, nhấp chuột phải vào file đó và chọn “Tải xuống” như hình minh họa bên dưới.

Bước 2: Người dùng tiếp tục đổi tên file dữ liệu muốn tải về. Sau đó, chọn vị trí lưu file trên máy tính và nhấp vào “Save” để lưu file dữ liệu này thành công.

Cách chia sẻ tài liệu trên Google Drive

Làm thế nào để chia sẻ tài liệu trên Google Drive? Đây có lẽ là gợi ý được bạn mong đợi nhất trong bài viết này phải không? Nếu vậy, hãy làm theo các bước trong nội dung sau nhé!

Bước 1: Trên cửa sổ dịch vụ Google Drive, bạn cần chọn các tệp dữ liệu bạn muốn tải xuống, nhấp chuột phải vào chúng và chọn “Chia sẻ” như hình ảnh bên dưới.

Bước 2: Trong trường hợp người dùng muốn chia sẻ tài liệu với một số người dùng khác, vui lòng điền đúng địa chỉ Gmail của người bạn muốn gửi tài liệu. Sau đó, bạn kiểm tra lại các ký tự của địa chỉ Gmail và nhấn nút “Done” để hoàn tất thao tác.

Bước 3: Bước này dành cho người dùng cần chia sẻ tài liệu với nhiều người dùng cùng lúc. Để hoàn tất thao tác này, bạn cần thay đổi đối tượng người nhận từ “Restricted” thành “Anyone can view”. Sau đó, bạn tiếp tục sao chép liên kết vào Drive và gửi liên kết này cho những người dùng khác.

Lưu ý khi sử dụng các tính năng của dịch vụ Google Drive

Khi sử dụng các tính năng và tìm hiểu về Google Drive, có một số lưu ý quan trọng mà bạn cần lưu ý như sau:

• Kiểm soát chặt chẽ những người khác có quyền truy cập vào tệp và thư mục của bạn. Người dùng thậm chí nên xác định rõ ràng ai có thể xem, chỉnh sửa hoặc chia sẻ dữ liệu trên tài khoản của họ.
• Bảo vệ tài khoản Google Drive của bạn bằng cách sử dụng mật khẩu mạnh và bật xác minh hai yếu tố nếu có để tăng cường bảo mật.

• Trước khi chia sẻ tệp hoặc thư mục, hãy đảm bảo rằng tệp hoặc thư mục đó không chứa thông tin nhạy cảm và bạn đã xem xét và hiểu rõ các quyền truy cập.
• Sao lưu thường xuyên dữ liệu quan trọng từ Google Drive để đảm bảo bạn có bản sao lưu trong trường hợp xảy ra sự cố hoặc mất dữ liệu.
• Xin lưu ý rằng một số tính năng của Google Drive có thể không hoạt động hoặc không giữ nguyên định dạng tệp cụ thể của bạn, vì vậy hãy đảm bảo kiểm tra xem định dạng đó có được hỗ trợ hay không trước khi tải tài liệu lên.

• Dung lượng lưu trữ miễn phí của Google Drive có hạn, vì vậy người dùng nên theo dõi dung lượng còn lại và xóa dữ liệu không cần thiết để tối ưu hóa việc sử dụng dịch vụ lưu trữ này.
• Nếu bạn sử dụng ứng dụng Google Drive trên điện thoại di động, bạn cần tối ưu hóa cài đặt để tiết kiệm dung lượng và tối ưu hóa hiệu suất.

Lời kết

Những lưu ý khi sử dụng cũng là gợi ý cuối cùng. tuyengiaothudo.vn muốn giúp bạn tìm hiểu thêm về Google Drive là gì. Ngoài ra, nếu bạn gặp bất kỳ câu hỏi hoặc vấn đề nào khi tìm hiểu và sử dụng các tính năng trên dịch vụ này, vui lòng để lại bình luận bên dưới bài viết để nhận được phản hồi hữu ích từ chúng tôi!

XEM THÊM