FYI là gì? Ý nghĩa FYI và những trường hợp sử dụng

Nếu bạn đã sử dụng email từ lâu, chắc hẳn bạn đã từng nghe đến thuật ngữ FYI. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu FYI là gì và cách sử dụng như thế nào. Vậy nên, trong bài viết dưới đây, tuyengiaothudo.vn sẽ giải đáp mọi thắc mắc xoay quanh FYI, mời bạn tham khảo nhé!

FYI là gì?

FYI là viết tắt của “For Your Information” trong tiếng Anh, tạm dịch là “gửi thông tin cho bạn” hoặc “cho bạn biết thông tin”. Khi ai đó gửi cho bạn một tin nhắn hoặc email có cụm từ này, điều đó có nghĩa là họ muốn chia sẻ một số nội dung hoặc thông tin và bạn – người nhận – không cần phải trả lời hoặc phản hồi lại tin nhắn đó.

Ví dụ, nếu bạn muốn gửi thông tin về sự kiện mới của công ty cho đối tác chiến lược qua email, bạn có thể đưa thông tin chi tiết về sự kiện vào nội dung email, sau đó kết thúc email bằng FYI. Theo cách này, đối tác sẽ hiểu rằng bạn chỉ thông báo cho họ thông tin quan trọng nhưng không yêu cầu họ phải phản hồi hoặc thực hiện hành động nào đó.

Tầm quan trọng của FYI là gì?

FYI giúp quá trình chia sẻ thông tin trở nên thuận tiện và dễ dàng hơn, đặc biệt là trong môi trường kinh doanh. Thông qua FYI, các doanh nghiệp có thể cung cấp thông tin quan trọng như sự kiện ra mắt sản phẩm mới, ưu đãi lớn, khuyến mại, chương trình lớn trong năm…

Bằng cách này, doanh nghiệp vừa có thể thông báo thông tin mới, vừa có thể người nhận nắm bắt thông tin mà không cảm thấy khó chịu. Khi nhận được tin nhắn, họ cũng không cần phải lo lắng về việc có nên phản hồi tin nhắn hay không. Đồng thời, sự xuất hiện của cụm từ này cũng thể hiện sự chuyên nghiệp và tôn trọng khách hàng của doanh nghiệp.

Những trường hợp sử dụng FYI là gì?

Sau khi tìm hiểu FYI là gì, chúng ta sẽ đến với những lợi ích mà FYI mang lại trong giao tiếp kinh doanh. Trong đó, giao tiếp kinh doanh được hiểu là giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp (giữa nhân viên, phòng ban, cấp quản lý…) hoặc giao tiếp giữa doanh nghiệp với các đối tác, nhà cung cấp, thường được sử dụng để thông báo những thông tin quan trọng, cụ thể:

• Thông qua FYI, doanh nghiệp có thể dễ dàng truyền đạt thông tin mới liên quan đến nguồn nhân lực đến toàn thể nhân viên để mọi người đều nắm bắt được tình hình.
• Các doanh nghiệp sử dụng FYI nội bộ để cập nhật cho các phòng ban hoặc bên liên quan về tiến độ và trạng thái hiện tại của dự án mà không cần phản hồi.
• FYI được sử dụng để truyền đạt nội dung và thông tin về một sự kiện hoặc dự án quan trọng nhằm đảm bảo tất cả các bên liên quan đều được cập nhật.
• Sử dụng FYI để thông báo cho nhân viên có liên quan về các vấn đề và sự cố mới phát sinh. Thông qua đó, họ có thể nắm bắt tình hình và đưa ra các kế hoạch chuẩn bị, ứng phó và giải quyết hiệu quả nhất.

Ngoài ra, FYI còn được sử dụng trong giao tiếp doanh nghiệp-khách hàng để thông báo những thông tin quan trọng và sự kiện sắp tới của công ty.

Một số ý nghĩa khác của FYI là gì?

Ngoài những trường hợp trên, mọi người còn sử dụng FYI với mục đích chia sẻ, cung cấp thông tin như: tin tức, kiến ​​thức mới, thông tin thị trường hoặc bất kỳ nội dung nào giúp người khác nâng cao kiến ​​thức, kỹ năng và hiệu quả công việc.

Không chỉ vậy, tùy theo ngữ cảnh, FYI còn có thể được hiểu theo nhiều cách khác nhau như:

• Để bạn tham khảo (Để bạn tham khảo).
• Để bạn thực hiện.
• Để hướng dẫn bạn (Để hướng dẫn bạn).
• Dành cho khoản đầu tư của bạn (Dành cho khoản đầu tư của bạn).
• Để bạn kiểm tra (Để bạn kiểm tra).
• Cho sự quan tâm của bạn.
• Để nhận được ý kiến ​​đóng góp của bạn (Để nhận được ý kiến ​​đóng góp của bạn).

So sánh và phân biệt giữa FYR và FYI?

FYR và FYI là hai cụm từ khá quen thuộc với những người thường xuyên giao tiếp qua email. Về cơ bản, cả hai đều được sử dụng để cung cấp thông tin, tuy nhiên mức độ của hai từ này sẽ có đôi chút khác biệt. Chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu về chúng thông qua nội dung sau:

FYR là gì?

Nội dung trên đã giúp bạn hiểu được FYI là gì, vậy chúng ta sẽ đến với khái niệm FYR để dễ dàng phân biệt hai thuật ngữ này.

FYR là từ viết tắt của cụm từ tiếng Anh For Your Review, có nghĩa là “For your review”. Do đó, từ này thường được gắn vào các email mà người gửi muốn người nhận cân nhắc kỹ lưỡng, thay vì chỉ nắm bắt thông tin cơ bản như FYI.

Phân biệt FYI và FYR

Như nhau:

Cả FYI và FYR đều là những từ thông dụng thường được sử dụng trong giao tiếp kinh doanh nhằm mục đích truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả, đồng thời giúp người nhận hiểu được mong muốn của người gửi đối với thông điệp.

Sự khác biệt:

Một số thuật ngữ khác thường được sử dụng trong giao tiếp qua email

Một số lưu ý để viết email chuyên nghiệp hơn

Ngoài việc hiểu FYI là gì và một số thuật ngữ thường gặp khi làm việc qua email, bạn cũng cần hiểu những lưu ý sau để viết email chuyên nghiệp hơn:

Sử dụng email chuyên nghiệp

Bạn nên sử dụng email công ty hoặc email phòng ban khi gửi email cho khách hàng, đối tác hoặc trong nội bộ công ty để tạo hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín và đáng tin cậy.

Hãy suy nghĩ trước khi “Trả lời tất cả”

Đôi khi, bạn sẽ gửi một email cho nhiều người và nhận được nhiều phản hồi cùng một lúc. Khi đó, bạn có thể sử dụng chức năng Reply All để trả lời tất cả mọi người nhanh nhất có thể. Tuy nhiên, hãy suy nghĩ kỹ và chỉ gửi phản hồi khi phản hồi đó phù hợp với tất cả người nhận.

Chọn đúng thuật ngữ

Sau khi biết FYI là gì và một số thuật ngữ phổ biến, bạn hẳn đã hiểu cách sử dụng chúng. Vì vậy, khi gửi email, tùy thuộc vào ngữ cảnh và tình huống, hãy sử dụng các thuật ngữ khác nhau. Điều này giúp bạn trở nên chuyên nghiệp hơn trong mắt người nhận.

Không sử dụng quy tắc dành cho thanh thiếu niên, hạn chế sử dụng dấu chấm than hoặc dấu chấm than

Việc sử dụng quá nhiều dấu chấm than và cảm thán có thể khiến người khác hiểu sai ý bạn, hoặc đôi khi khiến bạn trông kém chuyên nghiệp. Đồng thời, bạn cũng cần chú ý đến cấu trúc câu sao cho trang trọng, lịch sự và tuyệt đối không sử dụng teencode khi gửi email.

Hiểu sự khác biệt về văn hóa

Hãy tìm hiểu một chút về văn hóa của người nhận để tránh những tranh cãi, bất đồng hoặc hiểu lầm không cần thiết. Ví dụ, với người Nhật và người Trung Quốc, việc cung cấp đủ thông tin về bản thân và hỏi thăm họ được coi là quan trọng hơn so với khách đến từ Đức hoặc Hoa Kỳ, vì họ thường thích sự thẳng thắn thay vì vòng vo.

Đọc trước khi gửi

Bạn cần phải hiểu rõ các thuật ngữ như FYI là gì, FYR là gì và một số thuật ngữ liên quan để đảm bảo bạn sử dụng chúng đúng cách. Ngoài ra, đừng quên đọc lại email của bạn thật kỹ trước khi gửi để đảm bảo không có lỗi.

Sau khi soạn email mới, hãy nhập địa chỉ.

Mọi người thường mắc lỗi khi gõ email, rồi chờ đợi phản hồi trong vô vọng. Vì vậy, tốt nhất là soạn nội dung và kiểm tra lại mọi thứ trước khi nhập cẩn thận địa chỉ người nhận. Bằng cách này, bạn có thể loại bỏ hầu hết các rủi ro tiềm ẩn.

Hãy xem xét trình bày chuyên nghiệp

Ngoài việc hiểu FYI là gì và cách sử dụng một số thuật ngữ khác, bạn cũng cần cân nhắc cách trình bày sao cho chuyên nghiệp nhất. Bởi vì, người đọc sẽ ngay lập tức khó chịu và bỏ qua email nếu họ thấy một email viết cẩu thả, đặc biệt là email có lỗi chính tả, viết tắt hoặc từ ngữ teencode.

Hãy nói ngắn gọn, lịch sự và luôn nói cảm ơn và chào hỏi.

Người đọc không có nhiều thời gian để đọc email của bạn, vì vậy hãy viết ngắn gọn và đính kèm bất kỳ thông tin quan trọng nào nếu có thể. Cuối email, đừng quên chào hỏi và cảm ơn họ để thể hiện sự tôn trọng của bạn.

Vậy là bài viết trên đã giúp bạn hiểu được FYI là gì, cách sử dụng FYI và một số thuật ngữ thường dùng khác. Hy vọng những nội dung trên sẽ hữu ích và đừng quên chia sẻ để mọi người cùng tham khảo nhé!

Xem thêm: