Folder là gì? Tất tần tật về thư mục và các khái niệm liên quan

Đối với người dùng máy tính văn phòng hoặc những người làm việc trong văn phòng, họ thường phải sử dụng Folder. Vậy Folder là gì? Mọi thông tin về Folder và các khái niệm liên quan sẽ được giải đáp trong bài viết sau.

Thư mục là gì?

Folder là một thuật ngữ tiếng Anh, được dịch là thư mục. Biểu tượng dễ nhận biết của Folder trông giống như một chiếc ví đựng tài liệu màu vàng (clip). Nói một cách đơn giản, folder dùng để chỉ các thư mục trên máy tính. Đây là nơi dữ liệu ổ cứng được lưu trữ và phân vùng theo cách có tổ chức và thuận tiện hơn.

Mỗi thư mục sẽ chứa dữ liệu bao gồm các tệp và hình ảnh khác nhau mà người dùng có thể sắp xếp theo ý muốn. Chúng được gọi là thư mục con, nằm bên trong và được quản lý bởi thư mục chính bao gồm bên ngoài.

Với cách làm việc và liên kết theo dạng cấu trúc cây thư mục này, chúng ta có thể tạo bất kỳ số lượng thư mục nào, từ hàng trăm đến hàng nghìn. Máy tính không giới hạn điều này. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc tạo nhiều thư mục hơn sẽ khó kiểm soát hơn.

Hiểu được khái niệm thư mục là gì, có lẽ bạn sẽ tự hỏi dữ liệu trong thư mục là gì? Hầu như mọi thứ đều có thể được tải xuống và lưu bên trong thư mục máy tính. Do đó, dữ liệu trong thư mục cực kỳ đa dạng, từ loại, tệp đến định dạng.

Vai trò của Folder trong tin học văn phòng là gì?

Mặc dù chúng ta biết folder là gì, nhưng không phải ai cũng hiểu được vai trò quan trọng của nó, đặc biệt là khi chúng ta thường xuyên phải sử dụng nó trong công việc văn phòng hàng ngày. Những folder tưởng chừng nhỏ bé đó lại rất quan trọng. Thậm chí có tác động lớn đến quá trình sử dụng và sắp xếp công việc trên máy tính.

Phân chia tập tin hiệu quả

Thư mục sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề xử lý và tìm kiếm dữ liệu. Thay vì tải xuống tất cả các loại tệp vào ổ cứng của bạn mà không phân chia chúng rõ ràng, việc chia chúng thành các thư mục và đặt tên riêng sẽ khiến mọi thứ trông khoa học hơn.

Di chuyển dữ liệu dễ dàng

Với cách thức hoạt động của cây thư mục từ nhỏ đến lớn, việc di chuyển dữ liệu từ ổ đĩa này sang ổ đĩa khác rất dễ dàng. Bạn chỉ cần nhấp chuột để chọn một thư mục chung và thay đổi vị trí theo ý muốn. Các thư mục con trong thư mục cũng sẽ được tự động xoay vòng mà không cần phải thao tác lần lượt trên từng tệp. Sau khi chuyển dữ liệu thành công, dung lượng của toàn bộ thư mục cũng sẽ được cập nhật vào ổ đĩa mới.

Tiết kiệm thời gian

Nếu chúng ta không sắp xếp gọn gàng ngay từ đầu, mọi thứ sẽ lộn xộn và chất đống lại với nhau. Khi bạn cần tìm kiếm lại, sẽ rất mất thời gian. Bằng cách tạo thư mục và phân chia rõ ràng, bạn sẽ có thể kiểm tra dữ liệu khi cần một cách nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn.

Ví dụ: Tìm một thư mục cá nhân chứa 500 bức ảnh và tài liệu từ chuyến công tác tại Đà Nẵng > Nhập tên thư mục đã lưu từ đầu để tìm kiếm > Tất cả các tài liệu bạn cần sẽ có trong thư mục đó.

Những dấu hiệu nào cho thấy bạn cần sắp xếp lại thư mục?

Nếu bạn gặp một trong những dấu hiệu sau đây khi sử dụng máy tính hoặc phần mềm văn phòng, đó là lời cảnh báo bạn phải sắp xếp lại tất cả các thư mục ngay lập tức, trước khi mọi thứ trở nên lộn xộn.

• Bản chất công việc của bạn thường yêu cầu bạn tải xuống các tệp. Điều này khiến thư mục Tải xuống hoặc Tài liệu được cài đặt trên máy tính của bạn bị quá tải, chứa hàng nghìn thư mục con khác nhau.
• Màn hình chính chứa đầy các tập tin đã tải xuống, rất khó hiểu và lộn xộn.

• Khi tìm kiếm bất kỳ tệp nào, bạn phải ngồi và xem lại từng tệp một bằng công cụ tìm kiếm trên thiết bị của mình chỉ vì bạn không nhớ mình đã lưu tệp đó vào thư mục nào trước đó. Điều này khiến công việc của bạn kém hiệu quả và mất nhiều thời gian.
• Các thư mục không được phân chia rõ ràng theo chủ đề và không được sắp xếp theo thứ tự nào.

Cách sắp xếp thư mục để làm việc hiệu quả

Folder là gì? Cách sắp xếp folder cũng cần có bí quyết để tận dụng tối đa công dụng của nó trong công việc.

Tên thư mục ngắn gọn và dễ nhớ

Nhiều người thường có thói quen đặt tên cho thư mục mới một cách ngẫu nhiên. Điều này sẽ không giúp bạn tìm thấy nó sau này. Do đó, khi đặt tên cho thư mục, bạn cần chú ý chọn tên đáp ứng 3 yếu tố: có ý nghĩa, dễ hiểu và súc tích. Người dùng được khuyến khích đặt tên cho thư mục cha dựa trên nội dung chứa bên trong. Lưu ý rằng thư mục nên được đặt tên không có dấu và hạn chế sử dụng khoảng trắng. Thay vào đó, hãy đổi thành ký tự Shift – để khi chia sẻ thư mục sang thiết bị khác sẽ không bị lỗi hiển thị.

Không đặt các thư mục có tên giống nhau

Việc tạo thư mục trên máy tính rất tiện lợi cho việc phân biệt. Do đó, mỗi thư mục chính cần có tên khác nhau để tránh nhầm lẫn do trùng lặp. Đây là điểm khác biệt dễ nhận thấy nhất khi tìm kiếm thư mục. Đặt tên thư mục theo một số đặc điểm nhận dạng riêng. Ví dụ như nội dung, thời gian, vị trí, kích thước, …

Sử dụng các thư mục hiện có trên máy tính của bạn

Trên máy tính hay laptop, đã có một số thư mục chính được cài đặt sẵn, bao gồm: Download, Documents, Pictures, Videos, Music. Bạn không nhất thiết phải tạo một thư mục mới, mà hoàn toàn có thể tận dụng các tài nguyên được cung cấp trên thiết bị. Đây cũng là thư mục cha lớn nhất trong toàn bộ hệ thống thư mục cây sau này. Mỗi thư mục lại được chia thành các thư mục nhỏ hơn. Ví dụ, trong mục Music, bạn có thể tạo các thư mục con như sau: nhạc Việt, nhạc US – UK, nhạc chuông điện thoại, nhạc không lời, v.v.

Sắp xếp các thư mục từ lớn nhất đến nhỏ nhất

Cách thức hoạt động của thư mục giống như một sơ đồ tư duy. Bạn cần xác định thư mục cha và sắp xếp trước. Sau đó thêm chi tiết vào các thư mục con bên trong. Sự sắp xếp khoa học và thông minh giúp lưu trữ và phân loại tài liệu rõ ràng. Nếu sau này bạn muốn thêm nhánh mới vào thư mục chính, chỉ cần thêm nhánh đó.

Lưu thư mục ở vị trí dễ tìm

Hiện nay, máy tính có 2 ổ đĩa thường được người dùng sử dụng để lưu trữ dữ liệu là ổ C hoặc ổ D. Khi thư mục gốc đã được lưu và sắp xếp tại đây thì sẽ chỉ nằm ở một vị trí. Trừ khi bạn di chuyển thư mục sang vị trí khác. Do đó, để thuận tiện cho công việc văn phòng hằng ngày, mọi người nên chú ý kiểm tra xem lưu thư mục ở đâu.

Hướng dẫn cách tạo thư mục

Nếu bạn không biết thư mục là gì và cách tạo thư mục, đừng lo lắng. Việc tạo thư mục mới trên máy tính của bạn rất đơn giản và chỉ mất vài phút.

Trước khi đặt tên, chúng ta cần bất kỳ thiết bị máy tính nào. Có thể là máy tính để bàn, máy tính xách tay chạy hệ điều hành Windows hoặc MacOS tùy bạn thích. Có 2 cách khác nhau để tạo thư mục như sau:

Phương pháp 1: Tạo thư mục mới thông qua phím tắt

• Bước 1: Chọn Máy tính này > Đi tới bất kỳ ổ đĩa nào bạn muốn tạo thư mục mới.
• Bước 2: Tại đây, nhấn đồng thời tổ hợp phím Ctrl + Shift + N để tạo thư mục.
• Bước 3: Đổi tên Thư mục mới mặc định thành bất kỳ tên nào để bạn có thể dễ dàng tìm thấy sau này.

Phương pháp 2: Tạo thư mục mới bằng chuột

• Bước 1: Chọn Máy tính này > Đi tới bất kỳ ổ đĩa nào bạn muốn tạo thư mục mới.
• Bước 2: Nhấp chuột phải > Chọn Mới > Chọn Thư mục > Một thư mục mới có tên Thư mục mới sẽ được tạo.
• Bước 3: Tiến hành đổi tên thư mục chính sau khi tạo thành công.

Những khái niệm nào khác liên quan đến thư mục?

Khi nói đến thư mục là gì và các khái niệm liên quan khác, nhiều người đã nghe đến thuật ngữ tệp. Tuy nhiên, tệp và thư mục hoàn toàn khác nhau. Nếu thư mục được hiểu là thư mục, thì tệp là các tệp có trong thư mục đó. Chúng bao gồm nhau nhưng không giống nhau.

Tập tin là gì?

File thường được gọi là tên tiếng Việt là file hoặc file. Nó là dữ liệu do con người tạo ra, tải xuống và lưu trữ trên thiết bị của bạn. Sự khác biệt của tệp đó là nó có nhiều định dạng khác nhau. Các tệp có thể được sắp xếp cùng nhau trong cùng một tệp trong một thư mục để dễ quản lý.

Một số định dạng tập tin cơ bản phổ biến

Phần mở rộng sau dấu “.” của tệp sẽ giúp bạn xác định định dạng tệp đó là gì. Một số loại tệp phổ biến được sử dụng trong máy tính văn phòng là:

• Tệp văn bản Microsoft Word có phần mở rộng là doc – docs.
• Các tệp phần mềm PowerPoint có phần mở rộng là ppt – pptx.
• Các tệp phần mềm Microsoft Excel có phần mở rộng là xls – xlsx.

• Tệp hình ảnh động có phần mở rộng là gif.
• Tệp hình ảnh: Có 3 phần mở rộng cơ bản: jpg – jpeg – png.
• Các tập tin âm thanh có phần mở rộng là mp3
• Các tệp video có âm thanh thường có phần mở rộng là mp4.
• Các tệp phần mềm PowerPoint có phần mở rộng là ppt – pptx.
• Tệp nén có phần mở rộng là rar – zip.

So sánh các tập tin và thư mục

Sau khi hiểu được định nghĩa của Folder, File là gì? Chúng ta hãy cùng so sánh và tìm ra sự khác biệt giữa file và folder để tránh nhầm lẫn nhé! Một số điểm tương đồng giữa hai khái niệm này như sau: Cả hai đều có chức năng lưu trữ dữ liệu trên máy tính và có thể tự do chỉnh sửa, di chuyển và sắp xếp theo ý muốn.

Tài liệu

Tập tin này nằm trong thư mục.

Cấu trúc của tệp sẽ bao gồm tên tệp và phần mở rộng. Bạn chỉ có thể thay đổi các ký tự trước (.) nhưng không thể thay đổi định dạng tệp. Trừ khi bạn sử dụng ứng dụng của bên thứ 3 để thay đổi phần mở rộng.

Một tệp chỉ chứa thông tin và dữ liệu của riêng nó. Nó có thể là hình ảnh, âm thanh, dữ liệu, v.v. và điều này sẽ phụ thuộc vào ứng dụng và cách tệp được tạo.

Tệp có nhiều kích cỡ khác nhau. Ba đơn vị đo lường chính mà tệp sử dụng là Kb (kilobyte), MB (megabyte) và GB (gigabyte).

Thư mục

Một thư mục có thể chứa số lượng tệp không giới hạn. Đây là chức năng mà chỉ thư mục mới có thể thực hiện.

Thư mục được sử dụng để quản lý các tập tin khi bạn sắp xếp chúng ở một nơi.

Một thư mục có thể chứa nhiều tệp có phần mở rộng khác nhau. Từ tệp, hình ảnh đến video, dữ liệu.

Thư mục giúp bảo vệ tập tin an toàn và tránh xóa nhầm.

Lời kết

Qua bài viết trên, chắc hẳn bạn đã hiểu Folder là gì? Mọi thứ về Folder và các khái niệm liên quan. Hy vọng mọi người đã biết cách sắp xếp và quản lý dữ liệu hiệu quả. Tận dụng điều này chắc chắn sẽ giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian, đồng thời thể hiện sự chuyên nghiệp của người dùng Folder. Đừng quên đọc thêm nhiều tin tức thú vị khác tại Hoang Ha Mobile nhé!

Xem thêm: