File XLSX là gì? Cách chuyển file XLSX sang XLS, CSV, PDF đơn giản

Nếu bạn là người thường xuyên sử dụng các tác vụ văn phòng, đặc biệt là làm việc với bảng tính, chắc chắn bạn sẽ quen thuộc với định dạng tệp này. XLSX. Là một phần mở rộng của các tệp Microsoft Excel, định dạng này thường được sử dụng cho các tệp bảng tính. Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể dễ dàng bắt gặp nó thông qua các công cụ khác như Google Sheets, Apple Number hoặc Open Office.

Tuy nhiên, thông thường khi lưu file, phần mở rộng sẽ được ẩn khỏi tên nên nhiều người dùng không biết đến định dạng file mở rộng này. Trong bài viết hôm nay, tuyengiaothudo.vn sẽ cung cấp cho bạn tất cả thông tin liên quan đến tập tin. XLSX giúp bạn hiểu rõ hơn về tệp này và cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách chuyển đổi sang các định dạng khác như XLS, CSV và PDF để phục vụ nhiều nhu cầu sử dụng khác nhau.

Tổng quan về định dạng tệp XLSX

Những người làm việc văn phòng có công việc liên quan đến Microsoft Office sẽ quen thuộc với các tệp dữ liệu được trình bày trong các bảng tính như Excel hoặc Sheets. Do đó, nhiều người dùng chắc hẳn đã từng tiếp xúc với các tệp .xlsx ít nhất một lần trong quá trình sử dụng hàng ngày. Vậy định dạng tệp dữ liệu này chính xác là gì? Tệp này đến từ đâu và nó khác với các tệp Excel khác như thế nào? Phần sau đây sẽ cung cấp cho bạn câu trả lời chính xác.

Tệp XLSX là gì và nó đến từ đâu?

Tệp XLSX là định dạng tệp mở rộng được sử dụng cho các tệp dữ liệu bảng tính như Excel và Sheets thuộc sở hữu của thương hiệu công nghệ hàng đầu Microsoft. Trong đó, nội dung được nhập, tổ chức và sắp xếp dưới dạng bảng, hàng, cột, ô có số, văn bản, hàm và công thức tính toán. Định dạng tệp này lần đầu tiên được giới thiệu trong Microsoft Office 2007 và đã trở thành tiêu chuẩn mặc định cho các tệp bảng tính trên toàn thế giới hiện nay.

File .xlsx ra đời, được xem là sự kế thừa của định dạng XLS độc quyền của Microsoft Excel trước đây, theo chuẩn Office Open XML. Người dùng có thể dễ dàng truy cập định dạng file này bằng các công cụ bảng tính trực tuyến hoặc ngoại tuyến, điển hình là Microsoft Excel, Google Sheets hoặc WPS Spreadsheets. Ngoài ra, một trong những lý do Microsoft tung ra tiện ích mở rộng mới cho file Excel chủ yếu là để cạnh tranh với Openoffice và ODF (Open Document Format). Nhờ sự tiện lợi, an toàn và dễ truy cập, định dạng file mới này dần khẳng định được vị thế của mình trên thị trường và được sử dụng rộng rãi với tính ứng dụng cao trong tin học văn phòng trên toàn thế giới.

So sánh định dạng tệp XLSX với XLS và XLSM

Có rất nhiều định dạng file liên quan đến dữ liệu bảng tính, mỗi định dạng sẽ có những đặc điểm và tiện lợi khác nhau. Thậm chí nhiều người dùng còn thấy khó khăn trong việc nhận biết hoặc phân biệt các loại file. Vậy sự khác biệt giữa XLSX và hai định dạng file Excel phổ biến khác là XLS và XLSM là gì? Chức năng của file chuẩn Office Open XML này có xứng đáng với danh hiệu “định dạng Excel chuẩn toàn cầu” không?

Người dùng có thể theo dõi bảng so sánh bên dưới để có cái nhìn trực quan và dễ phân biệt hơn.

Tóm lại, 3 định dạng tệp Excel trên có thể được phân biệt theo các định nghĩa sau:

• XLSX: Phần mở rộng tiêu chuẩn thế giới cho các tệp dữ liệu bảng tính, áp dụng cho Microsoft Excel 2007 và các phiên bản mới hơn.
• XLS: Phiên bản cũ hơn, hiện chỉ khả dụng trên phần mềm cũ với chức năng hạn chế.
• XLSM: Phần định dạng áp dụng cho VBA và Excel Macro, phù hợp với lập trình viên.

Hướng dẫn cách mở và truy cập các tệp XLSX trên máy tính của bạn

Vì là định dạng chuẩn quốc tế nên người dùng có thể truy cập file trên cả hệ điều hành Windows và macOS. Có nhiều cách để mở file này và nhiều ứng dụng hỗ trợ, nhưng phần mềm đọc file được khuyên dùng nhất vẫn là Microsoft Excel. Lúc này, bạn có thể dễ dàng mở file .xlsx mà vẫn giữ nguyên được chất lượng gốc, bao gồm cả font chữ, hình ảnh, định dạng bảng tính và các công thức, hàm tính toán khác. Tuy nhiên, nếu không có bản quyền Microsoft Office 365, người dùng hoàn toàn có thể sử dụng các trình đọc file miễn phí như Google Sheets, WPS Office hay Apple Numbers… Tùy vào trường hợp sử dụng mà người dùng sẽ lựa chọn cách truy cập file thuận tiện và nhanh chóng nhất.

Mở bằng phần mềm Microsoft Excel trên máy tính

Vì định dạng .xlsx được hỗ trợ theo mặc định trên Microsoft Excel, đây là phương pháp thuận tiện và phổ biến nhất để truy cập tệp này. Các bảng tính được mở bằng Microsoft Office sẽ giữ nguyên chất lượng và nội dung gốc. Người dùng không cần lo lắng về phông chữ không chính xác, kích thước ô thay đổi hoặc các hàm tính toán không hợp lệ. Ngoài ra, bạn cũng được phép chỉnh sửa tệp trực tiếp sau khi truy cập, sau đó lưu phiên bản mới nhất hoặc chuyển đổi sang định dạng khác.

Để mở tệp XLSX, người dùng phải đảm bảo rằng phiên bản Microsoft Excel của họ đã được nâng cấp lên 2007 trở lên. Đối với các phiên bản cũ hơn, bạn chỉ có thể mở và sử dụng tệp XLS ở định dạng cũ. Microsoft Excel hỗ trợ làm việc ngoại tuyến trên máy tính của bạn, không cần kết nối Internet để truy cập. Trong phiên bản web, bạn có thể chia sẻ tệp với các tài khoản khác để cùng làm việc trên cùng một nền tảng, miễn là tài khoản kia cũng có quyền truy cập.

Có 2 cách mở file bằng Microsoft Excel mà người dùng có thể tham khảo:

Phương pháp 1: Mở tệp trực tiếp từ vị trí lưu trữ trong File Explorer

• Vào File Explorer và điều hướng đến vị trí tệp Excel bạn muốn mở.
• Nhấn đúp chuột vào tập tin hoặc nhấp chuột phải/Mởhệ thống sẽ tự động mở file bằng Microsoft Excel có sẵn trên máy tính.

Phương pháp 2: Mở tệp từ phần mềm Microsoft Excel

• Truy cập Microsoft Excel trên máy tính.

• Lựa chọn Tài liệu → Mởtìm và chọn tệp XLSX mà bạn muốn truy cập.

• Chọn tiếp theo Mở để mở tập tin.

Mở bằng phần mềm WPS Spreadsheets miễn phí

Được phát hành với các chức năng tương tự như Microsoft Excel, WPS Spreadsheets cũng hỗ trợ truy cập các tệp XLSX trên máy tính dù trực tuyến hay ngoại tuyến. Nếu người dùng cần tài khoản Microsoft Office 365 để sử dụng Excel, WPS cho phép bạn sử dụng miễn phí với nhiều tính năng không giới hạn. Bên cạnh đó, các chức năng hoặc định dạng của WPS không quá khác biệt so với Excel, người dùng có thể yên tâm truy cập mà không lo lỗi định dạng, công thức hay chất lượng dữ liệu có trong tệp.

Để sử dụng, bạn cần tải phần mềm WPS Office từ trang web chính thức của nhà phát hành. Sau đó cài đặt và khởi chạy trên thiết bị của bạn. Có 2 cách để người dùng mở tệp XLSX bằng WPS Spreadsheets, bao gồm:

Phương pháp 1: Mở tệp trực tiếp từ vị trí lưu trữ trong File Explorer

• Vào File Explorer và điều hướng đến vị trí tệp Excel bạn muốn mở.
• Nhấn đúp chuột vào tập tin hoặc nhấp chuột phải/Mởhệ thống sẽ tự động mở tệp bằng WPS Spreadsheets.
• Lưu ý: Trong trường hợp phần mềm không được cài đặt theo mặc định, bạn có thể nhấp chuột phải vào tệp bạn muốn mở và chọn Mở với… và chọn Bảng tính WPS.

Phương pháp 2: Mở tệp từ phần mềm Microsoft Excel

• Truy cập phần mềm Bảng tính WPS trên máy tính.
• Lựa chọn Thực đơn → Mở, Tìm và chọn tệp XLSX mà bạn muốn truy cập.

• Chọn tiếp theo Mở để mở tập tin.

Mở bằng công cụ trực tuyến Google Trang tính

Để phục vụ tốt hơn nhu cầu thao tác trực tuyến và làm việc với bạn bè trên bảng tính, Google Sheets đã ra mắt với nhiều tính năng hữu ích. Công cụ bảng tính trực tuyến này đã nhanh chóng được nhiều người biết đến và sử dụng rộng rãi. Mặc dù có nhiều tính năng hạn chế, Google Sheets vẫn hỗ trợ truy cập tệp XLSX như bất kỳ phần mềm Excel nào khác. Để thực hiện, trước tiên bạn cần đăng nhập bằng tài khoản Google của mình, sau đó thực hiện các thao tác sau:

Bước 1: Mở công cụ Trang tính Google trên trình duyệt máy tính.

Bước 2: Chọn một tệp Trang tính hoàn toàn mới.

Bước 3: Trên thanh công cụ, chọn tab Tài liệu → Mở (Hoặc sử dụng phím tắt) Ctrl + O).

Bước 4: Chọn tệp để mở trong Drive hoặc tải tệp lên từ máy tính của bạn.

Cách chuyển đổi tệp XLSX sang định dạng XLS, CSV, PDF một cách đơn giản

Tùy vào mục đích và nhu cầu sử dụng mà đôi khi định dạng file chuẩn không còn phù hợp nữa, nhất là khi người dùng chia sẻ file hoặc mở file bằng phần mềm khác. Lúc này, bạn sẽ cần phải chuyển đổi file sang định dạng mới, tương thích hơn như XLS, CSV hay PDF. Với sự phát triển của các công cụ chuyển đổi hiện nay, người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi định dạng mà vẫn giữ nguyên chất lượng và nội dung của bảng tính. Dù là phần mềm offline hay online, bạn chỉ cần thực hiện một vài bước đơn giản theo hướng dẫn sau.

Cách chuyển đổi tệp XLSX sang XLS, CSV, PDF bằng Microsoft Excel

Không chỉ hỗ trợ truy cập và chỉnh sửa các file bảng tính, phần mềm Microsoft Excel còn cho phép người dùng lưu file ở định dạng hoàn toàn mới. Với chức năng Save As, bạn có thể tạo một bản sao mới của một file hiện có và chuyển đổi phần mở rộng file như XLS, CSV hoặc PDF. Bằng cách chuyển đổi, nội dung dữ liệu, công thức hoặc định dạng của file gốc vẫn được bảo toàn. Khi bạn chia sẻ hoặc gửi file đi bất kỳ đâu, người nhận cũng sẽ nhận được một file giống hệt file gốc.

Để thực hiện chuyển đổi tệp XLSX mặc định, người dùng cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Mở tệp gốc cần chuyển đổi trong phần mềm Microsoft Excel.

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn mục Tài liệu.

Bước 3: Tiếp tục nhấp để chọn Lưu thành.

Bước 4: Nhập khẩu tên mới để lưu tệp, sau đó chọn định dạng theo nhu cầu của bạn trong phần Lưu kiểu, mẫu.

Bước 5: Nhấp chuột Cứu và đợi vài giây để hệ thống hoàn tất quá trình chuyển đổi.

Phương pháp chuyển đổi file này cũng được áp dụng tương tự như phần mềm WPS Spreadsheets và Google Sheets. Do đó, người dùng có thể linh hoạt áp dụng vào các công cụ bảng tính đang sử dụng.

Cách chuyển đổi tệp XLSX sang XLS, CSV, PDF bằng các công cụ trực tuyến

Chuyển đổi trực tiếp bằng Microsoft Excel có ưu điểm là tiện lợi, nhanh chóng và không cần đến Internet, tuy nhiên số lượng định dạng sẽ bị hạn chế. Do đó, nếu muốn chuyển đổi sang định dạng đa dạng hơn, người dùng có thể tìm đến các công cụ trực tuyến. Nổi tiếng và uy tín nhất hiện nay là Convertio, đây là công cụ chuyển đổi file trực tuyến được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Convertio có giao diện website khá đơn giản, dễ sử dụng, thời gian chuyển đổi nhanh, đặc biệt hỗ trợ chuyển đổi nhiều loại file, trong đó có XLSX.

Để chuyển đổi các file Excel sang định dạng CSV, XLS, PDF trên Convertio, người dùng có thể tham khảo hướng dẫn sau:

Bước 1: Truy cập trang web chuyển đổi tệp Excel. Chuyển đổi tại: https://convertio.co/vn/xlsx-converter/

Bước 2: Nhấp vào khung Chọn một tập tin để tải tệp cần chuyển đổi từ máy tính của bạn lên. Người dùng cũng có thể chuyển đổi tệp được lưu trữ trong Google Drive hoặc DropBox.

Bước 3: Chọn tệp XLSX để chuyển đổi → Chọn Mở.

Bước 4: Chọn định dạng bạn muốn chuyển đổi trong hộp tùy chỉnh ngay sau từ “đến”.

Bước 5: Bấm vào đây Chuyển thànhchờ vài giây để hệ thống xử lý, sau đó bạn có thể Tải tập tin mới trên máy

Phần kết luận

Phần mềm Office ngày càng được sử dụng rộng rãi trên toàn cầu. Do đó, người dùng cần nắm được những thông tin cơ bản liên quan đến phần mềm như Microsoft Office, thường là định dạng file tài liệu chuẩn quốc tế cho từng công cụ. Bài viết đã cung cấp những thông tin cần thiết để bạn đọc hiểu rõ hơn về định dạng file. XLSXbiết phần mở rộng tệp trong Excel là gì. Bên cạnh đó, hướng dẫn truy cập tệp cũng như cách chuyển đổi sang XLS, CSV và PDF đã được đề cập rất chi tiết và dễ hiểu.

Hy vọng qua bài viết trên, người dùng công nghệ đã trang bị cho mình những kỹ năng mới về Microsoft Excel, phân biệt được các định dạng file như .xlsx.xls và .xlsm cho công việc thực tế. Đừng quên theo dõi tuyengiaothudo.vn để cập nhật thông tin công nghệ mới nhất mỗi ngày.

Xem thêm: