Excel là gì? Excel quan trọng như thế nào?

Microsoft Excel là một trong những công cụ trong bộ Microsoft Office, được nhiều người biết đến và sử dụng để phục vụ nhu cầu học tập và làm việc. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết những thông tin cơ bản về vai trò, chức năng, các hàm và các thành phần cơ bản trong Excel.

Trong bài viết hôm nay, hãy cùng tuyengiaothudo.vn tìm hiểu về phần mềm Microsoft Excel và những điều cần biết nhé!

Excel là gì?

Excel là một trong những phần mềm quen thuộc với hầu hết mọi người cũng như mang lại những chức năng cực kỳ hữu ích. Vậy bạn có biết chính xác Excel là gì không?

Excel là phần mềm bảng tính trong bộ Microsoft Office – một bộ phần mềm do gã khổng lồ công nghệ Microsoft sản xuất để phục vụ cho sinh viên và người đi làm. Excel có định dạng bảng tính được tạo thành từ các hàng và cột, phần giao nhau giữa hai thành phần này được gọi là ô.

Microsoft Excel là ứng dụng giúp người dùng quản lý dữ liệu, tạo bảng tính, tính toán và tổng hợp dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác. Kể từ khi ra mắt Excel 2003 vào ngày 19 tháng 8 năm 2003, Excel đã đóng vai trò ngày càng quan trọng và trở thành ứng dụng được tích hợp trong chương trình đào tạo tin học văn phòng hiện nay. Cùng với đó là việc liên tục nâng cấp và cập nhật các tính năng phần mềm từ Microsoft.

Bên cạnh Microsoft Excel, bộ Microsoft Office còn bao gồm nhiều phần mềm hữu ích khác như: Word, PowerPoint, Outlook, OneNote, Onedrive và Microsoft Teams.

Vai trò quan trọng của Excel trong công việc và cuộc sống

Cho đến nay, Excel nói riêng và phần mềm Microsoft Office nói chung đã khẳng định được vai trò quan trọng của mình. Excel hỗ trợ ứng dụng trong nhiều ngành nghề, công việc khác nhau. Không chỉ giúp mọi người hoàn thành công việc nhanh chóng, chính xác mà còn đơn giản hóa quy trình và lưu trữ thông tin an toàn hơn.

Dưới đây là những vai trò của Excel được áp dụng trong thực tế ở nhiều ngành công nghiệp khác nhau, chẳng hạn như:

• Kế toán: Lập báo cáo hàng ngày, báo cáo tài chính…
• Ngân hàng: Thống kê, quản lý nhân sự, tài sản, báo cáo…
• Kỹ sư: Tính toán dữ liệu cho các dự án, so sánh tỷ lệ, xác suất…
• Giáo viên: Giảng dạy, tạo bảng điểm, tính điểm cho học sinh và quản lý thông tin học sinh một cách dễ dàng và thuận tiện…

Mỗi ngành nghề đều sử dụng Excel để hỗ trợ các công việc khác nhau. Nhận thức được tầm quan trọng của phần mềm này, hầu hết các trường học đã đưa Microsoft Excel vào chương trình giảng dạy cho học sinh cũng như nhiều chứng chỉ tin học văn phòng trên Excel đã ra đời.

Khóa đào tạo tin học, đào tạo Excel từ cơ bản đến nâng cao tại Hue IT

Vì vậy, Excel dường như đã trở thành công cụ hỗ trợ hữu ích và không thể thiếu trong công việc và cuộc sống. Với giao diện đơn giản, thân thiện với người dùng, Microsoft cũng liên tục nâng cấp và bổ sung các tính năng mới giúp người dùng giải quyết các yêu cầu về bảng tính nhanh chóng và dễ dàng hơn.

Những tính năng nào có thể thực hiện được trong Excel?

Để trở thành một ứng dụng hữu ích trong công việc và cuộc sống, Excel được trang bị rất nhiều chức năng. Vậy những tính năng nào mà người dùng có thể thực hiện trong Excel? Dưới đây là những tính năng phổ biến thường được sử dụng:

• Nhập và lưu trữ thông tin và dữ liệu: Một bảng tính Excel với hơn 4 triệu ô, tại đây người dùng có thể tự do nhập dữ liệu và thông tin vào bảng tính. Khi chỉnh sửa và thêm dữ liệu, chỉ cần mở tệp đã lưu và tiếp tục sử dụng.

• Xử lý thông tin bằng công thức: Trang hỗ trợ của Microsoft cho biết tính đến năm 2022, phần mềm Excel đã tích hợp tới 483 hàm. Các hàm này là các lệnh tính toán hoặc công thức được lập trình sẵn. Người dùng chỉ cần nhập dữ liệu vào bảng tính và sử dụng công thức phù hợp, bảng tính sẽ hỗ trợ tính toán, xử lý cực kỳ nhanh chóng và chính xác.
• Chuyển đổi thông tin thành biểu đồ: Từ dữ liệu người dùng nhập vào bảng tính Excel, nó sẽ giúp bạn chuyển đổi để vẽ biểu đồ thể hiện các thông số đó. Từ đó, bạn có thể dễ dàng so sánh và đánh giá dữ liệu một cách trực quan hơn.

• Tạo và liên kết dữ liệu giữa các bảng tính: Microsoft Excel cho phép tạo và liên kết các bảng tính với nhau, giúp người dùng liên kết các nguồn dữ liệu đó chặt chẽ hơn.
• Bảo mật thông tin và dữ liệu: Một tính năng hữu ích khác là tính năng bảo mật thông tin và dữ liệu khi nhập vào bảng tính. Người dùng hoàn toàn có thể đặt mật khẩu hoặc xuất file dưới dạng PDF để ngăn người khác chỉnh sửa và thay đổi nội dung.

Những điều bạn cần biết về Microsoft Excel

1. Hàm trong Excel là gì? Giới thiệu về các hàm cơ bản

Chắc hẳn nhiều người sẽ thắc mắc công thức và hàm trong Excel là gì, số lượng hàm cũng như các hàm phổ biến hiện nay. Hàm hay công thức trong Excel là các lệnh, phương trình thực hiện các phép tính đã được lập trình sẵn trong bảng tính. Sử dụng hàm giúp người dùng tính toán dữ liệu nhanh chóng, tiện lợi và có độ chính xác tuyệt đối.

Nhìn chung, các hàm có thể được chia thành các tổ hợp dựa trên mục đích như: hàm đếm và tổng (hàm COUNT, hàm SUM, hàm AVERAGE, …); hàm logic (hàm IF, hàm OR, hàm AND, …); hàm tính thời gian (hàm DATE, hàm FIND, hàm YEAR, hàm MONTH, …); hàm tra cứu và tham chiếu (hàm VLOOKUP, hàm CHOOSE, hàm INDEX, …); hàm làm việc với chuỗi văn bản…

Việc nhập một hàm vào bảng tính cũng rất đơn giản. Một hàm luôn bắt đầu bằng dấu “=” hoặc “+” theo sau là hàm đang được sử dụng. Như bạn thấy, mỗi hàm phục vụ nhiều mục đích khác nhau. Dưới đây là một số hàm cơ bản, phổ biến được sử dụng thường xuyên nhất:

Được sử dụng để tính tổng dữ liệu trong vùng dữ liệu đã chọn hoặc các ô do người dùng nhập vào công thức. Có hai cách để sử dụng hàm Sum: =SUM(Num1, Num2, Num3,…, Num N) rồi nhấn Enter. hoặc =SUM(Num1:Num N) rồi nhấn Enter.

Hàm này tính giá trị trung bình của một chuỗi số hoặc ô trong bảng dữ liệu. Hàm AVERAGE có công thức =AVERAGE(Num1, Num2, Num 3,…, Num N) hoặc =AVERAGE (Num 1: Num N) rồi nhấn Enter.

Dùng để tìm giá trị lớn nhất và nhỏ nhất của một dãy số. Công thức của hàm này là =MIN(Num1, Num2, Num 3,…, Num N) hoặc =MIN(Num1: Num N) rồi nhấn Enter.

Đây là một hàm rất phổ biến để tìm kiếm dữ liệu trong bảng tính hoặc một phạm vi dữ liệu theo chiều dọc. Kết quả trả về dữ liệu tương ứng theo chiều ngang và ngược lại nếu phạm vi tìm kiếm là chiều ngang. Hàm này thường được sử dụng khi tìm kiếm theo sản phẩm, số lượng, đơn giá… dựa trên mã sản phẩm, mã vạch…

Hàm VLOOKUP có công thức sau =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_lookup). Trong đó:

• Lookup_value: giá trị cần tra cứu, người dùng có thể nhập thủ công hoặc tham chiếu đến một ô trên bảng tính.
• Table_array: Là bảng giới hạn hoặc phần giới hạn cần tìm kiếm.
• Col_index_num: Số chỉ mục của cột lấy dữ liệu trong phạm vi cần tính toán, từ trái sang phải.
• Range_lookup: 1 nếu cần tra cứu chính xác. 0 nếu tra cứu liên quan đến bảng phạm vi. Khi không được điền, Excel mặc định là 1.

Trên đây là một số hàm cơ bản thường dùng trong Excel. Chắc hẳn bạn đã biết vai trò của các hàm này trong Excel để thuận tiện sử dụng hỗ trợ cho công việc của mình.

2. Các thành phần của bảng tính trong Excel là gì?

Một bảng tính trong Excel bao gồm các thành phần chính sau:

• Cột: Một tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều dọc, được đánh số theo thứ tự bảng chữ cái từ A với tổng cộng 16.384 cột.
• Hàng: Một tập hợp các ô trong bảng tính theo chiều ngang, được đánh số từ 1 đến 1.048.576 hàng.
• Ô: Là giao điểm của một hàng và một cột, được xác định bằng một địa chỉ (ví dụ: B5).
• Phạm vi: Phạm vi dữ liệu trong bảng tính sẽ có dạng Ô trên cùng bên trái: Ô dưới cùng bên phải (ví dụ: K5:M12)
• Worksheet: Còn được gọi là Sheet, là nơi làm việc và lưu trữ dữ liệu, bao gồm 16.384 cột, 1.084.576 hàng và tối đa hơn 4 triệu ô.

3. Các phiên bản nâng cấp của phần mềm Excel từ trước đến nay

Excel được phát triển bởi tập đoàn công nghệ nổi tiếng của Mỹ – Microsoft. Kể từ khi ra đời, phần mềm Excel đã trải qua nhiều thay đổi về giao diện cũng như những nâng cấp và cải tiến mạnh mẽ về tính năng. Hãy cùng tuyengiaothudo.vn điểm qua một số phiên bản nâng cấp của Excel từ xưa đến nay:

• Phiên bản Excel 2003 được phát hành vào ngày 19 tháng 8 năm 2003.
• Phiên bản Excel 2007 được phát hành vào ngày 31 tháng 7 năm 2007.
• Phiên bản Excel 2010 được phát hành vào ngày 15 tháng 6 năm 2012.
• Phiên bản Excel 2013 được phát hành vào ngày 29 tháng 1 năm 2013.
• Phiên bản Excel 2016 được phát hành vào ngày 22 tháng 9 năm 2015
• Phiên bản Excel 2019 được phát hành vào ngày 25 tháng 9 năm 2019

Microsoft Excel nói riêng và Microsoft Office nói chung, để sử dụng, bạn cần phải trả phí để mua bộ công cụ này. Tuy nhiên, hiện nay có rất nhiều hướng dẫn tải phần mềm Excel miễn phí hoặc giá rẻ hơn. Bạn có thể tham khảo các

Sự khác biệt giữa Microsoft Excel và Google Sheet

Là một công cụ miễn phí hữu ích của Google, Google Sheet có nhiều tính năng tương tự như Microsoft Excel. Tuy nhiên, mỗi công cụ sẽ có những điểm nổi bật riêng cũng như phù hợp với một nhóm đối tượng cụ thể.

Là một phần mềm chuyên dụng, Microsoft Excel được trang bị các chức năng và biểu đồ đầy đủ và đa dạng hơn Google Sheet. Do đó, Excel sẽ đáp ứng được nhu cầu xử lý dữ liệu và thông tin lớn, phù hợp với công việc cá nhân và độc lập. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng cũng là một điểm mạnh của công cụ này.

Trong khi đó, Google Sheet sẽ phù hợp với những yêu cầu công việc không quá phức tạp. Bên cạnh đó, là một bảng tính trực tuyến, nó cho phép chia sẻ để nhiều người có thể tham gia chỉnh sửa và biên tập. Ngoài ra, đây là một công cụ hoàn toàn miễn phí cho tất cả người dùng.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các bài viết sau liên quan đến Excel của tuyengiaothudo.vn:

Như vậy, bài viết trên của tuyengiaothudo.vn đã giúp bạn hiểu được Excel là gì, tầm quan trọng của nó trong công việc, cuộc sống cũng như giải đáp mọi thông tin như hàm, công thức, thành phần trong Excel. Hy vọng bạn có thêm nhiều thông tin mới và hữu ích. Đừng quên theo dõi chúng tôi trên trang Tin tức – tuyengiaothudo.vn để cập nhật thêm nhiều bài viết hay khác.

Xem thêm: Tôi có nên nâng cấp từ Huawei Band 7 lên Huawei Band 8 không?