Viết một bức thư thư từ chức giúp bạn hoàn tất thủ tục xin nghỉ việc một cách suôn sẻ, thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh thần trách nhiệm cao. Vậy bạn nên viết như thế nào để đạt được các mục tiêu trên? Thông qua bài viết dưới đây, tuyengiaothudo.vn sẽ giúp bạn giải đáp những câu hỏi trên.
Khi nào tôi nên viết đơn từ chức?
Tại Khoản 1 Điều 35 Bộ luật Lao động năm 2019 và Điều 7 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Bộ luật Lao động thì thời điểm người có đơn xin nghỉ cần báo cáo là:
- Đối với hợp đồng lao động có thời hạn từ 12 đến 36 tháng: Người lao động phải báo trước 30 ngày.
- Đối với hợp đồng lao động có thời hạn dưới 12 tháng: Người lao động phải báo trước 3 ngày.
- Đối với hợp đồng không có thời hạn cụ thể: Người lao động phải thông báo trước 45 ngày.
Theo đó, có một số trường hợp người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng mà không cần sự cho phép của người sử dụng lao động. Vì vậy, bạn không cần phải sử dụng thư từ chức
Lý do chính đáng để viết đơn từ chức
Khi quyết định xin nghỉ việc, bạn nên đưa ra lý do hợp lý để không làm mất mặt công ty, cũng như ảnh hưởng đến uy tín của bạn. Những lý do xin nghỉ việc không hợp lý sẽ khó được chấp nhận và phê duyệt. Do đó, hãy suy nghĩ kỹ trước khi viết lý do xin nghỉ việc. Đây là phần quan trọng nhất của đơn, thể hiện thái độ làm việc và tính chuyên nghiệp của nhân viên. Sau đây là một số lý do hợp lý để viết đơn xin nghỉ việc:
- Lý do sức khỏe không được đảm bảo
- Môi trường làm việc hiện tại không phù hợp với tôi
- Định hướng nghề nghiệp không còn phù hợp với công ty
- Việc điều trị không tương xứng với công sức bỏ ra.
- Thay đổi nơi cư trú
- Tiếp tục học tập để nâng cao kiến thức và trình độ chuyên môn
- Xung đột không thể hòa giải với sếp/đồng nghiệp
Nói chung, lý do xuất phát từ cuộc sống cá nhân sẽ không được chấp thuận. Nếu bạn sử dụng những lý do trên làm lý do để nghỉ việc, thái độ làm việc của bạn sẽ bị đánh giá thấp, bất kể năng lực của bạn. Do đó, bạn chỉ nên nghỉ việc sau khi cân nhắc kỹ lưỡng và đã học đủ kiến thức liên quan đến quá trình nghỉ việc.
Quá trình từ chức
Trước khi viết thư từ chứchãy cùng tìm hiểu quy trình từ chức diễn ra như thế nào. Mỗi doanh nghiệp đều có quy định từ chức riêng để đảm bảo hoạt động không bị ảnh hưởng. Dưới đây là quy trình từ chức chung mà bạn có thể tham khảo:
Viết và nộp đơn xin từ chức
Việc đầu tiên bạn cần làm là thông báo cho Phòng Nhân sự và Hội đồng quản trị về việc chấm dứt hợp tác với công ty. Đó là ý nghĩa của lá thư. thư từ chứcCó thể thông báo trực tiếp, tuy nhiên, người sử dụng lao động và người lao động cần phải làm việc trên giấy tờ để hạn chế các vấn đề pháp lý trong tương lai.
Quản lý phê duyệt
Sau khi xem xét lý do nghỉ việc, nhân viên và người quản lý, người có thẩm quyền trực tiếp sẽ thảo luận. Nếu cả hai bên đạt được thỏa thuận, nhân viên có thể tiếp tục làm việc. Trong các trường hợp còn lại, người quản lý có trách nhiệm trả lời nhân viên trong thời hạn tối đa là 2 ngày.
Phòng nhân sự đã xác nhận
Kế tiếp, thư từ chức Yêu cầu của bạn sẽ được phối hợp với phòng nhân sự để giải quyết nhu cầu của nhân viên trong vòng tối đa 3 ngày làm việc.
Bàn giao công việc
Sau khi nhận được xác nhận từ phòng nhân sự, bạn cần bàn giao công việc cho nhân viên mới. Hiện tại, không có luật nào yêu cầu nhân viên phải bàn giao công việc trước khi nghỉ việc. Nếu hợp đồng có quy định, bạn cần phải làm công việc này.
Giải quyết hợp đồng
Tiếp theo, bạn cần hoàn thành các nhiệm vụ được giao trước khi chính thức nghỉ việc. Đồng thời, bạn cũng cần hoàn thành các thủ tục giấy tờ liên quan đến việc bàn giao tài sản, giấy tờ, hồ sơ công ty và các cam kết khi nghỉ việc.
Quyết định nghỉ việc
Phòng nhân sự có trách nhiệm soạn thảo đơn xin nghỉ việc, gửi cho Giám đốc để xác nhận, sau đó gửi lại cho nhân viên. Sau khi nhận được xác nhận, nhân viên chấm dứt hoàn toàn hợp đồng lao động với công ty.
Thanh toán các phúc lợi còn lại cho nhân viên
Nếu người lao động kết thúc hợp đồng nhưng chưa nhận được đầy đủ các chế độ phúc lợi trong thời gian làm việc thì công ty phải có trách nhiệm thanh toán. Sau khi người lao động nghỉ việc, kế toán công ty sẽ thanh toán lương, bảo hiểm,… trong vòng 1 tuần đến 1 tháng.
Như có thể thấy, viết thư từ chức là bước đầu tiên trong quá trình từ chức. Nếu bạn đang nghĩ đến điều đó, hãy cân nhắc nộp đơn thư từ chức vào đúng thời điểm.
Cấu trúc của một lá thư từ chức
Thư từ chức Cấu trúc tương tự như các ứng dụng khác, nhưng có một số điểm khác biệt. Nhìn chung, nó bao gồm ba phần: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết luận. Độ dài của ứng dụng phụ thuộc vào yêu cầu của từng công ty, không có hình thức chung nào áp dụng cho tất cả. Tuy nhiên, để đảm bảo cấu trúc cơ bản, thư từ chức bao gồm các nội dung sau:
- Giới thiệu: Quốc huy – Phương châm – Tên đơn xin việc (Đơn xin nghỉ phép/từ chức)
- Nội dung: Thông tin người nhận – Thông tin người viết – Lý do xin nghỉ việc – Thời gian nghỉ – Thông tin bàn giao công việc
- Kết thúc: Cam kết và lời cảm ơn – Thời gian nộp đơn – Ký tên và đóng dấu
XEM NGAY: Top 10 ứng dụng tìm việc làm gấp tốt nhất
Top 10 mẫu đơn xin từ chức phổ biến nhất
Như đã đề cập ở trên, không có mẫu đơn nào phù hợp với tất cả mọi người. Bạn cần xác định rõ bản chất và yêu cầu của công việc, chọn độ dài và dựa vào yêu cầu của quy trình từ chức của công ty. Sau khi cân nhắc kỹ lưỡng và quyết định từ chức, bạn có thể bắt đầu viết. thư từ chức Dựa trên các mẫu đơn xin từ chức có sẵn bên dưới, từ đơn giản đến chuyên nghiệp:
Một số lưu ý khi viết đơn xin nghỉ việc
Cuối cùng, vui lòng lưu ý những lưu ý sau để hoàn thành. thư từ chức theo cách gọn gàng nhất. Sau đây là một số điều nên và không nên làm khi viết thư từ chức, cụ thể:
Những điều bạn nên làm
Khi viết đơn xin từ chức, bạn cần viết đúng chính tả và sử dụng ngôn ngữ hành chính. Ngoài ra, bạn cần trình bày một cấu trúc rõ ràng, mạch lạc và một lý do từ chức thuyết phục. Sau đây là những điều bạn nên làm khi viết đơn xin từ chức, cụ thể:
Viết đúng chính tả và ngữ pháp
Trước khi nộp đơn, bạn nên kiểm tra lỗi ngữ pháp và lỗi chính tả. Để thuận tiện, bạn có thể sử dụng phần mềm kiểm tra trực tuyến hoặc chỉ cần bật chế độ kiểm tra chính tả trong phần mềm Word.
Căn chỉnh, định dạng
Văn bản hành chính thường sử dụng khổ giấy A4, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 hoặc 14, giãn dòng 1.15, giãn đoạn văn 6pt. Lề trên, dưới, trái, phải lần lượt là 20 – 25mm; 20 – 25mm; 30 – 35mm; 15 – 20mm. Viết hoa, bôi đậm toàn bộ tên đơn. Đối với văn bản viết tay, không cần bôi đậm. In nghiêng địa điểm, thời gian viết đơn. Cần bôi đậm tên người nộp đơn và xác nhận của cơ quan có thẩm quyền.
Bố cục rõ ràng và mạch lạc
Tính mạch lạc và rõ ràng của một văn bản phản ánh suy nghĩ của mỗi người. Một bố cục chặt chẽ giúp bạn hạn chế sự lặp lại của các ý tưởng và từ ngữ và tiết kiệm thời gian.
Không gian
Ngoài bố cục mạch lạc, cách trình bày đơn xin việc cũng đóng vai trò quan trọng. Một văn bản tốt luôn có khoảng nghỉ cho mắt. Bạn nên chừa một khoảng cách hợp lý giữa các dòng, giữa các đoạn văn trên và dưới để người được ủy quyền có thể dễ dàng đọc và xem lại nhanh nhất có thể. Ngoài ra, bạn nên chú ý chừa một khoảng cách vừa phải bên dưới để ký tên và đóng dấu của công ty.
Ngôn ngữ chính thức, hành chính
Ngôn ngữ thông tục, từ ngữ không trang trọng và giọng điệu hài hước là những điều cần tránh khi viết thư. thư từ chứcBạn nên lịch sự và nhã nhặn trong phong cách viết và sử dụng những từ ngữ thể hiện sự nghiêm túc trong đơn đăng ký của mình.
Có nhiều ý kiến về việc nên sử dụng đại từ nhân xưng nào trong thư từ chức. Bạn nên sử dụng đại từ “I” để đảm bảo ngữ điệu lịch sự và trang trọng nhất cho đơn xin việc. Hoặc bạn có thể sử dụng đại từ “I” để thể hiện sự thân mật và gần gũi hơn nhưng vẫn đủ nghiêm túc.
Cảm ơn từ tận đáy lòng
Cuối cùng thư từ chứcDù dài hay ngắn, bạn cũng nên có lời cảm ơn đến công ty, đồng nghiệp đã giúp đỡ bạn trong suốt thời gian làm việc. Không cần phải quá khoa trương, dài dòng, bạn chỉ cần thể hiện sự chân thành và thái độ biết ơn để lại ấn tượng tốt.
Thái độ tốt
Bạn nên thể hiện thái độ tích cực trong đơn xin việc cũng như trong suốt quá trình bàn giao và từ chức. Điều này không chỉ giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt với đồng nghiệp và công ty cũ mà còn thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn.
Những điều bạn nên tránh
Một đặc điểm chung của mẫu đơn xin việc là sự đơn giản và ngắn gọn. Trình bày quá dài dòng và lan man là không cần thiết, dễ khiến người đánh giá cảm thấy thiếu chuyên nghiệp. Do đó, bạn nên đi thẳng vào vấn đề. Sử dụng câu đơn giản, liên từ và dấu câu hiệu quả để tăng tính mạch lạc trong cách diễn đạt.
Điều cấm kỵ tiếp theo bạn cần tránh là viết sai thông tin người nhận, tên công ty, v.v. Lỗi này thường do người viết không kiểm tra lại trước khi nộp đơn. Viết thông tin chính xác, mặc dù cơ bản, thể hiện sự tôn trọng tối thiểu của bạn đối với công ty và vị trí bạn đã làm việc.
Tuyệt đối tránh phàn nàn hoặc có thái độ tiêu cực về vị trí hoặc những người liên quan đến đơn xin việc. Bạn nên giữ thái độ lịch sự và chuyên nghiệp ngay cả khi bạn không làm việc ở vị trí đó.
Phần kết luận
Viết thư từ chức Bạn cũng cần một chút kỹ năng để đảm bảo quá trình từ chức của bạn diễn ra suôn sẻ nhất có thể. Nếu bạn không biết cách viết đơn, hãy chọn một trong các mẫu trên tuyengiaothudo.vn để áp dụng!
XEM THÊM: Cách viết email xin việc để tạo ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng