Chứng từ xuất nhập khẩu invoice là gì?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu nhộn nhịp, chứng từ hóa đơn đóng vai trò không thể thiếu và được coi là cánh tay phải đắc lực giúp các giao dịch diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Vậy hóa đơn là gì? Loại chứng từ này quan trọng như thế nào? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về hóa đơn xuất nhập khẩu, giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò và cách sử dụng loại chứng từ này.

Hóa đơn là gì?

Hóa đơn thương mại (hay còn gọi là hóa đơn bán hàng) là một chứng từ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, đóng vai trò thiết yếu trong việc xác nhận giao dịch hàng hóa giữa hai bên gồm người bán và người mua. Hóa đơn do người bán lập và cung cấp cho người mua với các thông tin chi tiết về hàng hóa, giá cả, điều khoản thanh toán và các thông tin liên quan khác.

Vai trò và tầm quan trọng của hóa đơn bao gồm:

• Cơ sở thanh toán: Hóa đơn là căn cứ pháp lý để bên mua thanh toán cho bên bán theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng mua bán.
• Khai báo hải quan: Hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong việc khai báo hải quan, giúp cơ quan hải quan xác định giá trị hàng hóa, thuế nhập khẩu và các loại phí liên quan.
• Chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng hóa: Hóa đơn là bằng chứng xác minh nguồn gốc hàng hóa, giúp đảm bảo quyền lợi của cả người mua và người bán.
• Hỗ trợ quản lý hàng tồn kho và theo dõi công nợ: Hóa đơn cung cấp thông tin chi tiết về số lượng và giá trị hàng hóa được giao dịch, giúp người bán quản lý hàng tồn kho hiệu quả và người mua theo dõi công nợ chính xác.

Với vai trò và tầm quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, hóa đơn là công cụ thiết yếu đảm bảo giao dịch mua bán diễn ra suôn sẻ và hợp pháp.

Những thông tin cơ bản cần có trong hóa đơn là gì?

Đối với lĩnh vực xuất nhập khẩu, đơn vị bán hàng chỉ cần lập hóa đơn theo mẫu nội bộ, không sử dụng mẫu cố định do cơ quan nhà nước quy định. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ thông tin cho giao dịch, hóa đơn phải đáp ứng các yêu cầu sau:

Thông tin chung về Hóa đơn:

• Tên hóa đơn, ví dụ: “Hóa đơn thương mại”, “Hóa đơn”, “Hóa đơn thương mại”.
• Số hóa đơn
• Ngày hóa đơn

Thông tin về người bán (Người giao hàng) và người mua (Người nhận hàng):

• Họ và tên (theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/CMND)
• Địa chỉ
• Số điện thoại
• E-mail
• Mã số thuế

Thông tin vận chuyển:

• Tên phương tiện: Nêu rõ tên phương tiện (tàu, máy bay, v.v.).
• Số đặt hàng: Cung cấp số đặt hàng của lô hàng.

Thông tin về container và niêm phong (nếu có):

• Số container: Ghi rõ số container của lô hàng.
• Số niêm phong: Cung cấp số niêm phong của container.

Thông tin về cảng xuất nhập khẩu:

• Cảng khởi hành: Ghi rõ tên cảng khởi hành của lô hàng.
• Cảng nhập cảnh: Cung cấp tên cảng nhập cảnh của lô hàng.

Mô tả hàng hóa:

• Tên hàng hóa: Nêu rõ tên chính xác của từng loại hàng hóa đang giao dịch.
• Số lượng: Ghi rõ số lượng của từng loại hàng hóa được giao dịch.
• Đơn giá: In đơn giá cho từng loại hàng hóa (thường được viết theo đơn vị tiền tệ).
• Tổng cộng: Tính tổng giá trị cho từng loại hàng hóa (số lượng x đơn giá).
• Tổng giá trị số: Tính tổng giá trị của tất cả hàng hóa được giao dịch.
• Tổng giá trị bằng chữ: Ghi rõ tổng giá trị bằng chữ theo đơn vị tiền tệ.

Có những loại hóa đơn phổ biến nào?

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận việc mua bán hàng hóa giữa hai bên. Hiện nay, có rất nhiều loại hóa đơn khác nhau được sử dụng, mỗi loại có những đặc điểm và mục đích riêng. Dưới đây là một số loại hóa đơn phổ biến nhất.

Hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại là gì? Hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu và được coi là chứng từ cơ bản để xác nhận việc mua bán hàng hóa giữa hai bên, bên bán và bên mua.

Hóa đơn thương mại được ưa chuộng vì những lý do sau:

• Tính hợp pháp: Hóa đơn thương mại có giá trị pháp lý cao, được sử dụng làm bằng chứng xác thực cho các giao dịch mua bán, hỗ trợ thanh toán, khai báo hải quan, yêu cầu bảo hiểm và giải quyết tranh chấp nếu có.
• Thông tin đầy đủ: Hóa đơn thương mại cung cấp thông tin chi tiết và đầy đủ về giao dịch, bao gồm thông tin về người bán và người mua, thông tin về hàng hóa, điều khoản thanh toán, điều khoản giao hàng, chữ ký và con dấu của người bán.
• Tính linh hoạt: Hóa đơn thương mại có thể được lập theo mẫu nội bộ của công ty, miễn là đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết.
• Được sử dụng rộng rãi: Hóa đơn thương mại được chấp nhận rộng rãi trên toàn cầu và là loại chứng từ được sử dụng trong hầu hết các giao dịch xuất nhập khẩu.

Ngoài ra, Hóa đơn thương mại còn là nguồn dữ liệu quan trọng để thống kê hoạt động xuất nhập khẩu của doanh nghiệp và quốc gia.

Hóa đơn Proforma (Hóa đơn Proforma)

Hóa đơn tạm thời đóng vai trò là hóa đơn tạm thời được sử dụng trong các giao dịch bán hàng quốc tế, là điều kiện tiên quyết để phát hành hóa đơn thương mại chính thức sau khi có đầy đủ thông tin về lô hàng.

Đặc điểm và mục đích của hóa đơn tạm tính là gì?

• Cung cấp thông tin sơ bộ về giao dịch: Hóa đơn tạm tính bao gồm thông tin cơ bản về người bán, người mua, hàng hóa, giá cả, điều khoản thanh toán, điều khoản giao hàng dự kiến, v.v.
• Giúp người mua tham khảo và đánh giá: Dựa trên hóa đơn mẫu, người mua có thể tham khảo thông tin chi tiết về sản phẩm, giá cả và điều kiện giao dịch trước khi quyết định mua hàng.
• Được sử dụng trong một số trường hợp: Đối với các lô hàng giá trị thấp, việc chuẩn bị hóa đơn thương mại đầy đủ khá mất thời gian, do đó hóa đơn tạm tính được sử dụng như một giải pháp thay thế. Trong một số trường hợp, người bán yêu cầu người mua trả trước một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng hóa, hóa đơn tạm tính được sử dụng để xác nhận khoản thanh toán này. Hoặc khi người mua yêu cầu sản xuất hàng hóa theo thông số kỹ thuật cụ thể, hóa đơn tạm tính được sử dụng để xác nhận thông tin sản phẩm và giá cả.

Lưu ý, hóa đơn tạm tính không có giá trị pháp lý như hóa đơn thương mại nên loại hóa đơn này không thể sử dụng để thanh toán, khai báo hải quan hay yêu cầu bảo hiểm. Các doanh nghiệp cần thận trọng khi sử dụng hóa đơn tạm tính để tránh những tranh chấp không đáng có với người mua.

Hóa đơn điện tử (E-invoice)

Hóa đơn điện tử là gì? Hóa đơn điện tử hay hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được tạo ra và lưu trữ dưới dạng điện tử. Hóa đơn điện tử đang tạo nên xu hướng mới trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, mang lại nhiều lợi thế so với hóa đơn giấy truyền thống. Việc áp dụng hóa đơn điện tử trong xuất nhập khẩu đang được Chính phủ thúc đẩy.

Một số tính năng nổi bật của hóa đơn điện tử bao gồm:

• Tiết kiệm thời gian: Doanh nghiệp có thể tạo và gửi hóa đơn điện tử nhanh chóng, chỉ trong vài phút.
• Tiết kiệm chi phí: Thay vì sử dụng hóa đơn giấy, doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo, lưu trữ và quản lý hóa đơn điện tử trên hệ thống điện tử.
• Nâng cao hiệu quả: Hóa đơn điện tử giúp tự động hóa nhiều quy trình trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và nguồn nhân lực.
• Bảo mật: Hóa đơn điện tử được ký bằng chữ ký số, đảm bảo tính bảo mật cao và chống làm giả.
• Dễ dàng truy cập: Doanh nghiệp có thể dễ dàng truy cập hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi.
• Tăng tính minh bạch: Sử dụng hóa đơn điện tử giúp tăng tính minh bạch trong hoạt động xuất nhập khẩu.

Hóa đơn lãnh sự là gì?

Hóa đơn lãnh sự hay còn gọi là hóa đơn lãnh sự đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, được một số quốc gia yêu cầu nhằm mục đích quản lý hoạt động thương mại và thu thuế. Hóa đơn lãnh sự do cơ quan lãnh sự của nước nhập khẩu cấp cho người xuất khẩu.

Ngoài các thông tin cơ bản như hóa đơn thương mại, hóa đơn lãnh sự còn bao gồm một số thông tin bổ sung theo yêu cầu của quốc gia nhập khẩu, chẳng hạn như thông tin về đại lý hải quan của người nhập khẩu, giá CIF (Chi phí, Bảo hiểm, Cước phí) của lô hàng và mã số thuế của người nhập khẩu.

Hóa đơn lãnh sự có giá trị pháp lý và được sử dụng cho mục đích xin giấy phép nhập khẩu, nộp thuế nhập khẩu hoặc giải quyết tranh chấp thương mại.

Việc sử dụng hóa đơn lãnh sự không phải là bắt buộc đối với tất cả các lô hàng nhập khẩu. Các doanh nghiệp cần kiểm tra các quy định của quốc gia nhập khẩu để biết chính xác liệu họ có cần sử dụng hóa đơn lãnh sự hay không. Và ngoài hóa đơn lãnh sự, một số quốc gia cũng có thể yêu cầu các loại giấy tờ khác như:

• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật.
• Giấy chứng nhận sức khỏe.
• Giấy phép nhập khẩu.

Doanh nghiệp xuất khẩu cần tuân thủ đầy đủ các quy định về chứng từ nhập khẩu để đảm bảo lô hàng được thông quan nhanh chóng, thuận lợi.

Hóa đơn hải quan

Hóa đơn hải quan hay còn gọi là chứng từ hải quan đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, dùng để khai báo thông tin chi tiết về lô hàng với cơ quan hải quan. Đặc điểm của hóa đơn hải quan là gì?

Mỗi quốc gia có thể có mẫu hóa đơn hải quan riêng, do đó doanh nghiệp cần sử dụng mẫu hóa đơn hải quan phù hợp với quy định của quốc gia nhập khẩu. Hóa đơn hải quan là một trong những chứng từ quan trọng để khai báo hải quan xuất nhập khẩu. Dựa trên thông tin về giá trị hàng hóa trên Hóa đơn hải quan, cơ quan hải quan sẽ tính thuế nhập khẩu. Ngoài ra, Hóa đơn hải quan còn giúp cơ quan hải quan kiểm tra, giám sát hoạt động xuất nhập khẩu.

Một số khái niệm khác liên quan đến hóa đơn

Số container xuất hiện trên hóa đơn là gì?

Số hiệu container, số sê-ri container hay số nhận dạng container. Giống như “thẻ căn cước” của mỗi container, số sê-ri đóng vai trò cực kỳ quan trọng, giúp nhận dạng, theo dõi hành trình và quản lý hàng hóa hiệu quả trong hoạt động vận tải quốc tế. Số sê-ri container là một dãy gồm 10 chữ số và chữ cái được thiết lập theo các quy tắc cụ thể:

• Ba chữ cái đầu tiên: Mỗi hãng vận chuyển container được cấp một mã duy nhất để xác định chủ sở hữu container.
• Thư thứ tư: Thư này cung cấp thông tin về kiểu dáng và chức năng của container, chẳng hạn như container khô, container thông gió, container bồn, container lạnh.
• Sáu chữ số tiếp theo: Tạo thành một số sê-ri duy nhất cho mỗi thùng chứa để phân biệt nó với tất cả các thùng chứa khác trên thế giới.
• Chữ số cuối cùng: Chữ số kiểm tra được sử dụng để xác minh tính chính xác của toàn bộ số container.

Ví dụ, mã container SUDU307007 được giải mã như sau:

• SU: Mã chủ sở hữu (Công ty Seaspan)
• DU: Ký hiệu loại thiết bị (Container khô)
• 3: Kiểm tra chữ số
• 07007: Số sê-ri

Số niêm phong trên hóa đơn là gì?

Số niêm phong container là một dãy số gồm 7-15 chữ số được in trên niêm phong chì của cửa container. Mỗi niêm phong chì sẽ có một số niêm phong duy nhất, không thể sao chép, giúp nhận dạng và theo dõi tình trạng niêm phong của container.

Số niêm phong container đóng vai trò quan trọng trong việc bảo vệ hàng hóa và đảm bảo an toàn trong vận chuyển quốc tế:

• Xác minh tính toàn vẹn: Giúp xác định xem container có bị mở trái phép hay không. Bất kỳ dấu hiệu nào của niêm phong bị hỏng hoặc bị giả mạo sẽ cảnh báo về việc truy cập trái phép.
• Ngăn chặn xâm nhập: Kẹp chì bịt kín cửa container, tạo ra rào cản vật lý đối với kẻ xâm nhập, giúp ngăn ngừa trộm cắp hoặc đánh tráo hàng hóa.
• Tránh thất thoát hàng hóa: Số niêm phong giúp theo dõi tình trạng niêm phong của container trong suốt hành trình vận chuyển, do đó giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa do mất mát hoặc hư hỏng.
• Tăng cường trách nhiệm giải trình: Việc sử dụng số niêm phong giúp xác định rõ ràng trách nhiệm giữa các bên liên quan đến quá trình vận chuyển, từ người gửi hàng, người vận chuyển đến người nhận hàng.

Lời kết

Qua nội dung tìm hiểu về hóa đơn là gì mà tuyengiaothudo.vn chia sẻ hôm nay, có thể khẳng định hóa đơn đóng vai trò không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu, là chìa khóa cho một giao dịch minh bạch và thành công. Sử dụng hóa đơn đúng cách sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.

XEM THÊM: