Cách xóa trang trắng trong Word 2007, 2010, 2013, 2016 nhanh chóng

Gặp phải các trang trống khi làm việc với Microsoft Word có thể khá bất tiện cho người dùng trong nhiều trường hợp. Mặc dù xóa trang trắng trong word khá đơn giản nhưng cũng sẽ khiến nhiều người dùng mới bối rối khi lần đầu thực hiện. Bên cạnh đó, việc xóa thủ công từng trang thay vì xóa tất cả các trang trắng cùng lúc sẽ tốn thời gian và công sức của bạn, đôi khi ảnh hưởng đến định dạng có sẵn của các khung văn bản. Vậy làm thế nào để xóa trang Word trắng nhanh chóng? Trong bài viết hôm nay, tuyengiaothudo.vn sẽ chỉ cho bạn những cách dễ nhất để xóa trang trắng trong Word, áp dụng cho các phiên bản 2007, 2010, 2013 và 2016.

Nguyên nhân gây ra lỗi trang trắng trong Word

Để xóa trang trống trong Word, bạn cần hiểu nguyên nhân gây ra lỗi này. Trang trống trong Microsoft Word – còn được gọi là Trang trống – là trang chỉnh sửa mới được tạo ra mỗi khi người dùng hết các trang liền kề hoặc khi nội dung cần được chuyển sang trang mới. Nếu không được tạo chủ động, trang trống thường sẽ tự động xuất hiện khi bạn hoàn tất việc chỉnh sửa giới hạn của một trang Word.

Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, bản nháp của người dùng sẽ vô tình xuất hiện một khoảng trắng không mong muốn, ngăn cách nội dung đã soạn thảo. Tình trạng này sẽ rất bất tiện nếu bạn không phát hiện sớm, đặc biệt là khi bạn in tài liệu dưới dạng bản cứng.

Có nhiều lý do chủ quan khiến Trang trống không mong muốn xuất hiện. Một số lỗi phổ biến bao gồm:

• Nhấn phím Enter hoặc Enter nhiều lần sẽ khiến Word nhảy sang trang mới.
• Vô tình sử dụng Ctrl + Enter nên cần xóa trang trắng thừa trong Word.
• Vô tình nhấn nút Ngắt trang hoặc Trang tiếp theo (Ngắt phần) sẽ khiến Word tạo một trang mới.
• Lỗi nhảy trang do chèn bảng tính hoặc hình ảnh, video.

Trên thực tế, trang trống không phải là lỗi nghiêm trọng nếu người dùng phát hiện kịp thời và sửa ngay. Tuy nhiên, yếu tố này không nên giữ trong một văn bản để đảm bảo tính liên tục và tính thẩm mỹ. Vậy tại sao người dùng cần biết cách xóa trang trống trong Word?

Tại sao người dùng cần xóa trang trống trong Word?

Mặc dù không ảnh hưởng nghiêm trọng đến toàn bộ văn bản, nhưng một Blank Page không mong muốn vẫn sẽ phá hỏng tính thẩm mỹ của bố cục Word. Nếu trong quá trình biên tập, văn bản tự động nhảy sang trang mới khi phạm vi cho phép ở trang cũ đã hết, người dùng có thể tiếp tục mà không cần xóa trang trống mới. Tuy nhiên, do những lý do như nhấn nhầm nút hoặc sử dụng sai chức năng, các trang trống mới sẽ làm gián đoạn nội dung đang biên tập, tạo ra khoảng trống không cần thiết. Tóm lại, Blank Page sẽ gây ra sự bất tiện trong các trường hợp sau.

Mất tính thẩm mỹ và tạo ra bố cục rời rạc cho văn bản

Một trang trống sẽ tạo ra một khoảng cách lớn giữa các phần nội dung, khiến người đọc và người xem dễ bị gián đoạn khi theo dõi văn bản. Đây chính là lý do vì sao người dùng cần xóa các trang trống trong Word để tạo nên bố cục liền mạch nhất cho văn bản. Theo quy ước chuẩn văn bản hiện hành, khoảng cách giữa các đoạn văn chỉ nên là một dòng hoặc tối đa là 1,5pt. Do đó, việc vô tình để lại một khoảng cách kéo dài trên một trang sẽ khiến bố cục của trang Word mất đi tính khoa học và trở nên khó theo dõi.

Ngoài ra, việc vô tình khiến Word nhảy sang trang trống mới mà không kịp chỉnh sửa cũng có thể khiến định dạng văn bản đang sử dụng bị mất. Trong nhiều trường hợp tạo Trang trống, định dạng lề, phông chữ hoặc cỡ chữ sẽ trở về cài đặt mặc định, khiến người dùng mất nhiều thời gian hơn để căn chỉnh lại cho phù hợp với văn bản bên trên.

Lỗi đánh số trang cho văn bản

Số trang sẽ nằm ở mục Footer ở cuối mỗi trang Word. Tùy theo lựa chọn của biên tập viên mà số trang sẽ được đánh số từ trang đầu tiên hoặc trang thứ 2 cho đến hết file. Tuy nhiên, Word chỉ có tính năng hỗ trợ đánh số trang tự động chứ không thể xác định được trang nào có nội dung và trang nào trống để ghi số. Do đó, nếu bạn không xóa trang trống trong Word thì trang trống vô tình tạo ra cũng sẽ bị đánh số, làm sai lệch mục lục gốc của văn bản.

Trong trường hợp người dùng đã tạo mục lục và không sử dụng tính năng tự động cập nhật mục lục, trang trống sẽ khiến bạn có thêm trang thừa và buộc bạn phải tạo lại mục lục sau khi xóa. Điều này đòi hỏi người dùng phải hết sức cẩn thận, phải xóa ngay trang trống trước khi đánh số trang hoặc áp dụng tính năng tự động cập nhật mục lục để khắc phục tình trạng này.

In đè

Tương tự như việc điền số trang, việc không xóa trang trắng trong Word sẽ khiến người dùng gặp lỗi khi in. Trang trắng sẽ không bị xóa khi in mà sẽ được in cùng với văn bản để tạo thành bản cứng. Tình huống này xảy ra khi người dùng không xóa trang trắng trong Word trước khi in, gây lãng phí giấy và khoảng trống khi in, đồng thời cũng có thể gây thiếu giấy in trong trường hợp có quá nhiều trang trắng. Khi đã in ra bản cứng, người dùng không thể chỉnh sửa mà chỉ có thể chỉnh sửa trong bản mềm và in lại.

Tuy không nhiều nhưng số lượng trang trắng thừa cũng gây bất tiện cho người dùng trong quá trình soạn thảo văn bản. Để khắc phục hoặc hạn chế những vấn đề trên, bạn nhất định phải biết cách xóa Blank Page trong Microsoft Word. Tùy vào nguyên nhân gây ra lỗi mà sẽ có nhiều cách xóa khác nhau. Bạn có thể tham khảo và lựa chọn một trong những cách sau để thực hiện. Lưu ý rằng các cách hướng dẫn dưới đây đều được thực hiện bằng các công cụ cơ bản và có sẵn trong phần mềm, cho phép người dùng áp dụng trên nhiều phiên bản Word khác nhau.

Cách xóa trang trắng trong Word nhanh chóng bằng phím tắt

Sử dụng phím tắt là cách nhanh nhất giúp người dùng xóa Trang trắng trong Word. Phương pháp này khá phổ biến và được nhiều người lựa chọn vì có thể thực hiện nhanh chóng trên bàn phím mà không cần bất kỳ công cụ hỗ trợ nào. Đây cũng là cách xóa nhanh trang khi bạn vô tình nhấn chức năng sang trang mới. Tuy nhiên, cách này chỉ thực sự hữu ích trong trường hợp xóa 1-2 trang trắng. Nếu số lượng Trang trắng nhiều hơn, người dùng không nên sử dụng cách thủ công này để tránh mất thời gian và công sức.

Cách sử dụng phím tắt để xóa trang trắng trong Word được chia thành 2 trường hợp:

Trong trường hợp Trang trống ở cuối của tài liệu, người dùng đặt con trỏ chuột vào cuối trang, sau đó nhấn phím Delete trên bàn phím. Ngoài ra, người dùng cũng có thể nhấn tổ hợp phím Shift + Nhấp chuột trái Đầu tiên, sau đó sử dụng Xóa bỏ xóa.

Trong trường hợp Các trang trống được xen kẽ giữa các phần. nội dung, người dùng đặt con trỏ chuột vào đầu mỗi trang ngay sau trang trắng cần xóa, sau đó nhấn phím Backspace để xóa trang thừa.

Các thao tác bằng phím tắt cần kết hợp với cách đặt con trỏ chuột. Đây cũng là lý do tại sao phương pháp này mất nhiều thời gian hơn nếu số lượng Trang trống cần xóa nhiều hơn 1-2 trang. Do đó, bạn có thể tham khảo các cách xóa trang sau để tiết kiệm thời gian và công sức.

Cách xóa trang trắng trong Word bằng các công cụ có sẵn

Microsoft Word tích hợp nhiều công cụ giúp người dùng sửa lỗi nhập liệu nhanh chóng và dễ dàng. Trong trường hợp tài liệu của bạn có nhiều Trang Trống xen kẽ, việc xóa thủ công bằng phím tắt vẫn là thao tác đúng nhưng sẽ tốn nhiều thời gian hơn. Do đó, người dùng nên biết cách tận dụng các tiện ích có sẵn để xóa chúng chỉ bằng vài bước cơ bản. Các công cụ của Word cho phép bạn tìm kiếm và xóa toàn bộ các trang trống cực kỳ nhanh chóng, chính xác và tiện lợi. Người dùng có thể lựa chọn sử dụng một trong các công cụ được đề cập dưới đây tùy theo nguyên nhân gây ra lỗi Trang Trống.

Xóa trang trắng ở cuối tài liệu bằng cách sử dụng Đoạn văn

Công cụ Paragraph sẽ giúp bạn phát hiện và đánh dấu các trang trống bằng các ký tự đặc biệt, từ đó xóa một loạt các trang trống ở cuối tài liệu mà không cần phải thực hiện từng trang. Ưu điểm của phương pháp xóa trang trống trong Word này là nhanh chóng và đơn giản vì công cụ này được tích hợp trong tab Home. Phương pháp này cũng giúp phát hiện các khoảng trắng trong trang để xóa chúng nhanh chóng. Tuy nhiên, hạn chế là phương pháp này chỉ có thể áp dụng cho các trang trống nằm ở cuối toàn bộ tài liệu.

Để thực hiện xóa trang trống theo cách này, bạn cần thực hiện như sau:

Bước 1: Mở tệp Word mà bạn muốn xóa trang trống.

Bước 2: Di chuyển và đặt con trỏ chuột đến cuối trang bạn muốn xóa trong tài liệu Word vừa mở.

Bước 3: Trên thanh công cụ chọn Tab Trang chủsau đó nhấp vào biểu tượng Đoạn văn trong hộp Đoạn văn. Người dùng bây giờ sẽ thấy các khoảng trắng được đánh dấu bằng biểu tượng vừa được bật.

Bước 4: Đánh dấu tất cả các biểu tượng đó bằng con trỏ chuột, sau đó sử dụng Xóa bỏ hoặc Phím xóa lùi trên bàn phím để xóa. Khi hoàn tất, bạn sẽ thấy trang trống đã được xóa. Tại thời điểm này, hãy nhấp vào biểu tượng Đoạn văn một lần nữa để tắt tính năng này.

Xóa trang trống trong Word do ngắt trang/ngắt phần

Page Break/Section Break là khoảng cách được tạo ra khi người dùng nhảy đến một trang Word mới, là dòng phân cách giữa trang cũ và trang mới trong tài liệu. Thông thường, dòng này sẽ được ẩn đi để đảm bảo tính thẩm mỹ và nội dung liền mạch nếu người dùng tiếp tục chỉnh sửa. Do đó, nếu vô tình tạo ra lỗi Blank Page do vô tình nhấn chức năng Break này, người dùng sẽ khó nhận ra nhanh chóng để xóa trang trống kịp thời.

Để khắc phục lỗi này, bạn tiếp tục sử dụng công cụ Paragraph để thao tác một cách nhanh nhất. Paragraph sẽ giúp người dùng xác định khoảng cách và hiển thị chúng để người dùng dễ dàng nhìn thấy và xóa chúng. Các bước xóa trang trắng trong Word bằng phương pháp này như sau:

Bước 1: Mở tệp Word có chứa trang trống bạn muốn xóa. Trong tab Trang chủbấm vào Biểu tượng đoạn văn.

Bước 2: Vào thời điểm này, các dòng Ngắt trang sẽ được hiển thị giữa mỗi trang, đây là nguyên nhân gây ra khoảng cách giữa trang cũ và trang trắng mới nên cần phải xóa bỏ.

Bước 3: Nhấp để chọn dòng Ngắt trang hoặc tô sáng dòng được hiển thị. Người dùng tiếp tục sử dụng phím Phím xóa lùi/Xóa trên bàn phím để xóa.

Sau khi xóa dòng phân cách, trang trắng cũng sẽ biến mất và bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa trên trang nội dung hiện tại. Lưu ý khi hoàn tất, người dùng cần nhấp lại vào biểu tượng Đoạn văn để tắt tính năng này, đảm bảo tính thẩm mỹ cho tài liệu.

Xóa lỗi trang trắng do tạo bảng trong Word

Lý do thứ ba khiến bạn phải xóa trang trống trong Word là do bảng. Đây là lỗi thường gặp sau khi người dùng chèn bảng vào Word, trang tài liệu sẽ tự động nhảy sang trang trống mới mặc dù trang cũ chưa sử dụng hết toàn bộ phạm vi. Điều này xảy ra vì bảng của bạn cần một phạm vi để chèn nội dung hoặc có khoảng trắng thừa sau khi chèn bảng.

Để khắc phục lỗi này, người dùng cần sử dụng kết hợp Paragraph và phím tắt. Sau đây là hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện, người dùng mới cũng có thể dễ dàng học và vận hành đúng ngay lần đầu tiên.

Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào khoảng trắng ngay sau bảng vừa tạo.

Bước 2: Chọn tab Trang chủ trên thanh công cụ, nhấp vào Biểu tượng đoạn văn để trang Word hiển thị các khoảng trắng được tô sáng.

Bước 3: Đánh dấu các biểu tượng Đoạn văn. Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + D mở Cửa sổ phông chữ (Hoặc hoạt động) Nhấp chuột phải → Phông chữ…).

Bước 4: Trong cửa sổ Phông chữ trên màn hình, hãy nhìn vào khung Các hiệu ứngnhấp chuột để chọn ô Ẩn giấu.

Bước 5: Lựa chọn ĐƯỢC RỒI để hoàn tất và đóng cửa sổ Font. Lúc này, trang trống phía sau bảng đã biến mất.

Phần kết luận

Xóa trang trống trong Word là một thủ thuật đơn giản nhưng vô cùng cần thiết để đảm bảo tính liên tục, bố cục khoa học và hạn chế lỗi in ấn. Bài viết đã cung cấp cho bạn những cách xóa Blank Page đơn giản và nhanh nhất, dễ dàng áp dụng trên Word 2007, 2010, 2013, 2016 một cách linh hoạt. Đừng quên theo dõi tuyengiaothudo.vn để cập nhật thêm nhiều thông tin công nghệ hữu ích.

Xem thêm: