Khi sử dụng Excel hoặc Google Sheet, người dùng đôi khi sẽ gặp phải tình trạng các dòng dữ liệu trống trong bảng tính, trông mất thẩm mỹ và không khoa học. Cách xóa dòng trống trong excel Thủ công có vẻ đơn giản, nhưng trong trường hợp có quá nhiều dòng cần xử lý, phương pháp này sẽ tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi. Bạn có thể không biết, nhưng các công cụ được thiết kế và tích hợp trong Excel hoàn toàn cho phép người dùng xóa tất cả các dòng trống chỉ trong tích tắc. Để cung cấp thêm các mẹo hữu ích cho sổ tay máy tính văn phòng của người dùng, tuyengiaothudo.vn sẽ giới thiệu cho bạn những cách nhanh nhất để xóa các hàng trống trong bảng dữ liệu Excel và khoảng trống thừa trong bảng tính.
Tại sao bạn cần biết cách xóa các dòng trống trong Excel?
Excel hay Google Sheet là những công cụ quen thuộc với nhiều bạn học sinh, sinh viên và dân văn phòng. Phần mềm này hỗ trợ người dùng dễ dàng quản lý dữ liệu thông qua hệ thống bảng biểu, biểu đồ, sơ đồ… với cách trình bày khoa học, dễ theo dõi. Tuy nhiên, trong quá trình nhập dữ liệu, chắc chắn nhiều người dùng gặp phải tình trạng có dòng trống không nhập vào vì nhiều lý do khác nhau, ảnh hưởng đến việc sắp xếp và đọc thông tin. Một số trường hợp dẫn đến tình trạng thừa dòng trống cần xóa bao gồm:
- Các dòng trống ở giữa bảng dữ liệu không chứa thông tin
- Các hàng trống xuất hiện trong bảng do lỗi sao chép hoặc di chuyển
- Các dòng trống là do lỗi hàm không hiển thị dữ liệu hoặc thừa sau khi nhập đủ dữ liệu.
Trong trường hợp này, nhiều người dùng chọn cách xóa thủ công bằng cách nhấp chuột phải vào từng hàng và chọn Delete. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ hiệu quả nếu bảng tính có rất ít hàng trống. Giả sử tệp excel chứa một lượng dữ liệu khổng lồ, việc tìm và xóa các hàng trống sẽ là không thể. Do đó, người dùng cần biết cách xóa các hàng trống trong excel vì những lý do được liệt kê dưới đây.
Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả sử dụng Excel
Thay vì mất quá nhiều giờ tìm kiếm và loay hoay tìm từng ô trống để xóa thủ công, người dùng có thể tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng các công cụ xóa. Các tiện ích trong Excel được thiết kế để phục vụ tối đa nhu cầu của người dùng trong mọi trường hợp. Do đó, bạn nên biết cách khai thác triệt để các tính năng có sẵn đó. Chỉ với một vài bước đơn giản, tất cả các hàng trống trong bảng tính sẽ được tìm kiếm và xóa rất nhanh. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và cho bạn thời gian để xử lý các tác vụ quan trọng hơn.
Ngoài ra, biết thêm một cách sử dụng nó cũng bổ sung thêm kiến thức vào sổ tay máy tính văn phòng của bạn. Sẽ rất thiếu chuyên nghiệp nếu bạn thấy một người dùng hiện đại vẫn xóa thủ công từng hàng trống. Do đó, các cách xóa hàng trống trong Excel không chỉ giúp nâng cao hiệu quả sử dụng bảng tính mà còn thể hiện kỹ năng chuyên nghiệp và kiến thức sâu rộng của người dùng.
Tạo bố cục thẩm mỹ và khoa học cho bảng tính
Những dòng trống xuất hiện ở giữa bảng dữ liệu sẽ gây mất thẩm mỹ trong quá trình trình bày bảng tính. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cách theo dõi và sắp xếp thông tin, gây khó khăn cho người nhập dữ liệu vì cách trình bày không hợp lý và khoa học. Do đó, người dùng cần biết cách xóa những dòng trống thừa đó để mang lại hiệu quả trình bày bảng tính.
Ngoài ra, có nhiều trường hợp sau khi nhập hết dữ liệu, vẫn còn quá nhiều khoảng trống bên ngoài bảng dữ liệu. Khoảng trống đó sẽ chiếm một diện tích tương đối lớn trong file, ảnh hưởng đến quá trình theo dõi dữ liệu. Do đó, việc xóa các khoảng trống cũng mang lại bảng excel khoa học và dễ nhìn hơn, đồng thời tiết kiệm không gian khi in hoặc xuất sang định dạng khác.
Giảm lỗi so với việc xóa thủ công các hàng trống trong Excel
Như đã nói ở trên, việc xóa thủ công các dòng trống sẽ vô nghĩa nếu file excel có quá nhiều dữ liệu và khó kiểm soát. Điều này dẫn đến những lỗi không đáng có như để lại nhiều dòng trống chưa xóa, hoặc vô tình xóa nhầm dòng, cột chứa dữ liệu quan trọng. Do đó, phương pháp xóa bằng công cụ hoặc phím tắt có sẵn sẽ hiệu quả hơn nhiều khi có thể xóa toàn bộ các dòng trống cùng một lúc. Người dùng không cần lo lắng về việc xóa nhầm hoặc bỏ sót các dòng chưa xóa vì các công cụ nhận dạng dữ liệu của bảng tính rất thông minh và hữu ích.
Nhìn chung, xóa hàng trống trong bảng tính là một kỹ năng mà tất cả người dùng Excel cần nắm vững để phục vụ cho công việc sau này. Nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng, tiết kiệm thời gian và công sức, tránh những sai lầm không đáng có, bạn chắc chắn nên tham khảo các phương pháp xóa chi tiết trong phần tiếp theo bên dưới.
Cách xóa dòng trống trong excel trên phần mềm Microsoft Excel
Trong quá trình nhập và sắp xếp dữ liệu, người dùng không tránh khỏi việc có những hàng trống do sao chép, di chuyển nhầm hoặc tạo thêm hàng. Do đó, những hàng trống này sẽ nằm xen kẽ trong bảng dữ liệu mà không có thông tin, ảnh hưởng rất lớn đến việc bố trí và theo dõi. Do đó, người dùng cần biết cách lọc và xóa những hàng, cột trống không cần thiết đó để bảng tính đẹp và khoa học hơn.
Cách xóa các dòng trống trong excel bằng Go To Special
Bước 1: Truy cập tệp Excel để xóa các dòng trống.
Bước 2: Trong tab Trang chủchọn công cụ Tìm & Chọn nằm trong hộp Chỉnh sửa ở phía bên phải màn hình.
Bước 3: Chọn tính năng Đi đến đặc biệt.
Bước 4: Đánh dấu vào tùy chọn Khoảng trống trong hộp tính năng mới xuất hiện, sau đó nhấn ĐƯỢC RỒI.
Công cụ Go To Special sẽ giúp người dùng tìm và chọn các hàng trống trong bảng tính một cách nhanh nhất, thay vì phải tìm kiếm và lọc thủ công, mất nhiều thời gian. Ngoài ra, chức năng này còn hỗ trợ các kiểu tìm kiếm có điều kiện đặc biệt.
Bước 5: Sau khi các dòng trống đã được tô sáng, hãy chọn tab Trang chủ → Xóa → Xóa hàng trang tính/Xóa cột trang tính nếu bạn muốn xóa hàng hoặc cột theo ý muốn.
Đây là cách hiệu quả và dễ nhất để xóa các hàng trống trong Excel. Người dùng chỉ mất vài giây để xóa thành công các hàng trống không có thông tin. Ngoài việc xóa các hàng thừa trong bảng dữ liệu, bạn cũng có thể xóa tất cả các khoảng trống khác trong tệp dữ liệu bằng cách sử dụng Go To Special.
Cách xóa các dòng trống trong excel bằng tính năng Filter
Bước 1: Đi tới và mở bảng tính mà bạn muốn xóa các hàng trống.
Bước 2: Chọn tab Dữ liệu.
Bước 3: Nhấp để chọn tính năng Lọc trong hộp công cụ Sắp xếp & Lọc để tạo bộ lọc cho bảng dữ liệu.
Bước 4: Sau khi bộ lọc đã được tạo, hãy chọn mũi tên ngược trong bất kỳ ô nào có bộ lọc.
Bước 5: Đánh dấu vào tùy chọn Khoảng trống để hệ thống lọc và hiển thị các ô trống.
Bước 6: Quay lại tab Trang chủchọn công cụ Xóa → Xóa hàng trang tính để xóa các hàng trống đã lọc.
Bước 7: Tắt tính năng Lọc để xem bảng dữ liệu mới sau khi xóa các hàng trống trong Excel.
Với phương pháp này, người dùng có thể nhanh chóng và dễ dàng tìm thấy các hàng trống không có dữ liệu, sau đó chọn tính năng xóa. Tuy nhiên, chức năng Lọc chỉ giới hạn vùng lọc trong bảng dữ liệu. Do đó, bạn không thể xóa các khoảng trống bên ngoài phạm vi đó.
Cách xóa dòng trống trong excel bằng phím tắt
Bước 1: Truy cập và mở bảng tính Excel cần xóa các hàng trống.
Bước 2: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + G để mở thanh công cụ Go To.
Bước 3: Lựa chọn tính năng Đặc biệt trong hộp công cụ.
Bước 4: Đánh dấu vào ô Khoảng trống → OK để hệ thống tìm kiếm và đánh dấu các dòng trống.
Bước 5: Quay lại tab Trang chủchọn công cụ Xóa → Xóa hàng trang tính để xóa các hàng trống đã lọc.
Bước 6: Tiếp tục lựa chọn ĐƯỢC RỒI để hoàn tất thao tác xóa các hàng trống trong bảng tính.
Phương pháp này thực ra cũng là một trong những ứng dụng của công cụ Go To Special, nhưng thay vì chọn trên thanh công cụ, người dùng có thể sử dụng phím tắt để thực hiện nhanh hơn. Phương pháp xóa này phù hợp với những người quen sử dụng tổ hợp phím, đồng thời cũng bổ sung thêm vào cẩm nang sử dụng Excel và các thủ thuật máy tính văn phòng cơ bản cho người dùng.
Cách xóa dòng trống trong excel trên tiện ích Google Sheet
Bên cạnh Microsoft Excel, Google Sheet cũng là tiện ích bảng tính cực kỳ phổ biến, cho phép người dùng làm việc trực tuyến với bạn bè trong cùng một file. Làm việc chung thường mang lại nhiều lợi ích và tiện lợi, nhưng đôi khi cũng gây ra một số lỗi không đáng có như tạo nhầm hàng trống. Do đó, để hỗ trợ người dùng trong mọi trường hợp, dưới đây là những cách xóa hàng trống trong Excel Google Sheet mà bạn nên tham khảo và áp dụng khi cần thiết.
Cách xóa các hàng trống trong Google Sheet bằng Bộ lọc
Công cụ bảng tính Google Sheet cũng có những tính năng tương tự như Microsoft Excel, nhưng sẽ có giao diện và cách sử dụng khác nhau. Trong số đó, chúng ta có thể kể đến chức năng Filter cho bảng dữ liệu, với khả năng lọc và chọn hàng theo những điều kiện đặc biệt để người dùng tìm kiếm hoặc thực hiện các tác vụ cần thiết.
Bước 1: Mở liên kết hoặc tệp Google Trang tính mà bạn muốn chỉnh sửa.
Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn biểu tượng ba chấm dọc.
Bước 3: Chọn biểu tượng Tạo bộ lọc hình phễu
Bước 4: Sau khi bộ lọc đã được tạo, hãy chọn biểu tượng nằm ở góc phải của một ô chứa Bộ lọc.
Bước 5: Chọn chức năng Lọc theo điều kiện → Trống để hệ thống hiển thị các dòng trống không có dữ liệu.
Bước 6: Chọn những dòng trống đó, nhấp vào click chuột phải và chọn Xóa hàng hoàn thành.
Cách xóa khoảng trống thừa trong Google Sheet
Khi bạn mở một file Sheet mới, bạn sẽ được cung cấp một bảng tính với nhiều cột và hàng ngàn hàng trống để nhập dữ liệu. Tuy nhiên, rất có thể bạn sẽ không sử dụng hết những ô trống đó. Vậy làm sao để xóa đi những khoảng trống thừa bên ngoài bảng dữ liệu để bảng tính trông gọn gàng và khoa học nhất có thể? Thông thường, nếu còn sót lại một vài hàng hoặc cột, người dùng có thể xóa thủ công bằng cách chọn hàng/cột cần xóa, nhấp chuột phải và chọn Delete row/Delete column. Nhưng nếu còn sót lại quá nhiều, việc xóa thủ công sẽ mất thời gian và công sức.
Ngoài ra, phương pháp xóa hàng trống bằng Filter chỉ áp dụng được trong phạm vi bảng dữ liệu. Do đó, người dùng cần biết cách xóa nhanh hơn và hiệu quả hơn để áp dụng. Chỉ với 3 bước đơn giản dưới đây, bạn có thể dễ dàng xóa các khoảng trắng còn lại mà không tốn quá nhiều thời gian hay công sức.
Bước 1: Chọn 1 Hàng đầu tiên trong hàng trống cần xóa.
Bước 2: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + Shift + Mũi tên ↓ (Hoặc áp dụng mũi tên ←→ trong trường hợp xóa cột.) Trong trường hợp này, tất cả các hàng trống bên dưới sẽ được tô sáng.
Bước 3: Nhấp chuột click chuột phảichọn chức năng Xóa hàng. Như vậy, vùng trống còn lại của bảng tính đã được xóa hoàn toàn chỉ trong vài giây.
Phần kết luận
Kỹ năng sử dụng Excel và máy tính văn phòng là điều cần thiết cho mọi người trong thời đại công nghệ phát triển. Do đó, biết thêm một thủ thuật hữu ích sẽ làm phong phú thêm sổ tay Word, Excel, Powerpoint của bạn. Bài viết hôm nay đã mang đến cho người dùng cách xóa dòng trống trong excel nhanh nhất và hiệu quả nhất. Hy vọng qua những thông tin chia sẻ trên, bạn có thêm hành trang hữu ích khi thực hiện các tác vụ trên bảng tính và ứng dụng linh hoạt vào cuộc sống học tập và công việc của mình. Đừng quên theo dõi tuyengiaothudo.vn để cập nhật tin tức công nghệ mới nhất và các mẹo excel khác.
Xem thêm: