Cách thu hồi email đã gửi đơn giản và nhanh nhất

Email là công cụ giúp trao đổi thông tin nhanh chóng trong công việc và học tập. Tuy nhiên, đôi khi người dùng có thể mắc lỗi khi gửi và muốn thu hồi lại ngay. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu Làm thế nào để thu hồi email đã gửicụ thể là nhắc đến Email trên ứng dụng Outlook và Gmail – hai nền tảng ứng dụng Email phổ biến hiện nay.

Tôi có thể thu hồi email sau khi đã gửi không?

Thu hồi Email đã gửi là một nhiệm vụ khá phức tạp và không dễ thực hiện, đặc biệt là khi Email đã đến hộp thư của người nhận. Tuy nhiên, một số ứng dụng Email có hướng dẫn cho người dùng về cách thu hồi Email đã gửi, nhưng điều này thường chỉ hiệu quả trong những trường hợp cụ thể.

Tùy thuộc vào ứng dụng Email mà người dùng sử dụng, việc thu hồi Email đã gửi có thể hoặc không thể thực hiện được. Điều này phụ thuộc vào nhiều yếu tố như ứng dụng Email cụ thể, cài đặt của người nhận và thời gian sau khi Email được gửi. Để đảm bảo tính chính xác và tránh các lỗi không mong muốn, hãy kiểm tra lại nội dung trước khi gửi và hạn chế thông tin quan trọng trong Email.

Dưới đây là một số hướng dẫn về cách thu hồi email đã gửi theo từng ứng dụng email khác nhau.

Một số cách thu hồi email đã gửi trong các ứng dụng phổ biến

Nếu bạn đang tìm kiếm một số cách để thu hồi Email trong các ứng dụng phổ biến thì hướng dẫn dưới đây sẽ là lựa chọn phù hợp.

Hướng dẫn cách thu hồi Email Outlook

Trong Microsoft Outlook, người dùng có thể sử dụng tính năng “Recall Message” để cố gắng thu hồi Email đã gửi. Nếu bạn không biết cách thu hồi Email đã gửi trong ứng dụng này, vui lòng tham khảo các bước dưới đây:

Bước 1: Mở Outlook và Truy cập mục đã gửi

Để bắt đầu, hãy mở ứng dụng Outlook trên máy tính của bạn. Sau khi mở, hãy điều hướng đến phần “Sent Items” bằng cách nhấp vào biểu tượng thư đã gửi ở góc dưới bên trái của giao diện, sau đó nhấp đúp vào Email đã gửi mà bạn muốn thu hồi.

Bước 2: Chọn tùy chọn “Thu hồi tin nhắn này”

Mở Email đã gửi mà bạn muốn thu hồi, sau đó, trong thanh công cụ ở đầu cửa sổ tin nhắn, chọn “Hành động”. Trong danh sách tùy chọn, nhấp vào “Thu hồi tin nhắn này”.

Bước 3: Chọn “Thu hồi tin nhắn này” cho toàn bộ tin nhắn hoặc chỉ cho nội dung.

Khi bạn chọn “Recall This Message”, một hộp thoại mới sẽ xuất hiện. Tại đây, bạn sẽ thấy hai tùy chọn xuất hiện trên màn hình:

• Nhấp vào “Xóa các bản sao chưa đọc và thay thế bằng tin nhắn mới” nếu bạn muốn thu hồi Email.
• “Xóa các bản sao chưa đọc và thay thế bằng tin nhắn mới”, nếu bạn muốn thay thế Email đã chọn trước đó bằng một Email mới.

Bước 4: Chọn OK để hoàn tất việc thu hồi email và gửi lại email mới (nếu có).

Cách thu hồi email đã gửi trên các ứng dụng khác (Gmail, Yahoo Mail, …)

Ngoài Outlook, nhiều ứng dụng email khác cũng hỗ trợ tính năng thu hồi email đã gửi. Ví dụ, trong Gmail, sau khi gửi email, người dùng có thể nhấp vào “Unsend” ở góc trên bên phải trong vòng vài giây sau khi nhấn “Send”. Tuy nhiên, điều kiện là cả người gửi và người nhận đều đang sử dụng Gmail. Sau thời hạn “Unsend”, email đã gửi không thể thu hồi được.

Tương tự như Gmail, trong Yahoo Mail, một tính năng tương tự cũng có thể được tìm thấy dưới dạng “Hủy gửi” trong một khoảng thời gian ngắn sau khi gửi. Các điều kiện áp dụng cũng tương tự như Gmail.

Đối với ứng dụng Apple Mail, ứng dụng này không cung cấp tính năng thu hồi email đã gửi giống như Outlook hay Gmail, Yahoo Mail. Người gửi không thể thu hồi email đã gửi trên ứng dụng này.

Những trường hợp email đã gửi không thể thu hồi được

Làm thế nào để thu hồi email đã gửi Thu hồi email là một công việc khá phức tạp và không dễ thực hiện, nhất là khi email đã vào hộp thư của người nhận. Tuy nhiên, một số ứng dụng email như Outlook, Gmail, Yahoo có tính năng cho phép người dùng thu hồi email đã gửi, nhưng thao tác này chỉ có hiệu quả trong thời gian rất ngắn và chỉ áp dụng trong những trường hợp cụ thể như sau:

Đối với Microsoft Outlook, người dùng có thể sử dụng tính năng “Recall Message” để gửi yêu cầu thu hồi Email đã gửi đến người nhận. Tuy nhiên, có một số hạn chế và điều kiện cần phải đáp ứng khi thực hiện tính năng thu hồi Email trong Outlook.

Thời gian: Thời gian cho phép thu hồi Email đã gửi bị giới hạn và phải được thực hiện ngay sau khi người dùng gửi Email. Nếu người nhận đã mở Email hoặc Email đã được tự động chuyển đến thư mục khác, người dùng sẽ không thể thu hồi Email đó.

Cả hai người dùng đều cần sử dụng Outlook.: Cả người gửi và người nhận đều cần sử dụng Microsoft Outlook để tính năng “Recall Message” hoạt động. Nếu người nhận đang sử dụng ứng dụng email khác hoặc đã mở email, sẽ không thể thu hồi email đã gửi.

Đọc/Xác nhận chức năng đọc: Người nhận có thể chọn không cho phép người gửi thu hồi hoặc đọc Email đã gửi. Nếu Email đã được đọc trước khi được thu hồi, người nhận vẫn có thể thấy nội dung của Email đã gửi.

Những điều cần lưu ý khi gửi email để tránh phải thu hồi email đã gửi

Khi người dùng sử dụng tính năng “Recall Message” trong Microsoft Outlook hoặc các ứng dụng Email khác, mục tiêu là thu hồi Email đã gửi và ngăn người nhận nhìn thấy nội dung của Email đó. Tuy nhiên, việc thu hồi Email không phải lúc nào cũng khả thi và có thể có một số hạn chế nhất định.

Vì vậy, để tránh những tình huống không mong muốn, người dùng cần kiểm tra kỹ trước khi nhấn nút “Gửi”. Điều này sẽ giúp người dùng tránh được những tình huống không mong muốn và đảm bảo tính chính xác, an toàn cho nội dung email gửi đi của mình.

Sau đây là một số lưu ý mà người dùng cần đảm bảo trước khi gửi email để tránh những sai lầm không đáng có:

Kiểm tra thông tin

Dưới đây là một số thông tin bạn cần kiểm tra trước khi gửi email để tránh bị phát hiện Làm thế nào để thu hồi email đã gửi nếu gửi nhầm

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp: Trước khi gửi, hãy đảm bảo rằng Email không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả và đọc lại Email để phát hiện và sửa bất kỳ lỗi nào có thể xảy ra.

Kiểm tra lại chủ đề và nội dung: Đảm bảo chủ đề và nội dung của Email phản ánh chính xác thông điệp bạn muốn gửi. Điều này giúp tránh hiểu lầm không cần thiết và đảm bảo tính chính xác.

Kiểm tra tệp đính kèm: Nếu đính kèm tệp, hãy đảm bảo tất cả tệp đính kèm được tải lên đúng và đầy đủ. Tránh gửi tệp không đúng hoặc tệp có thông tin không đầy đủ.

Kiểm tra địa chỉ email: Trước khi gửi, hãy kiểm tra lại địa chỉ email của người nhận. Một lỗi nhỏ trong địa chỉ có thể khiến email không được gửi đến đúng người nhận.

Kiểm tra người nhận

Kiểm tra người nhận cũng rất quan trọng khi gửi email, hãy đảm bảo đó là đúng người nhận mà bạn muốn.

Xác định đúng người nhận: Đảm bảo Email được gửi đến đúng người hoặc đúng danh sách người nhận. Một lỗi nhỏ có thể dẫn đến việc gửi thông tin đến nhầm người hoặc tiết lộ thông tin riêng tư.

Chú ý đến danh sách người nhận ẩn danh (CC và BCC): Khi sử dụng CC (Carbon Copy) hoặc BCC (Blind Carbon Copy), hãy cẩn thận không tiết lộ danh sách liên quan đến người nhận cho những người xung quanh bạn. Điều này giúp bảo vệ quyền riêng tư của người nhận.

Chọn đúng tài liệu để gửi: Khi gửi Email chung cho nhiều người, hãy đảm bảo rằng mọi người trong danh sách người nhận Email đều thực sự cần thiết. Tránh gửi Email không cần thiết cho những người không liên quan.

Đảm bảo độ chính xác về thời gian và ngày tháng: Khi thiết lập thời gian gửi Email hoặc đề cập đến một ngày cụ thể, hãy kiểm tra lại thời gian và ngày tháng để tránh hiểu lầm về thời gian.

Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi Email có thể giúp người dùng tránh được những lỗi không đáng có và duy trì tính chuyên nghiệp trong giao tiếp qua Email.

Những tính năng hữu ích trong Email mà bạn không nên bỏ qua

Bên cạnh tính năng thu hồi Email, dưới đây là một số tính năng hữu ích trong Email mà người dùng có thể sử dụng để gửi và quản lý Email hiệu quả hơn:

Đã hoàn thành chức năng gợi ý:Nhiều dịch vụ Email có khả năng đề xuất hoàn thiện cho dòng chủ đề và nội dung Email dựa trên lịch sử gửi và ngữ cảnh.

Chức năng gửi cuộc hẹn: Công cụ này cho phép người dùng lên lịch gửi Email vào thời điểm cụ thể trong tương lai. Điều này có thể hữu ích khi người dùng muốn viết Email vào ban đêm nhưng muốn gửi vào sáng hôm sau để tạo ấn tượng chuyên nghiệp.

Chức năng gửi mã bảo mật (One-Time Password): Để bảo vệ thông tin riêng tư, người dùng có thể sử dụng chức năng gửi mã bảo mật một lần (OTP) qua email. Tính năng này thường được sử dụng khi chia sẻ thông tin quan trọng và muốn đảm bảo người nhận chỉ có thể truy cập trong thời gian ngắn.

Quản lý hộp thư đến thông minh: Sử dụng các tính năng như ưu tiên email, tự động lọc thư rác hoặc đánh dấu email quan trọng. Điều này giúp người dùng điều hướng hộp thư đến hiệu quả hơn và tìm thông tin dễ dàng hơn.

Tạo chữ ký email chuyên nghiệp: Tạo chữ ký Email có chứa thông tin liên lạc và chức danh công việc của bạn để tăng tính chuyên nghiệp cho Email gửi đi.

Phần kết luận

Vậy là tuyengiaothudo.vn đã hướng dẫn bạn rồi. Làm thế nào để thu hồi email đã gửi trong trường hợp bạn không muốn người nhận đọc Email đã gửi. Đồng thời giới thiệu thông tin về các tính năng hỗ trợ Email, giúp người dùng sử dụng đúng cách và hiệu quả hơn. Hy vọng với những thông tin trên, người dùng có thể sử dụng Email để phục vụ công việc và học tập của mình tốt hơn. Hãy theo dõi tuyengiaothudo.vn ngay để xem thêm nhiều thông tin hữu ích khác.

Xem thêm: