Microsoft Excel là một trong những công cụ máy tính văn phòng hữu ích cho hầu hết các ngành nghề. Với nhiều chức năng, thủ thuật hỗ trợ hữu ích, đáp ứng nhu cầu làm việc và học tập. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm được hết các thủ thuật này, trong đó có thủ thuật tách trường Họ và Tên thành các cột riêng biệt. Trong bài viết hôm nay, tuyengiaothudo.vn sẽ chia sẻ với các bạn Cách tách tên trong Excel nhanh chóng, đơn giản
Tại sao chúng ta cần phải tách tên và họ trong bảng tính Excel?
Họ tên đầy đủ là thông tin cơ bản cần thiết khi bạn cần liệt kê một người hoặc một nhóm người để dễ quản lý và phân loại. Thông thường, khi nhập dữ liệu vào bảng tính Excel, hầu hết mọi người đều có thói quen nhập họ tên đầy đủ và tên riêng vào cùng một ô. Điều này khiến các yêu cầu sau này như sắp xếp và phân loại theo họ và tên trở nên khó khăn hơn.
Tuy nhiên, việc nhập thủ công từng cột họ tên khác nhau ngay từ đầu cũng mất nhiều thời gian hơn. Do đó, việc lựa chọn tách tên trong Excel sau khi đã có danh sách tổng thể sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, yêu cầu tách họ tên cũng là một trong những câu hỏi, bài tập thường xuất hiện trong các bài tập thực hành, đào tạo tin học tại trường học hay các kỳ thi chứng chỉ MOS.
Tách họ và tên cũng cực kỳ nhanh chóng, chỉ cần vài bước đơn giản là bạn sẽ có kết quả ngay. Có nhiều cách để tách họ và tên trong Excel. Nhìn chung, việc lựa chọn phương pháp nào sẽ phụ thuộc vào nhu cầu, sở thích và số lượng trường họ và tên cần tách.
Trong bài viết hôm nay, tuyengiaothudo.vn sẽ chia sẻ đến các bạn 3 cách tách tên trong Microsoft Excel phổ biến nhất. Chắc chắn những thủ thuật dưới đây sẽ giúp bạn làm việc nhanh hơn, hiệu quả hơn. Đồng thời, giúp bạn hoàn thành bài tập thực hành trong quá trình tìm hiểu về phần mềm văn phòng cơ bản cũng như làm bài thi chứng chỉ.
Cách tách tên trong Excel nhanh chóng và đơn giản
Dưới đây là 3 cách giúp bạn tách tên cực nhanh và đơn giản ngay trên bảng tính Excel mà không cần bất kỳ phần mềm hay ứng dụng hỗ trợ nào khác:
Hướng dẫn cách tách tên trong Excel bằng công cụ Tìm và Thay thế
Nếu bạn cần tách tên và họ thành các hàng và cột khác nhau, bạn có thể sử dụng công cụ Tìm và Thay thế rất nhanh chóng. Sau đây là các bước chuẩn mà bạn có thể tham khảo và thực hiện trên tệp của mình:
Bước 1: Sao chép – Sao chép và Dán – Dán cột Họ và Tên vào cột Tên khác.
Bước 2: Sử dụng chuột hoặc bàn di chuột để tô sáng cột Tên nơi bạn vừa dán nội dung của cột Họ và tên. Tiếp theo, mở hộp thoại Tìm và Thay thế bằng cách nhấn phím tắt Ctrl + H.
Bước 3: Bây giờ, trong hộp Find What, hãy thêm dấu * và phím cách.
Bước 4: Sau đó, nhấp vào nút Thay thế tất cả.
Bước 5: Tiếp theo, để tách Họ và Tên đệm thành một cột khác, ở đây là cột C3, hãy nhập công thức sau vào ô đó: =LEFT(A3;LEN(A3)-LEN(C3)) và nhấn Enter để có kết quả tách biệt.
Bước 5: Để thực hiện các ô còn lại, di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của ô vừa nhận được kết quả chia tách cho đến khi dấu “+” xuất hiện. Lúc này, chỉ cần giữ chuột và kéo xuống các ô còn lại để hoàn tất.
Quá đơn giản và nhanh chóng phải không? Không cần mất thời gian nhập lại dữ liệu thủ công, với công cụ Find and Replace và hàm LEFT, bạn đã tách tên chính xác nhất. Đừng quên lưu lại thủ thuật này để tối ưu công việc của bạn nhé!
Hướng dẫn cách tách họ và tên trong Excel bằng Text to Columns
Không chỉ có thể sử dụng công cụ Find and Replace như trên, việc tách tên trong Excel bằng Text to Columns cũng là một lựa chọn giúp phục vụ và đáp ứng yêu cầu công việc của bạn. Với Text to Columns, chắc chắn việc quản lý thông tin đối tượng trở nên đơn giản và tiện lợi hơn rất nhiều.
Bạn đã biết cách sử dụng Text to Columns để tách tên trong Excel chưa? Nếu chưa, tuyengiaothudo.vn sẽ hướng dẫn bạn cách nhanh nhất và đơn giản nhất qua các bước dưới đây:
Bước 1: Dùng chuột để bôi đen toàn bộ cột Họ và tên mà bạn muốn tách. Sau đó, trên thanh công cụ, nhấp vào Dữ liệu.
Bước 2: Tiếp theo, chọn mục Text to Columns nằm ở góc bên phải của hộp công cụ Data hướng xuống.
Bước 3: Hộp thoại Convert Text to Columns Wizard xuất hiện, nhấp vào hộp Delimited. Sau đó nhấp vào nút Next.
Bước 4: Sau đó, tích vào ô Space trong phần Delimiters và tiếp tục nhấp vào nút Next.
Bước 5: Tiếp theo, tại mục Column data format, bạn tích vào ô Text. Mục Destination chứa thông tin sau khi hoàn tất việc tách tên. Tại đây, bạn cần chọn ô B3, tương ứng với cột Họ. Sau đó, bạn nhấp vào nút Finish để hoàn tất.
Tuy nhiên, phương pháp này thường chỉ phù hợp với những tên có 2 chữ cái. Đối với những trường hợp có 3 chữ cái trở lên, kết quả sẽ là một cột Họ, một cột Tên là tên đệm, và tên sau đó sẽ được tách thành một cột khác.
Hướng dẫn sử dụng nhiều hàm cùng lúc – cách tách họ và tên trong Excel
Ngoài 2 cách mà tuyengiaothudo.vn chia sẻ ở trên, một cách tách tên trong Excel phổ biến và thường dùng nhưng cực kỳ hiệu quả nữa là kết hợp nhiều hàm Excel. Cụ thể, các hàm được sử dụng trong cách này sẽ là hàm LEN, hàm RIGHT và hàm SUBSTITUTE. Bạn đã biết cách này chưa? Hãy làm theo các bước dưới đây và thực hành ngay trên file của mình nhé!
Bước 1: Tại ô mà bạn muốn tách tên, ở đây là ô D4, bạn nhập đúng công thức hàm sau: =RIGHT(B4,LEN(B4)-FIND(“@”,SUBSTITUTE(B4,” “,”@”,LEN(SUBSTITUTE(B4,” “,””)))))
Trong đó:
- RIGHT là hàm dùng để cắt nhóm ký tự từ bên phải.
- LEN là hàm được sử dụng để lấy độ dài của một chuỗi.
- SUBSTITUTE là hàm được sử dụng để thay thế văn bản đã chỉ định trong một chuỗi nhất định.
Bước 2: Sau đó nhấn nút Enter để nhận kết quả tách tên. Để tách tên ở các ô còn lại, bạn đặt con trỏ vào góc dưới cùng của ô kết quả nhận được, cho đến khi thấy dấu “+” xuất hiện thì chỉ cần kéo xuống các ô còn lại để hoàn tất bước tách tên.
Bước 3: Tại ô mà bạn muốn tách họ và tên đệm, ở đây là ô C4, bạn nhập đúng công thức sau: =LEFT(B4,LEN(B4)-LEN(D4))
Trong đó:
- LEFT là hàm cắt một chuỗi ký tự từ trái sang phải.
- LEN là hàm được sử dụng để lấy một chuỗi ký tự.
Bước 4: Sau đó nhấn Enter để nhận và kiểm tra lại kết quả. Để tách tên đệm và tên riêng, hãy làm theo các bước ở bước 2.
Sử dụng Flash Fill – cách tách tên trong Excel
Một cách khác để tách tên trong Microsoft Excel mà không phải ai cũng biết và sử dụng là tính năng Flash Fill. Tính năng này giúp người dùng tự động điền dữ liệu vào các hàng và cột theo một mẫu nhất định. Do đó, Flash Fill cũng hỗ trợ bạn tách họ, tên đệm và tên vào các ô khác nhau.
Dưới đây là hướng dẫn cụ thể, chi tiết các thao tác bạn có thể tham khảo và lưu lại để sử dụng khi làm việc và học tập trên Excel:
Bước 1: Thêm các cột mới bên cạnh các cột Họ và Tên. Nhập Họ, Tên đệm và Tên tương ứng vào hàng đầu tiên làm mẫu.
Bước 2: Đặt con trỏ vào từng cột, sau đó vào Data, chọn Flash Fill hoặc nhấn phím tắt Ctrl + E để bảng tính Excel tự động nhận dạng và tự động điền thông tin theo form có sẵn. Bạn có thể kiểm tra kết quả tương ứng như hình dưới đây.
Một hạn chế khi sử dụng tính năng Flash Fill để tách tên trên bảng tính Excel là dữ liệu cần phải nhất quán, cụ thể là họ và tên phải nhất quán 3 chữ cái. Khi họ và tên của các hàng không nhất quán, tính năng Flash Fill sẽ không thể nhận dạng chính xác và tự động điền theo mẫu gốc.
Lưu ý khi tách tên trong Excel
Nhìn chung, các cách tách họ và tên trong Excel tuyengiaothudo.vn chia sẻ ở trên không quá khó hay phức tạp để thực hiện. Tuy nhiên, để thành công ngay từ thao tác và thực hiện đầu tiên, bạn cũng cần lưu ý một số vấn đề nhất định.
Nhập công thức hàm đúng và đầy đủ: Đây là yêu cầu bắt buộc, do đó bạn cần nhập đầy đủ, chính xác từng ký tự của hàm và kiểm tra cẩn thận để tránh những lỗi dẫn đến kết quả không chính xác.
Để sao chép công thức hàm vào các ô còn lại một cách nhanh nhất, bạn có thể sử dụng tính năng Fill Handle. Cách sử dụng rất đơn giản, đó là đặt con trỏ chuột vào góc dưới cùng của ô có kết quả từ hàm công thức, cho đến khi xuất hiện dấu “+”, giữ chuột và kéo xuống các ô còn lại.
Mỗi phương pháp sẽ phù hợp với những nhu cầu khác nhau, tùy thuộc vào lượng dữ liệu, thông tin Họ và tên nhập vào. Ví dụ, phương pháp tách tên bằng Text to Columns thường chỉ áp dụng được với những tên có 2 chữ cái. Trong khi đó, với lượng dữ liệu không quá lớn và đồng bộ hơn, việc sử dụng tính năng Flash Fill sẽ khả thi hơn so với những trường dữ liệu lớn và Họ và tên có 2, 3 hoặc 4 chữ cái không nhất quán.
bản tóm tắt
Dưới đây là hướng dẫn Cách tách tên trong Excel đơn giản, nhanh chóng để bạn tham khảo. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin và mẹo hữu ích để tối ưu hiệu quả công việc và học tập của mình. Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngần ngại theo dõi Trang Tin Tức – tuyengiaothudo.vn để cập nhật thêm nhiều bài viết hay và hấp dẫn với nhiều chủ đề mới như mẹo vặt, Ứng dụng, Trò chơi, tin tức công nghệ… nhiều hơn nữa!
Một số bài viết thủ thuật Excel của tuyengiaothudo.vn mà bạn có thể tham khảo:
Thông báo chính thức: Ninh Bình Web (thuộc GiuseArt) không hợp tác với bất kỳ ai để bán giao diện Wordpress và cũng không bán ở bất kỳ kênh nào ngoại trừ Facebook và zalo chính thức.
Chúng tôi chỉ support cho những khách hàng mua source code chính chủ. Tiền nào của nấy, khách hàng cân nhắc không nên ham rẻ để mua phải source code không rõ nguồn gốc và không có support về sau! Xin cám ơn!
