Cách sử dụng hàm TEXT trong Excel chi tiết

Hàm TEXT trong Excel thường được sử dụng để hỗ trợ người dùng giải quyết công việc tối ưu. Tuy nhiên, nhiều người dùng Excel vẫn chưa hiểu rõ về cú pháp và cách sử dụng hàm TEXT. Do đó, bài viết dưới đây của tuyengiaothudo.vn sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm TEXT để bạn tham khảo nhé!

Hàm TEXT là gì và công thức của nó?

Trong Excel, hàm TEXT được sử dụng để chuyển đổi giá trị từ số sang văn bản. Mục đích của việc chuyển đổi là hiển thị dữ liệu theo định dạng dễ sử dụng và dễ hiểu hơn. Trong một số trường hợp, hàm TEXT cũng được sử dụng để kết hợp số, ngày tháng và một số văn bản hoặc ký tự nhất định.

Hàm TEXT trong Excel có công thức sau:

=TEXT(giá trị, format_text)

Trong đó:

giá trị: Giá trị số cần chuyển đổi có thể là ngày, tháng, ô chứa giá trị tham chiếu, v.v.
format_text: Là định dạng mà người dùng muốn áp dụng, mã định dạng sẽ được đặt trong dấu ngoặc kép như: “mm/dd/yy”,”# ?/?”.

Khi sử dụng cú pháp hàm TEXT, người dùng cần lưu ý rằng kết quả trả về là chuỗi văn bản. Ngoài ra, người dùng cần sử dụng dấu chấm để phân tách số thập phân và dấu phẩy để phân tách hàng nghìn.

Mã định dạng của hàm TEXT trong Excel là gì?

Sau khi hiểu cú pháp của hàm TEXT, người dùng cần biết mã định dạng để sử dụng thành thạo. Sau đây là danh sách các mã định dạng cơ bản nhất của hàm TEXT mà người dùng cần nhớ:

Mã cơ bản được sử dụng trong hàm TEXT

Mã 0 biểu thị một ký hiệu số không vô nghĩa #.00 có nghĩa là đến chữ số thập phân thứ hai. Do đó, nếu bạn nhập 2,5 vào ô tham chiếu, nó sẽ hiển thị là 2,50.
Mã # được sử dụng để ngăn không cho số 0 được biểu diễn. Ví dụ, #.## được hiểu là đếm đến chữ số thập phân thứ hai. Nếu người dùng nhập 2,5555, số đó sẽ được hiển thị là 2,56.
Mã ? được sử dụng để chỉ khoảng trống cho số không nhưng không hiển thị số không. Mã này thường được sử dụng để căn chỉnh các số trong một cột theo dấu thập phân. Ví dụ, #.?? biểu thị tối đa hai chữ số thập phân.
Mã . được sử dụng để chỉ các dấu thập phân như ###.## và mã , được sử dụng để phân tách hàng nghìn như ###, ###.##

Mã định dạng ngày và giờ trong hàm TEXT

Mã d có thể là một hoặc hai số từ 1 đến 31 dùng để chỉ ngày. Nếu xuất hiện dd, người dùng có thể thêm số 0 từ 01 đến 31. Nếu xuất hiện ddd, đó là chữ viết tắt từ Monday đến Sunday trong tiếng Anh như Mon, Sun, …
Mã m được sử dụng để chỉ số tháng khi nhập Hàm TEXT trong Excel. Ký hiệu m biểu thị từ 1 đến 12. Ký hiệu mm, người dùng được phép thêm số 0 ở đầu, ví dụ từ 01 đến 12. Ký hiệu mmm là viết tắt của các tháng như Jan, Dec, … Ký hiệu mmmm để người dùng viết đầy đủ tên tháng trong năm.
Mã y được dùng để chỉ năm, nếu ký hiệu là yyyy thì tương ứng với số năm như 2023, 2024,…
Mã h được sử dụng để chỉ giờ, bao gồm một hoặc hai chữ số từ 1 đến 24. Nếu sử dụng mã hh, người dùng sẽ thêm số 0 vào đầu, cụ thể là từ 01 đến 24.
Mã m được sử dụng để chỉ phút, bao gồm một hoặc hai chữ số từ 1 đến 60 (không có số 0 đứng đầu). Nếu sử dụng ký hiệu mm, người dùng được phép thêm số 0 đứng đầu, tức là từ 01 đến 60.
Mã s được sử dụng để biểu diễn số giây gồm một hoặc hai chữ số từ 1 đến 60 (không có số 0 đứng đầu). Trong trường hợp có hai mã ss, điều đó có nghĩa là người dùng được phép thêm số 0 đứng đầu từ 01 đến 60.

READ Công thức chỉnh màu iPhone làm điên đảo người dùng TikTok

Hướng dẫn dễ hiểu về cách sử dụng hàm TEXT trong Excel

Về cơ bản, hàm TEXT có nhiều công dụng để kết nối văn bản và số hoặc thêm số 0 đứng đầu, chuyển đổi giá trị thành số, v.v. Để tránh sai sót, người dùng cần nhập đúng cú pháp, đúng giá trị tham chiếu và đảm bảo các dấu đi kèm. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm TEXT trong từng trường hợp để bạn tham khảo:

Sử dụng hàm TEXT để định dạng số trong văn bản

Ví dụ: Sử dụng Hàm TEXT trong Excel để định dạng số bên trong chuỗi văn bản trong bảng bao gồm giá đơn vị, số lượng và tỷ giá. Trong trường hợp này, người dùng nên làm theo các bước sau để tính giá.

Bước 1: Đầu tiên, tại ô muốn hiển thị dữ liệu, nhập hàm = “Your price is”&TEXT(A7*B7*(1-C7), “$###,###.00”).

Bước 2: Tiếp theo, nhấn Enter để hiển thị kết quả trong bảng tính.

Để giúp mọi người hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm TEXT để kết hợp văn bản và số, chúng tôi sẽ đưa ra một ví dụ. Câu hỏi yêu cầu bạn kết hợp văn bản và ngày tháng theo định dạng của ngày hôm nay.

Bước 1: Đầu tiên, trong ô mà người dùng muốn hiển thị kết quả, hãy nhập chính xác hàm =”Today is”&TEXT(TODAY(),”dddd d mmm, yyyy”).

Bước 2: Người dùng chỉ cần nhấn Enter trên bàn phím để hiển thị kết quả hôm nay là ngày mấy.

READ Hướng dẫn cách sửa lỗi full disk 100% trên laptop hiệu quả nhất

Sử dụng hàm TEXT trong Excel để thêm số không đứng đầu

Chắc hẳn mọi người sẽ thắc mắc tại sao phải thêm số 0 vào đầu mỗi dãy số trong Excel. Bởi vì khi nhập số 0 đầu tiên, bảng tính sẽ tự động xóa số đó. Ví dụ, nhập số điện thoại 0975 257 918, Excel sẽ tự động xóa số 0 và chỉ hiển thị 975 257 918. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách thêm số 0 vào đầu dãy số bằng hàm TEXT để bạn tham khảo:

Bước 1: Trong bảng tính Excel, người dùng nhập hàm =TEXT(ô tham chiếu, số lượng số không). Ví dụ, nhập hàm =TEXT(B4, “0000”).

Bước 2: Sau khi nhập cú pháp hàm TEXT, người dùng nhấn Enter để hiển thị kết quả.

Sử dụng hàm TEXT trong Excel để chuyển đổi thành số điện thoại

Một trong những cách sử dụng tiếp theo của hàm TEXT là chuyển đổi số điện thoại theo định dạng. Cú pháp của hàm TEXT trong trường hợp này là:

=VĂN BẢN(B4,”[<=9999999]###-####;(###)>

Trong đó:

B4 là ô chứa giá trị tham chiếu.
[<=9999999]###-####;(###)>: Đây là điều kiện để giới hạn số chữ số của số điện thoại và kiểu hiển thị.
(###) ###-####: Là điều kiện để ô chứa giá trị tham chiếu lớn hơn điều kiện giới hạn.

Sau khi nhập công thức hàm trên, nhấn Enter trên bàn phím để hiển thị kết quả như hình dưới đây.

Một số lỗi xảy ra khi sử dụng hàm TEXT trong Excel

Excel là công cụ hỗ trợ đắc lực giúp người dùng giải quyết các phép tính và xử lý số liệu. Trong mỗi trường hợp tính toán, người dùng sẽ áp dụng một công thức riêng. Tuy nhiên, để đảm bảo kết quả chính xác, người dùng cần nhập đúng hàm và các yếu tố liên quan. Sau đây là một số lỗi xảy ra với hàm TEXT mà bạn cần lưu ý:

Lỗi #NAME? xảy ra khi sử dụng hàm TEXT

Đây là lỗi thường gặp, thường gặp khi sử dụng Hàm TEXT trong Excel. Nguyên nhân gây ra lỗi này là do người dùng thiếu hoặc không sử dụng dấu ngoặc kép cho mã định dạng. Để dễ hình dung hơn, chúng ta sẽ lấy ví dụ như =TEXT(D2, mm/dd/yy). Nếu bạn nhập hàm TEXT như vậy, nó sẽ dẫn đến lỗi #NAME?

Do đó, để sửa lỗi #NAME? khi sử dụng hàm TEXT, người dùng nên thêm dấu ngoặc kép vào mã định dạng =TEXT(D2, “mm/dd/yy”).

Lỗi Excel

Khi nhập Hàm TEXT trong Excel nhưng không tính được, có thể do người dùng nhập sai cú pháp. Hoặc trường hợp người dùng sao chép công thức nhưng dấu ngoặc kép định dạng không đúng, dẫn đến kết quả không hiển thị.

READ Top 10 tivi Samsung 55 inch mới đáng mua nhất hiện nay

Trong trường hợp này, người dùng thường lấy dấu ngoặc kép cũ và thay thế bằng dấu ngoặc kép mới.

Một lý do khác khiến Excel báo lỗi khi sử dụng hàm TEXT là do cài đặt phần mềm khác nhau. Mỗi phần mềm Excel ở mỗi quốc gia sẽ có mã định dạng khác nhau. Do đó, người dùng nên kiểm tra phiên bản Excel mình đang sử dụng để kiểm tra cú pháp có đúng không?

Một số lưu ý khi sử dụng hàm TEXT trong Excel cần nhớ

Đến đây, mọi người đã hiểu rõ hơn về cách sử dụng hàm TEXT trong từng trường hợp. Để sử dụng hàm TEXT hiệu quả, người dùng cần nắm vững cú pháp, mã định dạng và linh hoạt trong từng trường hợp. Sau đây là một số lưu ý khi sử dụng hàm TEXT mà người dùng cần biết:

Sử dụng hàm TEXT để chuyển đổi số sang dạng text sẽ gây khó khăn trong quá trình tính toán. Người dùng cần nhớ rằng kết quả của hàm TEXT là một chuỗi văn bản. Nhiều người bị nhầm lẫn vì nó có dạng giống như một chuỗi số, dẫn đến kết quả không chính xác. Do đó, người dùng cần hiểu rõ chức năng của hàm TEXT để tránh sai sót và nhầm lẫn.
Ngoài ra, khi sử dụng hàm TEXT, bạn nên giữ nguyên giá trị ban đầu và sử dụng một ô khác để hiển thị kết quả. Điều này giúp người dùng dễ dàng tham chiếu đến giá trị ban đầu, tránh tính toán sai kết quả. Đồng thời, khi nhập cú pháp hàm TEXT, bạn cần đảm bảo đưa đủ các thành phần cần thiết. Trong mỗi trường hợp sử dụng hàm TEXT để định dạng, cú pháp sẽ không nhất quán nên người dùng cần chú ý.
Khi sử dụng hàm TEXT, người dùng cần thêm dấu ngoặc kép vào mã định dạng để tránh lỗi. Trong trường hợp người dùng nhập đúng cú pháp, giữ và kéo ô vuông xuống các cột tiếp theo mà không cần phải nhập lại hàm.

Phần kết luận

Trong bài viết trên, chúng tôi đã hướng dẫn cách sử dụng Hàm TEXT trong Excel để các bạn tham khảo. Đây là một hàm rất hữu ích, giúp người dùng giải quyết công việc nhanh chóng. Cách sử dụng hàm TEXT trong trường hợp nối text với số, thêm số 0 vào đầu hay chuyển đổi định dạng đã được chúng tôi hướng dẫn chi tiết. Ngoài ra, khi sử dụng hàm TEXT, người dùng cần chú ý dấu ngoặc kép, nhập đúng cú pháp để hệ thống trả về kết quả nhanh và chính xác. Hãy nhấn theo dõi fanpage tuyengiaothudo.vn và kênh Youtube Kênh Hoàng Hà để biết thêm thông tin hữu ích!

XEM THÊM:

Thông báo chính thức: Ninh Bình Web (thuộc GiuseArt) không hợp tác với bất kỳ ai để bán giao diện Wordpress và cũng không bán ở bất kỳ kênh nào ngoại trừ Facebook và zalo chính thức.

Chúng tôi chỉ support cho những khách hàng mua source code chính chủ. Tiền nào của nấy, khách hàng cân nhắc không nên ham rẻ để mua phải source code không rõ nguồn gốc và không có support về sau! Xin cám ơn!

Xem thêm: