Cách sử dụng hàm SEARCH có điều kiện trong Excel cực đơn giản

Chức năng tìm kiếm là một trong những hàm cơ bản nhưng lại cực kỳ quan trọng và ít người biết cách sử dụng. Nếu bạn đang tìm hiểu về công thức và cách áp dụng hàm thì hãy đọc ngay bài viết này nhé. tuyengiaothudo.vn sẽ cung cấp cho bạn tất cả những thông tin hữu ích nhất về hàm tìm kiếm này được sử dụng trong Excel.

Hàm SEARCH trong Excel là gì?

Đây là một trong những công cụ quan trọng để tìm kiếm và xử lý dữ liệu trong bảng tính. Đây là một hàm mạnh mẽ giúp bạn truy vấn và xác định vị trí của một chuỗi ký tự cụ thể trong chuỗi nguồn. Hàm này không chỉ giúp bạn nhanh chóng định vị dữ liệu mà còn cung cấp một giá trị số cụ thể. Từ đó, nó chỉ ra vị trí xuất hiện đầu tiên của chuỗi mà người dùng đang tìm kiếm.

Ngoài ra, chức năng tìm kiếm dữ liệu trong Excel còn giúp bạn dễ dàng lấy thông tin cần thiết từ các tập dữ liệu lớn, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích và sắp xếp dữ liệu thông tin. Đặc biệt, hàm truy vấn cũng có cú pháp triển khai rất đơn giản. Bao gồm chuỗi tìm kiếm và chuỗi nguồn. Như vậy, hàm này có khả năng xử lý nhiều tình huống thực tế, từ việc kiểm tra sự xuất hiện của các từ khóa trong một tập dữ liệu lớn đến việc tìm kiếm và phân tích văn bản. Với tính linh hoạt của nó, bạn có thể xác định vị trí bắt đầu tìm kiếm hoặc sử dụng kết hợp với các hàm khác để xây dựng một công cụ tìm kiếm tùy chỉnh.

Lợi ích của việc sử dụng chức năng TÌM KIẾM

Không phải ngẫu nhiên mà Microsoft Excel lại xây dựng một bộ công thức hàm để người dùng sử dụng. Nếu trước đây chúng ta đã tìm hiểu về hàm IF, hàm OR hay hàm LEN thì giờ đây bạn sẽ hiểu rõ hơn về lợi ích của hàm tìm kiếm SEARCH. Cụ thể, hàm này trong Excel và Google Sheet có một số ưu điểm quan trọng mà bạn nên biết.

Tìm kiếm nhanh chóng và hiệu quả

Chức năng tìm kiếm thực hiện quá trình truy vấn tự động. Bạn chỉ cần cung cấp chuỗi thông tin bạn đang tìm kiếm, cùng với chuỗi nguồn của nó. Và sau đó, chức năng sẽ xác định vị trí đầu tiên của chuỗi bạn đang tìm kiếm trong chuỗi nguồn. Hơn nữa, chức năng này cũng cho phép người dùng tìm kiếm thông tin theo các tiêu chí cụ thể. Từ đó, người dùng xác định vị trí chính xác của chuỗi bạn đang tìm kiếm. Điều này đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.

Và như đã đưa tin ban đầu, tuyengiaothudo.vn có đề cập đến chức năng tìm kiếm có khả năng làm việc với một tệp dữ liệu “siêu lớn”. Thuật toán này có nghĩa là bạn không cần phải tìm kiếm thủ công. Chỉ cần một vài bước đơn giản là có thể tìm thấy dữ liệu dựa trên nhu cầu của bạn. Bất kể dữ liệu nằm ở đâu và có bao nhiêu ký tự.

Phân tích dữ liệu

Một lợi ích tuyệt vời khác cho người dùng khi sử dụng Chức năng tìm kiếm trong Excel, việc phân tích dữ liệu rất dễ dàng. Mặc dù chức năng này chủ yếu được sử dụng để tìm kiếm và định vị các ký tự. Nhưng bạn có thể dựa vào nó để xác định mẫu hình xuất hiện của thông tin quan trọng. Một cách vô hình, nó giúp bạn hiểu rõ hơn về cách dữ liệu được tổ chức và nắm bắt các yếu tố thiết yếu trong bảng tính.

Đặc biệt, khi bạn biết chuỗi hoặc từ khóa nằm ở đâu trong dữ liệu, bạn có thể sử dụng hàm truy vấn SEARCH để tạo công thức hoặc cột mới để sắp xếp dữ liệu. Ví dụ, bạn có thể tạo cột để sắp xếp sản phẩm dựa trên từ khóa xuất hiện trong mô tả sản phẩm. Và khi bạn thấy thông tin mình cần, bạn có thể tạo báo cáo và tóm tắt dữ liệu chuyên nghiệp hơn.

Ngoài ra, hàm Excel này cũng có thể được sử dụng để kiểm tra số lần xuất hiện của chuỗi dữ liệu. Điều này có thể hữu ích trong việc xác minh tính chính xác của dữ liệu mà bạn đã thay đổi theo thời gian.

Có thể tùy chỉnh và linh hoạt

Tính tùy biến và linh hoạt của hàm SEARCH trong Excel luôn được nhiều người chú ý. Theo đó, người dùng có thể chỉ định vị trí bắt đầu tìm kiếm trong bảng dữ liệu gốc. Nói cách khác, người dùng có thể tìm kiếm ở bất kỳ đâu họ thích, mà không cần phải kéo dữ liệu gốc lên.

Ngoài ra, người dùng cũng có thể tự động tùy chỉnh các tiêu chí quan trọng theo nhu cầu của mình. Chẳng hạn như tìm kiếm không phân biệt chữ hoa và chữ thường. Hoặc tìm kiếm một phần của chuỗi ký tự thay vì toàn bộ. Như vậy, người đọc có thể tự do thao tác để ghi lại kết quả dựa trên các tiêu chí của riêng mình.

Đồng thời, Chức năng tìm kiếm cũng có thể áp dụng trong nhiều bối cảnh và lĩnh vực công việc khác nhau. Ví dụ, bạn có thể tận dụng chức năng này để quản lý các file dự án lớn. Từ đó, giúp công việc được giải quyết trôi chảy, cũng như tạo ra file dữ liệu Excel chuyên nghiệp hơn.

Dễ dàng kết hợp với nhiều hàm Excel khác

Việc kết hợp nhiều hàm trong Excel đã trở thành một hành động rất quen thuộc với mọi người hiện nay. Thông qua phương pháp này, bạn có thể nâng cấp công thức tính toán của mình. Từ đó, người dùng sẽ ghi lại được kết quả Excel chính xác nhất. Trong đó, hàm tìm kiếm SEARCH cũng có thể kết hợp với một số hàm quan trọng khác. Chẳng hạn như RIGHT, MID, LEFT, LEN và nhiều hàm khác để tạo ra các công thức phức tạp.

Bằng cách kết hợp các hàm Excel lại với nhau, bạn có thể xây dựng các công cụ tìm kiếm tùy chỉnh để thực hiện nhiều tác vụ tìm kiếm khác nhau. Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi và trích xuất thông tin từ kết quả tìm kiếm. Nói cách khác, đây là cơ hội để bạn tự do điều chỉnh công thức dựa trên độ khó của bài toán.

Và một điểm quan trọng khác mà bạn cần biết về lợi ích của hàm SEARCH. Đó là nó giúp người dùng mở rộng khả năng phân tích dữ liệu của họ. Nghĩa là, bạn có thể áp dụng các công thức phức tạp để phân loại, tóm tắt và trình bày dữ liệu dưới dạng biểu đồ và báo cáo.

Hướng dẫn công thức và cách sử dụng hàm SEARCH trong Excel

Vậy là chúng ta đã biết được khái niệm, cũng như lợi ích của hàm tìm kiếm trong Excel. Tiếp theo, tuyengiaothudo.vn sẽ cung cấp thêm cho bạn các công thức và cách áp dụng hàm. Chắc chắn với hình ảnh và ví dụ minh họa, bạn đọc sẽ có thể áp dụng công thức rất nhanh chóng.

Công thức hàm

Công thức hàm SEARCH rất đơn giản và dễ áp ​​dụng. Cụ thể, chúng ta có cú pháp “=TÌM KIẾM (tìm_văn_bản, trong_văn_bản, [start_num])”.

Trong đó, find_text là chuỗi ký tự bạn muốn tìm kiếm trong chuỗi nguồn. Tiếp theo, within_text là chuỗi nguồn bạn muốn tìm kiếm. Và cuối cùng start_num là vị trí bắt đầu tìm kiếm trong chuỗi nguồn. Nếu bạn không chỉ định giá trị này, hàm sẽ bắt đầu tìm kiếm từ vị trí đầu tiên.

Cách sử dụng chức năng

Với hướng dẫn sử dụng hàm dưới đây, tuyengiaothudo.vn đã cung cấp cho bạn một ví dụ cụ thể. Dựa vào đó, bạn có thể so sánh, đối chiếu và áp dụng vào bảng tính của mình. Cụ thể, chúng ta có bài toán “Tìm vị trí chữ M trong bảng Excel”.

Bước 1: Đầu tiên, hãy mở bảng tính của bạn, sau đó tiếp tục nhập công thức “=SEARCH(“M”,B3,1)” vào ô mà bạn muốn ghi lại kết quả.

Bước 2: Tiếp theo người dùng sẽ nhấn nút “Enter” để Excel thực hiện nhiệm vụ và trả về kết quả như trong hình.

Hướng dẫn cách kết hợp chức năng SEARCH với các chức năng khác

Kết hợp các hàm tra cứu với các hàm khác trong Excel là một kỹ năng quan trọng. Và hướng dẫn này sẽ giúp bạn hiểu cách sử dụng các công thức kết hợp để tạo ra các công cụ tra cứu tùy chỉnh tuyệt vời nhất. Vì vậy, đừng bỏ lỡ những thủ thuật Excel hữu ích này.

Kết hợp hàm LEFT

Chúng tôi có một vấn đề, bạn sử dụng hàm Excel để tìm kiếm ký tự đầu tiên trong ô B3 của bảng tính. Đồng thời, ký tự đó phải thỏa mãn điều kiện từ trái sang phải cho đến khi gặp ký tự khoảng trắng.

Bước 1: Đầu tiên, người dùng cũng sẽ mở file dữ liệu của mình và tìm ô tham chiếu để nhận kết quả. Tại đây, bạn sẽ nhập cú pháp “=LEFT(B3,TÌM KIẾM(” “,B3)-1)”.

Trong đó, LEFT là lệnh hàm để Excel lấy ký tự từ trái sang phải. Tiếp theo, B3 là ô mà bạn muốn lấy dữ liệu. SEARCH là lệnh tìm kiếm ký tự mà chúng ta đang nghiên cứu. Và cuối cùng -1, được hiểu là điều kiện mà bạn muốn xóa một khoảng trắng thừa.

Bước 2: Cuối cùng, người dùng chỉ cần nhấn nút “ENTER” để có được kết quả mong muốn.

Kết hợp hàm MID

Vấn đề nằm ở sự kết hợp. Chức năng tìm kiếm và hàm MID này là “Xác định 9 ký tự ở giữa đoạn văn trong ô B4”. Để thực hiện, chúng ta chỉ cần thực hiện 2 bước cực kỳ đơn giản và nhanh chóng. Cụ thể, người dùng sẽ thấy công thức, cùng với hình minh họa của chúng tôi.

Bước 1: Đầu tiên, hãy tìm ô tham chiếu để nhận kết quả và điền vào công thức hàm kết hợp “=MID(B4,SEARCH(” “,B4)+1,9)”.

Giải thích thêm một chút về cú pháp hàm này với MID là lệnh Excel để truy vấn thông tin nằm ở giữa đoạn văn. B4 là ô mà bạn muốn lấy dữ liệu. Tương tự, SEARCH là lệnh tìm kiếm trong Excel. Và +1 là giá trị kết quả sẽ được thêm vào từ “Tìm văn bản”. Cuối cùng, số 9 là tổng số ký tự bạn muốn tìm kiếm.

Bước 2: Ở bước này, bạn sẽ nhấn nút Enter để hệ thống Excel trả về kết quả bạn cần.

Kết hợp chức năng RIGHT

Ngược lại với hàm LEFT, nếu bạn muốn tìm kiếm các ký tự từ phải sang trái, hãy sử dụng hàm RIGHT. Cụ thể ở đây chúng ta sẽ có bài toán tìm ký tự cuối cùng trong chuỗi văn bản trong biểu mẫu. Để thực hiện việc này, mọi người cũng sẽ trải qua hai bước.

Bước 1: Người dùng nhập công thức Chức năng tìm kiếm kết hợp với hàm RIGHT như sau “=PHẢI(B4,TÌM KIẾM(” “,B4)+1)”.

Trong đó, RIGHT là lệnh thực hiện để lấy kết quả từ phải sang trái. B5 sẽ tương tự như ô để lấy kết quả tham chiếu. Tiếp theo là SEARCH sẽ giúp người dùng tìm dữ liệu bạn cần. Và +1 là giá trị sẽ được thêm vào sau ký tự “Tìm văn bản”.

Bước 2: Tiếp theo, để hiển thị kết quả, chỉ cần nhấn nút “ENTER”. Rất đơn giản phải không?

Kết hợp hàm LEN

Trong Excel, hàm LEN được sử dụng để tính độ dài (số ký tự) của một chuỗi hoặc văn bản. Hàm này trả về một giá trị số nguyên biểu thị số ký tự trong chuỗi, bao gồm cả khoảng trắng. Do đó, khi chúng ta kết hợp hàm tìm kiếm và hàm độ dài, nó sẽ phục vụ rất nhiều cho công việc nâng cao.

Cụ thể, chúng ta có bài toán tìm ký tự “Minh Khang” trong file văn bản. Và để áp dụng công thức, bạn chỉ cần nhập “=RIGHT(B4,LEN(B4)-SEARCH(” “,B4)-5)” vào ô trống.

Giải thích về hàm, B4 là ô mà bạn ghi lại giá trị nguồn. LEN(B4) là độ dài của giá trị gốc mà bạn nhập vào công thức. Và -5 là số ký tự bạn muốn Excel xóa.

Cuối cùng, để có được kết quả mong muốn, người đọc chỉ cần nhấn nút “ENTER”.

Lưu ý khi sử dụng hàm SEARCH trong Excel

Điều đầu tiên cần lưu ý là bạn có thể tùy chỉnh vị trí bắt đầu tìm kiếm bằng cách cung cấp giá trị cho tham số [start_num]. Nếu bạn để tham số này trống hoặc sử dụng giá trị mặc định là 1, tìm kiếm sẽ bắt đầu từ đầu chuỗi nguồn. Ngoài ra, hàm SEARCH trả về vị trí đầu tiên mà chuỗi được tìm thấy trong chuỗi nguồn. Trong trường hợp không tìm thấy chuỗi, hàm sẽ trả về giá trị lỗi #VALUE!.

Điều tiếp theo cần lưu ý là luôn kiểm tra kết quả trả về từ hàm này để đảm bảo không có lỗi. Đồng thời, người dùng cần đặc biệt chú ý đến các ô có giá trị trả về là #VALUE!. Bởi vì công thức bạn đang áp dụng có thể không chính xác hoặc dữ liệu đầu vào bạn cung cấp có vấn đề mà hàm không thể thực hiện được.

Kết luận

Chức năng tìm kiếm trong Excel là một công cụ mạnh mẽ mà mọi người nên sử dụng để tìm kiếm và nhận dạng ký tự một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, để sử dụng tốt hàm này, mọi người nên lưu ý một số điểm quan trọng. Hy vọng rằng, dựa trên công thức và hướng dẫn sử dụng hàm trên, bạn đọc có thể áp dụng thành công.

Xem thêm: