Cách scan tài liệu từ máy in vào máy tính đơn giản, nhanh chóng

Máy in là thiết bị văn phòng khá quen thuộc với mọi người hiện nay. Cách scan trên máy tính bằng máy in là thao tác cần thiết để hỗ trợ công việc và học tập. Tuy nhiên, với những người mới sử dụng máy in sẽ không biết cách scan. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cách scan tài liệu từ máy in vào máy tính nhanh chóng để mọi người cùng học hỏi.

Lợi ích của việc sử dụng máy in có tính năng quét tài liệu

Trước khi tìm hiểu cách scan trên máy tính bằng máy in, mọi người cần tìm hiểu về lợi ích của việc sử dụng máy in có tích hợp tính năng scan tài liệu. Hiện nay, việc sử dụng máy in có tích hợp tính năng scan tài liệu rất tiện lợi vì nó mang lại những lợi ích sau:

Dễ sử dụng

Máy in có chức năng quét tài liệu thường được các nhà sản xuất xây dựng và phát triển với nhiều chức năng để quá trình số hóa tài liệu trở nên đơn giản nhất có thể. Người dùng chỉ cần thực hiện một vài thao tác trên máy tính. Sau đó, máy in sẽ tự động thực hiện tác vụ in theo lệnh và giảm thiểu sự can thiệp của người dùng.

Độ tin cậy cao

Máy in được trang bị tính năng quét tài liệu chuyên dụng sẽ được bảo trì định kỳ. Hầu hết các chức năng của máy in sẽ không gặp vấn đề gì cho đến kỳ bảo trì tiếp theo. Do đó, người dùng sẽ hạn chế tối đa các sự cố khi in, quét hoặc sao chép tài liệu. Hoặc vấn đề mất tài liệu hoặc mất quyền truy cập cũng rất ít khi xảy ra trên các máy in có tính năng quét tài liệu.

Chất lượng tốt

Trên thực tế, nhiều người dùng đánh giá rằng bất kỳ máy in nào có tính năng quét tài liệu đều có thể cung cấp hình ảnh có độ phân giải cao. Thông thường, nội dung tài liệu được quét sẽ có văn bản dễ đọc, màu sắc đẹp, độ chính xác màu cao và màu nền hiếm khi bị nhòe. Ngoài ra, chất lượng tài liệu được quét không khác nhiều so với bản gốc.

Tốc độ cao

Máy in được coi là thiết bị đa chức năng, chức năng chính của chúng là in và sao chép. Tuy nhiên, những máy in này vẫn có thể cung cấp tốc độ quét tài liệu rất nhanh. Tốc độ quét có thể lên tới 100 trang/phút và giúp người dùng tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Cách quét trên máy tính bằng máy in nhanh chóng

Sau đây là hướng dẫn về cách quét tài liệu nhanh chóng từ máy in sang máy tính:

• Bước 1: Sử dụng cáp để kết nối máy in với máy tính. Sau đó, đặt tài liệu bạn muốn quét lên bề mặt quét của máy in.

• Bước 2: Khởi động máy tính và tìm kiếm phần mềm Thiết bị & Máy in.

• Bước 3: Nhấp vào máy in của bạn trong phần “Máy in”. Sau đó nhấp chuột phải và nhấp vào “Bắt đầu quét”.

• Bước 4: Mọi người lần lượt chọn yêu cầu của mình đối với tài liệu cần quét như độ phân giải và định dạng. Sau đó, mọi người nhấp vào “Xem trước” để xem bản quét.

• Bước 5: Sau đó mọi người nhấp vào lệnh “Quét” để máy in bắt đầu quét các tài liệu cần thiết.

• Bước 6: Nhấp vào “Xem lại, sắp xếp và nhóm các mục để nhập”. Sau đó nhấp vào “tiếp theo”.

• Bước 7: Bước cuối cùng là nhấp vào “Nhập” và đợi một lát để quá trình quét hoàn tất trên máy tính.

Hướng dẫn quét tài liệu sang định dạng PDF và đưa vào máy tính

Ngày nay, nhiều người cần quét tài liệu sang định dạng PDF và sau đó đưa chúng vào máy tính của họ. Sau đây là 3 bước đơn giản để quét:

Bước 1: Chọn máy quét

Hiện nay, có rất nhiều loại máy in có chất lượng tốt và tích hợp chức năng quét tài liệu như HP, Canon, Brother,… Do đó, việc lựa chọn máy in có chức năng quét sẽ dựa trên nhu cầu sử dụng và giá thành của từng loại máy in.

Bước 2: Cài đặt phần mềm quét để kết nối máy tính với máy in

Ở các dòng máy in tiêu chuẩn, mỗi nhà sản xuất đều tự động cài đặt phần mềm quét tài liệu sang định dạng PDF trên thiết bị. Nhưng nếu máy in của bạn không có phần mềm quét này, bạn cần tải phần mềm Softi Scan to PDF để quản lý tệp hiệu quả.

Bước 3: Số hóa tài liệu từ máy in sang máy tính

Mọi người có thể dễ dàng số hóa tài liệu bằng cách sử dụng phần mềm và quét tài liệu theo hướng dẫn ở phần tiếp theo.

Cách đơn giản nhất để sử dụng phần mềm quét tài liệu

Ngoài việc quét trên máy tính, mọi người cần biết cách sử dụng phần mềm quét tài liệu. Các phần mềm quét tài liệu hiện nay sẽ giúp người dùng quét tài liệu thành định dạng PDF hoặc tệp văn bản theo các bước sau:

Cách quét thành tệp PDF

• Bước 1: Bạn khởi động Softi Scan to PDF, sau đó chọn Scan trong mục Select Scanner.
• Bước 2: Bạn tìm kiếm DPI và chọn 200, sau đó bạn chọn Color.

• Bước 3: Sau đó bạn tiếp tục chọn “Show Scanner Dialog” và nhấn “Scan”.
• Bước 4: Nhấp vào “Xem trước” để xem trước tài liệu bạn muốn quét. Sau đó nhấp vào Quét một lần nữa.
• Bước 5: Xoay tài liệu bạn muốn quét theo chiều dọc và tiếp tục quét các trang tiếp theo của tài liệu. Sau đó chỉ cần nhấp vào Lưu PDF để lưu.

Cách quét vào tệp văn bản

• Bước 1: Bạn cần cài đặt phần mềm FreeOCR.net trên máy tính của mình và sau đó nhấp vào Mở để mở tệp đã quét. Sau đó, bạn lưu tệp dưới dạng hình ảnh.

• Bước 2: Tiếp tục nhấp vào ORC và xem trước bản quét. Sau đó nhấp để lưu tệp văn bản.
• Bước 3: Chọn “Clear Text Windows” để xóa nội dung và tiếp tục quét các tài liệu khác.

Lưu ý khi quét trên máy tính bằng máy in

Để đảm bảo rằng sau khi quét trên máy tính, tài liệu được quét sẽ được trình bày đẹp mắt và rõ ràng, bạn cần lưu ý những điều sau:

• Tài liệu in phải không bị mờ, nhòe hoặc nhăn.
• Máy tính và máy in phải được kết nối an toàn qua cáp để quá trình quét không bị lỗi và không bị gián đoạn.
• Bạn cần thực hiện quét trên máy tính đúng theo hướng dẫn ở trên để quá trình quét thành công.

5 máy in phổ biến có chức năng quét tài liệu

Ngày nay, có rất nhiều máy in được tích hợp chức năng quét để hỗ trợ người dùng. Sau đây là 5 mẫu máy in phổ biến nhất mà mọi người có thể tìm hiểu:

Máy in HP Laser Jet Pro MFP M135W

Dòng máy in HP này được sử dụng rộng rãi trong nhiều văn phòng. Máy in này có thiết kế nhỏ gọn, hiện đại và tích hợp nhiều chức năng nổi bật, có thể giúp mọi người giải quyết nhiều công việc văn phòng từ in ấn đến quét và photocopy với chất lượng cao nhất.

Ngoài ra, máy in HP này còn tích hợp kết nối không dây và giúp người dùng chia sẻ tài nguyên dễ dàng hoặc thực hiện các tác vụ như in ấn, quét tài liệu từ xa khá tiện lợi. Ngoài ra, sự hỗ trợ của ứng dụng HP Smart cũng giúp mọi người hoàn thành lệnh in từ máy tính bảng hoặc điện thoại để giải quyết công việc hiệu quả.

Máy in đa chức năng Canon MF310

Đây là máy in đa chức năng có thiết kế siêu nhỏ gọn, có thể giúp bạn quét trên máy tính hiệu quả. Thiết bị này được tích hợp nhiều tính năng hữu ích như in, photocopy, quét nên rất phù hợp để đặt trong văn phòng. Việc tích hợp tất cả các tính năng này vào máy in Canon sẽ giúp người dùng giải quyết nhanh chóng các công việc trong thời gian ngắn.

Máy in Laser Brother DCP-B7535DW

Máy in này được trang bị đầy đủ các chức năng cần thiết và thiết kế nhỏ gọn giúp người dùng tiết kiệm không gian và hỗ trợ công việc tối ưu. Điểm đặc biệt của máy in này là khả năng in hai mặt tự động và có thể kết nối không dây rất nhanh. Ngoài ra, máy còn mang lại hiệu suất khá mượt mà với tốc độ in nhanh, đạt khoảng 34 trang/phút và cho chất lượng bản in ấn tượng.

Máy in Canon MF235

Một máy in khác của Canon có thể giúp bạn quét trên máy tính hiệu quả là MF235. Thiết bị này không chỉ cung cấp hiệu suất vượt trội mà còn xử lý nhiều tác vụ khác nhau trong văn phòng với tốc độ in 23 trang/phút. Máy in MF235 cũng được trang bị bộ nạp giấy tự động với bảng điều khiển nhiều góc, mang đến trải nghiệm tối ưu cho người dùng.

Máy in Brother DCP-T520W

Nếu bạn đang tìm kiếm một máy in phun màu đa chức năng thì không thể bỏ qua sản phẩm này. Máy in Brother này được đánh giá cao về tốc độ in và có khả năng hỗ trợ hai chức năng: quét và photocopy. Người dùng cũng có thể nạp nhiều kích cỡ giấy khác nhau và in không dây với kết nối từ xa trên nhiều thiết bị khác nhau.

Phần mềm quét phổ biến cho máy tính

Ngoài các phần mềm quét được giới thiệu ở phần trên về cách quét trên máy tính, bạn có thể tìm hiểu thêm về một số phần mềm quét phổ biến cho máy tính như sau:

Phần tử PDF

Phần mềm quét này thường được sử dụng trên máy tính với nhiều tính năng tích hợp. Nó bao gồm các tính năng như xem, chỉnh sửa hình ảnh, văn bản hoặc chèn/chỉnh sửa chú thích, thêm chữ ký vào tệp dễ dàng. Sau đây là một số ưu điểm và tính năng của phần mềm PDFelement:

• Giao diện tối giản.
• Tích hợp nhiều tính năng như xem, cắt, chỉnh sửa trực tiếp hình ảnh, văn bản hoặc chèn/sửa bình luận, thêm chữ ký, liên kết đến file PDF nhanh chóng.
• Hỗ trợ chèn Header, Footer vào file PDF.
• Ghép nhiều tệp PDF thành một tệp hoàn chỉnh.
• Hỗ trợ OCR.
• Tạo mật khẩu cho tập tin đơn giản.
• Chỉnh sửa trực tiếp, tạo biểu mẫu bên trong tệp.
• Chèn, xóa, trích xuất, xoay trang trong tệp PDF.

Không phải là một máy quét PDF khác 2

Khi quét trên máy tính, mọi người không thể bỏ qua phần mềm quét này. Phần mềm này được sử dụng rộng rãi để quét tài liệu và lưu tệp ở nhiều định dạng như PNG, JPEG, PDF, TIFF, v.v. Các tính năng và ưu điểm sau đây của phần mềm sẽ hỗ trợ người dùng xử lý công việc một cách tối ưu:

• Miễn phí sử dụng trên hệ điều hành Windows.
• Quét tài liệu, lưu tệp ở nhiều định dạng khác nhau như PNG, JPEG, TIFF, v.v.
• Hỗ trợ điều chỉnh độ phân giải hình ảnh, độ tương phản, độ sáng, v.v.
• Hỗ trợ OCR.
• Xoay, cắt, sắp xếp hình ảnh đã quét.

Quét nâng cao sang PDF miễn phí

Phần mềm quét tài liệu miễn phí này có thể hỗ trợ người dùng chuyển đổi các tập tin và dữ liệu ở nhiều định dạng khác nhau như fax, bản vẽ, hình ảnh (JPG, GIF, PNG, BMP, TIFF, … sang định dạng PDF. Dưới đây là một số ưu điểm và tính năng của phần mềm:

• Quét nhiều loại tài liệu giấy và hình ảnh JPEG thành tệp PDF để chia sẻ và lưu trữ nhanh hơn.
• Điều chỉnh vị trí và kích thước của hình ảnh trong tệp.
• Cho phép tạo mật khẩu để bảo vệ tập tin, thêm chữ ký số vào tài liệu một cách nhanh chóng.
• Làm cho các tập tin PDF có thể chỉnh sửa dễ dàng.
• Chuyển đổi hợp đồng giấy, thỏa thuận và hình ảnh ở định dạng GIF, JPG, BMP, PNG,… sang tệp PDF.
• 100% miễn phí sử dụng.

Nội dung bài viết đã chia sẻ cách scan trên máy tính để mọi người tham khảo. Đây là công việc cần thiết đối với bất kỳ nhân viên văn phòng nào hiện nay. Mọi người nên thực hiện theo hướng dẫn trong bài viết trên để tránh sai sót trong quá trình scan và làm gián đoạn công việc.

Xem các bài viết liên quan: