Để thuận tiện cho quá trình chia sẻ và trao đổi dữ liệu, người dùng có thể nén và tối ưu dung lượng lưu trữ của file Word trước khi gửi cho người khác. Nhìn chung các bước thực hiện khá đơn giản và bạn có thể tham khảo hướng dẫn dưới đây để giảm dung lượng file Word nhanh chóng và dễ dàng.
Tại sao bạn nên nén và giảm kích thước file Word?
Việc nén và giảm dung lượng lưu trữ file sẽ mang lại cho bạn nhiều lợi ích như:
- Tiết kiệm không gian lưu trữ: Các tệp Word có thể rất lớn nếu tệp chứa nhiều hình ảnh, dữ liệu, biểu đồ, v.v. Sau đó, bạn có thể nén và giảm kích thước tệp Word để tiết kiệm không gian lưu trữ trên máy tính hoặc trên các dịch vụ lưu trữ trực tuyến.
- Cho phép bạn tải xuống và chia sẻ tệp nhanh chóng: Khi nén tệp Word và giảm kích thước tệp, bạn có thể dễ dàng tải xuống và chia sẻ với người khác qua Email, Zalo, Facebook hoặc các nền tảng trực tuyến khác.
- Tăng hiệu suất máy tính: Khi làm việc với các file Word lớn, máy tính cần phải tiêu tốn nhiều tài nguyên hơn. Do đó, bạn có thể nén và giảm kích thước file để giảm tải cho máy tính cũng như tăng hiệu quả công việc.
- Bảo vệ dữ liệu: Người dùng có thể nén các tệp Word và đặt mật khẩu cho tệp để đảm bảo rằng dữ liệu bên trong sẽ không bị bất kỳ ai truy cập – ngoại trừ những người được phép xem.
- Quản lý và sắp xếp tệp dễ dàng: Nếu máy tính của bạn chứa quá nhiều tệp, bạn có thể nén và giảm kích thước tệp Word để quản lý và sắp xếp chúng dễ dàng hơn.
Nén và giảm kích thước tệp Word để giúp bạn tiết kiệm tối đa dung lượng lưu trữ
Tóm lại, nén và giảm dung lượng file Word là phương pháp hiệu quả giúp bạn tiết kiệm không gian lưu trữ và tạo sự tiện lợi trong quá trình quản lý và chia sẻ file với người khác.
Tại sao dung lượng file Word lại lớn?
Người dùng không cần quá lo lắng về các file Word thông thường vì dung lượng của chúng thường không cao. Tuy nhiên, vì một số lý do sau đây, dung lượng của các file Word có thể trở nên nặng hơn:
- Hình ảnh và đa phương tiện: Nếu bạn chèn quá nhiều hình ảnh vào một tệp Word, hình ảnh lớn và nhiều loại phương tiện khác như âm thanh, biểu đồ, video, v.v., kích thước tệp Word có thể tăng lên, khiến tệp nặng hơn.
- Nhiều dữ liệu không được tối ưu hóa: Ví dụ, nếu bạn đưa quá nhiều bảng, biểu đồ phức tạp, tệp đính kèm vào tệp Word hoặc sử dụng phông chữ và định dạng phức tạp, kích thước tệp Word có thể tăng lên đáng kể.
Các tập tin Word có thể nặng khi chúng chứa quá nhiều nội dung, hình ảnh…
Cách nén file Word
Trước khi đến với hướng dẫn giảm dung lượng file Word, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về cách nén và giải nén file Word, cụ thể:
Lưu ý: Hướng dẫn dưới đây được thực hiện trên máy tính xách tay chạy hệ điều hành Windows 10 cài sẵn Microsoft Word 2013. Đồng thời, bài viết sẽ sử dụng công cụ WinRAR để nén và giải nén file Word.
- Bước 1: Đầu tiên, trong thư mục lưu trữ, hãy chọn file Word bạn muốn nén, sau đó nhấp chuột phải và chọn “Thêm vào file nén…”.
- Bước 2: Ở bước này, bạn cần đặt tên cho file nén. Lưu ý bạn nên đặt tên dễ nhớ để phân biệt với các file khác, sau đó chọn định dạng cho file, bao gồm ZIP, RAR hoặc RAR5… Tiếp theo, nhấp vào OK để chuyển sang bước 3.
- Bước 3: Bước này dành cho những ai muốn đặt mật khẩu cho file nén của mình. Để đặt mật khẩu, bạn hãy nhấp vào “Set password…”, sau đó điền vào hai ô “Enter password” và “Re-enter password” rồi nhấp vào OK để hoàn tất.
Vậy là bạn đã hoàn tất quá trình nén file Word. Đối với các file nén được bảo vệ bằng mật khẩu, người xem cần nhập đúng mật khẩu để mở và xem file. Vậy nên, đừng quên chia sẻ mật khẩu với những người bạn muốn chia sẻ file nhé!
Cách giải nén file Word
Tương tự như vậy, trong hướng dẫn này, chúng ta vẫn sẽ sử dụng công cụ WinRAR để giải nén tệp.
Giải nén để lưu vị trí
Với phương pháp này, bạn chỉ cần nhấp chuột phải vào file Word đã nén, sau đó nhấp vào “Extract Here” – tức là giải nén tại đây. Lúc này, file đã giải nén sẽ nằm ngay tại vị trí bạn đã thực hiện thao tác trên.
Giải nén đến vị trí đã chỉ định
Nếu bạn muốn chỉ định vị trí cụ thể cho tệp đã giải nén, bạn có thể làm theo các hướng dẫn sau:
- Bước 1: Đầu tiên, nhấp chuột phải vào file bạn muốn giải nén và giảm dung lượng file Word, sau đó chọn “Extract file…”.
- Bước 2: Tiếp theo, chọn thư mục mà bạn muốn lưu file đã giải nén. Sau đó, file Word đã giải nén sẽ xuất hiện trong thư mục bạn đã chọn.
Làm thế nào để giảm kích thước file Word
Bạn có thể giảm kích thước tệp Word của mình bằng các mẹo sau:
Sử dụng phần mềm SmallPDF
SmallPDF là một nền tảng trực tuyến cho phép người dùng chuyển đổi văn bản sang nhiều định dạng khác nhau. Ngoài ra, SmallPDF còn hỗ trợ nén và giảm dung lượng file Word với các bước cực kỳ đơn giản như:
Bước 1: Đầu tiên, bạn vào trang chủ chính thức của SmallPDF, sau đó nhấp vào “Chọn tệp” để tải lên các tệp bạn muốn nén và giảm kích thước.
Bước 2: Tại đây, bạn có 2 tùy chọn: “Basic Compression” và “Strong Compression”. Với “Basic Compression”, bạn có thể giảm dung lượng file một chút, còn “Strong Compression” sẽ giảm nhiều hơn nhưng thường mất phí. Bây giờ, bạn hãy nhấp vào tùy chọn phù hợp để nén và giảm dung lượng file Word.
Bước 3: Sau khi quá trình trên hoàn tất, hãy nhấp vào “Tải tệp xuống” để tải tệp xuống máy tính của bạn.
Nén hình ảnh trong các tập tin Word
Hình ảnh cũng là một trong những lý do chính khiến các tệp Word nặng. Do đó, tốt nhất là nén hình ảnh để giảm kích thước tệp Word trước khi lưu và gửi tệp.
- Bước 1: Đầu tiên, hãy mở file Word, sau đó nhấp vào Image.
- Bước 2: Tiếp theo, chọn “Định dạng” rồi nhấp vào “Nén ảnh”.
- Bước 3: Lúc này trên màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại có tên Compress Pictures, bạn cần bỏ chọn ô “Apply only to this picture”, sau đó tích chọn các mục phù hợp để nén ảnh và nhấn OK để hoàn tất.
Trong số đó, các lựa chọn sẽ bao gồm:
- “In (220 ppi): Chất lượng tuyệt vời trên hầu hết các máy in và màn hình”: Cho phép giảm kích thước tệp Word để in.
- “Màn hình (150 ppi): phù hợp cho các trang web và máy chiếu”: Giảm kích thước tệp để lưu trong các dự án và chia sẻ tệp trên web.
- “E-mail (96 ppi): thu nhỏ kích thước tài liệu để chia sẻ”: Thu nhỏ kích thước tài liệu để chia sẻ tệp qua email.
- “Sử dụng độ phân giải tài liệu”: Chế độ mặc định.
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các trang web/phần mềm nén ảnh để nén ảnh trước khi tải lên file Word và hạn chế làm file Word nặng hơn.
Tắt chức năng chỉnh sửa hình ảnh trên Word
Đây cũng là cách hữu ích để bạn tối ưu hóa kích thước file Word của mình. Cụ thể:
- Bước 1: Đầu tiên, hãy mở tệp bạn muốn giảm kích thước, sau đó chọn Tệp và nhấp vào Tùy chọn.
- Bước 2: Hộp thoại Options sẽ xuất hiện trên màn hình. Bây giờ, hãy vào Advanced để bỏ chọn “Do not compress images file” trong phần “Image Size and Quality”.
- Bước 3: Cuối cùng, nhấp vào OK để hoàn tất quá trình giảm dung lượng file Word.
Xóa khoảng trắng thừa
Ngoài việc làm cho tài liệu của bạn trông thiếu chuyên nghiệp và lộn xộn, sự hiện diện của các khoảng trắng không cần thiết cũng có thể làm cho tệp Word của bạn nặng hơn. Vì vậy, bạn có thể xóa chúng bằng cách làm theo các bước sau:
- Bước 1: Đầu tiên, hãy mở file Word mà bạn muốn giảm dung lượng, sau đó nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại “Tìm và Thay thế”.
- Bước 2: Trong phần Find What, nhấn phím Space hai lần để tạo khoảng cách bằng hai khoảng cách. Sau đó, trong phần “Replace with”, nhấn phím Space một lần rồi nhấp vào “Replace All”.
- Bước 3: Sau thao tác trên, các khoảng trắng không cần thiết sẽ được xóa bỏ và bạn chỉ cần nhấp vào OK để hoàn tất.
Giảm kích thước tệp Word bằng WeCompress web
Ngoài SmallPDF, bạn cũng có thể sử dụng trang web trực tuyến WeCompress để giảm kích thước tệp Word.
- Bước 1: Đầu tiên, bạn truy cập vào trang web WeCompress.
- Bước 2: Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng dấu cộng ở giữa màn hình để tải tệp lên. Lưu ý rằng kích thước tải lên tối đa là 50MB.
- Bước 3: Sau khi tải tệp lên, trang web sẽ bắt đầu nén và giảm kích thước tệp. Tải tệp xuống khi quá trình hoàn tất.
Không chèn thêm font chữ vào Word
Nếu người khác mở tệp và vô tình thêm một phông chữ khác vào tệp, tệp của bạn có thể trở nên lớn hơn. Trong trường hợp đó, bạn có thể khắc phục bằng cách:
- Bước 1: Mở file Word, sau đó chọn File.
- Bước 2: Chọn Tùy chọn, sau đó nhấp vào Lưu và tắt tùy chọn “Nhúng phông chữ vào tệp” là xong.
Không dán hình ảnh trực tiếp vào file Word
Dán hình ảnh trực tiếp từ một trang web vào tệp Word có thể vô tình làm cho tệp nặng hơn. Do đó, tốt nhất là chèn hình ảnh từ menu Chèn > Hình ảnh trong Microsoft Word. Trước đó, bạn nên tối ưu hóa kích thước hình ảnh bằng cách chuyển đổi từ PNG sang JPG và nén hình ảnh trên các trang web trực tuyến (như tinypng.com).
Xóa nội dung không cần thiết khỏi tệp
Khi một file Word chứa quá nhiều nội dung và các file phương tiện khác như hình ảnh, biểu đồ, bảng, dữ liệu, v.v., kích thước file có thể tăng lên. Do đó, tốt nhất là xem lại nội dung và xóa các phần không cần thiết. Ngoài ra, nếu file được sử dụng để gửi cho người khác, bạn cũng có thể cắt bỏ hoặc di chuyển nội dung không liên quan sang file khác để thuận tiện trong quá trình chia sẻ và tải xuống file.
Trên đây là cách nén và giảm dung lượng file Word. Nhìn chung các bước trên khá đơn giản và ai cũng có thể thực hiện được. Vậy nên, đừng quên áp dụng các hướng dẫn để tối ưu dung lượng trước khi lưu hoặc gửi file cho bất kỳ ai nhé!
Xem thêm:
Thông báo chính thức: Ninh Bình Web (thuộc GiuseArt) không hợp tác với bất kỳ ai để bán giao diện Wordpress và cũng không bán ở bất kỳ kênh nào ngoại trừ Facebook và zalo chính thức.
Chúng tôi chỉ support cho những khách hàng mua source code chính chủ. Tiền nào của nấy, khách hàng cân nhắc không nên ham rẻ để mua phải source code không rõ nguồn gốc và không có support về sau! Xin cám ơn!
