Excel là công cụ hữu ích được sử dụng rộng rãi trong các công việc văn phòng. Sau khi hoàn tất quá trình nhập dữ liệu và tính toán, đôi khi bạn cần in file ra giấy để nộp cho cấp trên hoặc chia sẻ với các thành viên khác trong phòng ban. Tuy nhiên, nếu không biết cách căn chỉnh, bảng tính của bạn có thể trở nên lộn xộn và khó nhìn. Vậy làm sao để khắc phục điều đó? Hãy cùng đến với cách in Excel ra khổ A4 được chia sẻ trong bài viết dưới đây nhé!
Tại sao bạn nên áp dụng phương pháp in Excel vừa với khổ giấy A4?
Trước khi tìm hiểu cách in Excel vừa khổ giấy A4, chúng ta sẽ tìm hiểu về những lợi ích mà phương pháp này mang lại.
Có thể nói việc in Excel vừa khổ giấy A4 là một kỹ thuật quan trọng mà bất kỳ ai làm trong lĩnh vực in ấn hoặc thường xuyên in ấn tài liệu đều cần biết, đặc biệt là đối với các file có quá nhiều hàng, cột và dữ liệu.
Khi in Excel ra khổ giấy A4, bạn có thể:
- Tiết kiệm giấy, bảo vệ môi trường: Bằng cách in Excel vừa với khổ giấy A4, bạn có thể hạn chế tình trạng bảng tính tràn sang trang mới và tận dụng tối đa khoảng trống trên giấy. Từ đó, phương pháp này giúp bạn tiết kiệm tối đa chi phí in ấn và góp phần bảo vệ môi trường bằng cách tiết kiệm giấy.
- Dễ theo dõi thông tin, dữ liệu: Khi các bảng tính nằm gọn gàng trên một trang, người đọc có thể dễ dàng theo dõi thông tin, dữ liệu và nắm bắt nội dung chính. Ngược lại, nếu dữ liệu tràn sang các trang khác, người đọc sẽ cảm thấy khó chịu khi phải theo dõi nhiều trang cùng một lúc.
- Đẹp, dễ nhìn: In Excel ra giấy không chỉ giúp ích cho quá trình theo dõi dữ liệu mà còn giúp bảng tính trông chuyên nghiệp, gọn gàng và dễ nhìn hơn.
- Giảm thiểu mất mát và nhầm lẫn: Nếu bảng tính được chia thành nhiều trang khác nhau, bạn có thể nhầm lẫn hoặc mất một số trang, khiến nội dung bị thiếu.
Hướng dẫn cách in Excel vừa với trang A4
Để in Excel vừa với trang A4, hãy làm theo các hướng dẫn sau:
Bước 1: Mở tệp
Đầu tiên, hãy mở tệp Excel mà bạn muốn in, sau đó chọn Bố cục trang.
Tiếp theo, nhấp vào biểu tượng mở rộng tại Page Setup, sau đó nhấp vào Page và tiến hành thiết lập trang in.
Bước 2: Thiết lập trang in
Với phương pháp in Excel này, trong mục Orientation, tùy theo nhu cầu in mà bạn có thể chọn hướng in ngang hoặc dọc là Portrait hoặc Landscape.
Để điều chỉnh chiều rộng của trang in, hãy chọn Điều chỉnh thành. Ngoài ra, bạn cũng có thể đưa toàn bộ dữ liệu vào một trang duy nhất bằng tùy chọn Phù hợp với.
Tại Paper size, chọn A4 và để chế độ mặc định trong phần Print quality ở mức 600 dpi. Cuối cùng, bạn tiến hành chỉ định số trang cho nội dung trang đầu tiên hoặc chọn chế độ Auto.
Bước 3: Căn chỉnh
Sau khi hoàn tất việc thiết lập trang, bạn tiếp tục đến phần Lề để căn chỉnh lề cho trang giấy.
Để hiển thị bảng tính ở giữa trang, hãy nhấp vào 2 hộp trong phần Giữa trang là xong.
Bước 5: Chọn vùng in, lặp lại tiêu đề
Chọn tab Trang tính, sau đó chỉ định vùng bạn muốn in trong Vùng in.
Trong Tiêu đề in, bạn có thể nhấp vào Hàng lặp lại ở trên cùng nếu bạn muốn lặp lại các hàng hoặc Cột lặp lại ở bên trái để lặp lại các cột.
Sau khi hoàn tất các bước trên, hãy nhấp vào Print Preview để mở bản xem trước. Nếu bạn thấy bảng tính không hiển thị như mong đợi, bạn cần thực hiện thêm một bước nữa để có phương pháp in Excel chuẩn nhất.
Bước 5: Đặt Fit để nội dung vừa với trang A4
Lưu ý: Bạn chỉ nên thực hiện bước này khi đã thực hiện tất cả các bước trên nhưng vẫn không thể in nội dung trên khổ giấy mong muốn.
Đầu tiên, chọn Page Setup, sau đó nhấp vào Scaling trên tab Page. Tại đây, hãy đánh dấu vào ô Fit to rồi xem bản xem trước khi in tại Print Preview.
Bây giờ bạn có thể kiểm tra xem nội dung có được hiển thị như mong muốn hay không. Nếu dữ liệu quá dài, cách in Excel này có thể khiến bảng tính rất nhỏ và khó đọc. Trong trường hợp đó, bạn chỉ cần tăng mục cao trong tùy chọn Fit to cho đến khi đạt được kích thước mong muốn.
Một số mẹo nhanh để căn chỉnh các tệp Excel khi in sao cho phù hợp với kích thước giấy
Ngoài phương pháp in Excel vừa trang A4 ở trên, bạn cũng có thể áp dụng một số mẹo sau để in file ra giấy nhanh nhất có thể:
Điều chỉnh trang in nhanh
Với phương pháp in Excel này, bạn có thể truy cập nhanh vào trang in bằng cách mở file và nhấn Ctrl + P. Lúc này, bạn sẽ thấy Preview và nếu quay lại file Excel, một số dòng gạch ngang sẽ xuất hiện trên file. Việc bạn cần làm là đưa tất cả dữ liệu cần thiết vào bên trong những dòng gạch ngang đó để in với đầy đủ nội dung bạn muốn.
Điều chỉnh kích thước giấy cho vừa với trang
Đầu tiên, chọn Page Layout, trong Margins, nhấp vào Custom Margins. Bây giờ, bạn có thể tự do căn chỉnh lề phải, lề trái, lề trên và lề dưới một cách dễ dàng. Thông qua đó, bạn có thể tối ưu hóa trang và bao gồm tất cả nội dung bạn muốn.
Rút ngắn trang bằng cách ngắt trang
Các bước cơ bản như sau: Trong Bố cục trang, nhấp vào Ngắt trang rồi truy cập phần Chèn Ngắt trang.
Tính năng này cho phép người dùng chia nội dung thành nhiều trang. Đây là một mẹo cực kỳ hữu ích cho các bảng tính có dữ liệu rất dài mà không thể hiển thị toàn bộ trên một trang.
Điều chỉnh vùng in nhanh chóng
Với phương pháp in này, bạn có thể chọn vùng muốn in. Đầu tiên, bạn bôi đen nội dung cần in, sau đó vào Page Layout. Tiếp theo, bạn nhấp vào Print Area và truy cập Set Print Area để hoàn tất.
In phong cảnh
Thông thường, các tệp Excel khá dài. Vì vậy, nếu bạn in theo chiều dọc, bạn không thể trình bày toàn bộ nội dung trong một tờ giấy. Điều này không chỉ lãng phí giấy mà còn gây khó khăn cho người đọc. Để giải quyết vấn đề này, hãy chọn in theo chiều ngang thay vì theo chiều dọc. Cụ thể, trong Page Layout, hãy vào Orientation và nhấp vào Landscape.
Thay đổi kích thước bảng Excel khi in
Theo hướng dẫn ở trên, bạn có thể nhấp vào tùy chọn Fit to để làm cho nội dung vừa với trang. Tuy nhiên, nếu bạn để ở chế độ mặc định là “Fit to 1 page(s) width by 0 tall” và tệp quá dài, nội dung có thể bị nén lại và khó nhìn. Trong trường hợp đó, bạn có thể tăng dần từ 0 cho đến khi đạt được kích thước mong muốn.
Các bước cụ thể là: Vào Page Layout, sau đó nhấp vào Page Setup, tích vào ô Fit to rồi tùy chỉnh ở mục thứ 2. Cuối cùng, chọn OK để hoàn tất thiết lập.
Xóa hoặc ẩn các cột thừa trong Excel
Khi áp dụng phương pháp in thông thường của Excel, các hàng và cột thừa có thể gây lãng phí và làm hỏng tính thẩm mỹ của tờ giấy. Khi đó, bạn có thể xóa hoặc ẩn chúng bằng cách: Bôi đen các cột và hàng cần xóa hoặc ẩn, sau đó nhấp chuột phải và chọn Hide để ẩn hoặc Delete để xóa.
Một số lưu ý quan trọng khi áp dụng phương pháp in Excel
Khi in Excel ra giấy, bạn cần lưu ý những điều sau:
- Xem trước khi in: Trước khi in bảng tính ra giấy, bạn nên mở trang in ở chế độ Xem trước khi in để xem nội dung sẽ hiển thị như thế nào trên giấy. Thông qua đó, bạn có thể kiểm tra và xem lại lỗi, và sửa lỗi kịp thời nếu phát hiện ra.
- Kiểm tra kích thước và lề: Đừng quên kiểm tra xem bạn đã chọn đúng kích thước trang cho nhu cầu của mình chưa. Ngoài ra, để đảm bảo nội dung xuất hiện trên giấy A4, hãy xem lại các thông số của lề trên, dưới, trái và phải.
- Chọn chế độ ngang/dọc: Tùy thuộc vào nhu cầu và đặc điểm của bảng tính, bạn có thể chọn chế độ hiển thị ngang (Landscape) hoặc dọc (Portrait) cho phù hợp.
- Điều chỉnh phông chữ, kích thước bảng tính: Kiểm tra xem phông chữ, kích thước phông chữ và kích thước bảng tính có đủ lớn để người đọc dễ dàng theo dõi nội dung hay không. Nếu không, bạn có thể điều chỉnh thêm bằng hướng dẫn in Excel ở trên.
- Kiểm tra hình ảnh, màu sắc và phân trang: Để đảm bảo tính thẩm mỹ và tạo cảm giác chuyên nghiệp, bạn nên kiểm tra xem hình ảnh và màu sắc có được hiển thị đúng không. Ngoài ra, nếu nội dung quá dài và trải dài trên nhiều trang, hãy tìm cách phân chia để tạo sự liên tục.
Mẹo giúp tài liệu của bạn trông gọn gàng và chuyên nghiệp hơn
Bên cạnh việc áp dụng phương pháp in Excel để hiển thị đầy đủ nội dung trên trang, bạn cũng cần tham khảo một số mẹo sau nếu muốn tài liệu của mình trông chuyên nghiệp và gọn gàng hơn:
- Thêm tiêu đề, chân trang và ghi chú, chú thích (nếu cần).
- Sắp xếp dữ liệu một cách hợp lý và khoa học.
- Định dạng dữ liệu để nội dung được hiển thị rõ ràng.
- Thêm đồ thị và biểu đồ khi cần thiết để giúp người đọc hình dung.
- Đối với các bảng tính cung cấp dữ liệu phức tạp, bạn nên cân nhắc việc tạo báo cáo bảng tổng hợp.
- Áp dụng phương pháp in Excel chuyên nghiệp để hiển thị nội dung đẹp mắt trên giấy.
- Thêm các bảng màu thích hợp để phân chia các cột và hàng, giúp người đọc dễ theo dõi hơn.
- Xóa các cột/hàng không cần thiết và xóa các vùng trống.
- Chia vùng, kiểu dữ liệu bằng Gridlines with Borders
- Sử dụng thêm đường viền để phân tách dữ liệu với nhau.
Trên đây là cách in Excel vừa khổ giấy A4 và một số mẹo hữu ích mà bạn cần biết khi in dữ liệu ra giấy. Có thể nói đây là kỹ năng cơ bản mà dân văn phòng hay những người làm trong lĩnh vực in ấn cần phải biết. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích và đừng quên chia sẻ để mọi người cùng tham khảo nhé!
Xem thêm:
Thông báo chính thức: Ninh Bình Web (thuộc GiuseArt) không hợp tác với bất kỳ ai để bán giao diện Wordpress và cũng không bán ở bất kỳ kênh nào ngoại trừ Facebook và zalo chính thức.
Chúng tôi chỉ support cho những khách hàng mua source code chính chủ. Tiền nào của nấy, khách hàng cân nhắc không nên ham rẻ để mua phải source code không rõ nguồn gốc và không có support về sau! Xin cám ơn!
