Cách gửi CV qua email chuyên nghiệp, gây ấn tượng với nhà tuyển dụng

Ngày nay, hầu hết các nhà tuyển dụng đều nhận CV qua email. Hình thức này mang lại nhiều lợi thế về sự tiện lợi và tiết kiệm nguồn lực. Tuy nhiên, làm sao để gửi CV qua email một cách ngắn gọn mà vẫn nổi bật? Hãy tham khảo cách gửi CV chuyên nghiệp qua email dưới đây.

Cách gửi CV qua email đến nhà tuyển dụng một cách chuyên nghiệp và ấn tượng

Khi nộp đơn xin việc qua email, hãy kiểm tra lại các yêu cầu để đảm bảo bạn có mọi thứ cần gửi. Kiểm tra xem tệp đính kèm của bạn có đúng định dạng không. Nội dung email cần viết gì? Bạn có cần sử dụng dòng tiêu đề cụ thể hay trích dẫn một số tài liệu tham khảo về công việc không? Hiểu các mẹo về phép xã giao trong email sau đây sẽ giúp bạn tăng cơ hội thành công.

Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Bạn có thể thoải mái gửi email cho bạn bè từ các tên email như be_yeu_cute@gmail.com. Tuy nhiên, đối với đơn xin việc, bạn nên sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp. Mỗi người trong chúng ta đều có tài khoản email riêng và sử dụng chúng cho mọi mục đích công việc và các mối quan hệ chuyên nghiệp. Email đó thường chứa toàn bộ hoặc một phần tên và họ của bạn. Ví dụ, email nguyenvu0411@gmail.com sẽ dễ nhớ hơn nhiều đối với nhà tuyển dụng.

Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp

Nội dung email bao gồm tất cả thông tin cần thiết

Nhà tuyển dụng chưa biết gì về bạn nên cách bạn trình bày email rất quan trọng. Email phải bao gồm tất cả thông tin cần thiết. Sau đây là những mục bạn nên chia sẻ khi gửi CV qua email:

• Tiêu đề email.
• Lời chào.
• Giới thiệu ngắn gọn về bản thân bạn
• Nêu lý do tại sao bạn nên được cân nhắc cho vị trí này.
• Kinh nghiệm trước đây trong vai trò hoặc hiệu suất công việc tương tự với vị trí đang ứng tuyển.
• Thông tin cần lưu ý, chẳng hạn như thời gian bạn có thể sắp xếp để tham dự buổi phỏng vấn.
• Chữ ký cá nhân có thông tin liên lạc
• Gợi ý để mong đợi phản hồi từ nhà tuyển dụng
• Và đừng quên đính kèm thư xin việc và sơ yếu lý lịch.

Nội dung email bao gồm tất cả thông tin cần thiết

Cách gửi CV qua email với tiêu đề email rõ ràng

Tiêu đề chỉ là một phần nhỏ trong toàn bộ email. Tuy nhiên, đây cũng là điều đầu tiên mà nhà tuyển dụng nhìn thấy. Việc tạo ấn tượng ngay từ dòng tiêu đề ngắn này cũng đóng vai trò rất quan trọng. Nó quyết định nhà tuyển dụng có đọc CV hay không. Thông thường, một tiêu đề đơn xin việc rõ ràng sẽ bao gồm đầy đủ các yếu tố. Bao gồm: ‘Ứng tuyển – Vị trí, Mã công việc (nếu có) – Họ và tên’. Ví dụ: “Ứng tuyển – Nhân viên kinh doanh – Vũ Thị Thảo Nguyên”.

Xóa tiêu đề email

Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu định dạng dòng tiêu đề cụ thể, hãy làm theo. Ngoài ra, nếu bạn nghe về công việc từ một người quen, hãy đảm bảo đưa tên của họ vào dòng tiêu đề. Nhìn chung, một dòng tiêu đề tốt phải rõ ràng, súc tích và chính xác. Một dòng tiêu đề rõ ràng cũng có thể giúp đảm bảo rằng email không bị đưa vào thư rác. Điều này đôi khi có thể xảy ra khi dòng tiêu đề được viết bằng chữ in hoa.

Lời chào email ấn tượng

Khi gửi email sơ yếu lý lịch của bạn, hãy xưng hô trực tiếp với người nhận bằng tên để email trở nên cá nhân hơn. Xưng hô với người nhận là Ông/Bà + tên/họ. Bạn có thể tìm thông tin này trên trang web của công ty hoặc LinkedIn. Nếu bạn nhập tên người gửi, hãy luôn đảm bảo rằng bạn viết đúng chính tả. Nếu bạn không chắc chắn về giới tính của người nhận, hãy tránh sử dụng Ông/Bà. Thay vào đó, hãy sử dụng tên đầy đủ của họ. Trong trường hợp khó phân biệt tên của người tuyển dụng, “Kính gửi Ngài/Bà” cũng là một giải pháp lý tưởng.

Cách gửi CV qua email với lời chào ấn tượng

Tuy nhiên, nhiều bạn khi ứng tuyển chỉ gửi email chung chung, không nêu rõ tên. Ví dụ, họ thường sử dụng các định dạng như hr@company_name.com, hiring@company_name.com. Trong trường hợp này, trong lời chào, bạn nên xưng hô là “Phòng Nhân sự”, “Nhà tuyển dụng” hoặc “Quản lý Nhân sự”.

Giới thiệu bản thân ngắn gọn nhưng có ý nghĩa

Trong phần đầu của nội dung email, bạn nên giới thiệu bản thân và lý do bạn gửi email này. Ví dụ: “Tôi tên là Vũ Thị Thảo Nguyên. Tôi viết email này để ứng tuyển vào vị trí Nhân viên kinh doanh tại tuyengiaothudo.vn, hiện đang tuyển dụng”. Phần/đoạn đầu tiên trong cách gửi CV qua email không nên dài quá ba câu. Quá dài sẽ khiến nhà tuyển dụng cảm thấy “nhàm chán” với email của bạn.

Làm thế nào để giới thiệu bản thân một cách ngắn gọn

Chỉ bao gồm thông tin cơ bản và giữ cho thông tin ngắn gọn và đúng trọng tâm. Hãy nhớ rằng mục tiêu của bạn khi liên hệ với nhà tuyển dụng là giới thiệu bản thân một cách chuyên nghiệp. Đồng thời, hãy thể hiện sự quan tâm của bạn đối với vị trí này. Hãy đảm bảo rằng thông tin ngắn gọn, thể hiện sự nhiệt tình của bạn đối với vai trò này và giữ giọng điệu thân thiện.

Hãy nêu lý do bạn nộp đơn và tại sao bạn là ứng viên phù hợp.

Sau khi bạn đã giúp nhà tuyển dụng hiểu bạn là ai, bước tiếp theo trong việc gửi CV qua email là “tiếp thị” bản thân. Tiếp theo, hãy giới thiệu ngắn gọn những thành tích tốt nhất của bạn có liên quan đến công việc hiện tại. Kết thúc đoạn văn này bằng cách nêu những kỹ năng bạn có và cách bạn sẽ áp dụng chúng để mang lại giá trị cho công ty. Bạn cũng có thể cho họ biết mô tả công việc nào khiến bạn muốn ứng tuyển. Sau đây là một số yếu tố bạn có thể đưa vào để “khoe khoang”:

• Kinh nghiệm làm việc có liên quan
• Trình độ chuyên môn liên quan trực tiếp đến yêu cầu công việc
• Bằng cấp hoặc chứng chỉ nổi bật nhất có liên quan đến yêu cầu công việc.
• Những thành tích trong quá khứ, chẳng hạn như nhân viên của năm.

Hãy nêu lý do bạn ứng tuyển vào vị trí này.

Điều quan trọng cần lưu ý là thông tin này phải có giá trị đối với công việc bạn đang ứng tuyển. Ví dụ, nếu bạn đang ứng tuyển vào vị trí kế toán, thì các chứng chỉ về Tài chính – Kế toán – Kiểm toán sẽ giúp bạn trở thành ứng viên mạnh. Ngược lại, các thành tích khác sẽ giống như “thêm gấm vào hoa”.

Thêm “lời kêu gọi hành động”

Lời kêu gọi hành động (CTA) là một cụm từ nhỏ, đơn giản thường xuất hiện ở cuối email của bạn. Nó giống như một dòng khuyến khích người kia làm điều gì đó để chốt giao dịch. Đây là phần cuối cùng trước khi bạn ký tên và ký tên. Thể hiện rằng bạn sẵn sàng gặp mặt để thảo luận thêm về vị trí. Bạn cũng có thể sử dụng điều này để nói rằng bạn mong muốn được nghe từ họ. Hãy cẩn thận không làm cho CTA của bạn nghe có vẻ thô lỗ hoặc quá gay gắt. Sau đây là một ví dụ cụ thể về CTA trong sơ yếu lý lịch qua email:

“Đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết. Tôi rất mong được nghe từ bạn và có cơ hội gặp bạn và nhóm của bạn trực tiếp để thảo luận sâu hơn về vai trò này”.

Một số ví dụ về Kêu gọi hành động (CTA)

Đính kèm CV và các chứng chỉ có liên quan

Phần quan trọng nhất khi gửi CV qua email là các tài liệu đi kèm. Bạn cần kiểm tra lại email của mình trước khi gửi cho nhà tuyển dụng. Sẽ rất ngượng ngùng nếu bạn đã chuẩn bị một bài thuyết trình hoàn hảo nhưng lại quên đính kèm CV. Sau đó, bạn phải xin lỗi và gửi CV của mình sang một email thứ hai. Bạn đã mất rất nhiều điểm trong mắt nhà tuyển dụng rồi.

Đính kèm CV và các chứng chỉ liên quan trong PDF

Để tránh các vấn đề kỹ thuật, hãy gửi CV của bạn ở định dạng PDF. Chỉ gửi các định dạng khác trừ khi chúng chỉ định một tùy chọn định dạng cụ thể. Đặt tên cho các tệp sao cho dễ tìm, ví dụ: first_last_CV.pdf và first_last_certificate.pdf.

Đừng quên đính kèm thư xin việc.

Một lá thư xin việc có thể được yêu cầu như một phần của sơ yếu lý lịch gửi qua email của bạn. Ngay cả khi công việc không yêu cầu thư xin việc, việc gửi kèm một lá thư xin việc là một cách chu đáo để thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn. Một lá thư xin việc cũng tóm tắt thông tin cần thiết và sự quan tâm của bạn đối với vị trí này. Nó giúp nhà tuyển dụng dễ dàng thấy được kinh nghiệm và sở thích của bạn liên quan như thế nào đến vị trí đang tuyển dụng. Nó cũng chứa thông tin liên lạc cơ bản trong trường hợp nhà tuyển dụng muốn tìm hiểu thêm hoặc lên lịch phỏng vấn.

Trong thư xin việc, bạn sẽ nhấn mạnh những yếu tố sau:

• Bằng cấp: Kỹ năng và kinh nghiệm của bạn đóng góp như thế nào cho vị trí tuyển dụng.
• Động lực: Thể hiện thái độ, mục tiêu và mong muốn của bạn đối với công ty
• Thể hiện kỹ năng giao tiếp bằng văn bản của bạn: Giúp nhà tuyển dụng hiểu được tính cách và phong cách viết của bạn.

Đính kèm CV và các chứng chỉ liên quan trong PDF

Đính kèm chữ ký chuyên nghiệp

Làm thế nào để kết thúc email xin việc CV một cách chuyên nghiệp? Điều cần thiết là phải bao gồm chữ ký email chuyên nghiệp với thông tin liên lạc của bạn ở cuối email. Bạn thậm chí có thể tạo mã QR có thể quét được để dễ dàng truy cập vào tất cả thông tin liên lạc của mình. Một chữ ký được thiết kế tốt có thể tạo ấn tượng lâu dài và truyền tải cảm giác chuyên nghiệp. Điều này có thể làm tăng khả năng bạn sẽ nhận được phản hồi từ nhà tuyển dụng.

Chữ ký email chuyên nghiệp thường bao gồm tên, chức danh, số điện thoại và liên kết mạng xã hội của bạn. Nó giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ với bạn nếu họ quan tâm. Cũng sẽ dễ dàng hơn để sắp xếp một cuộc phỏng vấn hoặc liên hệ với bạn để biết thêm thông tin nhờ chữ ký của bạn. Giữ chữ ký của bạn đơn giản và súc tích, và tránh sử dụng các màu quá lòe loẹt như đỏ, hồng, cam, v.v. Chọn tông màu đơn giản và cơ bản như đen, xanh lam, v.v.

Chữ ký email

Mẫu email mẫu để gửi email xin việc

Nếu bạn vẫn chưa biết cần chuẩn bị những gì khi gửi CV qua email, vui lòng tham khảo các mẫu cụ thể dưới đây.

Mẫu 1: Cách gửi CV qua email để phản hồi thông tin tuyển dụng

Đôi khi, nhà tuyển dụng sẽ đưa cho bạn hướng dẫn rõ ràng về những gì cần đưa vào email. Trong những trường hợp đó, hãy làm theo hướng dẫn của nhà tuyển dụng cho email. Nhưng nếu bạn không tìm thấy hướng dẫn nào, đừng lo lắng. Bạn có thể sử dụng mẫu email tiếng Anh bên dưới khi gửi CV cho nhà tuyển dụng.

Tiêu đề Email: [Application] – [Tên vị trí ứng tuyển] – [Tên của bạn]

Kính thưa [Tên người nhận],

Tôi hy vọng email này sẽ đến tay bạn khi bạn khỏe mạnh. Tôi viết thư này để bày tỏ sự quan tâm sâu sắc của tôi đến [Tên vị trí ứng tuyển] Tại [Tên công ty]mà tôi đã khám phá ra thông qua [Tên nguồn biết đến vị trí].

Với kinh nghiệm của tôi trong [kinh nghiệm liên quan]Tôi tin rằng tôi sẽ là sự bổ sung có giá trị cho nhóm của bạn. Tôi đã phát triển một bộ kỹ năng mạnh mẽ mà tôi tin rằng sẽ là một tài sản [Tên công ty] và sẽ giúp tôi có thể xuất sắc trong [Tên vị trí ứng tuyển]Tôi đặc biệt bị thu hút bởi [Tên công ty] bởi vì [lý do ứng tuyển, kỹ năng, kinh nghiệm… liên quan]. Tôi rất hào hứng trước viễn cảnh được gia nhập nhóm của bạn và đóng góp vào sự thành công của công ty.

Vui lòng xem CV đính kèm để biết thêm thông tin về lý lịch và trình độ của tôi. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác hoặc yêu cầu thêm thông tin, vui lòng liên hệ với tôi.

Cảm ơn bạn đã xem xét đơn xin việc của tôi. Tôi mong muốn có cơ hội thảo luận về các bước tiếp theo tiềm năng với bạn và tìm hiểu thêm về vai trò và công ty.

Trân trọng,

[Tên bạn] + [Chữ ký]

Mẫu email xin việc chuyên nghiệp

Mẫu 2: Cách gửi CV qua email khi nhà tuyển dụng đã liên hệ với bạn trước đó

Nếu nhà tuyển dụng đã liên hệ với bạn trước đó, nội dung email có thể được điều chỉnh để hơi khác một chút. Nhà tuyển dụng có thể đã liên hệ với bạn qua LinkedIn hoặc tại hội chợ tuyển dụng và đã có các cuộc thảo luận sơ bộ. Gửi CV là để hoàn tất các thủ tục cần thiết cho HR. Trong trường hợp này, hãy xem mẫu email bên dưới.

Tiêu đề Email: [Application] – [Tên vị trí ứng tuyển] – [Tên của bạn]

Kính thưa [Tên người nhận],

Tôi hy vọng email này đến tay bạn khi bạn khỏe. Tôi muốn theo dõi cuộc trò chuyện của chúng ta [thời điểm/nguồn biết được nhau] và bày tỏ sự quan tâm liên tục của tôi trong [Tên vị trí ứng tuyển] Tại [Tên công ty].

Như chúng ta đã thảo luận, tôi tin rằng các kỹ năng và kinh nghiệm của tôi khiến tôi trở thành ứng viên sáng giá cho vị trí này. Tôi đã đính kèm sơ yếu lý lịch của mình để bạn xem xét và tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn có thể chuyển tiếp nó đến người hoặc phòng ban thích hợp.

Ngoài sơ yếu lý lịch của tôi, tôi rất vui lòng cung cấp bất kỳ thông tin hoặc tài liệu bổ sung nào mà bạn có thể cần để đánh giá đơn xin việc của tôi. Vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về lý lịch hoặc trình độ của tôi.

Tôi rất vui mừng về cơ hội được tham gia [Tên công ty] và đóng góp vào thành công của nó. Tôi mong sớm nhận được phản hồi từ bạn và thảo luận về các bước tiếp theo có thể có trong quy trình nộp đơn.

Cảm ơn bạn vì thời gian và sự trợ giúp của bạn.

Trân trọng,

[Tên bạn] + [Chữ ký]

Mẫu email xin việc chuyên nghiệp khi nhà tuyển dụng đã liên hệ với bạn trước đó

Hy vọng với những chia sẻ về cách gửi CV qua email cùng các mẫu tham khảo cụ thể, tuyengiaothudo.vn có thể giúp bạn gây ấn tượng thành công với nhà tuyển dụng. Ngoài ra, bạn cũng có thể khám phá thêm các chủ đề liên quan đến kỹ năng viết email dưới đây.

XEM THÊM: