Cách dùng hàm so sánh để so sánh dữ liệu 2 cột trong Excel đơn giản chi tiết nhất

Excel là công cụ phổ biến với hầu hết người dùng văn phòng. Trong đó, hàm so sánh trong Excel là công cụ đắc lực khi bạn cần kiểm tra sự khác nhau giữa các cột, giúp tối ưu thời gian so sánh dữ liệu trên Excel. Trong bài viết dưới đây, tuyengiaothudo.vn sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách sử dụng hàm so sánh trong Excel để so sánh nhanh dữ liệu giữa 2 cột. Hãy cùng tìm hiểu nhé!

Có thể bạn quan tâm

Hàm trong Excel là gì?

Các hàm trong Excel là một phần của phần mềm bảng tính Microsoft Excel cho phép bạn thực hiện các phép tính và tự động xử lý dữ liệu. Các hàm có thể thực hiện nhiều tác vụ khác nhau, từ các phép toán cơ bản như cộng, trừ, nhân và chia, đến các tác vụ phức tạp như tính trung bình, tìm giá trị lớn nhất và nhỏ nhất, và nhiều tác vụ phức tạp khác.

Bạn đang xem: Cách dùng hàm so sánh để so sánh dữ liệu 2 cột trong Excel đơn giản chi tiết nhất

Thông thường, cú pháp của một hàm sẽ bắt đầu bằng dấu “=”, theo sau là tên hàm và các đối số hoặc tham số cần thiết để thực hiện tác vụ trong Excel. Sử dụng hàm trong Excel rất hữu ích để tối ưu hóa các tác vụ tính toán và xử lý dữ liệu, tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ lỗi trong quá trình xử lý dữ liệu.

Hàm so sánh trong Excel Nó là gì? Các hàm so sánh cơ bản trong Excel

Hàm so sánh là một nhóm hàm dùng để so sánh các giá trị trong các ô hoặc phạm vi ô. Sau khi thực hiện, các hàm so sánh sẽ trả về kết quả dưới dạng TRUE hoặc FALSE tùy thuộc vào kết quả so sánh, từ đó giúp bạn so sánh dữ liệu dựa trên các điều kiện cụ thể và các trường hợp so sánh nhất định.

Các hàm so sánh cơ bản trong Excel bao gồm:

=A1=B1 (Bằng): So sánh xem giá trị trong ô A1 có bằng giá trị trong ô B1 hay không.
=A1<>B1 (Không bằng): Kiểm tra xem giá trị trong ô A1 có khác với giá trị trong ô B1 hay không.
=A1
=A1<=B1 (Nhỏ hơn hoặc bằng): Kiểm tra xem giá trị trong ô A1 có nhỏ hơn hoặc bằng giá trị trong ô B1 hay không.
=A1>B1 (Lớn hơn): Kiểm tra xem giá trị trong ô A1 có lớn hơn giá trị trong ô B1 hay không.
=A1>=B1 (Lớn hơn hoặc bằng): Kiểm tra xem giá trị trong ô A1 có lớn hơn hoặc bằng giá trị trong ô B1 hay không.
=AND(điều kiện1, điều kiện2, …) (AND): Trả về TRUE nếu tất cả các điều kiện được chỉ định là đúng.
=OR(điều kiện1, điều kiện2, …) (OR): Trả về TRUE nếu ít nhất một trong các điều kiện được xác định là đúng.
=NOT(điều kiện) (NOT): Đảo ngược kết quả của điều kiện. Trả về TRUE nếu điều kiện sai và ngược lại.
=IF(điều kiện, giá trị_nếu_đúng, giá trị_nếu_sai) (IF): Thực hiện so sánh và trả về giá trị tùy thuộc vào kết quả của điều kiện.

Hàm so sánh trong Excel Khi nào thì áp dụng?

Các hàm so sánh được áp dụng khi thực hiện so sánh giữa các giá trị hoặc điều kiện khác nhau để đưa ra quyết định dựa trên kết quả của các phép so sánh đó. Cụ thể như sau:

So sánh dữ liệu trong các ô hoặc phạm vi ô: So sánh giá trị trong ô A1 với giá trị trong ô B1, kiểm tra xem chúng có bằng nhau không.

Tạo điều kiện trong các công thức khác: Sử dụng hàm IF để thực hiện một hành động nếu điều kiện nào đó là đúng và một hành động khác nếu điều kiện đó là sai.

Kiểm tra điều kiện trong các hàm logic: Sử dụng hàm AND để kiểm tra xem nhiều điều kiện có phải đúng cùng lúc hay không hoặc hàm OR để kiểm tra xem ít nhất một điều kiện có đúng hay không.

Tạo bộ lọc dựa trên các điều kiện: Sử dụng các hàm so sánh của Excel như FILTER hoặc các hàm tương tự để lọc dữ liệu trong bảng dựa trên một hoặc nhiều điều kiện.

Phân tích dữ liệu và tìm điểm tương đồng hoặc khác biệt: So sánh danh sách người dùng để tìm những người có điều kiện cụ thể.

Xác định giá trị lớn nhất và nhỏ nhất trong tập dữ liệu: Sử dụng các hàm như MAX, MIN để tìm giá trị cao nhất và thấp nhất trong một phạm vi dữ liệu.

Các hàm so sánh hữu ích trong việc giúp bạn tự động hóa các quyết định dựa trên dữ liệu và điều kiện cụ thể. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ sai sót so với việc thực hiện so sánh thủ công.

Hướng dẫn cách sử dụng hàm so sánh trong Excel để so sánh dữ liệu trong 2 cột

Bạn có thể sử dụng nhiều hàm so sánh khác nhau để so sánh dữ liệu ở hai cột khác nhau. Dưới đây là một số hàm đơn giản, phổ biến thường được sử dụng. Hãy cùng tuyengiaothudo.vn tìm hiểu về các hàm so sánh sau:

Sử dụng hàm EXACT

Cú pháp

Hàm Exact được sử dụng để so sánh hai tập dữ liệu (hàm Excact phân biệt chữ hoa chữ thường). Nếu dữ liệu giống nhau, kết quả sẽ trả về “True”, trong trường hợp hai tập dữ liệu khác nhau, kết quả sẽ trả về “False”.

Xem thêm : Apple có thể ra mắt AirTags 2 trong nửa đầu năm 2025 với chip nâng cấp

Cú pháp thực hiện: =EXACT (văn bản 1 – dữ liệu để so sánh các số, văn bản 2 – dữ liệu để so sánh các số 2).

Ví dụ

Ví dụ, bạn có dữ liệu như hai cột được hiển thị trong hình ảnh bên dưới và bạn muốn so sánh dữ liệu trong hai cột này, bạn cần làm theo các bước sau:

Bước 1: Nhập công thức theo cú pháp sau =Chính xác($A$2:$A$7;$B$2:$B$7).

Bước 2: Sau khi nhập xong công thức, bạn chọn Enter, lúc này hàm so sánh trong Excel – EXACT sẽ trả về kết quả như sau:

Đúng: Dữ liệu ở hai cột là giống nhau.
Sai: Dữ liệu ở hai cột khác nhau.

Bước 3: Để áp dụng cho các hàng bên dưới, hãy nhấp vào góc phải của ô và kéo xuống để trả về kết quả so sánh cho tất cả dữ liệu. Bạn có thể thấy kết quả trả về, đối với loại trái cây được viết hoa ở cả hai cột, kết quả sẽ là giá trị True, trong trường hợp còn lại giá trị kết quả là False.

Sử dụng hàm COUNTIF

Hàm COUNTIF trong Excel là hàm đếm số ô trong một phạm vi thỏa mãn một điều kiện cụ thể. Hàm Countif cũng là một hàm so sánh trong Excel, dùng để so sánh 2 cột dữ liệu, không phân biệt chữ hoa và chữ thường, và so sánh dựa trên một tiêu chí nhất định.

Cú pháp

Cú pháp cho hàm Countif: =COUNTIF(Phạm vi,Tiêu chuẩn)

Trong đó:

Phạm vi: Phạm vi dữ liệu bạn muốn kiểm tra.
Tiêu chí: Điều kiện mà tế bào phải đáp ứng để được đếm.

Ví dụ

Ví dụ: Khi bạn cần so sánh 2 cột danh sách 1,2 bên dưới. Yêu cầu là tìm các giá trị không có trong danh sách 1 nhưng có trong danh sách 2 và ngược lại. Để so sánh, bạn sử dụng hàm Countif và thực hiện các bước sau:

Bước 1: Nhập tên tiêu đề cho 2 cột danh sách 1, danh sách 2.

Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu của danh sách 1 cần so sánh (lưu ý không được bôi đen phần tiêu đề). Trong ô địa chỉ, nhập tên List1, sau đó nhấn Enter.

Bước 2: Trên tab Trang chủ, nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới.

Ví dụ về hàm so sánh trong Excel – sử dụng hàm COUNTIF

Xem thêm : Top 100 hình ảnh phật kèm lời chúc đầu tháng mùng 1 may mắn

Bước 3: Trong phần Quy tắc định dạng mới, chọn “Sử dụng công thức để xác định ô nào cần định dạng”.

Nhập cú pháp =COUNTIF(list2,A2)=0, sau đó chọn Định dạng.

Với cú pháp “=COUNTIF(list2,A2)”, hãy đếm các giá trị trong list2 và so sánh chúng với giá trị từ A2 trong list1.

Trong khi đó, “=0” có vai trò sau: nếu list2 không có giá trị nào giống với list1, Excel sẽ hiểu giá trị đó là 0 và sẽ định dạng giá trị 0 đó theo màu.

Bước 4: Tại Format Cells, nhấn Fill, tiếp tục nhấn vào màu để tô sáng giá trị không thuộc list2, tiếp tục chọn OK.

Bước 5: Tiếp tục chọn OK để chọn màu phân biệt trong list1 trong hàm so sánh trong Excel – COUNTIF.

Bước 6: Thực hiện tương tự như Bước 3, với công thức được thay thế bằng =COUNTIF(list1,C2)=0

Kết quả sẽ được trả về như sau:

Các lỗi thường gặp khi sử dụng hàm So sánh trong Excel

Khi thực hiện các hàm so sánh, có một số lỗi phổ biến mà người dùng thường gặp phải. Sau đây là một số lỗi phổ biến và cách khắc phục:

Cú pháp hàm không đúng: Điều này khá phổ biến khi thực hiện các hàm so sánh. Bạn nên chú ý nhập đúng cú pháp cho hàm so sánh và kiểm tra xem bạn đã đặt đúng dấu phẩy và dấu ngoặc đơn chưa.
So sánh với các giá trị không giống nhau: Các hàm so sánh yêu cầu các giá trị có thể so sánh được. So sánh giữa các kiểu dữ liệu không tương thích có thể dẫn đến kết quả không chính xác.
So sánh với khoảng trắng hoặc giá trị trống: Nếu một trong các ô được so sánh chứa khoảng trắng hoặc trống, điều này có thể dẫn đến kết quả không chính xác.

Thiếu dấu ngoặc mở hoặc đóng: Quên đóng hoặc mở dấu ngoặc đúng cách cũng có thể dẫn đến lỗi.
Sử dụng hàm so sánh trong phạm vi dữ liệu không phù hợp: Bạn cần chọn phạm vi dữ liệu chính xác để áp dụng hàm so sánh trong Excel.
Thay đổi dữ liệu nguồn: Nếu dữ liệu nguồn thay đổi, hãy đảm bảo rằng các hàm so sánh vẫn nhất quán với dữ liệu mới.
Không kiểm tra kết quả trước và sau khi so sánh: Luôn kiểm tra kết quả của hàm so sánh để đảm bảo độ chính xác.
Lỗi so sánh logic: Đối với các hàm logic như AND và OR, bạn cần chỉ định đúng các điều kiện logic.

Khi gặp lỗi, hãy kiểm tra lại công thức của bạn. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ gỡ lỗi của Excel để xác định và sửa lỗi.

Phần kết luận

Qua bài viết này, tuyengiaothudo.vn đã hướng dẫn chi tiết cách thực hiện hàm so sánh trong Excel để so sánh 2 cột dữ liệu. Ngoài ra, hãy chú ý đến những lỗi thường gặp cũng như những lưu ý cần lưu ý khi sử dụng hàm so sánh để có được kết quả tốt nhất. Qua đó, bạn có thể ứng dụng công cụ này vào quá trình xử lý, phân tích dữ liệu, tối đa hóa thời gian và hiệu quả công việc. Đừng quên đón đọc những bài viết tiếp theo của chúng tôi để cập nhật thêm nhiều kiến thức và kỹ năng văn phòng mới nhé!

XEM THÊM:

Nguồn: https://tuyengiaothudo.vn
Danh mục: Thủ thuật