Cách dùng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets

Nếu công việc của bạn chuyên sử dụng Excel để thu thập dữ liệu hoặc tính toán thì bạn khá quen thuộc với các chức năng của bảng tính này. Một trong những hàm được nhiều người lựa chọn sử dụng là hàm IMPORTRANGE. Tuy nhiên, cách sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets có giống với Excel không? Qua bài viết dưới đây, hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets cùng tuyengiaothudo.vn nhé.

Có thể bạn quan tâm

Hàm IMPORTRANGE là gì?

Hàm IMPORTRANGE được định nghĩa là một hàm tính toán được sử dụng cho mục đích trích xuất dữ liệu từ các bảng tính khác nhau. Từ các bảng tính khác nhau, dữ liệu sẽ được tập hợp thành một bảng tính cuối cùng mà người dùng sẽ sử dụng. Sau đây là một số lợi ích mà bạn cần biết khi sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet cụ thể:

Bạn đang xem: Cách dùng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets

Hỗ trợ hoạt động trích xuất dữ liệu nhanh chóng, chính xác và có thể tiết kiệm thời gian.
Hỗ trợ người dùng kiểm soát thông tin dễ dàng và linh hoạt hơn.
Nhờ hàm IMPORTRANGE, dữ liệu trên tệp Sheet được trích xuất sẽ được thay đổi. Lúc này, dữ liệu trong bảng tính cuối cùng cũng sẽ tự động thay đổi theo.

Cấu trúc tính toán của hàm IMPORTRANGE là gì?

Vậy công thức tính toán của hàm IMPORTRANGE là gì? Cấu trúc chi tiết của hàm IMPORTRANGE trong bảng tính Google Sheets bao gồm:

=IMPORTRANGE(“url_bảng_tính”; “giá_trị_ô”).

Các thành phần trong cấu trúc hàm bao gồm:

URL bảng tính là phần tử đường dẫn của liên kết URL của tệp Google Trang tính mà dữ liệu được trích xuất. Đường dẫn URL cần được đặt trong dấu ngoặc kép để tham chiếu đến ô chứa URL của dữ liệu bảng tính.
Giá trị phạm vi là phần tử xác định các cột hoặc hàng để lấy dữ liệu. Giá trị của phần tử này phải được đặt trong dấu ngoặc kép hoặc được tham chiếu đến một ô trong bảng tính có chứa nội dung văn bản phù hợp.

Hướng dẫn cách sử dụng hàm IMPORTRANGE

Dưới đây là hướng dẫn về cách sử dụng hàm IMPORTRANGE với các điều kiện khác nhau mà bạn cần biết để thực hiện các bước cụ thể một cách chi tiết:

Lấy dữ liệu trong Google Sheet từ một tệp Google Sheet khác

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet để trích xuất dữ liệu thông qua một tệp khác. Để hiểu chi tiết hơn, chúng ta sẽ sử dụng một tệp ví dụ có dữ liệu có sẵn về danh sách sinh viên.

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần sao chép liên kết url của tệp có sẵn vào danh sách học sinh.

Bước 2: Sử dụng cấu trúc của hàm IMPORTRANGE trong bảng tính cuối cùng của bạn như sau:

=IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws/edit#gid=0’; ‘Danh sách sinh viên Mass!A3:E7’)

Cấu trúc này có nghĩa là trích xuất phạm vi dữ liệu từ A2 đến ô E7 trong tệp dữ liệu danh sách sinh viên. Ngoài ra, bạn có thể liên kết url với ký tự kết thúc của tệp để làm cho nó ngắn gọn hơn bằng công thức sau:

=IMPORTRANGE(‘1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws’; ‘Danh sách sinh viên đại trà!A3:E8’)

Bước 3: Sau khi nhập công thức tính toán, bạn chỉ cần nhấn Enter và đợi hệ thống Loading. Khi thấy kết quả tính toán hiển thị nội dung tương tự như hình dưới đây thì có nghĩa là việc trích xuất dữ liệu đã hoàn tất.

Thông qua 3 hướng dẫn chi tiết trên, bạn hoàn toàn có thể trích xuất vùng dữ liệu từ các file khác vào bảng tính của mình.

Lấy dữ liệu trong Google Trang tính thông qua Trang tính trong tệp

Ngoài việc sử dụng hàm IMPORTRANGE để lấy dữ liệu được liên kết từ 2 tệp khác nhau, bạn có thể trích xuất vùng dữ liệu từ các Sheet khác nhau trong cùng một tệp dữ liệu. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hàm IMPORTRANGE giữa các Sheet trong cùng một tệp.

Tệp danh sách học sinh bao gồm 2 trang tính có nội dung của lớp chất lượng cao (CLC) và lớp chung. Sau đây là các bước để trích xuất dữ liệu được liên kết từ trang tính lớp chất lượng cao sang trang dữ liệu lớp chung chi tiết:

Xem thêm : Cách xóa hết tin nhắn trên Facebook Messenger mà bạn cần biết

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần sao chép liên kết của tệp danh sách học sinh.

Bước 2: Sau đó, bạn sẽ dán liên kết vừa sao chép vào cấu trúc hàm IMPORTRANGE nằm trong bảng danh sách học sinh khối cụ thể như sau:

=IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws/edit#gid=0’; ‘Danh sách học sinh CLC!A3:E13’)

Công thức này được sử dụng để trích xuất phạm vi dữ liệu từ ô A3 đến ô E13 trong trang tính có lớp chất lượng cao.

Bước 3: Tiếp theo, bạn sẽ nhấn nút Enter và chờ hệ thống Loading. Khi bảng tính được trích xuất, vùng dữ liệu thông qua sheet layer chất lượng cao sẽ hiển thị nội dung kết quả bên dưới.

Sử dụng hàm IMPORTRANGE sẽ giúp liên kết giữa các trang tính trong cùng một tệp nhanh hơn và thuận tiện hơn.

Một số lưu ý khi sử dụng hàm IMPORTRANGE có điều kiện

Sau đây là một số lưu ý bạn cần biết khi sử dụng hàm IMPORTRANGE có điều kiện hiệu quả và chính xác hơn trong Google Trang tính:

Các tệp Google Trang tính phải được cấp quyền truy cập

Nếu bạn sử dụng hàm IMPORTRANGE để liên kết đến tệp Google Sheet mà bạn không sở hữu, bạn cần đảm bảo rằng bạn có quyền truy cập đầy đủ. Khi bạn có quyền truy cập đầy đủ, bạn có thể lấy tất cả dữ liệu trong bất kỳ trang tính nào của tệp Google Sheet.

Quyền truy cập sau khi nhập công thức tính toán của hàm IMPORTRANGE

Sau khi liên kết dữ liệu với các tệp Google Trang tính khác, bạn có thể thấy lỗi #REF!. Lỗi này hiển thị thông báo có nội dung “Bạn cần kết nối với các bảng tính khác và cho phép truy cập”. Để khắc phục lỗi này, bạn chỉ cần nhấp vào “Cho phép truy cập” để cho phép truy cập vào dữ liệu sau khi nhập công thức. Nếu không, dữ liệu sẽ không xuất hiện.

Cú pháp hàm IMPORTRANGE có thể là chữ hoa hoặc chữ thường.

Khi nhập hàm IMPORTRANGE, bạn có thể sử dụng chữ hoa hoặc chữ thường. Chữ hoa hoặc chữ thường không ảnh hưởng đến cách chúng hoạt động.

Hướng dẫn cách kết hợp IMPORTRANGE với các hàm khác

Hàm IMPORTRANGE có thể kết hợp với các hàm khác có trong Google Trang tính, bao gồm hàm IF, hàm INDEX, hàm QUERY và hàm MATCH. Sau đây là một số kết hợp bạn có thể tham khảo:

Kết hợp hàm IMPORTRANGE với hàm IF

Mục đích của việc kết hợp hàm IMPORTRANGE và hàm IF là để so sánh hai giá trị và trả về một trong hai kết quả. Kết quả đầu tiên sẽ được trả về nếu biểu thức là đúng, kết quả thứ hai sẽ được trả về nếu biểu thức là sai. Dưới đây là công thức kết hợp hàm IMPORTRANGE với hàm IF cụ thể như sau:

=IF(biểu_thức_logic;IMPORTRANGE(url_bảng_tính; chuỗi_phạm_vi);giá_trị_nếu_sai)

Công thức này sẽ trả về “True” nếu ô A1 chứa giá trị “True” và trả về “False” nếu ô A1 chứa giá trị khác “True”.

Kết hợp hàm IMPORTRANGE với hàm QUERY

Xem thêm : Style là gì? Ứng dụng của Style trong soạn thảo văn bản

Khi kết hợp hàm IMPORTRANGE với hàm QUERY, bạn có thể dễ dàng tra cứu và lọc dữ liệu ở bất kỳ định dạng nào. Dưới đây là công thức khi kết hợp hàm IMPORTRANGE với hàm QUERY cụ thể:

=QUERY(IMPORTRANGE(url_bảng_tính; chuỗi_phạm_vi); QUERY)

Ý nghĩa của các yếu tố bao gồm:

IMPORTRANGE(spreadsheet_url ; range_string): là hàm được sử dụng để trích xuất dữ liệu từ bảng tính khác.
QUERY: là một hàm được sử dụng để lọc và sắp xếp dữ liệu được trích xuất.

Kết hợp hàm IMPORTRANGE với hàm INDEX và hàm MATCH

Hàm IMPORTRANGE giúp bạn nhập dữ liệu từ một bảng tính khác vào bảng tính hiện tại. Hàm INDEX/MATCH giúp bạn tìm kiếm và truy xuất giá trị từ một mảng dữ liệu. Kết hợp hai hàm này cho phép bạn nhập dữ liệu từ một bảng tính khác và thực hiện các phép tính trên dữ liệu đó một cách dễ dàng.

=INDEX(IMPORTRANGE(‘URL bảng tính’;Chuỗi phạm vi);MATCH(Giá trị để tìm kiếm;IMPORTRANGE(URL bảng tính;Mảng để tìm kiếm)))

Ý nghĩa của các yếu tố bao gồm:

URL bảng tính: đây là phần tử của liên kết url trong tệp Google Trang tính.
Chuỗi phạm vi: đây là giá trị của ô trong bảng tính cần truy vấn, kết thúc bằng dấu “!”, và cũng là phạm vi mà dữ liệu cần được trích xuất.
Giá trị tìm kiếm: đây là giá trị được so sánh trong mảng tìm kiếm.
Mảng để tìm kiếm: phạm vi vùng dữ liệu cần tìm kiếm.

Cách sửa lỗi khi sử dụng hàm IMPORTRANGE với dữ liệu quá lớn

Thông thường, khi sử dụng hàm IMPORTRANGE để trích xuất dữ liệu quá lớn từ một bảng tính khác, Google Sheets sẽ báo lỗi #ERROR!. Để khắc phục lỗi này, bạn có thể sử dụng một trong hai cách sau:

Phương pháp 1: Chia vùng dữ liệu cần trích xuất thành nhiều phạm vi nhỏ hơn. Ví dụ, nếu vùng dữ liệu cần trích xuất có 52 cột.

=IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws/edit#gid=0’; ‘Danh sách sinh viên Mass!A2:E52’)

Trong ô G2, bạn sẽ nhập cấu trúc sau để lấy phạm vi dữ liệu từ cột F3 đến cột H53 trong tệp danh sách học sinh.

=IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws/edit#gid=0’; ‘Lớp chính!F2:H52’)

Phương pháp 2: Áp dụng hàm ARRAYFORMULA để chia phạm vi dữ liệu theo chiều ngang.

Dưới đây là công thức bạn cần nhập với ý nghĩa sử dụng hàm ARRAYFORMULA để sắp xếp 2 hàng dữ liệu thành 1 hàng ngang kết hợp với hàm IMPORTRANGE để có thể lấy dữ liệu lần lượt với vùng ô A1:I7000 và A11:I17 trong file Google Trang tính:

=ARRAYFORMULA({IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AFBhK9TdCZ9FcDtezaVtlKYmw2Pw6xBQ57NlQwP58Ws/edit#gid=115033607′;’Danh sách học sinh trường Đại Trà!A1:I10’);IMPORTRANGE(‘https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=115033607′;’Danh sách học sinh trường Đại Trà!A11:I17’)})

4 lỗi thường gặp khi áp dụng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheets

Dưới đây là một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IMPORTRANGE trong các tệp Google Trang tính mà bạn nên biết:

Lỗi #N/A: Lỗi này thường xuất hiện khi giá trị hoặc dữ liệu bạn đang tìm kiếm không tìm thấy trong bảng tính.
Lỗi #VALUE: đây là lỗi thường xảy ra khi dữ liệu thu được không khớp với công thức hàm đã nhập.
Lỗi #NAME: đây là lỗi xảy ra khi nhập sai tên hàm.
Lỗi #REF: Lỗi này xảy ra khi không tìm thấy phạm vi ô hoặc bảng tính cho phạm vi đã nhập trong công thức.

bản tóm tắt

Qua bài viết trên, các bạn đã hiểu rõ về định nghĩa, công thức và cách sử dụng hàm IMPORTRANGE. Đồng thời, các bạn cũng biết được một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IMPORTRANGE. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin hữu ích về hàm IMPORTRANGE để các bạn có thể dễ dàng thực hiện thao tác.

Xem thêm:

Nguồn: https://tuyengiaothudo.vn
Danh mục: Thủ thuật