Cách định dạng số trong Excel đơn giản, chi tiết nhất

Excel là công cụ tính toán được nhiều người sử dụng, đặc biệt là những người làm việc hoặc học tập liên quan đến thống kê. Một bảng tính Excel được trình bày gọn gàng, chi tiết sẽ giúp người xem cảm thấy thông cảm và dễ dàng nhận ra lỗi hơn. Một trong những tính năng sẽ hỗ trợ đó là định dạng số trong Excel. Qua bài viết dưới đây, tuyengiaothudo.vn sẽ hướng dẫn bạn chi tiết cách định dạng số trong phần mềm Excel.

Định dạng số trong Excel là gì?

Excel là ứng dụng giúp người dùng đếm hoặc nhập thông tin, dữ liệu cần thiết. Các bảng nhập vào Excel có nhiều loại như dạng văn bản, dạng số hoặc dạng ngày tháng. Để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dùng, Excel đã cung cấp tính năng định dạng số. Vậy định dạng số trong Excel là gì?

Tính năng định dạng số trong Excel là tính năng định dạng lại thông tin về số. Dữ liệu số bao gồm đơn vị tiền tệ, phần trăm, thời gian, ngày tháng, tháng và năm. Bằng cách định dạng số, bạn sẽ làm cho dữ liệu dễ đọc hơn. Đặc biệt đối với những người thường xuyên phải đếm và làm việc với số. Nếu bạn không sử dụng tính năng định dạng số, bảng tính sẽ trông khó nhìn và khó hiểu hơn.

Lợi ích của việc định dạng số trong Excel

Khi sử dụng tính năng định dạng số, bạn sẽ nhận được một số lợi ích trong quá trình làm việc và học tập của mình cụ thể như sau:

• Giúp Excel hiểu và phân loại các kiểu dữ liệu để tính toán mà không có lỗi hoặc nhầm lẫn.
• Tăng tốc quá trình phân tích, tổng hợp dữ liệu và tính toán nhanh chóng, chính xác hơn.
• Người xem sẽ thấy dễ đọc hơn và có cái nhìn tổng quan hơn về dữ liệu.
• Làm cho bảng dữ liệu Excel trở nên dễ hiểu hơn và thẩm mỹ hơn trước.

Hướng dẫn chi tiết về cách định dạng số trong Excel

Khi trình bày hoặc thuyết trình bảng tính dữ liệu Excel cho sếp hoặc khách hàng, nếu bạn không định dạng lại các thành phần trong file, người đọc sẽ khó đọc và hiểu được bảng tính. Do đó, bạn cần định dạng lại các thành phần bao gồm số trước khi gửi file dữ liệu Excel. Dưới đây là các bước chi tiết để định dạng số trong Excel mà bạn có thể tham khảo:

• Bước 1: Đầu tiên, bạn cần chọn các ô hoặc cột cần định dạng. Tiếp theo, bạn sẽ nhấn tính năng tab của nút Home và sau đó nhấp vào General.

• Bước 2: Sau đó, bạn cần chọn loại định dạng phù hợp trong tệp dữ liệu. Trong trường hợp này, bạn đang định dạng số nên bạn cần chọn phần tử Number. Ngoài số, tính năng này cũng có thể định dạng tiền tệ, ngày tháng, phần trăm, giờ, từ, v.v.

• Bước 3: Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấp vào Quick Formats hiện ra. Bạn chỉ cần nhấp vào ô đó là có thể định dạng số trong Excel.

Với hướng dẫn chi tiết trên, bạn hoàn toàn có thể định dạng số trong Excel một cách nhanh chóng.

Hướng dẫn định dạng số trong Excel theo các trường hợp khác nhau

Hiện nay Excel đã cung cấp rất nhiều loại định dạng số để đáp ứng nhu cầu của người dùng. Hãy cùng tuyengiaothudo.vn tham khảo những định dạng số phổ biến có trong Excel mà bạn nên biết nhé.

Cách định dạng số trong Excel

Định dạng số trong Excel là một trong những định dạng được sử dụng phổ biến nhất. Định dạng số trong phần mềm Excel bao gồm số thập phân, dấu phẩy và số âm. Dưới đây là hướng dẫn về cách định dạng số mà bạn có thể tham khảo cụ thể như sau:

• Bước 1: Đầu tiên, bạn sẽ tô sáng các cột hoặc ô mà bạn muốn định dạng số.
• Bước 2: Sau đó, bạn sẽ truy cập vào tính năng Format Cells để định dạng. Bạn có thể mở tính năng này bằng cách nhấn phím Ctrl và phím số 1. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng chuột để nhấp chuột phải vào vùng được tô sáng và chọn Format Cells. Bạn có thể chọn tính năng Format trên tab menu Home rồi chọn Format Cells.

• Bước 4: Sau khi mở hộp thoại Format Cells, bạn chỉ cần nhấp vào phần tử Number ở bên trái cột. Sau đó, bạn sẽ tùy chỉnh các phần tử Format ở cột bên phải bao gồm:

• Tính năng Số thập phân được sử dụng để thiết lập tổng số chữ số sau dấu thập phân.
• Đánh dấu vào ô Sử dụng dấu phân cách 1000 nếu bạn cần dấu phẩy để phân tách các chữ số hàng nghìn.
• Tính năng Số âm được sử dụng để chọn định dạng số âm.

Cuối cùng, bạn sẽ nhấp vào OK để hoàn tất quá trình định dạng số trong Excel.

Cách định dạng số 0 trong Excel

Trong một số trường hợp, khi nhập số 0 đứng đầu, bạn sẽ thấy số 0 tự nhiên bị mất. Có thể là số điện thoại, số CCCD, số tài khoản ngân hàng hoặc mã bưu chính. Điều này có thể gây nhầm lẫn cho người nhận dữ liệu và cần kiểm tra tính xác thực của dữ liệu này. Để khắc phục tình trạng này, bạn có thể Định dạng số 0 để định dạng số trong Excel một cách dễ dàng dưới đây:

• Bước 1: Đầu tiên, bạn cần bôi đen hoặc chọn cột hoặc ô chứa dữ liệu cần định dạng bằng số 0 trong bảng tính Excel. Sau đó, bạn sẽ sử dụng chuột và nhấp chuột phải để chọn tính năng Format Cells.
• Bước 2: Tiếp theo, bạn sẽ chọn tính năng Custom nằm ở cột bên trái trong thư mục Category. Trong hộp Type, bạn chỉ cần nhập số Format là 0 vào ô đó rồi nhấn OK. Tuy nhiên, tùy vào tổng số chữ số bạn muốn hiển thị trong ô mà bạn có thể nhập tổng số 0.
• Bước 3: Cuối cùng sau khi nhấn OK thì kết quả sẽ hiển thị như hình dưới đây.

Tuy nhiên, khi định dạng số 0, bạn sẽ không thể định dạng nhiều số 0 với các số 0 đứng đầu khác nhau. Đối với mỗi ô hoặc cột có các số 0 đứng đầu khác nhau, bạn phải thực hiện thao tác riêng cho từng ô.

Cách định dạng số điện thoại trong Excel

Bên cạnh cách Định dạng số điện thoại bằng cách định dạng số 0, bạn có thể thử các phương pháp định dạng số điện thoại cụ thể như:

• Bước 1: Đầu tiên, bạn cần chọn ô hoặc cột mà bạn muốn nhập số điện thoại bằng cách tô sáng ô đó. Sau đó, bạn sẽ cần nhấp chuột phải và chọn tính năng Định dạng ô.

• Bước 2: Tiếp theo, tại thư mục Category, bạn cần chọn tính năng Text và nhấn Ok để hoàn tất.

• Bước 3: Tiếp theo, bạn chỉ cần nhập dữ liệu số điện thoại vào vị trí định dạng được đánh dấu.

Lúc này, số 0 ở đầu số điện thoại không tự nhiên biến mất, Excel tự động hiểu dữ liệu trong vùng được tô sáng là văn bản. Do đó, khi bạn cần nhập dữ liệu số điện thoại, bạn có thể áp dụng phương pháp này để tránh gây khó chịu và nhầm lẫn cho người đọc.

Định dạng số trong Excel bằng dấu chấm

Để dễ phân biệt số trong dữ liệu, bạn có thể Định dạng bằng dấu chấm cho chuỗi dữ liệu. Định dạng số bằng dấu chấm sẽ chia chuỗi thành các chuỗi văn bản. Ngoài ra, đây cũng là cách để bạn nhập số tài khoản hoặc số điện thoại mà không mất số 0 ở đầu.

Ngoài ra, khi các chữ số được phân cách bằng dấu chấm ở hàng nghìn, người đọc sẽ dễ dàng quan sát dữ liệu trong bảng tính mà không sợ nhầm lẫn.

Cách định dạng tiền tệ trong Excel

Để có thể định dạng đơn vị tiền tệ chính xác nhất, bạn có thể làm theo hướng dẫn chi tiết về định dạng số trong Excel thông qua các bước sau:

• Bước 1: Trước tiên, bạn cần chọn vùng dữ liệu cần định dạng thành tiền tệ bằng cách tô sáng chúng.

• Bước 2: Sau đó, bạn sẽ nhấp vào tab menu Trang chủ, sau đó chọn ký hiệu tiền tệ “$”. Tiếp theo, bạn cần chọn đơn vị tiền tệ cần sử dụng như VND, đô la,… Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấp vào xác nhận và OK.

Cách định dạng số âm trong Excel

Để định dạng số âm, chỉ cần tô sáng phạm vi dữ liệu và mở hộp thoại Định dạng ô. Sau khi hộp thoại mở ra, chỉ cần làm theo các bước sau để định dạng số âm:

• Bạn sẽ chọn Tùy chỉnh trong cột Danh mục.
• Tiếp theo, trong hộp Type, bạn sẽ tìm định dạng #,##0_);(#,##0).

• Cuối cùng, bạn chỉ cần nhấp vào Ok để định dạng thành công số âm trong dữ liệu Excel.

Một số lưu ý khi định dạng số trong Excel để hạn chế lỗi

Bên cạnh cách định dạng số trong Excel, bạn cần chú ý một số lưu ý khi định dạng số để tránh mắc những lỗi cụ thể như sau:

• Khi định dạng số, sẽ có một số trường hợp kết quả sẽ không được hiển thị như mong đợi. Do đó, sau khi định dạng, bạn cần kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu.
• Bạn có thể áp dụng Định dạng số cho toàn bộ cột bằng cách chọn từng cột. Sau đó, bạn chỉ cần định dạng số như đã nêu chi tiết ở trên.
• Nếu bạn Định dạng một số ô, Excel sẽ tự động áp dụng cùng một định dạng cho ô mới mà nó tạo ra. Vì vậy, nếu bạn gặp lỗi, bạn có thể kiểm tra định dạng của ô đó.
• Bạn nên sử dụng định dạng văn bản cho dữ liệu số không yêu cầu tính toán, chẳng hạn như số CCCS, mã nhận dạng, số điện thoại, số sê-ri hoặc mã. Điều này sẽ giúp dữ liệu được hiển thị chính xác nhất.

• Bạn có thể áp dụng Định dạng Tăng số thập phân có nghĩa là tăng số chữ số sau dấu thập phân và Định dạng Giảm số thập phân có nghĩa là giảm số chữ số sau dấu thập phân. Điều này sẽ giúp bạn kiểm tra số sau dấu thập phân mà không ảnh hưởng đến toàn bộ giá trị của ô dữ liệu đó.
• Xác định đúng kiểu dữ liệu số: Trước khi định dạng một số, bạn cần xác định đúng kiểu dữ liệu của số đó. Excel hỗ trợ nhiều kiểu dữ liệu số khác nhau, bao gồm: số nguyên, số thập phân, số tiền, phần trăm, ngày và giờ.

bản tóm tắt

Qua bài viết trên, các bạn đã biết cách hướng dẫn các định dạng số phổ biến và được sử dụng rộng rãi nhất trong Excel. Hy vọng tuyengiaothudo.vn đã cung cấp những thông tin hữu ích để các bạn có thể hoàn thiện một bảng dữ liệu Excel cực đẹp.

Xem thêm: