Cách căn lề trong Word đơn giản, nhanh chóng

Cách căn lề trong Word sẽ giúp mọi người trình bày văn bản một cách chuyên nghiệp khi biên tập văn bản. Căn lề chuẩn cũng thu hút sự chú ý của người đọc khi họ xem văn bản của bạn. Vậy cách căn lề trong Word đơn giản nhất là gì? Hãy theo dõi bài viết để tìm hiểu cách căn lề trong từng phiên bản Word hiện tại.

Có thể bạn quan tâm

Lợi ích của lề chuẩn trong Word

Việc căn chỉnh lề trong Word mang lại nhiều lợi ích cho người dùng như:

Bạn đang xem: Cách căn lề trong Word đơn giản, nhanh chóng

Văn bản được căn chỉnh nhất quán tạo ấn tượng chuyên nghiệp và trực quan, giúp tài liệu của bạn dễ đọc hơn.
Các lề đều giúp tạo ra các đường thẳng đứng và ngang rõ ràng. Điều này giúp mắt người đọc dễ dàng theo dõi văn bản và không bị lạc vào đó.
Văn bản và hình ảnh được căn chỉnh đều nhau giúp tài liệu trông đẹp hơn.
Với lề, bạn có thể dễ dàng xác định vị trí bắt đầu và kết thúc của mỗi đoạn văn, giúp việc chỉnh sửa và duyệt tài liệu hiệu quả hơn.
Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, điều quan trọng là phải tuân theo các hướng dẫn định dạng chuẩn. Lề giúp bài viết của bạn tuân theo các quy tắc định dạng.
Nếu bạn chia sẻ tài liệu với người khác hoặc in tài liệu, lề sẽ giúp đảm bảo bố cục được căn chỉnh đúng cách.
Khi bạn cần chuyển đổi giữa các định dạng (ví dụ: từ tài liệu Word sang PDF), việc căn chỉnh phù hợp sẽ giúp duy trì cấu trúc của tài liệu.
Lề có thể giúp tối ưu hóa định dạng trang, điều này đặc biệt quan trọng khi bạn cần in tài liệu.

Tiêu chuẩn lề trong Word

Đối với những người thường xuyên làm công tác hành chính thì càng phải chú ý hơn đến việc căn lề chuẩn trong Word. Cách căn lề trong Word phải đạt chuẩn cụ thể. Căn cứ theo văn bản số 01/2011/TT-BNV về quy định căn lề chuẩn trong Word đối với văn bản hành chính được thể hiện như sau:

Với lề trên – Top: Căn chỉnh lề cách mép trên khoảng 20 đến 25mm (tương đương 2 – 2,5cm).
Với lề dưới – Bottom: Căn chỉnh lề cách mép dưới khoảng 20 đến 25mm (tương đương 2 – 2,5cm).
Với lề trái – Left: Căn lề cách mép trái khoảng 30 đến 35mm (tương đương 3 – 3,5cm).
Với lề phải – Phải: Căn lề cách mép phải khoảng 15 đến 20mm (tương đương 1,5 – 2cm).

Hướng dẫn cách căn lề trong Word 2019, 2016, 2013, 365

Mặc dù các phiên bản Word 2019, 2016, 2013, 365 khác nhau, nhưng cách căn chỉnh lề trong các phiên bản Word này lại tương tự nhau. Sau đây là hai cách đơn giản để căn chỉnh lề trên các phiên bản Word này:

Lề sử dụng Page Layout

Bước 1: Trong tab Bố cục, chọn biểu tượng mũi tên để mở rộng Thiết lập trang.

Bước 2: Tại Margins, nhấp vào mũi tên lên hoặc xuống hoặc nhập số trực tiếp vào các trường Bottom, Top, Right, Left để tùy chỉnh khoảng cách lề. Sau khi điều chỉnh, nhấp vào OK để hoàn tất.

Cách căn chỉnh lề trong Word bằng Tùy chọn

Bước 1: Trong tệp Word đang mở, nhấp vào tab Tệp và chọn Tùy chọn.

Bước 2: Click vào Advanced, trong mục Display, tìm “Show measurements in units of” sau đó click vào mũi tên xuống và chuyển sang Centimeters. Sau đó click vào lệnh OK bên dưới để lưu.

Bước 3: Chọn tab Layout trên giao diện chính và chọn Margins. Sau đó chọn Custom Margins ở phía dưới.

Bước 4: Bạn cần điều chỉnh các thông số như lề dưới (Bottom), lề trên (Top), lề trái (Left), lề phải (Right). Cuối cùng chỉ cần nhấp vào OK để lưu thiết lập căn chỉnh lề.

Hướng dẫn thiết lập định dạng lề mặc định

Ngoài 2 cách căn chỉnh lề trong Word trên, mọi người cũng có thể thiết lập định dạng lề mặc định trong Word 2019, 2016, 2013, 365 như sau:

Bước 1: Nhấp vào tab Tệp và chọn Tùy chọn.
Bước 2: Nhấp vào Advanced, trong Display, tìm “Show measurements in units of” và nhấp vào mũi tên xuống để chuyển sang Centimeters. Sau đó nhấp vào OK bên dưới.

Bước 3: Ngay tại giao diện chính của Word, bạn nhấp vào Tab Layout, sau đó chọn Margins và chọn Custom Margins ở phía dưới.

Bước 4: Điều chỉnh các thông số Top, Bottom, Left, Right theo ý muốn. Cuối cùng chỉ cần nhấp vào Set as Default để lưu định dạng lề mặc định.

Bước 5: Nhấp vào Có để xác nhận cài đặt định dạng lề mặc định.

Hướng dẫn chọn khổ giấy trong Word

Để chọn khổ giấy trong các phiên bản Word trên, bạn chỉ cần vào tab Layout và chọn Size. Sau đó, bạn chọn khổ giấy mà bạn muốn đặt làm mặc định mỗi khi soạn thảo văn bản trong Word.

Cách căn chỉnh lề trong Word 2010, 2007 đơn giản

Ngoài các phương pháp căn chỉnh lề trên trong các phiên bản Word mới, những ai đang sử dụng Word 2007 và 2010 cũng có thể dễ dàng căn chỉnh lề theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Trong tab Bố cục trang, nhấp vào biểu tượng mũi tên chéo để mở rộng nhóm Thiết lập trang.

Bước 2: Ngay tại Margins, nhấp vào mũi tên lên hoặc xuống hoặc nhập trực tiếp các số vào các ô Bottom, Top, Right, Left để điều chỉnh khoảng cách lề. Trong đó:

Top: Lề trên. Đây là khoảng cách từ mép trên của trang đến dòng đầu tiên của trang.
Bottom: Lề dưới. Đây là khoảng cách từ mép dưới của trang đến dòng cuối cùng của trang.
Trái: Lề trái. Đây là khoảng cách từ mép trái của trang đến ký tự đầu tiên ở phía bên trái của trang.
Right: Lề phải. Đây là khoảng cách từ mép phải của trang đến ký tự cuối cùng bên phải của trang.

Bước 3: Chỉ cần nhấp vào OK để hoàn tất việc căn chỉnh. Hoặc bạn có thể nhấp vào Set as Default để lưu định dạng căn chỉnh mặc định.

Lưu ý về căn chỉnh lề trong Word

Khi căn chỉnh văn bản trong Word, bạn cần lưu ý một số điều quan trọng sau:

Trong Word, bạn có thể căn lề trái, phải, giữa hoặc căn đều. Chọn loại lề phù hợp nhất với nhu cầu của tài liệu bạn đang làm việc.
Word cho phép bạn tùy chỉnh kích thước lề. Hãy nhớ rằng lề lớn hơn có thể làm giảm không gian trang có thể sử dụng, trong khi lề nhỏ hơn có thể làm cho văn bản trình bày kém dễ đọc hơn.
Khi bạn thay đổi lề, đặc biệt là lề trên và dưới, hãy chú ý đến định dạng trang. Lề quá lớn có thể thay đổi bố cục của toàn bộ trang.

Trước khi in hoặc chia sẻ tài liệu, hãy sử dụng tính năng xem trước để đảm bảo định dạng trang và lề là như bạn mong muốn.
Lề trong Word làm cho tài liệu của bạn hấp dẫn hơn về mặt thị giác. Hãy cân nhắc sử dụng lề để làm nổi bật tiêu đề, đoạn văn hoặc mục lục.
Tùy từng trường hợp, bạn có thể tùy chỉnh lề theo yêu cầu cụ thể của định dạng tài liệu hoặc yêu cầu in ấn.
Đối với các tài liệu dài hoặc nhiều trang, việc sử dụng tính năng lề thống nhất có thể đảm bảo các trang có cùng định dạng lề.
Nếu bạn thường xuyên phải soạn thảo các loại tài liệu tương tự nhau, bạn nên tạo cài đặt lề mặc định để tiết kiệm thời gian làm việc trong Word.

Câu hỏi về căn lề trong Word

Xem thêm : Gợi ý các phần mềm khôi phục dữ liệu đã xóa tốt nhất trên máy tính

Khi căn chỉnh lề trong Word, nhiều người thắc mắc về những câu hỏi sau:

Tôi có thể xem lề trước khi in tài liệu không?

Bạn hoàn toàn có thể xem được lề trước khi in. Với các phiên bản Word từ 2010 trở lên, bạn chỉ cần nhấp vào tab File và chọn Print là có thể xem được định dạng lề trước khi in.

Tại sao lề trang in lại sai?

Lỗi căn chỉnh trang thường xảy ra khi người dùng chưa thiết lập loại giấy. Ví dụ, khi người dùng muốn in khổ giấy A4 (210 x 297mm) nhưng Word lại thiết lập khổ giấy letter khác như 215 x 279,4mm. Để khắc phục lỗi này, bạn cần đổi khổ giấy thành khổ A4 là xong.

Làm thế nào để sửa lỗi lề trang?

Lề trang không đúng là lỗi thường gặp nhất khi bạn soạn thảo một tài liệu. Bạn có thể nhận ra lỗi này bằng mắt thường khi thấy lề của khổ giấy không giống với lề đã định dạng trước đó.

Nguyên nhân gây ra lỗi này có thể là do người dùng chưa thiết lập loại giấy tương thích. Ví dụ, bạn sử dụng khổ giấy A4 để in nhưng trong tài liệu Word bạn lại thiết lập loại giấy là Letter thì không tương thích.

Vì vậy, để khắc phục lỗi này, bạn chỉ cần đổi lại loại giấy thành A4. Sau đây là 3 bước nhanh chóng để đổi loại giấy:

Bước 1: Mở file Word cần thay đổi kích thước. Sau đó chọn tab Layout/Page Layout và nhấp vào Margins. Sau đó chọn Custom Margins.

Bước 2: Trong hộp thoại Page Setup, chọn Paper rồi vào Paper size. Sau đó chọn khổ giấy A4 rồi nhấn OK để đổi khổ giấy cho trang văn bản. Lưu ý khi đổi khổ giấy thì các thao tác mà mọi người đã thực hiện trước khi canh lề vẫn sẽ giữ nguyên nên mọi người có thể yên tâm.

Bước 3: In file Word mà bạn vừa chuyển đổi sang định dạng giấy là xong.

Tại sao tài liệu Word bị mất lề trên và lề dưới?

Lỗi thiếu lề trên và lề dưới trong Word rất thường gặp do mọi người chưa thiết lập định dạng cho lề trên và lề dưới. Bạn chỉ cần căn chỉnh lề trong Word cho lề trên và lề dưới như sau để khắc phục lỗi:

Bước 1: Mở file word bị thiếu lề trên và lề dưới. Sau đó chọn tab File.

Bước 2: Nhấp vào Tùy chọn.

Bước 3: Một hộp thoại sẽ xuất hiện, chọn Display. Trong Page Display Options, tích vào “Show white space between pages in Print Layout view”. Sau đó nhấp OK để hiển thị lề trên và lề dưới trong trang Word.

Bước 4: Bây giờ bạn chỉ cần kiểm tra lại xem lề trên và lề dưới đã hiển thị trong trang Word hay chưa.

Bài viết đã cung cấp những cách căn lề hữu ích trong Word để mọi người tham khảo. Hy vọng mọi người sẽ có thể căn lề dễ dàng khi soạn thảo văn bản trong Word và in ấn tài liệu dễ dàng. Việc căn lề sẽ giúp tài liệu của mọi người trở nên chuyên nghiệp hơn và dễ nhìn hơn.

Xem các bài viết liên quan:

Nguồn: https://tuyengiaothudo.vn
Danh mục: Thủ thuật