Biểu đồ là công cụ hữu hiệu nhất để minh họa bất kỳ loại dữ liệu nào. Do đó, bạn nên sử dụng biểu đồ khi viết báo cáo hoặc trình bày một chủ đề. Nếu bạn chưa biết cách vẽ biểu đồ, hãy cùng tuyengiaothudo.vn tìm hiểu nhé. Cách vẽ biểu đồ trong Word trên Macbook và Windows ngay bây giờ. Qua bài viết này, bạn sẽ nắm được cách vẽ, nhập dữ liệu và tùy chỉnh biểu đồ một cách nhanh chóng.
Lợi ích của việc biết cách vẽ biểu đồ trong Word
Khi làm việc với Word, rất ít người sử dụng biểu đồ minh họa. Tuy nhiên, việc sử dụng biểu đồ mang lại nhiều lợi ích khi trình bày dữ liệu, cụ thể:
Đầu tiên, Biểu đồ giúp trình bày dữ liệu theo cách rõ ràng và dễ hiểu. Nếu bạn chỉ liệt kê các con số theo cách truyền thống, người đọc có thể gặp khó khăn trong việc hiểu và nhớ chúng trong một thời gian dài. Tuy nhiên, khi dữ liệu được minh họa dưới dạng biểu đồ, thông tin trở nên sống động hơn nhiều và dễ tiếp thu hơn.
Tại sao bạn nên biết cách vẽ biểu đồ khi làm việc với Word?
Thứ hai, Biểu đồ trong Word giúp bạn so sánh dữ liệu khác nhau một cách hiệu quả. Bạn có thể dễ dàng thấy được sự tăng trưởng, suy giảm hoặc sự khác biệt giữa các dữ liệu. Biểu đồ cũng giúp bạn theo dõi xu hướng và mô hình trong dữ liệu theo thời gian.
Thứ ba, việc tạo và sử dụng biểu đồ trong Word tiết kiệm rất nhiều thời gian so với việc phải vẽ biểu đồ thủ công hoặc sử dụng các công cụ phức tạp khác. Bạn có thể tạo biểu đồ chuyên nghiệp chỉ với một vài bước đơn giản và sử dụng nhiều loại biểu đồ khác nhau. Nhờ đó, bạn không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tạo được ấn tượng tốt với đối tác, khách hàng hoặc người nhận thông tin.
Các loại biểu đồ trong Word
Trước khi đi vào cách vẽ biểu đồ trong Word, bạn cần nắm được các loại biểu đồ cơ bản. Cụ thể, Word có các định dạng phổ biến như biểu đồ cột, biểu đồ tròn, biểu đồ đường, v.v. Cụ thể:
Biểu đồ cột: Loại biểu đồ cơ bản nhất, được sử dụng để so sánh các giá trị, trong đó mỗi cột biểu thị một danh mục.
Biểu đồ tròn: Thường được sử dụng để thể hiện phần trăm dữ liệu.
Biểu đồ đường: Đường thẳng trong biểu đồ thể hiện sự thay đổi của dữ liệu theo thời gian.
Biểu đồ diện tích: Tương tự như biểu đồ đường nhưng phần bên dưới các đường được tô màu để nhấn mạnh cách dữ liệu thay đổi theo thời gian.
Biểu đồ cột: Tương tự như biểu đồ thanh, nhưng các thanh nằm ngang thay vì dọc. Loại biểu đồ này cũng được sử dụng khi bạn muốn so sánh các giá trị giữa các danh mục khác nhau.
Biểu đồ phân tán: Được sử dụng để hiển thị mối quan hệ giữa hai tập dữ liệu với mỗi điểm trên đồ thị tương ứng với một cặp giá trị.
Biểu đồ radar: Được sử dụng để biểu diễn dữ liệu trên ba biến trở lên. Dữ liệu được biểu diễn dưới dạng một chuỗi các điểm dữ liệu được kết nối theo một đường khép kín.
Biểu đồ kết hợp: Đây là loại biểu đồ phức tạp, thường kết hợp biểu đồ cột với đường (Column – Line) hoặc biểu đồ cột với diện tích (Column – Area).
Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ trong Word trên Macbook và Windows chi tiết nhất
Sau khi biết tất cả các loại biểu đồ cơ bản, giờ đây bạn có thể thực hành vẽ biểu đồ trên Word của máy tính. Cách vẽ biểu đồ trên Macbook và Windows cũng tương tự, bao gồm các bước sau:
Mở tính năng biểu đồ
Đầu tiên, mở Microsoft Word và chọn tab “Insert” trên thanh công cụ. Trong phần “Illustrations”, nhấp vào nút “Chart” để mở hộp thoại lựa chọn loại biểu đồ.
Chọn “Biểu đồ” trong tab “Chèn” để mở tính năng tạo biểu đồ trong Word.
Chọn biểu đồ để vẽ trong Word
Sau khi nhấp vào nút “Biểu đồ”, một cửa sổ biểu đồ sẽ xuất hiện. Bây giờ, bạn có thể chọn loại biểu đồ phù hợp với loại dữ liệu và mục đích của mình, sau đó nhấp vào OK để chèn vào trang Word hiện tại.
Nhấp vào “Biểu đồ” và chọn loại biểu đồ trong Word để vẽ.
Ghi chú: Nếu bạn có mẫu biểu đồ, hãy chọn “Mẫu” để chèn. Tuy nhiên, nếu mẫu không tương thích, kết quả hiển thị thường không chính xác. Do đó, cách tốt nhất để vẽ biểu đồ trong Word vẫn là chọn các định dạng có sẵn.
Mẹo: Nếu bạn đang muốn mua phiên bản Microsoft Office bản quyền để vẽ biểu đồ, vui lòng tham khảo sản phẩm tại tuyengiaothudo.vn.
Chỉnh sửa biểu đồ
Sau khi tạo biểu đồ, bạn có thể chỉnh sửa biểu đồ trước thay vì nhập dữ liệu ngay. Word cung cấp khá nhiều tính năng hữu ích để chỉnh sửa màu sắc, kích thước và thông tin trên biểu đồ. Cụ thể:
Để chỉnh sửa tiêu đề:
- Nhấp vào “Tiêu đề biểu đồ” và đổi tên thành bất kỳ tên nào bạn muốn.
Làm thế nào để thay đổi tiêu đề của biểu đồ
Để chỉnh sửa danh mục:
- Nhấp vào các mục và thay đổi tên danh mục cho các cột/phần bạn muốn.
Cách thay đổi tên danh mục trên biểu đồ
Để thay đổi màu của các cột/phần/dòng, … trong biểu đồ:
Bước 1: Nhấp vào cột/phần/dòng đó và chọn biểu tượng “bút màu” ở bên phải.
Bước 2: Chuyển sang tab “Màu sắc” và chọn màu phù hợp cho các đối tượng đã chọn.
Cách thay đổi màu cho các cột/phần trong biểu đồ Word
Để thay đổi thiết kế biểu đồ:
Bước 1: Nhấp vào biểu đồ và chọn biểu tượng “bút chì màu”.
Bước 2: Trong tab Kiểu, hãy vuốt để tìm thiết kế phù hợp và xem những thay đổi trên biểu đồ.
Chọn thiết kế cho biểu đồ sau khi vẽ xong.
Để thêm thông tin vào biểu đồ trong Word:
Bước 1: Nhấp vào biểu đồ > chọn biểu tượng “+”.
Bước 2: Đánh dấu vào các ô để thêm thông tin bạn muốn, ví dụ thêm Tiêu đề trục (tên trục X và Y) vào biểu đồ.
Cách thêm tên trục X, Y cho biểu đồ cột
Chèn dữ liệu vào biểu đồ trong Word
Dữ liệu là đầu vào quan trọng nhất của biểu đồ, giúp bạn trình bày dữ liệu một cách trực quan. Vậy làm thế nào để vẽ biểu đồ trong Word và chèn dữ liệu? Hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Nhấp chuột phải vào biểu đồ > chọn “Chỉnh sửa dữ liệu” > sau đó chọn “Chỉnh sửa dữ liệu trong Excel”.
Chọn “Chỉnh sửa dữ liệu trong Excel” để mở bảng nhập dữ liệu
Bước 2: Bây giờ, một bảng tính Excel nhỏ sẽ xuất hiện bên cạnh biểu đồ với các cột/hàng có sẵn. Bạn chỉ cần thay thế dữ liệu trong bảng tính Excel này bằng dữ liệu của bạn. Biểu đồ trong trang Word sẽ tự động thay đổi theo dữ liệu đã nhập.
Nhập dữ liệu vào bảng Excel hiện có để thay đổi biểu đồ trong Word
Lời khuyên: Sau khi nhập dữ liệu vào biểu đồ, bạn có thể sử dụng tính năng “Filter” để xem một phần dữ liệu. Cụ thể, nhấp vào biểu đồ và chọn biểu tượng “filter”, sau đó di chuột qua các mục (Category) hoặc series để xem dữ liệu của từng phần.
Lưu và in biểu đồ
Sau khi tạo biểu đồ, chỉ cần chọn “File” > chọn “Save” hoặc “Print” để lưu hoặc in tệp là xong.
Ngoài ra, bạn có thể lưu biểu đồ dưới dạng mẫu để sử dụng sau bằng cách: Nhấp chuột phải vào biểu đồ > chọn “Lưu dưới dạng mẫu”.
Cách lưu mẫu biểu đồ trong Microsoft Word
Ví dụ về cách vẽ biểu đồ trong Word
Để hình dung rõ hơn về quá trình vẽ biểu đồ trong Word, bạn có thể làm theo ví dụ cụ thể dưới đây. Sau khi làm theo ví dụ, bạn nên tự thực hiện để nắm vững các bước.
Ví dụ: Cho bảng dữ liệu sau (Bảng doanh số bán hàng trong 1 năm của 2 dòng sản phẩm A và B):
| Quý 1 | Quý 2 | Quý 3 | Quý 4 | |
| Sản phẩm A | 120 | 150 | 200 | 180 |
| Sản phẩm B | 100 | 130 | 180 | 170 |
Để so sánh doanh số giữa hai sản phẩm này trong suốt năm, bạn có thể sử dụng biểu đồ cột trong Word.
Hướng dẫn chi tiết:
Bước 1: Mở Word trên máy tính > chọn tab “Insert” trên thanh công cụ > chọn “Chart” để tạo biểu đồ.
Chọn Chèn > Biểu đồ để bắt đầu tạo biểu đồ mới.
Bước 2: Chọn biểu đồ cột > nhấp OK.
Bước 3: Tùy chỉnh biểu đồ: thay đổi tiêu đề, danh mục, màu cột, thiết kế,… theo ý muốn.
Thêm tên và tùy chỉnh thiết kế biểu đồ trong Word
Bước 4: Nhấp vào biểu đồ, chọn “Chỉnh sửa dữ liệu trong Excel”.
Chọn “Chỉnh sửa dữ liệu trong Excel” để bắt đầu chèn dữ liệu vào biểu đồ.
Bước 5: Nhập dữ liệu cho sẵn vào bảng trong bảng tính Excel (xóa bất kỳ cột hoặc hàng không cần thiết nào) và xem sự thay đổi trên biểu đồ của bạn.
Bước 6: Nhấp vào File > “Save” để lưu biểu đồ sau khi tạo, tùy chỉnh và nhập dữ liệu.
Một số lỗi thường gặp khi vẽ biểu đồ trên máy tính Word
Khi học cách vẽ biểu đồ trong Word, nhiều người dùng thường gặp phải lỗi về dữ liệu, thiết kế biểu đồ,… Nếu bạn cũng gặp phải những trường hợp như vậy, hãy tham khảo những cách khắc phục sau đây:
Lỗi dữ liệu
Khi nhập dữ liệu vào biểu đồ, bạn thường gặp lỗi liên quan đến định dạng hoặc loại dữ liệu. Để khắc phục lỗi này, hãy kiểm tra xem bạn đã nhập dữ liệu theo đúng định dạng yêu cầu chưa. Ví dụ, nếu biểu đồ yêu cầu dữ liệu số, bạn không thể nhập văn bản hoặc ký tự đặc biệt.
Lỗi về biểu đồ không hiển thị đúng
Đôi khi, biểu đồ có thể không hiển thị đúng ngay cả khi bạn đã nhập dữ liệu đúng. Điều này có thể là do loại biểu đồ không phù hợp với dữ liệu hoặc bạn chưa cấu hình đúng các tham số biểu đồ. Để khắc phục điều này, hãy xem lại loại biểu đồ bạn đã chọn và thử các loại biểu đồ khác.
Cách sửa lỗi thường gặp khi vẽ biểu đồ trong Word
Xóa cột để làm trống biểu đồ
Nếu bạn có các cột không cần thiết, bạn có thể xóa chúng để tránh làm lộn xộn biểu đồ của mình. Tuy nhiên, nếu bạn xóa chúng bằng cách nhấp vào cột rồi “Xóa”, bạn sẽ chỉ xóa cột chứ không xóa danh mục khỏi biểu đồ. Kết quả là cột biến mất và có một khoảng trống. Cách tốt nhất để xóa là xóa cột/hàng dữ liệu trong bảng tính Excel khi nhập dữ liệu.
Tóm lại, sau đây là toàn bộ thông tin và hướng dẫn. Cách vẽ biểu đồ trong Word trên Macbook, Windows chi tiết nhất. Nếu bạn gặp vấn đề khi vẽ biểu đồ, hãy để lại bình luận bên dưới. Đừng quên chia sẻ những mẹo tuyệt vời này với bạn bè và tìm hiểu thêm các mẹo khác trên trang Tin nhanh.