Agenda Là Gì? Cách Tạo Ra Một Agenda Hoàn Hảo Nhất

Agenda là một thuật ngữ tiếng Anh và được sử dụng phổ biến trong nhiều hội nghị, sự kiện của công ty. Tuy nhiên, ít ai biết Agenda có nghĩa là gì và cách xây dựng Agenda hiệu quả, chuyên nghiệp. Bài viết sau đây sẽ giải thích thuật ngữ Agenda để mọi người cùng tìm hiểu và sử dụng khi cần thiết.

Agenda là gì?

Agenda còn được gọi là một loại nhật ký công việc hoặc chương trình nghị sự. Đây là một tài liệu liệt kê các nhiệm vụ và kế hoạch cần thực hiện. Nó được sử dụng để ghi lại các cuộc thảo luận của những người tham gia một cách ngắn gọn, đầy đủ và dễ hiểu.

Thuật ngữ Agenda thường được sử dụng trong các lĩnh vực như kinh tế. Đặc biệt là để chỉ các vấn đề cần được giải quyết trực tiếp tại các cuộc họp hoặc hội nghị. Ví dụ, từ Agenda khi kết hợp với các từ khác trong các ngữ cảnh khác nhau sẽ có ý nghĩa khác nhau.

Ví dụ, từ Event agenda có nghĩa là chương trình sự kiện, từ Environmental agenda có nghĩa là chương trình nghị sự về môi trường, từ Feminist agenda có nghĩa là chương trình nghị sự của nữ quyền… Ngoài ra, chúng ta còn có từ My agenda có nghĩa là nhật ký cá nhân của tôi.

Vai trò của Agenda là gì?

Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và đạt được mục tiêu trong các cuộc họp, Agenda là một công cụ mạnh mẽ. Các vai trò sau đây của Agenda sẽ chứng minh rõ ràng điều này:

• Chương trình nghị sự cung cấp thông tin trước cho người tham gia, giúp họ hiểu nội dung sẽ được thảo luận, từ đó có sự chuẩn bị tốt hơn.
• Giúp tổ chức các hội thảo, sự kiện,… theo cách khoa học. Bởi vì nội dung cần thảo luận và giải quyết đã được xác định trước.
• Giúp người tham dự tập trung vào các vấn đề quan trọng đang được thảo luận để tìm ra giải pháp.
• Quản lý thời gian họp hiệu quả vì mỗi mục đều có thời gian trình bày hạn chế.
• Xác định trách nhiệm của từng người được giao thảo luận và trả lời các câu hỏi tại cuộc họp.
• Tóm tắt dễ dàng nội dung cuộc họp hoặc dự thảo biên bản. Agenda theo dõi các vấn đề đã giải quyết, các vấn đề còn tồn đọng và những gì cần thảo luận tại cuộc họp tiếp theo.

Những yếu tố cơ bản trong Chương trình nghị sự là gì?

Một Agenda đẹp và đầy đủ sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp trong quá trình chuẩn bị. Agenda này sẽ giúp người xem dễ dàng tiếp thu và theo dõi để quản lý công việc một cách đơn giản và nhanh chóng. Sau đây là những yếu tố bắt buộc trong Agenda mà mọi người cần lưu ý:

Tiêu đề cuộc họp

Tiêu đề nên được đặt ở đầu nội dung. Tiêu đề nên ngắn gọn, dễ hiểu, súc tích và phản ánh nội dung chính của cuộc họp. Tiêu đề nên bao gồm thông tin về những người tham gia và các vấn đề sẽ được thảo luận. Chọn phông chữ rõ ràng, dễ đọc và cỡ chữ lớn hơn phần còn lại của văn bản.

Thời gian, người tham gia và địa điểm họp

Ngay bên dưới tiêu đề, bạn nên liệt kê thời gian, thành phần tham dự và địa điểm họp. Bạn cần viết chi tiết và đầy đủ để người đọc dễ dàng theo dõi và quản lý công việc mà không gặp khó khăn trong quá trình tìm kiếm thông tin. Đặc biệt, bạn cần đảm bảo ghi rõ ngày, tháng, năm, địa điểm, tòa nhà, số phòng, tầng…

Nội dung

Yếu tố tiếp theo phải có trong Chương trình nghị sự là gì? Đó chính là chương trình nghị sự. Nội dung này cần được chia thành các phần rõ ràng và sắp xếp theo đúng trình tự thời gian, ưu tiên các công việc cấp bách. Mỗi phần cần nêu rõ tên người phụ trách để tránh tình trạng họ bỏ dở cuộc họp giữa chừng. Đồng thời, điều này cũng giúp nâng cao trách nhiệm và sự tập trung của mỗi người.

Ngoài ra, bạn cần ước tính thời gian cho từng chủ đề cần thảo luận. Bao gồm thời gian giới thiệu chủ đề, trả lời câu hỏi, thảo luận và thuyết phục ý kiến ​​cũng như đề xuất giải pháp. Cuối cùng, đề xuất kế hoạch hành động sau khi hoàn tất quá trình thảo luận và đưa ra quyết định. Ước tính thời gian sẽ giúp bạn phân bổ thời gian hợp lý và giúp cuộc họp hiệu quả và năng suất hơn.

Làm thế nào để tạo ra một chương trình nghị sự hoàn hảo và thành công

Bây giờ bạn đã biết Agenda là gì, bạn cần biết cách tạo ra Agenda tuyệt vời. Khi bạn điều hành một cuộc họp mà không chuẩn bị trước, mọi thứ có thể mất kiểm soát và lãng phí rất nhiều thời gian cho toàn bộ nhóm. Nguyên nhân chính của những vấn đề này thường là thiết kế Agenda kém.

Cho dù cuộc họp của bạn diễn ra ngắn hay dài cả ngày, bạn có thể thực hiện các bước sau để cải thiện chất lượng tạo Chương trình nghị sự:

Xác định mục đích của cuộc họp

Khi bạn bắt đầu thực hiện mục tiêu của mình, hãy đảm bảo rằng cuộc họp của bạn có mục đích cụ thể và mọi nhiệm vụ đều liên quan trực tiếp đến mục tiêu đó. Đặt ra các mục tiêu có thể thực hiện được sẽ giúp cuộc họp của bạn đạt được hiệu quả tối đa.

Ví dụ, mục tiêu phê duyệt ngân sách quảng cáo hàng tháng dễ đạt được hơn mục tiêu cải thiện tổng chi tiêu. Các mục tiêu cụ thể và thực tế sẽ mang lại kết quả tốt hơn so với các mục tiêu quá lớn so với nhu cầu của bạn và công ty bạn.

Yêu cầu người tham gia nêu ý kiến ​​về vấn đề sẽ được thảo luận

Bước tiếp theo trong việc tạo Chương trình nghị sự là gì? Để giữ cho người tham dự tham gia trong suốt cuộc họp, điều cần thiết là phải yêu cầu ý kiến ​​đóng góp trước. Điều này giúp đảm bảo rằng cuộc họp đáp ứng được nhu cầu của người tham dự.

Yêu cầu người tham dự đề xuất các chủ đề họ muốn thảo luận hoặc các câu hỏi họ muốn được giải đáp. Sau khi bạn đã thu thập ý kiến ​​của họ, hãy xem xét và quyết định những mục nào sẽ đưa vào chương trình nghị sự.

Liệt kê các câu hỏi cần trả lời

Sau khi bạn đã xác định được mục đích của cuộc họp và có một số ý tưởng về các chủ đề cần thảo luận, hãy liệt kê các câu hỏi bạn dự định giải quyết trong cuộc họp. Một số chương trình nghị sự hiện nay chỉ bao gồm một cụm từ chủ đề. Ví dụ, “cho thuê máy móc”.

Nhưng hãy làm rõ mục đích của từng mục trong chương trình nghị sự bằng cách đóng khung các điểm thảo luận dưới dạng câu hỏi. Ví dụ, hãy viết “Trong những điều kiện nào chúng ta nên cân nhắc thuê thêm thiết bị thay vì mua?” Những câu hỏi này sẽ giúp đảm bảo rằng cuộc thảo luận diễn ra suôn sẻ và bạn thu thập được thông tin cần thiết cho từng chủ đề trong chương trình nghị sự.

Xác định mục tiêu của từng nhiệm vụ

Bước tiếp theo trong quy trình Agenda là gì? Mỗi nhiệm vụ trong cuộc họp phải có mục đích được xác định rõ ràng. Có ba mục đích chính mà bạn có thể gặp phải: chia sẻ thông tin, tìm ra nguyên nhân của vấn đề hoặc cân nhắc các quyết định.

Khi bạn xem lại chương trình nghị sự của mình, hãy lưu ý mục đích cụ thể của từng nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp người tham gia biết khi nào họ cần đóng góp ý tưởng và khi nào cần đưa ra quyết định.

Xác định ai sẽ dẫn dắt các chủ đề thảo luận

Bạn có thể giao nhiệm vụ cho người không phải là trưởng nhóm nhưng có thể dẫn dắt cuộc thảo luận trong cuộc họp. Nếu bạn định để người khác dẫn dắt cuộc họp nhóm, hãy giao cho họ những chủ đề mà họ sẽ chịu trách nhiệm. Điều này sẽ giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ và đảm bảo rằng mọi người đều chịu trách nhiệm về công việc của mình.

Tính toán thời lượng thảo luận cho từng vấn đề

Làm thế nào để sắp xếp thời gian cho các mục thảo luận trong Agenda? Ước tính thời lượng của mỗi nhiệm vụ là một bước quan trọng trong việc lập kế hoạch họp. Điều này đảm bảo rằng bạn có đủ thời gian để bao quát toàn bộ chủ đề và cho phép người tham gia điều chỉnh các bình luận và câu hỏi của họ cho từng khoảng thời gian.

Bạn có thể tối ưu hóa thời gian của mình bằng cách phân bổ nhiều thời gian hơn cho các mục dự kiến ​​sẽ mất nhiều thời gian để thảo luận. Ngoài ra, bạn nên lên lịch các mục có tầm quan trọng cao để đảm bảo các vấn đề chính được giải quyết đầy đủ trong cuộc họp.

Nếu bạn có một cuộc họp lớn, hãy cân nhắc giới hạn thời gian cho một vài chủ đề cụ thể. Điều này giúp điều tiết cuộc thảo luận, khuyến khích đưa ra quyết định nhanh chóng khi cần và giữ cho cuộc họp đi đúng hướng.

Đồng thời, việc linh hoạt trong việc phân bổ thời gian cho các chủ đề quan trọng sẽ giúp đảm bảo mọi khía cạnh đều được thảo luận chi tiết và không bị bỏ sót. Sử dụng thời gian hiệu quả sẽ giúp cuộc họp của bạn năng động và thành công hơn.

Tóm tắt cuộc họp

Bước cuối cùng trong quy trình tạo Chương trình nghị sự là gì? Bạn nên dành thời gian để kết thúc và kết thúc cuộc họp bằng một bản đánh giá. Điều này sẽ giúp những người tham gia hiểu được các quyết định đã được đưa ra và thông tin đã được thảo luận, để họ có thể thực hiện các hành động cần thiết sau mỗi cuộc họp.

Trong quá trình đánh giá, bạn và những người tham dự nên xem xét những điểm tích cực và những lĩnh vực cần cải thiện từ cuộc họp. Dành vài phút để thảo luận những điều này sẽ đảm bảo rằng cuộc họp tiếp theo của bạn thậm chí còn hiệu quả hơn.

Bài viết trên đã giới thiệu Agenda là gì để mọi người tham khảo. Hy vọng những thông tin trên có thể giúp mọi người tạo ra Agenda hoàn hảo và chuyên nghiệp nhất. Hãy lưu lại những thông tin trên để sử dụng khi cần thiết.

Xem các bài viết liên quan: