Bạn đang lo lắng khi phải gửi một lượng lớn bản thảo, thư mời,… cho khách hàng qua email hằng ngày? Bạn không biết làm sao để rút ngắn thời gian so với việc gõ thủ công. Chính vì vậy, tính năng Mail Merge trong Word sẽ giúp mọi người cài đặt và sử dụng để trộn văn bản nhanh chóng. Nếu bạn muốn biết cách sử dụng Mail Merge này trong Word thì hãy theo dõi bài viết sau đây.
Trộn thư trong Word là gì?
Mail Merge Word là tính năng cho phép bạn tạo và gửi thư, thông báo, v.v. cho đối tác hoặc khách hàng dựa trên các tệp dữ liệu bạn có sẵn.
Bạn đang xem: Cách sử dụng mail merge trong Word để trộn văn bản
Trong tính năng Mail Merge, mọi người chỉ cần chuẩn bị mẫu thư muốn gửi. Sau đó Mail Merge sẽ tự động điền vào các vị trí tương ứng dựa trên các thông tin như họ tên, số điện thoại, địa chỉ, v.v. Điều này sẽ giúp người gửi tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc. Thay vì phải nhập thông tin thủ công để gửi thư, rất mất thời gian.
Cấu trúc của Mail Merge trong Word
Trước khi tìm hiểu cách sử dụng Mail Merge trong Word, mọi người cần hiểu cấu trúc của Mail Merge. Các thành phần quan trọng trong tính năng Mail Merge hiện tại bao gồm:
Nguồn dữ liệu
Dữ liệu nguồn trong Mail Merge là tập hợp thông tin có thể thay đổi trong thư. Sự thay đổi này xảy ra sau khi người dùng thực hiện quy trình tạo một loạt thư dựa trên một mẫu cố định. Tập hợp thông tin này thường bao gồm:
- Tên người nhận.
- Tên doanh nghiệp hoặc tổ chức.
- Địa chỉ của người nhận.
Dữ liệu nguồn có thể bao gồm danh sách được tạo từ Word, Excel, danh bạ của người gửi. Hoặc bất kỳ loại văn bản nào có danh sách có cấu trúc và phân loại thông tin cụ thể.
Nội dung
Nội dung trong Mail Merge bao gồm cả thông tin chung và thông tin bạn muốn tùy chỉnh dựa trên danh sách dữ liệu nguồn. Cụ thể, nội dung bao gồm:
- Tên và địa chỉ email của người gửi và người nhận.
- Nội dung chính của thư hoặc tài liệu.
Sự kết hợp giữa dữ liệu nguồn và nội dung tin nhắn trong Mail Merge giúp tạo nhiều tin nhắn có nội dung khác nhau dựa trên danh sách dữ liệu nguồn. Các thành phần này giúp bạn tạo tài liệu được cá nhân hóa dựa trên thông tin từ danh sách dữ liệu nguồn. Điều này giúp việc gửi email hoặc tạo tài liệu tùy chỉnh trở nên dễ dàng và nhanh chóng.
Cách sử dụng tính năng Mail Merge trong Word để trộn văn bản
Dưới đây là hướng dẫn từng bước giúp bạn sử dụng tính năng Trộn thư trong Word để trộn văn bản:
– Bước 1: Đầu tiên, mọi người cần khởi động Microsoft Word. Sau đó vào tab “Mailings” > Chọn “Start Mail Merge” > Chọn “Step-by-step Mail Merge Wizards…”
– Bước 2: Sau đó, bạn thực hiện 6 bước trên màn hình để cài đặt tính năng Mail Merge. Trong mục “Select Document Type”, mọi người chọn loại thư cần gửi như Letters, E-mail Message, Labels,…
– Bước 3: Tiếp theo bạn cần chọn mẫu để sử dụng:
- Sử dụng tài liệu hiện tại: Nhấp vào đây để chọn sử dụng tệp hiện tại.
- Bắt đầu từ mẫu: Nhấp vào đây để sử dụng mẫu hiện có.
- Bắt đầu từ tài liệu hiện có: Nhấp vào đây có nghĩa là bạn sẽ sử dụng mẫu trong thư mục trên máy tính của mình.
Sau khi chọn mẫu, hãy nhấp vào “Tiếp theo: Chọn người nhận” để tiếp tục.
– Bước 4: Sau đó, bạn cần tạo dữ liệu để nhập vào mẫu thư, hoặc có thể tạo danh sách mới bằng cách nhấp vào “Type a new list”. Sau đó chọn “Create”… để mở hộp thoại.
Xem thêm : Tìm hiểu khái niệm cơ bản về tổ chức, kiến trúc máy tính và các thuật ngữ liên quan
– Bước 5: Trong hộp thoại “New Address List”, tiếp tục nhấp vào ô “Customize Columns…” bên dưới. Sau khi chọn lệnh này, bạn có thể chỉnh sửa tên trường dữ liệu theo cách phù hợp với mẫu thư của mình.
– Bước 6: Sau đó click vào “New Entry” và chọn “Ok” để khai báo dữ liệu mới.
– Bước 7: Ở bước tiếp theo, bạn chọn “More items…” để cài đặt Mail Merge và chọn trường dữ liệu để nhập vào mail.
– Bước 8: Sau đó bạn “Insert” như hình dưới để tự động đính kèm từng trường dữ liệu vào thư cần gửi. Tiếp theo, bạn chọn “Next: Preview your letters”.
– Bước 9: Sử dụng tính năng Preview để kiểm tra xem có lỗi thông tin nào không. Nếu có lỗi, chọn “Edit Recipient list”… để tiếp tục chỉnh sửa. Nếu không có lỗi, tiếp tục chọn “Next: Complete the merge”.
– Bước 10: Chọn “Finish & Merge” để hoàn tất việc gửi email.
Cách sử dụng Mail Merge trong Excel
Bên cạnh việc học cách sử dụng Mail Merge trong Word, mọi người cũng có thể học cách sử dụng Mail Merge trong Excel. Trước khi học cách sử dụng Mail Merge trong Excel, mọi người cần tìm hiểu Mail Merge trong Excel là gì:
Trộn thư trong Excel là gì?
Trộn thư trong Excel là quá trình tự động nhập dữ liệu từ bảng tính Excel vào một tài liệu văn bản thông thường. Nó sẽ cho phép người dùng tạo ra nội dung được cá nhân hóa hơn. Từ đó, người dùng không cần phải dành quá nhiều thời gian cho các tác vụ chỉnh sửa văn bản.
Tuy nhiên, công cụ Mail Merge được sử dụng phổ biến hơn trong Microsoft Word. Nếu bạn muốn sử dụng chức năng này trong Excel, vui lòng lưu ý những điều sau:
- Phạm vi ô Excel phải chứa dữ liệu bạn muốn nhập vào tài liệu văn bản.
- Phạm vi ô Excel phải chứa nội dung văn bản mà bạn muốn kết hợp với dữ liệu.
- Công thức để lấy dữ liệu từ ô hiện tại phải dựa trên hàm INDIRECT để đảm bảo dữ liệu được nhập chính xác.
- Bạn có thể sử dụng nhiều công thức khác nhau để tạo nội dung email hoàn chỉnh, sáng tạo và được cá nhân hóa theo nhu cầu của mình.
Cách sử dụng Mail Merge trong Excel
Cách sử dụng Mail Merge trong Excel thường không phức tạp như trong Word. Nhưng nó đòi hỏi người dùng phải thành thạo hàm Text. Trong các bảng tính Excel, bạn sử dụng hàm Text để điều chỉnh các công cụ Excel.
Khi làm việc với các thông tin như họ tên, ngày sinh, địa chỉ, v.v., bạn cần chú ý điều chỉnh hàm Text. Quá trình này thường không quá phức tạp. Nhưng nó đòi hỏi bạn phải có kiến thức cơ bản về định dạng văn bản trong code. Nếu bạn chưa quen với phần này, bạn có thể tìm hiểu về “custom number”. Vì chúng có tính chất tương tự nhau.
Sau khi bạn đã điều chỉnh thông tin định dạng văn bản, bạn nên áp dụng định dạng khác nhau cho tất cả các ô chứa công thức. Điều này sẽ giúp hệ thống nhận ra rằng đó chỉ là định dạng văn bản bình thường. Đồng thời, hãy đảm bảo rằng dữ liệu của bạn sẽ không bị thay đổi khi thực hiện Trộn thư.
Cách trộn thư từ Excel sang Word
Xem thêm : Cách quay màn hình máy tính bằng nhiều cách khác nhau
Ngoài việc sử dụng Mail Merge trong Word và Excel, còn có một số cách khác để sử dụng Mail Merge. Đó là cách trộn thư bằng Mail Merge từ Excel sang Word. Thao tác này có thể được thực hiện tương tự trên các phiên bản Word hiện tại.
Vậy cách trộn thư bằng Mail Merge từ Excel sang Word sẽ được minh họa theo phiên bản Word 2010 được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Dưới đây là cách trộn thư từ Excel sang Word:
- Bước 1: Mở Word và mở tài liệu bạn muốn thêm chữ cái vào.
- Bước 2: Trong tab “Mailings”, chọn “Start Mail Merge”. Sau đó chọn loại thư bạn muốn trộn như “E-mail Messages”, “Letters”, “Labels”, “Normal Word Document” hoặc “Envelopes”…
- Bước 3: Trong tab “Mailings”, chọn “Select Recipients”. Sau đó chọn “Use Existing List”.
- Bước 4: Trong hộp thoại “Select Data Source”, duyệt đến tệp Excel chứa danh sách thông tin. Sau đó nhấp vào “Open”. Nếu Word yêu cầu bạn chọn dữ liệu từ bảng, hãy chọn dữ liệu đó và nhấp vào “OK”.
- Bước 5: Thêm hoặc xóa người nhận khỏi danh sách bằng cách nhấp vào “Chỉnh sửa danh sách người nhận” trong nhóm “Bắt đầu trộn thư”.
- Bước 6: Xác định địa chỉ cụ thể của người nhận bằng cách sử dụng “Khối địa chỉ” và “Dòng chào”.
- Bước 7: Bạn di chuyển đến mục “Write & Insert Fields” trong tab “Mailings”. Tùy thuộc vào vị trí cụ thể mà bạn muốn điền thông tin, hộp thoại sẽ hiển thị nhiều tùy chọn. Bạn chọn các tùy chọn bạn muốn sử dụng. Sau đó xác nhận chúng dưới các mục tương ứng và nhấp vào “OK”.
- Bước 8: Bạn đã hoàn tất thao tác trộn thư trong Word. Vị trí bạn cần điền thông tin sẽ xuất hiện trong tài liệu của bạn như mong muốn.
- Bước 9: Tiếp theo, bạn chèn thông tin từ danh sách tùy chọn bằng cách sử dụng nút “Chèn trường trộn” trong tab “Gửi thư”.
- Bước 10: Kiểm tra kết quả bằng cách nhấp vào “Xem trước kết quả”.
- Bước 11: Sau khi đã kiểm tra và chắc chắn về kết quả. Tiếp theo, chọn “Finish & Merge” để hoàn tất quá trình gộp thư từ Excel sang Word.
Lưu ý khi trộn văn bản bằng Mail Merge trong Word
Khi trộn văn bản bằng tính năng Trộn thư trong Word, vui lòng lưu ý:
Định dạng dữ liệu từ nguồn
Khi bạn lấy dữ liệu từ một nguồn như danh sách khách hàng hoặc thông tin cá nhân từ Excel. Bạn cần đảm bảo rằng các ô chứa dữ liệu được định dạng là Văn bản. Điều này giúp tránh các vấn đề về định dạng dữ liệu không chính xác.
Sử dụng hàm INDIRECT
Đôi khi, để lấy dữ liệu từ các ô, bạn có thể sử dụng hàm INDIRECT trong Excel. Điều này giúp bạn đảm bảo rằng dữ liệu sẽ được truy cập chính xác và sử dụng trong quá trình Trộn thư.
Tùy chỉnh mẫu thư
Khi bạn chọn mẫu thư có sẵn trong Word, mẫu thường có các trường dữ liệu cố định. Đây là các dữ liệu như Tên, Họ, Dòng địa chỉ, v.v. Tùy thuộc vào nhu cầu của bạn, bạn có thể kết hợp hoặc chỉnh sửa các trường dữ liệu này để tạo mẫu thư phù hợp với yêu cầu của riêng bạn.
Một số phím tắt khi sử dụng Mail Merge
Sau đây là một số phím tắt khi sử dụng Mail Merge trong Word và Excel mà mọi người có thể tham khảo để trộn văn bản nhanh hơn:
- Alt + F9: Mở toàn bộ vùng điền và tất cả kết quả trong tài liệu cần được trộn thư.
- Shift + F9: Mã của các ô trống sẽ xuất hiện.
- F9: Cập nhật các ô trống đã chọn, đặt con trỏ chuột vào ô trống ngẫu nhiên và nhấn F9 để thực hiện cập nhật.
- F11: Di chuyển đến chỗ trống cần điền sau.
- Shift + F11: Di chuyển đến chỗ trống cần điền trước.
- Alt + Shift + E: Chỉnh sửa văn bản cần trộn thư.
- Alt + Shift + F: Chèn vùng trộn thư mới.
- Alt + Shift + M: In tài liệu đã trộn thư.
- Ctrl + F9: Chèn một khoảng trắng mới.
- Ctrl + F11: Khóa khoảng trống muốn điền, kết quả khoảng trống không thể cập nhật khi thông tin từ nguồn Excel đã thay đổi.
- Ctrl + Shift F11: Mở khóa khoảng trống cần điền, kết quả của khoảng trống sẽ tiếp tục được cập nhật thêm một lần nữa.
- Ctrl + Shift + F9: Xóa liên kết trong chỗ trống bạn muốn điền. Chỗ trống sẽ bị xóa hoàn toàn khỏi văn bản và được thay thế bằng giá trị hiện tại hiển thị ở định dạng bình thường.
- Alt + Shift + T: Chèn thời gian hiển thị song song với thời gian hiện tại.
- Alt + Shift + P: Chèn số trang.
- Alt + Shift + D: Chèn ngày hiển thị song song với ngày và tháng hiện tại.
Bài viết trên đã chia sẻ khá nhiều về Mail Merge và cách sử dụng Mail Merge trong Word. Hy vọng mọi người có thể dễ dàng thực hiện theo hướng dẫn trên. Mọi người cần lưu ý một số yêu cầu trong quá trình sử dụng Mail Merge để trộn văn bản nhanh hơn.
Xem các bài viết liên quan:
Nguồn: https://tuyengiaothudo.vn
Danh mục: Thủ thuật
