Cách gộp ô trong Excel nhanh chóng mà bạn nên biết

Cách gộp ô trong Excel là một trong những thao tác đơn giản và cần thiết cho các thao tác trên Excel. Thao tác này đóng vai trò quan trọng. Điều này không chỉ giúp tạo form đẹp, gọn gàng, chuyên nghiệp cho bảng biểu mà còn giúp việc tính toán trở nên đơn giản hơn. Tuy nhiên, hiện tại, việc gộp ô mà chúng ta đang làm khá đơn giản và chỉ dừng lại ở một số yêu cầu nhất định. Nhất là đối với những ô có nhiều nội dung khác nhau nhưng bạn cần gộp chúng lại. Hầu hết nội dung sẽ bị mất ngoại trừ ô đầu tiên bên trái hoặc ô đầu tiên trên cùng. Do đó, điều này sẽ gây cho bạn nhiều khó khăn và bất tiện hơn khi thực hiện.

Trong bài viết dưới đây, tuyengiaothudo.vn sẽ giới thiệu đến bạn các cách gộp ô trong Excel, các lỗi thường gặp và những điều cần lưu ý.

Bạn đang xem: Cách gộp ô trong Excel nhanh chóng mà bạn nên biết

Cách gộp ô trong Excel nhanh chóng mà không mất dữ liệu

Theo cách gộp ô truyền thống trong Excel, gộp nhiều ô sẽ mất dữ liệu. Nếu muốn giữ lại dữ liệu của các ô thì sẽ khá khó khăn, người dùng phải nhập lại mọi thứ bằng tay sau khi gộp các ô. Tuy nhiên, sẽ tốn thời gian và không tận dụng hết được. Chúng ta vẫn có cách gộp nhiều ô mà không mất dữ liệu dưới đây:

Cách gộp ô trong Excel bằng Justify

Bước 1: Chọn các ô cần gộp. Các ô này phải nằm trong cùng một hàng hoặc cột. Điều chỉnh độ rộng hoặc độ hẹp của các ô để có thể hiển thị dữ liệu trong các ô.

Chọn các ô để hợp nhất

Bước 2: Trên tab Trang chủ, chọn Chỉnh sửa. Sau đó chọn lệnh Điền để di chuyển tất cả thông tin trong các ô còn lại lên ô trên cùng.

Bước 3: Chọn Justify để hợp nhất các ô. Điều này sẽ phụ thuộc vào định dạng căn giữa hoặc căn trái của nội dung bạn muốn hiển thị.

Chọn Fill, sau đó chọn Justify để nhập các ô.

Phương pháp gộp ô trong Excel bằng Justify này là một trong những phương pháp nhanh nhất và tiện lợi nhất. Việc triển khai cũng đơn giản. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ có thể thực hiện trên các ô trong cùng một hàng hoặc cột. Justify chỉ có thể thực hiện trên các phạm vi ô chỉ chứa dữ liệu văn bản, không phải trên các trường hợp có số hoặc công thức. Vì vậy, bạn nên cân nhắc sử dụng phương pháp này.

Cách hợp nhất các ô trong Excel bằng cách sử dụng Merge và Center

Bước 1: Mở Excel, chọn file và mở file bạn cần làm việc.

Mở Excel, chọn tệp và mở tệp bạn cần làm việc.

Bước 2: Chọn các cột liền kề mà bạn muốn hợp nhất.

Chọn các cột liền kề theo yêu cầu hợp nhất

Bước 2: Trên tab “Trang chủ”, chọn lệnh “Gộp và căn giữa”.

Trên tab “Trang chủ”, chọn lệnh “Gộp và căn giữa”.

Bước 3: Trong mục “Merge and Center” sẽ có 4 mục bạn cần thực hiện, bao gồm:

• Merge & Center được sử dụng để gộp nhiều ô thành một ô và nằm ở giữa bảng.
• Merge Across được sử dụng để hợp nhất các ô đã chọn thành các ô riêng lẻ.
• Merge Cells được sử dụng để hợp nhất các ô đã chọn thành một ô duy nhất. Tuy nhiên, nó sẽ không nằm ở giữa.
• Ummerge Cells được sử dụng để hủy hợp nhất các ô.

4 tùy chọn trong “Gộp và Căn giữa”

Sau khi chọn lệnh bạn muốn sử dụng, Excel sẽ trả về kết quả cho bạn. Nội dung và ô sẽ được hợp nhất với nhau.

Nội dung và ô sẽ được hợp nhất với nhau.

Việc gộp ô trong Excel bằng lệnh này sẽ tiện lợi và nhanh hơn Justify. Bất kể nội dung dưới dạng văn bản, số hay ký tự đặc biệt đều có thể gộp được.

Cách hợp nhất các ô trong Excel bằng cách sử dụng Concatenate

Xem thêm : File MP4 là gì? Cách mở và chuyển đổi file MP4 sang MP3, 3GP, GIF

Nếu bạn muốn kết hợp dữ liệu của 2 ô A2 và A3 thành một ô riêng biệt, không phải A2 và A3. Sau đó, bạn có thể sử dụng công thức =Concatenate(A2,”.”,B2).

Nếu bạn muốn kết hợp các ô A2 và B2 với thông tin gốc, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Xác định các ô bạn muốn hợp nhất.

Xác định vị trí các ô bạn muốn hợp nhất.

Bước 2: Sau đó, nhập công thức =Concatenate(Xn,”.”,Yn) – Vị trí của 2 ô bất kỳ mà bạn muốn gộp. Sau đó nhấn Enter, Excel sẽ trả về kết quả cho bạn.

Nhấn Enter, Excel sẽ trả về kết quả cho bạn.

Phương pháp này khá nhanh và tối ưu. Bạn có thể gộp nhiều ô có nội dung khác nhau mà vẫn giữ nguyên dữ liệu gốc. Đặc biệt, khi sử dụng công thức, bạn có thể chèn thêm dấu câu để kết quả có thể nhìn rõ và không bị nhầm lẫn.

Cách gộp dữ liệu 2 cột trở lên trong Excel một cách tiện lợi

Ngoài việc gộp ô trong Excel, đôi khi bạn cũng cần gộp nhiều dữ liệu thông tin hơn. Có thể là gộp nhiều cột hoặc nhiều hàng. Vì vậy, chúng ta cần một cách tối ưu hơn để thực hiện. Có 2 cách gộp ô trong Excel theo cột dưới đây.

Gộp 2 cột bằng toán tử

Toán tử hoặc công thức là những cách tùy chọn để hợp nhất các hàng với nhau bằng cách sử dụng công thức Excel và có thể sử dụng dấu chấm câu để phân tách nội dung. Để thực hiện việc này, bạn sử dụng công thức =A2&” “&B2” “&C2, trong đó A2, B2 và C2 là các ô cần hợp nhất. Đồng thời, bạn cũng có thể sử dụng dấu chấm câu hoặc ký hiệu để phân tách nội dung bằng cách chèn chúng giữa hai dấu ngoặc kép.

Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Nhập công thức “=A2&” “&B2” “&C2

Nhập công thức vào ô

Bước 2: Nhấn Enter để hiển thị kết quả.

Nhấn Enter để hiển thị kết quả.

Bước 3: Kéo công thức xuống các ô còn lại trong cùng một cột để tiết kiệm thời gian và trông chuyên nghiệp hơn.

Kéo công thức xuống các ô còn lại trong cùng một cột

Gộp 2 cột bằng cách sử dụng Concatenate

Concatenate khá giống và tương tự như toán tử. Phương pháp hợp nhất ô này trong Excel cho phép bạn hợp nhất nhiều ô. Trong phương pháp này, bạn sẽ sử dụng dấu câu hoặc ký tự để phân tách nội dung, chèn giữa hai dấu ngoặc kép trong công thức.

Bước 1: Nhập công thức =Concatenate(A2&” “&B2” “&C2)

Nhập công thức =Concatenate

Bước 2: Nhấn Enter để hợp nhất nội dung nhiều cột.

Xem thêm : VSCO là gì? Cách tải VSCO Pro chỉnh sửa ảnh trên điện thoại

Nhấn Enter để hợp nhất nội dung

Bước 3: Kéo công thức đến cuối phạm vi ô bạn muốn hợp nhất. Tất cả các ô phải nằm trong cùng một cột với cột ở trên.

Kéo công thức đến cuối phạm vi ô mà bạn muốn hợp nhất nội dung.

Lưu ý khi gộp ô trong Excel

Việc gộp ô thực ra không khó. Đây là thao tác cơ bản khi sử dụng Excel. Tuy nhiên, nếu bạn không hiểu hết bản chất của thao tác này thì có thể dẫn đến những kết quả không mong muốn. Khi gộp ô, bạn cũng cần lưu ý:

Nếu bạn gộp các cột bình thường mà không sử dụng các lệnh trên, các ký tự và nội dung trong các ô sẽ bị mất. Nội dung sẽ chỉ được giữ lại trong ô đầu tiên trong phạm vi các ô được gộp.

Lưu ý khi hợp nhất ô

Nếu bạn đang nhập hoặc chỉnh sửa bảng, bạn không thể hợp nhất các cột hoặc ô. Công cụ Hợp nhất & Căn giữa sẽ bị mờ đi nếu không thành công. Chỉ cần nhấn Enter để hoàn tất quá trình nhập và hợp nhất các ô trong Excel.

Nếu dữ liệu của bạn được định dạng dưới dạng bảng, bạn không thể hợp nhất các ô. Vì vậy, bạn cần chuyển đổi bảng sang định dạng dữ liệu bình thường để hợp nhất. Để thực hiện việc này: chỉ cần chọn Công cụ bảng, sau đó chọn Thiết kế và chọn Chuyển đổi thành Phạm vi.

Các lỗi thường gặp khi hợp nhất ô và cách khắc phục

Trong quá trình gộp ô trong Excel, việc xuất hiện lỗi là điều không thể tránh khỏi. Tuy nhiên, nếu bạn hiểu hết các lỗi này, việc hiểu rõ điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng tìm ra cách giải quyết. Dưới đây là 2 lỗi thường gặp:

Mất dữ liệu: Đây là một trong những lỗi thường gặp. Khi gộp ô, nếu bạn chỉ chọn phạm vi ô cần gộp. Sau đó chọn lệnh Merge & Center, dữ liệu ngoại trừ ô đầu tiên và các ô còn lại sẽ bị mất. Vì vậy, bạn có thể sử dụng các công thức và lệnh trên để gộp nhiều ô mà không mất dữ liệu.

Có thể xảy ra lỗi khi kéo các công thức có ô được hợp nhất

Kích thước các ô không giống nhau: Điều này có nghĩa là khi thực hiện, các ô trong phạm vi ô cần gộp có kích thước và độ lớn khác nhau. Hoặc các ô đó đã được gộp trước đó. Để có thể gộp các ô trong trường hợp này, bạn cần tách các ô đã gộp để có thể gộp các ô có cùng độ lớn.

Phím tắt dùng để nhanh chóng gộp ô trong Excel

Ngoài cách sử dụng lệnh, còn có một cách thứ hai để gộp ô trong Excel, đó là sử dụng phím. Phương pháp này sẽ tiết kiệm thời gian tìm kiếm lệnh cũng như đơn giản và dễ nhớ hơn. Chủ yếu sử dụng phím tắt để tìm, chọn và thực hiện công viên. Quy trình bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Chọn các ô trong phạm vi bạn muốn hợp nhất.
• Bước 2: Nhấn và giữ phím Alt trên thanh công cụ Excel cho đến khi chữ viết tắt của từng lệnh xuất hiện.
• Bước 3: Nhấn phím H để tìm tab Home, nhấn chọn.
• Bước 4: Nhấn phím M để tìm Merge & Center và chọn nó.
• Bước 5: Nhấn phím C nếu bạn muốn căn giữa, phím A nếu bạn muốn nhập các ô theo hàng hoặc phím M để căn trái.

Phím tắt dùng để gộp ô trong Excel

Cách tắt các ô được hợp nhất trong Excel

Việc gộp ô trong Excel tuy đơn giản nhưng việc tách ô đã gộp lại không hề phức tạp. Để thực hiện, chúng ta có thể thực hiện nhanh chóng bằng cách sử dụng tổ hợp phím. Chọn phạm vi ô đã gộp và muốn tách ô. Sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z để thực hiện. Ngoài ra, bạn cũng có thể mở tab Quick Access, chọn Undo để tách ô.

Phương pháp thứ hai cũng sử dụng tab Merge & Center. Phương pháp này được thực hiện bằng cách chọn phạm vi ô bạn muốn tách, vào Merge & Center và chọn Unmerge Cells.

Cách tắt các ô được hợp nhất trong Excel

Lời kết

Cách gộp ô trong Excel là một trong những thủ thuật khá đơn giản đối với phần mềm này. Cách sử dụng và thực hiện cũng không quá khó. Ngoài cách gộp ô truyền thống dễ mất dữ liệu và không tối ưu. Những phương pháp mà tuyengiaothudo.vn chia sẻ ở trên chắc chắn sẽ giúp bạn có thể thực hiện nhanh hơn và chuyên nghiệp hơn. Không những vậy, việc gộp ô sẽ giúp bảng biểu của bạn được trình bày rõ ràng, cụ thể và nổi bật hơn. Việc lược bỏ những phần không cần thiết, tóm tắt nội dung nhưng vẫn đầy đủ sẽ tạo ấn tượng và cái nhìn tốt hơn cho tác phẩm của bạn. Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn có thêm nhiều thủ thuật mới để chuyên nghiệp hơn trong việc sử dụng Excel.

Đừng quên theo dõi Hoàng Hà để cập nhật những thông tin, xu hướng mới nhất hiện nay.

Xem thêm:

Nguồn: https://tuyengiaothudo.vn
Danh mục: Thủ thuật