2 cách lọc dữ liệu trong Excel đơn giản nhất

Bạn đang xử lý file Excel và thấy quá nhiều dữ liệu trùng lặp nhưng không biết cách giải quyết? Hay bạn cần lọc dữ liệu Excel theo nhiều tiêu chí khác nhau nhưng chưa tìm ra mẹo? Vậy thì bạn đã đến đúng bài viết rồi. tuyengiaothudo.vn sẽ hướng dẫn bạn. 2 cách lọc dữ liệu trong Excel đơn giản mà bất cứ ai cũng có thể làm được

Lọc dữ liệu trong Excel là gì?

Lọc dữ liệu trong Excel là một chức năng quan trọng giúp người dùng dễ dàng quản lý và phân tích thông tin từ bảng tính một cách hiệu quả. Khi làm việc với các tập dữ liệu lớn, việc tìm kiếm và hiển thị thông tin theo những điều kiện nhất định là cần thiết. Và đó là lúc tính năng lọc dữ liệu trở nên hữu ích.

Tính năng lọc dữ liệu cho phép người dùng chỉ hiển thị các hàng đáp ứng các tiêu chí cụ thể. Nó giúp bỏ qua dữ liệu không liên quan và tập trung vào thông tin cần thiết. Tính năng này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn tăng hiệu quả công việc khi phân tích và so sánh dữ liệu.

Lợi ích của việc biết cách lọc dữ liệu trong Excel

Lợi ích của thủ thuật này rất đa dạng và bạn cần biết những lợi ích này để tận dụng tối đa các tính năng của Excel.

Tăng độ chính xác trong phân tích

Bằng cách áp dụng bộ lọc, bạn có thể dễ dàng ẩn dữ liệu không liên quan hoặc không cần thiết cho mục tiêu phân tích của mình. Ví dụ, nếu bạn đang làm việc với danh sách dữ liệu bán hàng. Việc lọc ra các sản phẩm không nằm trong nhóm sản phẩm bạn quan tâm sẽ giúp bạn tập trung vào các sản phẩm bạn quan tâm. Điều này sẽ cho phép bạn phân tích chính xác hơn doanh thu hoặc hiệu suất bán hàng của nhóm sản phẩm đó.

Nếu bạn làm việc thủ công với lượng lớn dữ liệu, bạn sẽ dễ mắc lỗi do phân tích thông tin không chính xác hoặc thiếu dữ liệu quan trọng. Cách lọc trong Excel giúp giảm thiểu những rủi ro này bằng cách tự động hóa quy trình lựa chọn thông tin. Người dùng có thể dễ dàng áp dụng các bộ lọc dựa trên các tiêu chí như số, ngày hoặc từ khóa, giúp lọc và phân tích dữ liệu chính xác hơn. Thay vì phải sàng lọc từng mục dữ liệu, bộ lọc giúp bạn tìm đúng thông tin một cách nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu các lỗi không cần thiết.

Dễ dàng tổng hợp và so sánh dữ liệu

Các công cụ lọc trong Excel giúp người dùng so sánh dữ liệu giữa các nhóm mà không cần phải thực hiện các thao tác phức tạp. Bạn có thể sử dụng tính năng lọc để chọn các nhóm dữ liệu khác nhau và so sánh các giá trị giữa chúng. Ví dụ, khi làm việc với bảng dữ liệu chứa thông tin về doanh số của các khu vực khác nhau. Bạn có thể lọc theo các khu vực cụ thể để so sánh doanh số và đưa ra đánh giá về khu vực nào đang hoạt động tốt hơn. Việc so sánh này nhanh chóng và dễ dàng chỉ với một vài cú nhấp chuột nhờ Cách lọc dữ liệu trong Excel chính xác

Hơn nữa, lọc dữ liệu không chỉ hữu ích trong các lĩnh vực như tài chính hoặc kế toán mà còn có ứng dụng linh hoạt trong nhiều ngành công nghiệp khác. Từ quản lý dự án, phân tích bán hàng đến theo dõi tiến độ công việc. Bất kỳ ai làm việc với dữ liệu số đều có thể hưởng lợi từ tính năng này. Điều này giúp tóm tắt và so sánh dữ liệu trở thành một nhiệm vụ dễ dàng mà không cần kỹ năng phân tích phức tạp.

Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác

Một quyết định đúng đắn luôn phải dựa trên dữ liệu phân tích chính xác. Cách lọc trong Excel giúp bạn giảm thiểu lỗi trong quá trình phân tích, nhờ khả năng sắp xếp và lọc thông tin một cách có hệ thống. Ví dụ, nếu bạn muốn xem xét hiệu suất bán hàng của một sản phẩm cụ thể trong một khoảng thời gian nhất định. Bộ lọc sẽ giúp bạn dễ dàng hiển thị dữ liệu phù hợp mà không cần phải tìm kiếm thủ công.

Đặc biệt khi đưa ra quyết định, bạn không chỉ dựa vào các con số hiện tại mà còn cần phải dự đoán xu hướng trong tương lai. Lọc dữ liệu giúp bạn dễ dàng thấy được các xu hướng ẩn trong dữ liệu thô. Theo cách này, bạn có thể đánh giá sự tăng trưởng hoặc suy giảm của một sản phẩm, dịch vụ hoặc thị trường cụ thể. Ví dụ, nếu bạn phân tích doanh số hàng tháng và thấy rằng một sản phẩm cụ thể đang có xu hướng giảm doanh số. Điều này sẽ giúp bạn thực hiện các biện pháp sớm để điều chỉnh chiến lược kinh doanh hoặc tiếp thị của mình nhằm cải thiện tình hình.

Hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel bằng Filter

Filter trong Excel là công cụ mạnh mẽ giúp người dùng dễ dàng sắp xếp, lọc và làm việc với dữ liệu cụ thể trong bảng tính mà không cần thay đổi hoặc xóa dữ liệu gốc. Với Filter, người dùng có thể nhanh chóng tìm kiếm thông tin, phân tích dữ liệu chính xác hơn và dễ dàng so sánh các nhóm dữ liệu khác nhau.

Bước 1: Đầu tiên, bạn cần biết cách mở bộ lọc bằng cách mở tệp Excel chứa dữ liệu. Tiếp theo, bạn cần chọn vùng bạn muốn lọc dữ liệu.

Bước 2: Vào “Trang chủ” trên thanh công cụ “Excel” và chọn “Sắp xếp & Lọc”, sau đó chọn “Lọc”.

Bước 3: Điều hướng đến cột bạn muốn lọc và chọn mũi tên xuống.

Bước 4: Tiếp theo, bạn cần bỏ chọn ô “Select All” và chọn dữ liệu tương ứng cần chọn. Kết thúc thao tác bằng cách nhấp vào “OK”.

Bước 5: Bạn kiểm tra kết quả sẽ thấy tương tự như hình minh họa.

Hướng dẫn cách lọc dữ liệu trong Excel bằng hàm Filter

Hàm Filter cho phép người dùng lọc dữ liệu từ một phạm vi hoặc mảng dựa trên các điều kiện cụ thể. Không giống như hàm Filter thông thường, hàm FILTER trả về kết quả động, nghĩa là khi dữ liệu nguồn thay đổi, kết quả lọc sẽ tự động được cập nhật. Hàm này hữu ích khi bạn cần trích xuất và phân tích dữ liệu từ một bảng lớn mà không cần sử dụng các thao tác thủ công hoặc bảng phụ.

TRONG Cách lọc trong Excel Với hàm này, bạn cần biết công thức của hàm Filter “=FILTER(array,include,[if_empty])”.

Trong đó, array là phạm vi hoặc mảng dữ liệu mà bạn muốn lọc. Còn include là điều kiện hoặc tiêu chí lọc (một biểu thức logic), các giá trị trong mảng tương ứng với điều kiện TRUE sẽ được trả về. Còn if_empty là tùy chọn, giá trị trả về nếu không có kết quả nào thỏa mãn điều kiện lọc. Nếu không chỉ định, Excel sẽ trả về lỗi #CALC! nếu dữ liệu không thỏa mãn tiêu chí.

Lưu ý quan trọng là chỉ có phiên bản Excel 2019 và Excel 365 mới hỗ trợ chức năng lọc.

Hướng dẫn cách lọc dữ liệu trùng lặp trong Excel

Lọc dữ liệu trùng lặp trong Excel là quá trình xác định và loại bỏ các hàng có giá trị trùng lặp trong một hoặc nhiều cột của bảng dữ liệu. Điều này giúp bạn dọn dẹp dữ liệu của mình, tránh trùng lặp không cần thiết. Điều này sẽ giúp bạn phân tích và báo cáo dữ liệu chính xác hơn. Excel cung cấp các công cụ và phương pháp dễ sử dụng để lọc và loại bỏ dữ liệu trùng lặp, chẳng hạn như chức năng Remove Duplicates và Conditional Formatting.

Và trong nội dung này, tuyengiaothudo.vn sẽ hướng dẫn bạn cách lọc dữ liệu cho mọi phiên bản Excel từ cũ đến mới nhất.

Excel2019, 2016, 2013

Bước 1: Đầu tiên, hãy tô sáng các cột bạn muốn lọc thông tin và chọn tính năng “Xóa trùng lặp” trên thanh công cụ “Dữ liệu”.

Bước 2: Hộp thông tin “Remove Duplicates” sẽ nhanh chóng xuất hiện và cung cấp cho bạn 2 tùy chọn. Đầu tiên là “Select All” sẽ xóa tất cả dữ liệu trùng lặp trong vùng đã chọn. Và thứ hai là “Unselect All” sẽ chỉ chọn một số trường nhất định để lọc. Sau khi chọn, chỉ cần nhấp vào “OK”.

Bước 3: Cuối cùng bạn sẽ thấy thông báo về Cách lọc dữ liệu trong Excel Cái này. Cụ thể, thông báo bao gồm số lượng dữ liệu trùng lặp, số lượng dữ liệu đã xóa và tổng số giá trị dữ liệu đã sửa. Bạn sẽ đọc dữ liệu và chọn “OK” là xong.

Excel2010, 2007

Bước 1: Bạn cũng sẽ tô sáng vùng đã chọn để xử lý thông tin. Tiếp theo, bạn cần chọn “Conditional Formatting” trong mục “Home”. Sau đó chọn “Highlight Cells Rules” và “Duplicate Value” tương ứng.

Bước 2: Khi bạn làm Cách lọc dữ liệu trong Excel Thao tác này sẽ mở hộp thoại “Duplicate Value”. Với “Values ​​​​with” là lựa chọn màu sắc với các giá trị dữ liệu trùng lặp được chia. Trong hộp tính năng bên cạnh, nếu bạn chọn “Unique”, nó sẽ hiển thị giá trị duy nhất. Nếu bạn chọn “Duplicate”, bạn sẽ nhận được giá trị của dữ liệu trùng lặp.

Lưu ý khi lọc trong Excel

Trước khi tiến hành Cách lọc dữ liệu trong ExcelĐiều quan trọng là trước tiên phải đảm bảo dữ liệu của bạn không có lỗi hoặc thiếu sót. Dữ liệu bị thiếu hoặc không nhất quán có thể làm sai lệch kết quả lọc. Ví dụ, ô trống hoặc dữ liệu nhập sai (như số và văn bản trong cùng một cột) có thể khiến Excel không lọc đúng cách hoặc xóa các hàng quan trọng.

Hơn nữa, Excel cung cấp nhiều tùy chọn lọc, từ lọc dữ liệu theo số, văn bản, ngày tháng đến lọc dựa trên các điều kiện tùy chỉnh như từ lớn nhất đến nhỏ nhất hoặc từ nhỏ nhất đến lớn nhất theo một ngưỡng cụ thể. Do đó, việc hiểu các tùy chọn lọc này rất quan trọng để đảm bảo rằng bạn áp dụng đúng các điều kiện và có được kết quả mong muốn.

Ngoài ra, khi bạn lọc dữ liệu, Excel sẽ ẩn các hàng không đáp ứng tiêu chí lọc, nhưng chúng không bị xóa. Vì vậy, nếu bạn sao chép dữ liệu đã lọc mà không chú ý, bạn có thể vô tình sao chép cả các hàng dữ liệu ẩn. Điều này có thể gây ra lỗi nghiêm trọng khi bạn biên dịch hoặc chia sẻ dữ liệu.

Ngoài ra, sau khi lọc dữ liệu, hãy cẩn thận khi thực hiện các thao tác như xóa hoặc chỉnh sửa dữ liệu. Vì Excel chỉ áp dụng thay đổi cho các hàng hiển thị. Các hàng dữ liệu ẩn sẽ không bị ảnh hưởng. Điều này có thể dẫn đến dữ liệu không nhất quán nếu bạn không kiểm tra cẩn thận.

Kết luận

Cách lọc dữ liệu trong Excel là một công cụ cực kỳ hữu ích giúp người dùng dễ dàng quản lý, phân tích và xử lý các tập dữ liệu lớn một cách nhanh chóng. Tuy nhiên, để đảm bảo tính chính xác và tránh sai sót, người dùng cần phải cẩn thận trong việc kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu của mình.

Xem thêm: