10 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích, bắt buộc phải nhớ

Có thể sử dụng Excel thành thạo mang lại nhiều lợi ích cho bạn, đặc biệt là những người Mẹo Excel sẽ là chìa khóa thời gian giúp bạn cải thiện hiệu suất công việc bất kể bạn làm việc trong lĩnh vực nào từ kinh doanh, tài chính, đến quản lý dự án,… Excel là một công cụ mạnh mẽ và linh hoạt, giúp bạn sắp xếp và phân tích dữ liệu hiệu quả, từ đó giúp bạn đưa ra quyết định thông minh và nhanh chóng. Hôm nay tuyengiaothudo.vn sẽ giới thiệu đến các bạn 10 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích, lời khuyên mà bạn nên nhớ để công việc của mình trở nên trôi chảy hơn.

Chọn tất cả dữ liệu

Thay vì sử dụng phím tắt Ctrl + A để chọn toàn bộ dữ liệu trong bảng tính, qua nội dung này bạn sẽ học thêm một thủ thuật Excel khác để chọn toàn bộ bằng cách nhấp vào nút tam giác “Chọn toàn bộ” ở góc trên bên trái của bảng tính, đây là cách khá nhanh chóng và tiện lợi để chọn toàn bộ dữ liệu trong bảng tính.

Khi bạn nhấp vào hình tam giác ở góc trên bên trái như hình dưới đây, ô ở góc này sẽ biến thành một nút có tên là “Select All”. Khi nhấp vào nút này, tất cả dữ liệu trong bảng tính sẽ được chọn bao gồm cả ô trống và ô có dữ liệu. Một lợi ích khi sử dụng phương pháp này là bạn không cần phải di chuyển chuột hoặc sử dụng bàn phím nhiều. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả khi làm việc với Excel.

Chuyển đổi giữa các bảng tính Excel khác nhau nhanh hơn

Phím tắt Ctrl + Tab trong Excel là một cách nhanh chóng để chuyển đổi giữa các bảng tính khác nhau. Khi bạn nhấn tổ hợp phím này, Excel sẽ ngay lập tức chuyển sang bảng tính tiếp theo trong danh sách các bảng tính đang mở. Công thức sử dụng phím tắt này rất đơn giản, bạn chỉ cần nhấn và giữ phím Ctrl, sau đó nhấn liên tục phím Tab để di chuyển qua các bảng tính. Khi bạn đến bảng tính mong muốn, hãy nhả cả hai phím để chọn bảng tính đó.

Thủ thuật Excel để tự động nhập dữ liệu

Một mẹo Excel mà bạn nên biết là Fill Handle, một cách tiện dụng để nhập dữ liệu nhất quán vào các ô liên tiếp. Tất cả những gì bạn cần làm là cập nhật dữ liệu đầu tiên trong ô đầu tiên trong chuỗi dữ liệu bạn muốn sao chép. Sau đó, di chuột qua góc phải nhỏ của hình vuông chứa dữ liệu, khi đó con trỏ chuột sẽ đổi thành biểu tượng “+” hoặc biểu tượng Fill Handle. Giữ chuột và kéo xuống hoặc qua các ô tiếp theo mà bạn muốn điền dữ liệu. Khi bạn kéo, Excel sẽ tự động điền các giá trị liên tiếp dựa trên mẫu dữ liệu gốc.

Nếu có các mẫu hoặc quy tắc trong dữ liệu gốc, Excel sẽ áp dụng chúng vào các ô mới. Khi bạn đến ô cuối cùng trong chuỗi dữ liệu mà bạn muốn điền, hãy nhả nút chuột để hoàn tất quá trình sao chép. Kéo và sao chép cũng hỗ trợ các kiểu dữ liệu khác nhau như ngày tháng, số, văn bản và chuỗi. Sử dụng kéo và sao chép giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi nhập cùng một dữ liệu vào nhiều ô trong Excel.

Nhập ngày tháng cực nhanh với các thủ thuật Excel

Để nhập nhanh ngày tháng vào ô trong Excel, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + ; (Ctrl + dấu chấm phẩy). Đây là một thủ thuật Excel được sử dụng rộng rãi, cụ thể bạn cần đặt con trỏ chuột vào ô đầu tiên trong cột ngày tháng muốn nhập, sau đó nhấn và giữ phím Ctrl trên bàn phím. Trong khi giữ phím Ctrl, nhấn dấu chấm phẩy (;) trên bàn phím, ngày tháng hiện tại sẽ ngay lập tức được tự động nhập vào ô đó. Sau đó, bạn có thể sử dụng phương pháp “Tự động nhập dữ liệu” như chúng tôi đã đề cập ở nội dung trước để điền ngày tháng cho các ô còn lại.

Phím tắt Ctrl + ; chỉ nhập ngày hiện tại và sẽ không thay đổi khi bạn mở lại tệp Excel sau một thời gian. Nếu bạn muốn nhập ngày khác, bạn sẽ cần phải thay đổi thủ công hoặc sử dụng các công thức khác như công thức DATE trong Excel.

Thủ thuật Excel để tự động tính tổng

Trong Excel, bạn có thể sử dụng phím tắt Alt + = (Alt + dấu bằng) để tự động tính tổng một cột dữ liệu. Đặt con trỏ chuột vào ô trống dưới cùng của cột dữ liệu bạn muốn tính tổng, sau đó nhấn tổ hợp phím Alt + = trên bàn phím, khi đó Excel sẽ tự động chọn phạm vi dữ liệu từ ô trên cùng của cột đến ô hiện tại và hiển thị kết quả tính tổng trong ô đó. Bạn có thể nhấn Enter để xác nhận kết quả tính tổng hoặc di chuyển đến ô khác để tính tổng một cột dữ liệu khác.

Phím tắt Alt + = là cách tính tổng giá trị nhanh chóng và tiết kiệm thời gian so với việc sử dụng hàm SUM truyền thống. Tuy nhiên, lưu ý rằng phím tắt này chỉ tính tổng các giá trị trong cùng một cột và không xử lý các trường hợp đặc biệt như ô trống hoặc dữ liệu không hợp lệ.

Chuyển đổi cột thành hàng và ngược lại

Để thay đổi cột thành hàng và hàng thành cột trong Excel, bạn có thể sử dụng tính năng Transpose. Thủ thuật Transpose của Excel được thực hiện bằng cách đầu tiên chọn toàn bộ bảng dữ liệu mà bạn muốn thay đổi bao gồm tiêu đề và dữ liệu, sau đó nhấp chuột phải và chọn “Sao chép” (Hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + C) để sao chép bảng dữ liệu.

Tiếp theo, chọn ô muốn dán bảng dữ liệu mới và nhấp chuột phải rồi chọn “Paste Special” (Hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + Alt + V). Trong hộp thoại “Paste Special”, tích vào ô “Transpose” (hoặc “Transpose” trong phiên bản tiếng Việt). Nhấp “OK” để hoàn tất quá trình chuyển đổi.

Sau khi thực hiện các bước trên, các cột sẽ được chuyển đổi thành hàng và các hàng sẽ được chuyển đổi thành cột. Đồng thời, các tiêu đề cũng sẽ được xử lý tương ứng. Tuy nhiên, tính năng Transpose chỉ hoạt động khi kích thước và định dạng bảng dữ liệu mới khớp với dữ liệu gốc. Đảm bảo rằng ô đích có đủ không gian để chứa dữ liệu sau khi chuyển đổi.

Đóng băng tiêu đề hàng và cột

Để đóng băng hàng tiêu đề hoặc cột tiêu đề trong bảng tính Excel, bạn có thể sử dụng tính năng Đóng băng ngăn. Trong đó:

Để đóng băng hàng tiêu đề, bạn cần đảm bảo rằng hàng tiêu đề của bạn nằm ở hàng trên cùng của bảng tính. Chọn tab “View” trên thanh menu và trong nhóm “Window”, bạn sẽ thấy nút “Freeze Panes”. Nhấp vào mũi tên bên cạnh nút đó và trong danh sách tùy chọn, chọn “Freeze Top Row”. Sau khi thực hiện thao tác này, hàng tiêu đề sẽ được đóng băng và luôn hiển thị khi bạn cuộn xuống.

Để đóng băng cột tiêu đề, bạn cần đảm bảo rằng cột tiêu đề của bạn là cột đầu tiên trong bảng tính. Chọn tab “View” trên thanh menu, tương tự như vậy, hãy nhấp vào mũi tên bên cạnh nút “Freeze Panes” và chọn “Freeze First Column” từ danh sách các tùy chọn. Sau khi thực hiện thao tác này, cột tiêu đề sẽ được đóng băng và luôn hiển thị khi bạn cuộn sang bên phải.

Tính năng Freeze Panes chỉ áp dụng cho hàng tiêu đề đầu tiên hoặc cột tiêu đề đầu tiên. Nếu bạn muốn đóng băng cả hàng tiêu đề và cột tiêu đề, bạn có thể đặt con trỏ vào ô bên dưới ô tiêu đề đầu tiên rồi áp dụng tính năng Freeze Panes.

Thủ thuật Excel để sao chép dữ liệu nhanh chóng

Để sao chép dữ liệu nhanh chóng, bạn có thể sử dụng phím tắt của Excel. Đầu tiên, bạn quét toàn bộ dữ liệu bạn muốn sao chép rồi nhấn Ctrl + C trên bàn phím để sao chép dữ liệu vào Clipboard. Tiếp theo, bạn chọn ô mà bạn muốn dán dữ liệu đã sao chép rồi nhấn Ctrl + V trên bàn phím để dán dữ liệu từ Clipboard vào ô đã chọn.

Sau khi thực hiện các thao tác trên, dữ liệu sẽ được sao chép và dán vào ô đích một cách nhanh chóng. Phím tắt Ctrl + C được sử dụng để sao chép và phím tắt Ctrl + V được sử dụng để dán trong hầu hết các ứng dụng máy tính, không chỉ riêng Excel. Do đó, bạn có thể sử dụng phương pháp này để sao chép và dán dữ liệu trong nhiều tình huống khác nhau.

Mở nhiều bảng tính Excel cùng một lúc

Bạn muốn mở nhiều bảng tính Excel cùng lúc bằng mẹo Excel? Để mở nhiều bảng tính Excel cùng lúc, trước tiên hãy đảm bảo bạn đang ở trong thư mục chứa các tệp Excel bạn muốn mở. Sau đó, nhấn và giữ phím Ctrl trên bàn phím. Trong khi giữ phím Ctrl, hãy nhấp chuột trái vào các tệp Excel bạn muốn mở. Bạn có thể chọn nhiều tệp cùng lúc. Các tệp bạn đã chọn sẽ được tô sáng. Khi bạn đã chọn tất cả các tệp Excel bạn muốn mở, hãy nhấn Enter trên bàn phím.

Sau khi thực hiện các bước trên, các tệp Excel bạn đã chọn sẽ được mở cùng lúc và hiển thị trên màn hình. Bạn có thể chuyển đổi giữa các bảng tính bằng cách chọn tab tương ứng với từng bảng tính. Phương pháp này chỉ áp dụng để mở nhiều tệp Excel từ cùng một thư mục hoặc thư mục con. Nếu các tệp Excel nằm trong các thư mục khác nhau, bạn sẽ cần điều hướng đến từng thư mục và lặp lại quy trình trên.

Thủ thuật Excel Ctrl + ~

Để hiển thị nhanh các công thức trong Excel, bạn có thể sử dụng phím tắt Ctrl + ~ (dấu ngã). Trước tiên, hãy mở bảng tính Excel chứa các công thức bạn muốn hiển thị, sau đó nhấn và giữ phím Ctrl trên bàn phím. Trong khi giữ phím Ctrl, hãy nhấn phím ~ (dấu ngã) trên bàn phím. Các ô trong bảng tính sẽ chuyển sang chế độ hiển thị công thức. Các công thức sẽ được hiển thị trong các ô thay vì kết quả tính toán. Để quay lại chế độ hiển thị giá trị kết quả, chỉ cần thực hiện lại phím tắt Ctrl + ~.

Khi bạn sử dụng phím tắt này, nó sẽ giúp bạn nhanh chóng kiểm tra và xem các công thức trong bảng tính của mình. Điều này rất hữu ích khi bạn muốn kiểm tra tính chính xác của các công thức hoặc xác định lỗi trong các công thức mà không cần phải kiểm tra từng ô một.

Phần kết luận

Excel là một trong những công cụ mạnh mẽ và hữu ích thường được sử dụng trong lĩnh vực xử lý dữ liệu và tính toán. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa khám phá hết tiềm năng và các tính năng hữu ích mà Excel mang lại. Với bài viết này, Hoang Ha Mobile đã giúp bạn khám phá 10 thủ thuật Excel cực kỳ hữu ích. Hãy ghi nhớ chúng và theo dõi chúng tôi để biết thêm nhiều mẹo sử dụng Excel để làm việc hiệu quả hơn.

XEM THÊM: